Análisis de negocios

El análisis de negocios es una disciplina profesional ^[1] enfocada en identificar necesidades de negocios y determinar soluciones a problemas de negocios. ^[2] Las soluciones pueden incluir un componente de desarrollo de sistemas de software, mejoras de procesos o cambios organizacionales, y pueden implicar un análisis extenso, planificación estratégica y desarrollo de políticas. Una persona dedicada a llevar a cabo estas tareas dentro de una organización se denomina analista de negocios o BA. ^[3]

Los analistas de negocios no se encuentran únicamente en proyectos de desarrollo de sistemas de software. También pueden trabajar en toda la organización, resolviendo problemas de negocios en consulta con las partes interesadas de la empresa. Si bien la mayor parte del trabajo que realizan los analistas de negocios en la actualidad se relaciona con el desarrollo de software y las soluciones, esto se debe a los cambios masivos que las empresas de todo el mundo están experimentando en sus intentos de digitalizarse. ^[4]

Si bien existen distintas definiciones de funciones según la organización, parece haber un área en común en la que trabajan la mayoría de los analistas de negocios . Las responsabilidades parecen ser:

• Investigar los sistemas empresariales desde una perspectiva holística de la situación. Esto puede incluir el examen de elementos de las estructuras organizativas y cuestiones de desarrollo del personal, así como de los procesos y sistemas informáticos actuales.
• Evaluar las medidas para mejorar el funcionamiento de un sistema empresarial. Una vez más, esto puede requerir un examen de la estructura organizativa y de las necesidades de desarrollo del personal, para garantizar que estén en consonancia con cualquier rediseño de procesos y desarrollo de sistemas de TI propuestos.
• Documentar los requisitos de negocio para el soporte del sistema de TI utilizando estándares de documentación apropiados.

En consonancia con ello, el rol central del analista de negocio podría definirse como un rol de consultoría interna que tiene la responsabilidad de investigar situaciones de negocio, identificar y evaluar opciones para mejorar los sistemas de negocio, definir requisitos y asegurar el uso efectivo de los sistemas de información para satisfacer las necesidades del negocio.

El análisis empresarial como disciplina incluye el análisis de requisitos , a veces también llamado ingeniería de requisitos. Se centra en garantizar que los cambios realizados en una organización estén alineados con sus objetivos estratégicos. Estos cambios incluyen cambios en las estrategias, estructuras, políticas, reglas empresariales, procesos y sistemas de información.

Algunos ejemplos de análisis empresarial incluyen:

Se centra en comprender las necesidades de la empresa en su conjunto, su dirección estratégica y en identificar iniciativas que permitan a la empresa alcanzar esos objetivos estratégicos. También incluye:

• Creación y mantenimiento de la arquitectura empresarial
• Realización de estudios de viabilidad
• Identificación de nuevas oportunidades de negocio
• Determinar y definir nuevas oportunidades de negocio
• Preparando el caso de negocio
• Realización de la evaluación inicial de riesgos

Implica planificar cómo procederá el analista de negocios para recopilar los requisitos, en qué orden, utilizando qué técnicas, qué partes interesadas y el cronograma que seguirá. La gestión de requisitos, por otro lado, implica el proceso que seguirá el analista de negocios para mantener actualizado un requisito finalizado, incluidos los cambios solicitados en los requisitos.

Describe técnicas para recopilar requisitos de las partes interesadas en un proyecto. Las técnicas para la obtención de requisitos incluyen:

• Reunión creativa
• Análisis de documentos
• Grupo de enfoque
• Análisis de interfaz
• Entrevistas/cuestionario
• Talleres
• Ingeniería inversa
• Encuestas
• Análisis de tareas de usuario
• Mapeo de procesos
• Observación/ seguimiento del trabajo
• Pensamiento de diseño
• Prototipado

Describe cómo desarrollar y especificar requisitos con suficiente detalle para permitir que un equipo de proyecto los implemente con éxito.

