Documentación de inicio del proyecto

El propósito del documento de inicio del proyecto es recopilar y registrar la información importante necesaria para definir y planificar correctamente el proyecto. Este documento debe desarrollar el mandato del proyecto, indicar sus objetivos y la razón de la importancia de alcanzarlos. También incluye la lista de personas que participan en el desarrollo del proyecto desde su inicio hasta su finalización, junto con sus funciones y responsabilidades. El documento de inicio del proyecto también incluye la fecha de aprobación por parte del comité del proyecto. Este documento no se actualiza periódicamente durante las etapas del proyecto. Las revisiones o actualizaciones necesarias deben realizarse al final de cada etapa para incorporar hitos detallados para los siguientes pasos. El documento de inicio del proyecto es la base de las decisiones tomadas para el proyecto, por lo que resulta contraproducente que se consulte o modifique posteriormente sin indicar el motivo, quién lo hizo ni cuándo. ^{[ 4 ]}

La declaración del alcance del proyecto es una de las secciones más importantes del documento de inicio del proyecto. Esta declaración se divide en tres partes: Declaración del alcance del proyecto , Solución propuesta y Ejemplo de alcance del proyecto . Esta es la parte del documento de inicio del proyecto que explica en profundidad qué entregará el proyecto a las partes interesadas y a los clientes. La Solución propuesta explica qué innovaciones, cambios y aspectos aportará el proyecto al entorno y a la sociedad, así como qué cambios y renovaciones provocará. La declaración del alcance del proyecto debe incluir el mayor detalle posible, ya que ayuda a evitar la proliferación de problemas y preguntas durante el ciclo de vida del proyecto (los requisitos son necesarios para tener éxito en la categoría de alcance ). La fase de alcance ayuda al director del proyecto a tomar decisiones sobre los aspectos financieros y los gastos del proyecto. ^{[ 5 ]}

Los antecedentes del proyecto establecen el porqué y el cómo se creó el proyecto. La fase 1 del proyecto proporcionará la funcionalidad en línea requerida junto con los cambios necesarios en los sistemas empresariales afectados, mientras que la fase 2 proporcionará la gestión de derechos digitales y la inserción de anuncios en tiempo real. La persona que ha desempeñado un papel fundamental en la participación del proyecto debe mencionarse en esta sección del documento de inicio del proyecto. Es una forma racional de destacar el proyecto específico por encima de otros, enfatizando la atención y la participación del candidato más activo del equipo. Esto se debe a que alguien importante dentro de la empresa quiere que se lleve a cabo. El resultado debería ser que se le proporcionen los recursos y el equipo necesarios para garantizar que su proyecto se lleve a cabo. ^{[ 6 ]}

Los supuestos, dependencias y restricciones detallan el documento de inicio del proyecto. Estos detalles se asumen antes de que se documenten los requisitos de gestión del proyecto y la especificación de requisitos de negocio . Las restricciones del proyecto en el documento de inicio del proyecto identifican el impacto externo, como la falta de disponibilidad de recursos o la presencia de un competidor (por ejemplo, otro proyecto). ^{[ 7 ]}

Para completar la etapa de organización, el equipo necesita completar el organigrama . Un proyecto puede ser realizado por un equipo multifuncional con representantes experimentados de múltiples departamentos, incluyendo desarrollo, interactivo, pruebas, redes, infraestructura y sistemas empresariales, seguridad y marketing. La participación de las diferentes áreas variará a medida que el proyecto avance desde su inicio. ^{[ 8 ]} El SMG (Grupo de Alta Dirección) será notificado de los hallazgos y desarrollos clave. ^{[ 9 ]}

Durante todo el proceso de creación del documento de inicio del proyecto, el director del proyecto es consciente de que asistirá a reuniones con directores de proyecto externos , arquitectos principales y jefes de equipo donde se discutirán informes de gestión del proyecto, reuniones semanales del equipo del proyecto, reuniones quincenales con proveedores y reuniones semanales del comité del programa. ^{[ 10 ]}

