Gestión de procesos empresariales

La gestión de procesos de negocio ( BPM ) es la disciplina en la que se utilizan diversos métodos para descubrir , modelar , analizar , medir, mejorar, optimizar y automatizar los procesos de negocio . ^{[ 1 ] [ 2 ]} Cualquier combinación de métodos utilizados para gestionar los procesos de negocio de una empresa constituye BPM. ^{[ 3 ]} Los procesos pueden ser estructurados y repetibles o no estructurados y variables. Si bien no es obligatorio, las tecnologías facilitadoras se utilizan con frecuencia en BPM. ^{[ 1 ]}

La gestión de procesos de negocio (BPM) considera los procesos como activos organizacionales importantes que deben comprenderse, gestionarse y mejorarse continuamente para crear y ofrecer valor a los clientes. Este enfoque se asemeja mucho a otras metodologías de gestión de calidad total o de mejora continua .

La norma ISO 9000 :2015 promueve el enfoque basado en procesos para la gestión de una organización.

...promueve la adopción de un enfoque de procesos al desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un sistema de gestión de la calidad , para aumentar la satisfacción del cliente al cumplir con sus requisitos . ^{[ 4 ]}

Los defensores de BPM también afirman que este enfoque puede ser respaldado o habilitado mediante la tecnología. ^{[ 5 ]} Por lo tanto, numerosos artículos y académicos sobre BPM frecuentemente abordan BPM desde uno de dos puntos de vista: las personas y/o la tecnología.

La gestión de procesos de negocio (BPM) optimiza los procesos empresariales mediante la automatización de flujos de trabajo , mientras que la automatización robótica de procesos (RPA) automatiza las tareas registrando un conjunto de actividades repetitivas realizadas por personas. Las organizaciones maximizan la automatización de sus procesos empresariales aprovechando ambas tecnologías para obtener mejores resultados.

La Coalición de Gestión de Flujos de Trabajo, ^{[ 6 ]} BPM.com ^{[ 7 ]} y varias otras fuentes ^{[ 8 ]} utilizan la siguiente definición:

La gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) es una disciplina que engloba cualquier combinación de modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización de los flujos de actividad empresarial, en apoyo de los objetivos de la empresa, abarcando sistemas, empleados, clientes y socios dentro y fuera de los límites de la empresa.

La Asociación de Profesionales de la Gestión de Procesos de Negocio ^{[ 9 ]} define BPM como:

La gestión de procesos de negocio (BPM) es un enfoque disciplinado para identificar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, monitorear y controlar procesos de negocio, tanto automatizados como no automatizados, con el fin de lograr resultados consistentes y específicos, alineados con los objetivos estratégicos de la organización. La BPM implica la definición, mejora, innovación y gestión deliberadas, colaborativas y cada vez más apoyadas por la tecnología, de procesos de negocio integrales que impulsan los resultados, crean valor y permiten a la organización alcanzar sus objetivos con mayor agilidad. La BPM permite a la empresa alinear sus procesos con su estrategia, lo que se traduce en un rendimiento general eficaz mediante la mejora de actividades específicas, ya sea dentro de un departamento, en toda la empresa o entre organizaciones.

Gartner define la gestión de procesos de negocio como:

"La disciplina de gestionar procesos (en lugar de tareas) como medio para mejorar los resultados del desempeño empresarial y la agilidad operativa. Los procesos trascienden los límites organizacionales, conectando personas, flujos de información, sistemas y otros activos para crear y ofrecer valor a los clientes y partes interesadas." ^{[ 10 ]}

Es común confundir la gestión de procesos de negocio (BPM) con un sistema de gestión de procesos de negocio (BPMS). La BPM es una disciplina profesional realizada por personas, mientras que un BPMS es un conjunto de herramientas tecnológicas diseñadas para ayudar a los profesionales de BPM a alcanzar sus objetivos. Tampoco debe confundirse la BPM con una aplicación o solución desarrollada para dar soporte a un proceso específico. Los sistemas y soluciones representan formas de automatizar los procesos de negocio, pero la automatización es solo un aspecto de la BPM.

La gestión de procesos empresariales ha evolucionado a partir de movimientos anteriores de gestión y calidad, como la gestión de la calidad total y la reingeniería de procesos empresariales, hasta convertirse en una disciplina organizativa más amplia que se ocupa de la gobernanza integral, el rendimiento y la mejora continua de los procesos.