Las principales formas de análisis son:

• Análisis de la arquitectura
• Análisis de procesos de negocio
• Análisis orientado a objetos
• Análisis estructurado
• Análisis de almacenes de datos , almacenamiento y análisis de bases de datos

La documentación de requisitos puede adoptar varias formas:

• Textual: por ejemplo, historias que resumen información específica.
• Matriz : por ejemplo, una tabla de requisitos con prioridades
• Diagramas : por ejemplo, cómo fluyen los datos de una estructura a otra.
• Wireframe : por ejemplo, cómo se requieren los elementos en un sitio web,
• Modelos: por ejemplo, modelos 3D que describen un personaje en un juego de computadora.

Describe técnicas para garantizar que las partes interesadas tengan una comprensión compartida de los requisitos y cómo se implementarán.

Describe cómo el analista de negocios puede verificar la corrección de una solución propuesta, cómo apoyar la implementación de una solución y cómo evaluar posibles deficiencias en la implementación.

Hay una serie de técnicas comerciales genéricas que un analista de negocios utilizará para facilitar el cambio comercial.

Algunas de estas técnicas incluyen:

Esto se utiliza para realizar un análisis ambiental externo examinando los diferentes factores externos que afectan a una organización.

Los seis atributos de PESTLE :

• Político (influencias actuales y potenciales de las presiones políticas)
• Económico (impacto en la economía local, nacional y mundial)
• Sociológico (las formas en que una sociedad puede afectar a una organización)
• Tecnológico (el efecto de la tecnología nueva y emergente)
• Legal (el efecto de la legislación nacional y mundial)
• Ambiental (cuestiones ambientales locales, nacionales y mundiales)

Esto se utiliza para realizar un análisis en profundidad de empresas/emprendimientos en etapa inicial en siete categorías importantes: ^[5]

• Oportunidad de mercado
• Producto /solución
• Plan de ejecución
• Motor financiero
• Capital humano
• Retorno potencial
• Margen de seguridad

En esencia, se trata de otra versión de PESTLE. Incorpora los mismos elementos de PESTLE y no debe considerarse una herramienta por sí sola, salvo que un autor o usuario prefiera utilizar este acrónimo en lugar de PESTLE. STEER tiene en cuenta lo siguiente:

• Sociocultural
• Tecnológico
• Económico
• Ecológico
• Factores regulatorios

Esto se utiliza para realizar un análisis ambiental interno al definir los atributos de MOST para garantizar que el proyecto en el que está trabajando esté alineado con cada uno de los cuatro atributos.

Los cuatro atributos de MOST son: ^[6]

• Misión (hacia dónde pretende llegar el negocio)
• Objetivos (las metas clave que ayudarán a lograr la misión)
• Estrategias (opciones para seguir adelante)
• Tácticas (cómo se ponen en práctica las estrategias)

El análisis FODA se utiliza para evaluar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una empresa u organización. El análisis implica identificar y analizar los factores internos y externos clave que afectan la capacidad de la organización para alcanzar sus metas y objetivos. ^[7]

Los cuatro atributos del análisis FODA son:

• Puntos fuertes : ¿Cuáles son las ventajas? ¿Qué se hace bien actualmente? (por ejemplo, área clave de las actividades con mejor rendimiento de la empresa )
• Debilidades: ¿Qué se debe mejorar? ¿Qué hay que superar? (por ejemplo, un área clave en la que el desempeño no es satisfactorio)
• Oportunidades: ¿Qué buenas oportunidades enfrenta la organización ? (por ejemplo, un área clave en la que los competidores tienen un desempeño deficiente)
• Amenazas : ¿Qué obstáculos enfrenta la organización? (por ejemplo, áreas clave en las que los competidores tendrán un buen desempeño)

Esto se utiliza para estimular la reflexión sobre lo que la empresa está intentando lograr. Las perspectivas empresariales ayudan al analista empresarial a considerar el impacto de cualquier solución propuesta en las personas involucradas.

