Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es una categoría de tecnología de la información que abarca sistemas capaces de replicar documentos de uso común en el ámbito empresarial. Los sistemas de digitalización de documentos pueden adoptar diversas formas, como microfilm , impresoras bajo demanda, máquinas de fax , fotocopiadoras , impresoras multifunción , escáneres de documentos , sistemas de salida de microfilm (COM) y grabadoras de archivos. La digitalización de documentos consiste en la conversión de archivos en papel (de cualquier tamaño o tipo) o microfilm/ficha a imágenes digitales.

El Reino Unido ha estado trabajando lentamente durante la última década para la transición a los procesos digitales. En 2013, el gobierno lanzó un portal de reclamaciones en línea para ayudar a realizar un seguimiento y gestionar las reclamaciones de manera eficiente y rápida. Creado para gestionar reclamaciones de hasta 25.000 libras esterlinas, el portal se aplica a las organizaciones que reciben reclamaciones de responsabilidad patronal y responsabilidad civil. El 31 de mayo de 2021, se lanzó un nuevo sistema independiente llamado Reclamación Oficial por Lesiones. Este servicio se ocupa de los accidentes de tráfico y gestiona las reclamaciones por lesiones personales de hasta 5.000 libras esterlinas. Las audiencias virtuales realizadas por teléfono y videoconferencia se están convirtiendo en una práctica cada vez más común, lo que resulta extremadamente útil en casos judiciales delicados. En los últimos años, impulsados ​​en parte por el RGPD, muchos bufetes de abogados se han visto obligados a replantearse la forma en que gestionan los datos. Los expedientes en papel y los procesos manuales seguían siendo muy comunes en el sector legal antes de la COVID-19. Sin embargo, la crisis actual ha cambiado por completo la forma en que trabajan los bufetes de abogados; han tenido que adoptar rápidamente nuevas formas de trabajar. Esto ha brindado una oportunidad a los bufetes de abogados privados para revisar las estructuras de las empresas e identificar ineficiencias que han existido durante años. La necesidad de un método de trabajo eficiente se puso aún más de manifiesto durante el confinamiento, cuando los empleados sin acceso electrónico a la documentación tuvieron dificultades para trabajar desde casa. ^{[ 1 ]}

La digitalización de documentos es parte de la gestión de contenido empresarial . ^{[ 2 ]} En los inicios de las tecnologías de gestión de contenido, el término "digitalización de documentos" se utilizaba indistintamente con "gestión de imágenes de documentos" mientras la industria intentaba separarse de las tecnologías micrográficas y reprográficas.

A finales de la década de 1980, surgió una nueva tecnología de gestión documental: la gestión electrónica de documentos . Esta tecnología se desarrolló en torno a la necesidad de gestionar y proteger el creciente volumen de documentos electrónicos ( hojas de cálculo , documentos de procesamiento de texto , PDF , correos electrónicos ) generados en las organizaciones. ^{[ 3 ]}

El escaneo y almacenamiento de documentos de identidad de clientes se utiliza para verificar la edad, identificar a personas con acceso restringido e identificar a individuos ante las autoridades en caso de incidentes delictivos. Se utilizan habitualmente en clubes nocturnos , casinos , salas de conciertos y muchas entidades regidas por el Programa de Identificación de Clientes (CIP) de EE. UU. ^{[ 4 ]}

Los sistemas utilizados incluyen los productos Scan Net e ID Vista de Id Scan Biometrics . ^{[ 5 ]} El sistema Id Scan Biometrics fue desarrollado por Tamlyn Thompson en 2005.

• Sistema de gestión documental
• escaneo de imágenes
• Cámara de oficina
• Gestión de registros