El plan de calidad del proyecto suele ser redactado por el departamento de aseguramiento de la calidad de TI (ITQA) e identifica los aspectos que se entregarán como parte del proyecto ( plan de proyecto de referencia , requisitos de negocio (BRS), casos de uso , diseño de alto nivel (HLD), especificación de requisitos de software (SRS), scripts de prueba , informe de prueba , revisión posterior al desarrollo (PDR), evaluaciones de etapa en un plan de calidad del proyecto ). El ITQA también determina cuándo se llevará a cabo la evaluación de etapa final (ESA). Estas son básicamente puntos de control durante la vida del proyecto que garantizan que se está entregando un producto de calidad. Las ESA implican la reunión donde se considera el plan de proyecto de referencia para asegurar que esté actualizado y dentro del cronograma , informes de gestión del proyecto, informes de puntos de control del flujo de trabajo del proyecto, actas de reuniones del equipo, acciones y agenda, registro de riesgos y problemas del proyecto y un consejo del plan de calidad. ^{[ 11 ]}

Redactar el plan inicial para la documentación de inicio del proyecto implica una reconsideración adecuada de la fecha propuesta y detallar las fases correspondientemente. A menudo, las partes interesadas del negocio solicitan que los proyectos se entreguen en fechas imposibles, lo que requiere destacar este hecho. En ese caso, la mayoría de las partes interesadas son flexibles y están dispuestas a reconsiderar la fecha de lanzamiento o reducir el alcance. El relanzamiento o la reducción del alcance deben estar respaldados por justificaciones, sobre las cuales las partes interesadas deben basarse para tomar la decisión de retrasar la fecha de lanzamiento. Cuanto antes el trabajador comience a construir este tipo de relaciones con las partes interesadas, más fácil será más adelante cuando surjan preocupaciones más apremiantes con respecto al alcance. ^{[ 12 ]}

Existen varias secciones específicas que deben completarse para controlar el proyecto en su totalidad: controles del proyecto , etapas del proyecto y proceso de excepciones. Estas podrían incluir los datos presupuestarios reales y las previsiones generadas para cada período financiero, las excepciones que deben escalarse al gerente del programa corporativo, las revisiones de productos del plan de calidad, la tolerancia del proyecto, el plan de mitigación de riesgos, la identificación de riesgos del proyecto y los planes para su mitigación, un registro de incidencias, los procesos de control de cambios existentes , un informe semanal de aspectos destacados para el comité del programa corporativo, reuniones semanales con proveedores, reuniones semanales de los equipos del proyecto, etc.

La regla establece que cuanto mayor sea nuestro compromiso, mayor será la obligación de entrega. Las etapas del proyecto son: inicio, requisitos, diseño, desarrollo, pruebas, lanzamiento y cierre, incluyendo la etapa de excepción. Esta última etapa es la más inestable, ya que abarca cuánto podrían aumentar el presupuesto, el tiempo y el alcance del proyecto sin que este se vea obligado a entrar en excepción. En caso de que las partes interesadas decidan reubicar el proyecto en excepción, es necesario presentar un plan de excepción detallado que reemplace las versiones de los planes del proyecto/etapa que se utilizaban antes de la excepción. Además de todo este papeleo adicional, el director del proyecto también deberá mantener el proyecto en marcha y garantizar la motivación de su equipo. Una vez que el documento de inicio del proyecto se aprueba formalmente, significa que existe una contingencia adicional que se puede utilizar antes de tener que pasar a excepción. Esto puede marcar la diferencia en la entrega exitosa de un proyecto, de la misma manera que un buen flujo de caja es clave para el éxito de cualquier empresa en crecimiento. ^{[ 13 ]}

Boehm ha identificado seis etapas de gestión de riesgos: identificación, evaluación, priorización, planificación de la gestión, resolución y seguimiento, que tienen lugar en el documento de inicio del proyecto. ^{[ 14 ]}

La última etapa de la redacción de un documento de inicio de proyecto es la aprobación, que implica su distribución a todos los interesados ​​incluidos en la lista de distribución del documento y a otras partes interesadas, como operaciones o recursos humanos, mediante correo electrónico solicitando comentarios. Posteriormente, el líder del equipo recopilará los comentarios y, a continuación, se celebrará la reunión final donde los interesados ​​discutirán el documento de inicio de proyecto con mayor detalle. Solo después de completar estas etapas, el documento de inicio de proyecto tendrá la calidad suficiente para ser aprobado y presentado al comité del programa para su financiación. Dependiendo de la complejidad y el tamaño del proyecto, las etapas se completarán en cinco revisiones informales y cuatro formales. Pueden surgir problemas como la escasez de recursos o la falta de financiación. Es fundamental determinar la prioridad del proyecto antes de comenzar a redactar el documento de inicio, lo que ayudará a evitar grandes gastos si el proyecto entra en una fase excepcional. ^{[ 15 ]}