Flujo de trabajo

El flujo de trabajo es un término genérico para patrones de actividad orquestados y repetibles, posibilitados por la organización sistemática de recursos en procesos que transforman materiales, prestan servicios o procesan información. ^{[ 1 ]} Puede representarse como una secuencia de operaciones, el trabajo de una persona o grupo, ^{[ 2 ]} el trabajo de una organización de personal o uno o más mecanismos simples o complejos.

Desde una perspectiva más abstracta, el flujo de trabajo puede considerarse una vista o representación del trabajo real. ^{[ 3 ]} El flujo que se describe puede referirse a un documento , servicio o producto que se transfiere de un paso a otro.

Los flujos de trabajo pueden considerarse bloques de construcción fundamentales que se combinan con otras partes de la estructura de una organización, como la tecnología de la información, los equipos , los proyectos y las jerarquías . ^{[ 4 ]}

El desarrollo del concepto de flujo de trabajo se produjo a lo largo de varias épocas superpuestas y poco definidas.

Basu y Kumar señalaron que el término "gestión del flujo de trabajo" se refería a las tareas asociadas con el flujo de información a través de la cadena de valor, en lugar del flujo de bienes materiales: caracterizan la definición, el análisis y la gestión de la información como "gestión del flujo de trabajo". Indican que el flujo de trabajo puede gestionarse dentro de una sola organización, donde se asignan roles específicos a los recursos individuales, y también entre múltiples organizaciones o ubicaciones distribuidas, donde es necesario prestar atención a las interacciones entre las actividades que se encuentran en los límites organizacionales o geográficos. La transmisión de información de una organización a otra es un aspecto crítico en este contexto interorganizacional y resalta la importancia de las tareas que describen como "validación", "verificación" y "análisis del uso de datos". ^{[ 18 ]}

Un sistema de gestión de flujos de trabajo (WfMS) es un sistema de software para crear, ejecutar y supervisar una secuencia definida de procesos y tareas, con los objetivos generales de aumentar la productividad, reducir costos, lograr mayor agilidad y mejorar el intercambio de información dentro de una organización. ^{[ 19 ]} Estos sistemas pueden estar centrados en procesos o en datos, y también pueden representar el flujo de trabajo como mapas gráficos. Un sistema de gestión de flujos de trabajo también puede incluir una interfaz extensible para que se puedan integrar aplicaciones de software externas, lo que proporciona soporte para flujos de trabajo de área amplia que ofrecen tiempos de respuesta más rápidos y una mayor productividad. ^{[ 19 ]}

El concepto de flujo de trabajo está estrechamente relacionado con diversos campos de la investigación operativa y otras áreas que estudian la naturaleza del trabajo, tanto cuantitativa como cualitativamente, como la inteligencia artificial (en particular, la subdisciplina de la planificación de IA) y la etnografía . El término «flujo de trabajo» se utiliza con mayor frecuencia en sectores específicos como la imprenta, así como en ámbitos profesionales como los laboratorios clínicos . En estos ámbitos, puede tener significados especializados.

1. Procesos : Un proceso es una noción más general que un flujo de trabajo y puede aplicarse, por ejemplo, a procesos físicos o biológicos, mientras que un flujo de trabajo es típicamente un proceso o un conjunto de procesos descritos en el contexto del trabajo, como todos los procesos que ocurren en un taller mecánico.
2. Planificación y programación : Un plan es una descripción del conjunto de actividades lógicamente necesarias y parcialmente ordenadas que se requieren para lograr un objetivo específico dadas ciertas condiciones iniciales. Un plan, cuando se complementa con un cronograma y cálculos de asignación de recursos , define completamente una instancia particular de procesamiento sistemático en pos de un objetivo. Un flujo de trabajo puede considerarse como una realización, a menudo óptima o casi óptima, de los mecanismos necesarios para ejecutar el mismo plan repetidamente. ^{[ 20 ]}
3. Control de flujo : Este concepto de control se aplica a los flujos de trabajo, a diferencia del control estático de los búferes de material o pedidos, y se refiere a un control más dinámico de la velocidad y el volumen de flujo en movimiento y en proceso. Esta orientación hacia los aspectos dinámicos constituye la base para la implementación de controles de taller más avanzados, como la producción justo a tiempo o la producción justo en secuencia.
4. Visibilidad en tránsito : Este concepto de monitorización se aplica tanto al material transportado como al trabajo en proceso o en curso, es decir, a los flujos de trabajo.