La literatura académica y profesional contemporánea define comúnmente la gestión de procesos de negocio (BPM) no solo como un conjunto de técnicas de modelado o automatización, sino como un enfoque de gestión que integra el diseño, la ejecución, el monitoreo y la optimización de procesos con la estrategia organizacional, la gobernanza y los sistemas de información. ^{[ 1 ]}

En este sentido, BPM se diferencia de las iniciativas aisladas de mejora de procesos al enfatizar la capacidad organizacional sostenida, la coordinación interfuncional y la mejora continua a lo largo del tiempo, en lugar de esfuerzos de rediseño puntuales. ^{[ 1 ]}

Se puede diferenciar de la gestión de programas en que esta última se ocupa de gestionar un grupo de proyectos interdependientes. Desde otro punto de vista, la gestión de procesos incluye la gestión de programas. En la gestión de proyectos , la gestión de procesos es el uso de un proceso repetible para mejorar el resultado del proyecto. ^{[ 11 ]}

Una distinción clave entre la gestión de procesos y la gestión de proyectos radica en la repetibilidad y la previsibilidad. Si la estructura y la secuencia del trabajo son únicas, entonces se trata de un proyecto. En la gestión de procesos de negocio, un flujo de trabajo puede variar de un caso a otro debido a puntos de control, condiciones y reglas de negocio. La clave es la previsibilidad: independientemente de la cantidad de bifurcaciones en el camino, las conocemos todas de antemano y comprendemos las condiciones para que el proceso tome una ruta u otra. Si se cumple esta condición, estamos ante un proceso. ^{[ 12 ]}

El concepto de proceso de negocio puede ser tan tradicional como los conceptos de tareas , departamento , producción y resultados , surgidos de los problemas de programación de talleres de trabajo a principios del siglo XX. ^{[ 13 ]} El enfoque de gestión y mejora a partir de 2010Con definiciones formales y modelado técnico, existe desde principios de la década de 1990 (véase modelado de procesos de negocio ). Cabe señalar que el término "proceso de negocio" a veces es utilizado por los profesionales de TI como sinónimo de la gestión de procesos de middleware o de la integración de tareas de software de aplicación . ^{[ 14 ]}

Aunque BPM se centró inicialmente en la automatización de procesos empresariales mediante tecnología de la información, la disciplina ha evolucionado para abarcar procesos impulsados ​​por humanos en los que la interacción humana se produce en serie o en paralelo con tareas automatizadas. Por ejemplo, los sistemas de gestión de flujos de trabajo pueden asignar pasos individuales que requieren el uso de la intuición o el juicio humano a las personas pertinentes y otras tareas de un flujo de trabajo a un sistema automatizado pertinente. ^{[ 15 ]}

Variaciones más recientes como la "gestión de la interacción humana" ^{[ 16 ] [ 17 ]} se ocupan de la interacción entre trabajadores humanos que realizan una tarea. ^{[ 18 ]}

A partir de 2010La tecnología ha permitido el acoplamiento de BPM con otras metodologías, como Six Sigma . ^{[ 19 ]} Algunas herramientas de BPM, como SIPOC , diagramas de flujo de procesos , RACI , CTQ e histogramas, permiten a los usuarios:

• Visualizar: funciones y procesos
• Medida: determinar la medida adecuada para determinar el éxito.
• analizar – comparar las distintas simulaciones para determinar una mejora óptima
• mejorar – seleccionar e implementar la mejora
• Control: implemente esta solución y, mediante el uso de paneles definidos por el usuario, supervise la mejora en tiempo real y retroalimente la información de rendimiento al modelo de simulación para preparar la siguiente iteración de mejora.
• Rediseñar: renovar los procesos desde cero para obtener mejores resultados.

Esto conlleva la ventaja de poder simular cambios en los procesos de negocio basándose en datos reales (no solo en conocimientos supuestos). Además, la integración de BPM con metodologías del sector permite a los usuarios optimizar y agilizar continuamente el proceso para asegurar que se ajuste a las necesidades del mercado. ^{[ 20 ]}

A partir de 2012La investigación sobre BPM ha prestado cada vez más atención al cumplimiento de los procesos de negocio. Si bien un aspecto clave de los procesos de negocio es la flexibilidad, dado que estos deben adaptarse continuamente a los cambios del entorno, también se debe garantizar el cumplimiento de la estrategia empresarial, las políticas y las regulaciones gubernamentales. ^{[ 21 ]} El aspecto del cumplimiento en BPM es de suma importancia para las organizaciones gubernamentales. A partir de 2010Los enfoques de BPM en un contexto gubernamental se centran principalmente en los procesos operativos y la representación del conocimiento. ^{[ 22 ]} Se han realizado varios estudios técnicos sobre procesos operativos de negocios en los sectores público y privado, pero los investigadores rara vez toman en cuenta las actividades de cumplimiento legal, por ejemplo, los procesos de implementación legal en los organismos de la administración pública. ^{[ 23 ]}

Las actividades de gestión de procesos de negocio pueden agruparse arbitrariamente en categorías como diseño, modelado, ejecución, monitorización y optimización. ^{[ 24 ]}

Reingeniería

La reingeniería de procesos de negocio (BPR, por sus siglas en inglés) es una estrategia de gestión empresarial que surgió a principios de la década de 1990 y se centra en el análisis y el diseño de flujos de trabajo y procesos de negocio dentro de una organización. La BPR busca ayudar a las organizaciones a replantearse fundamentalmente su forma de trabajar para mejorar el servicio al cliente , reducir los costos operativos y convertirse en competidores de clase mundial . ^{[ 30 ]}