Los siguientes ejemplos ilustran la variedad de flujos de trabajo que se observan en diversos contextos:

1. En los talleres mecánicos, especialmente en los talleres de mecanizado y los talleres de producción en serie, el flujo de una pieza a través de las distintas estaciones de procesamiento constituye un flujo de trabajo.
2. El procesamiento de reclamaciones de seguros es un ejemplo de un flujo de trabajo intensivo en información y basado en documentos. ^{[ 21 ]}
3. La edición de Wikipedia puede modelarse como un flujo de trabajo estocástico.
4. El sistema Getting Things Done es un modelo de gestión del flujo de trabajo personal para trabajadores de la información.
5. En el desarrollo de software, el soporte y otras industrias, el concepto de "seguir al sol" describe un proceso de transferir el trabajo no terminado a través de diferentes zonas horarias. ^{[ 22 ]}
6. En la impresión offset tradicional y digital, el concepto de flujo de trabajo representa el proceso, las personas y, por lo general, la tecnología de software (procesadores de imágenes ráster RIP o controladores DFE) que intervienen en el preprocesamiento y posprocesamiento de archivos relacionados con la impresión, por ejemplo, la comprobación previa al vuelo de un PDF para asegurarse de que las fuentes estén incrustadas o de que la salida de imagen a la plancha o prensa digital pueda reproducir correctamente la intención del documento para las capacidades de salida de imagen de la prensa que imprimirá la imagen final.
7. En los experimentos científicos, el proceso general (tareas y flujo de datos) puede describirse como un grafo acíclico dirigido (DAG). Este DAG se conoce como flujo de trabajo, por ejemplo, flujos de trabajo de neuroimagen. ^{[ 23 ] [ 24 ]}
8. En el análisis de datos sanitarios, se puede identificar un flujo de trabajo o utilizarlo para representar una secuencia de pasos que comprenden un análisis de datos complejo. ^{[ 25 ] [ 26 ]}
9. En las arquitecturas orientadas a servicios , una aplicación puede representarse mediante un flujo de trabajo ejecutable, donde diferentes componentes de servicio, posiblemente distribuidos geográficamente, interactúan para proporcionar la funcionalidad correspondiente bajo el control de un sistema de gestión de flujos de trabajo. ^{[ 27 ]}
10. En los servicios compartidos , una aplicación puede estar desarrollando automatización robótica de procesos (denominada RPA o RPAAI, por RPA 2.0 autoguiada basada en inteligencia artificial), lo que implica el despliegue de agentes de software, tanto supervisados ​​como no supervisados, en el entorno de una organización. Estos agentes de software, o robots, se implementan para realizar conjuntos predefinidos, estructurados y repetitivos de tareas o procesos empresariales. Los robots de software de inteligencia artificial se implementan para gestionar conjuntos de datos no estructurados y se despliegan después de haber realizado y desplegado la automatización robótica de procesos.

1. Modelado: Los problemas de flujo de trabajo se pueden modelar y analizar utilizando formalismos basados ​​en grafos , como las redes de Petri .
2. Medición: Muchos de los conceptos utilizados para medir los sistemas de planificación en la investigación operativa son útiles para medir flujos de trabajo generales. Estos incluyen el rendimiento, el tiempo de procesamiento y otras métricas habituales.
3. Connotaciones especializadas: El término "flujo de trabajo" tiene connotaciones especializadas en tecnología de la información, gestión documental e imagen . Desde 1993, un consorcio comercial se ha centrado específicamente en la gestión de flujos de trabajo y la interoperabilidad de los sistemas de gestión de flujos de trabajo, la Workflow Management Coalition . ^{[ 28 ]}
4. Sistemas de flujo de trabajo científico : Estos sistemas tuvieron una gran acogida en los campos de la bioinformática y la quimioinformática a principios de la década de 2000, cuando satisficieron la necesidad de múltiples herramientas interconectadas que gestionaran diversos formatos y grandes volúmenes de datos. Además, el paradigma de los flujos de trabajo científicos se asemeja a la consolidada práctica de la programación en Perl en las organizaciones de investigación en ciencias de la vida, lo que convierte su adopción en un paso natural hacia una configuración de infraestructura más estructurada.
5. Interacción humano-máquina: Se han estudiado diversas conceptualizaciones de flujos de trabajo de iniciativa mixta, especialmente en el ámbito militar, donde los agentes automatizados desempeñan funciones similares a las de los humanos. Para un trabajo humano innovador, adaptativo y colaborativo, se requieren técnicas de gestión de la interacción humana .
6. Análisis de flujos de trabajo: Los sistemas de flujo de trabajo permiten a los usuarios desarrollar procesos ejecutables sin necesidad de conocimientos de programación formal. Las técnicas automatizadas de análisis de flujos de trabajo ayudan a los usuarios a analizar las propiedades de sus flujos de trabajo para verificar ciertas propiedades antes de ejecutarlos, por ejemplo, analizando el control de flujo o el flujo de datos. Se han desarrollado y utilizado herramientas basadas en marcos de análisis formales para el análisis de flujos de trabajo científicos, y su aplicación puede extenderse al análisis de otros tipos de flujos de trabajo. ^{[ 29 ]}

En el entorno laboral moderno se han propuesto e implementado diversas teorías para la mejora del flujo de trabajo. Estas incluyen:

1. Seis Sigma
2. Gestión de la calidad total
3. Reingeniería de procesos de negocio
4. Sistemas Lean
5. Teoría de las restricciones

La evaluación de recursos (tanto físicos como humanos) es esencial para evaluar los puntos de transferencia y crear transiciones más fluidas entre tareas. ^{[ 30 ]}

Un flujo de trabajo generalmente se puede describir utilizando técnicas de diagramación de flujo formales o informales y muestra flujos dirigidos entre los pasos del proceso. Los pasos o componentes individuales de un flujo de trabajo se pueden definir básicamente mediante tres parámetros:

1. Descripción de entrada: la información, el material y la energía necesarios para completar el paso.
2. Reglas de transformación: algoritmos que pueden ser ejecutados por personas, máquinas o ambas.
3. Descripción de la salida: la información, el material y la energía producidos por el paso y proporcionados como entrada para los pasos posteriores.

Los componentes solo se pueden conectar si la salida de un componente (o conjunto de componentes) anterior es igual a los requisitos de entrada obligatorios del componente o componentes siguientes. Por lo tanto, la descripción esencial de un componente comprende únicamente la entrada y la salida, descritas completamente en términos de tipos de datos y su significado ( semántica ). Las descripciones de los algoritmos o reglas solo deben incluirse cuando existen varias formas alternativas de transformar un tipo de entrada en un tipo de salida, posiblemente con diferente precisión, velocidad, etc.

Cuando los componentes son servicios no locales que se invocan de forma remota a través de una red informática, como los servicios web , los desarrolladores deben considerar descriptores adicionales ^{[ 31 ]} (como QoS y disponibilidad ).

Una aplicación de flujo de trabajo es una aplicación de software que automatiza uno o varios procesos en cierta medida. Estos procesos suelen estar relacionados con el negocio, pero pueden ser cualquier proceso que requiera la automatización de una serie de pasos mediante software . Algunos pasos del proceso pueden requerir intervención humana, como el desarrollo y la aprobación de texto personalizado, pero las funciones que se pueden automatizar deben ser gestionadas por la aplicación. Las aplicaciones avanzadas permiten a los usuarios introducir nuevos componentes en la operación. ^{[ 32 ]}

• Sistemas de gestión de flujos de trabajo bioinformáticos
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• Modelos de flujo de trabajo orientados al contenido
• DRAKON es un lenguaje visual para el modelado de procesos de negocio.
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• Arquitectura de procesos
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• Motor de flujo de trabajo
• Modelado de la fuerza laboral
• Espacio de trabajo
• Reingeniería de procesos empresariales

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• Patrones de flujo de trabajo
• Coalición para la Gestión del Flujo de Trabajo