La reingeniería de procesos de negocio (BPR, por sus siglas en inglés) busca ayudar a las empresas a reestructurar radicalmente sus organizaciones, centrándose en el diseño desde cero de sus procesos de negocio. Según Thomas H. Davenport (1990), uno de los primeros defensores de la BPR, un proceso de negocio es un conjunto de tareas lógicamente relacionadas que se realizan para lograr un resultado de negocio definido. La reingeniería enfatizó un enfoque holístico en los objetivos de negocio y cómo los procesos se relacionan con ellos, fomentando la recreación completa de los procesos, en lugar de la optimización iterativa de los subprocesos. ^{[ 30 ]} La BPR está influenciada por las innovaciones tecnológicas, ya que los actores de la industria reemplazan los antiguos métodos de operaciones comerciales con tecnologías innovadoras que ahorran costos, como la automatización, que puede transformar radicalmente las operaciones comerciales. ^{[ 31 ]}

La reingeniería de procesos de negocio también se conoce como rediseño de procesos de negocio, transformación empresarial o gestión del cambio de procesos de negocio.

La investigación organizacional sugiere que la participación en proyectos intensivos de mapeo de BPR puede tener efectos ambivalentes en los empleados involucrados: si bien la visualización detallada de los procesos "tal como están" a menudo empodera a los miembros del equipo al revelar oportunidades de mejora concretas, simultáneamente puede alienarlos de sus roles de línea preexistentes una vez que la magnitud de las ineficiencias sistémicas se hace visible. ^{[ 32 ]} Un estudio longitudinal de varias empresas realizado por Huising (2019) documenta cómo los gerentes experimentados, después de construir mapas de procesos del tamaño de una pared, se transfirieron voluntariamente a puestos periféricos de gestión del cambio para impulsar reformas desde fuera de la jerarquía tradicional. ^{[ 32 ]}

Se ha desarrollado un mercado para el software empresarial que aprovecha los conceptos de gestión de procesos de negocio para organizar y automatizar procesos. La reciente convergencia de este software, a partir de componentes distintos como el motor de reglas de negocio , el modelado de procesos de negocio , la monitorización de la actividad empresarial y el flujo de trabajo humano, ha dado lugar a suites integradas de gestión de procesos de negocio. Forrester Research analiza el espacio de las suites BPM desde tres perspectivas diferentes:

• Gestión de procesos de negocio centrada en el ser humano
• Gestión de procesos de negocio (BPM) centrada en la integración ( bus de servicios empresariales )
• Gestión de procesos de negocio centrada en documentos ( gestión dinámica de casos )

Sin embargo, las ofertas independientes centradas en la integración y las centradas en los documentos han madurado hasta convertirse en mercados separados e independientes.

El desarrollo rápido de aplicaciones mediante principios de código cero/código bajo se está convirtiendo en una característica cada vez más común en las plataformas BPMS. El desarrollo rápido de aplicaciones permite a las empresas implementarlas de forma más rápida y rentable, a la vez que ofrece una mejor gestión de cambios y versiones. Gartner señala que, a medida que las empresas adoptan estos sistemas, sus presupuestos dependen menos del mantenimiento de los sistemas existentes y destinan más recursos a su crecimiento y transformación.

Si bien los pasos pueden considerarse un ciclo, las limitaciones económicas o de tiempo probablemente restrinjan el proceso a solo unas pocas iteraciones. Esto suele ocurrir cuando una organización utiliza este enfoque para objetivos a corto o mediano plazo, en lugar de intentar transformar la cultura organizacional. Las iteraciones reales solo son posibles mediante la colaboración de los participantes del proceso. En la mayoría de las organizaciones, la complejidad requiere tecnología habilitadora (véase más abajo) para apoyar a los participantes en estos desafíos diarios de gestión de procesos.

Hasta la fecha, algunas organizaciones suelen iniciar un proyecto o programa de gestión de procesos de negocio (BPM) con el objetivo de optimizar un área que ha sido identificada como susceptible de mejora.

Actualmente, los estándares internacionales para esta tarea han limitado la aplicación de BPM al sector de TI, y la norma ISO/IEC 15944 abarca los aspectos operativos del negocio. Sin embargo, algunas corporaciones con una cultura de buenas prácticas utilizan procedimientos operativos estándar para regular sus procesos operativos. ^{[ 34 ]} Actualmente se están desarrollando otros estándares para facilitar la implementación de BPM ( BPMN , arquitectura empresarial , Modelo de Motivación Empresarial ).

• Sistema de gestión documental

• ABPMP.org La Asociación de Profesionales de la Gestión de Procesos Empresariales
• Definición de computación en la nube según el NIST . Peter Mell y Timothy Grance, Publicación especial 800-145 del NIST (septiembre de 2011). Instituto Nacional de Estándares y Tecnología, Departamento de Comercio de los Estados Unidos.
• Resumen y recomendaciones sobre computación en la nube . Peter Mell y Timothy Grance, Publicación especial 800-146 del NIST (mayo de 2011). Instituto Nacional de Estándares y Tecnología, Departamento de Comercio de los Estados Unidos.
• Ejecución de procesos mediante ontologías de aplicaciones . La película muestra cómo se pueden aplicar las tecnologías semánticas como motor de ejecución.
• La gestión de procesos de negocio es principalmente una actitud . Un vídeo de YouTube sobre BPM explica los casos de uso de BPM.