Hay seis elementos de CATWOE: ^[8]

• Clientes: ¿quiénes son los beneficiarios del proceso empresarial de más alto nivel y cómo les afecta el problema?
• Actores: ¿quiénes están involucrados en la situación, quiénes estarán involucrados en la implementación de soluciones y qué impactará en su éxito?
• Proceso de transformación: ¿Qué procesos o sistemas se ven afectados por el problema?
• Visión del mundo: ¿cuál es el panorama general y cuáles son las repercusiones más amplias del problema?
• Propietario: ¿quién es el propietario del proceso o la situación que se está investigando y qué papel desempeñará en la solución?
• Restricciones ambientales: ¿cuáles son las restricciones y limitaciones que afectarán la solución y su éxito?

Esta técnica se utiliza a menudo en sesiones de lluvia de ideas para generar y analizar ideas y opciones. Es útil para fomentar tipos específicos de pensamiento y puede ser una forma conveniente y simbólica de pedirle a alguien que "cambie de tema". Implica restringir al grupo a pensar únicamente de maneras específicas, dando ideas y análisis en el "estado de ánimo" del momento. También se conoce como los seis sombreros para pensar .

• Blanco: hechos puros, lógicos.
• Verde: creativo.
• Amarillo: brillante, optimista, positivo.
• Negro: negativo, abogado del diablo.
• Rojo: emocional.
• Azul: frío, control.

No es necesario utilizar todos los colores y estados de ánimo.

Se utilizan los cinco "por qué" para llegar a la raíz de lo que realmente está sucediendo en un caso concreto. Por cada respuesta dada, se pregunta otro "por qué".

Esto se utiliza para priorizar requisitos asignando una prioridad adecuada, comparándola con la validez del requisito en sí y su prioridad frente a otros requisitos.

MoSCoW está compuesto por:

• Imprescindible, de lo contrario la entrega será un fracaso
• Debería haberlo hecho; de lo contrario, habrá que adoptar una solución alternativa
• Podría haberlo hecho: para aumentar la satisfacción con la entrega
• No dispondremos de este tiempo: es útil excluir requisitos de este plazo de entrega

Esta técnica se utiliza cuando se analizan las expectativas de múltiples partes que tienen diferentes visiones de un sistema en el que todas tienen un interés en común, pero tienen diferentes prioridades y diferentes responsabilidades.

• Valores: constituyen los objetivos, creencias y preocupaciones de todas las partes participantes. Pueden ser financieros, sociales, tangibles e intangibles.
• Políticas: restricciones que rigen lo que se puede hacer y la manera en que se puede hacer.
• Eventos: acontecimientos del mundo real que estimulan la actividad.
• Contenido: la parte significativa de los documentos, conversaciones, mensajes, etc. que se producen y utilizan en todos los aspectos de la actividad empresarial.
• Confianza: entre los usuarios del sistema y su derecho a acceder y cambiar la información dentro del mismo.

El enfoque SCRS en el análisis empresarial sostiene ^[9] que el análisis debe fluir desde la estrategia empresarial de alto nivel hasta la solución, pasando por el estado actual y los requisitos. SCRS significa:

• Estrategia
• Estado actual
• Requisitos
• Solución

El Business Analysis Canvas es una herramienta que permite a los analistas de negocios presentar rápidamente una vista general de las actividades que se completarán como parte de la asignación de trabajo del análisis de negocios. El Business Analysis Canvas se divide en varias secciones.

• Objetivo del proyecto
• Tenedor de apuestas
• Entregable
• Impacto en el modelo operativo objetivo
• Enfoque de comunicación
• Responsabilidades
• Programación
• Fechas clave

El Canvas tiene actividades y preguntas que el analista de negocios puede hacerle a la organización para ayudar a desarrollar el contenido. ^[10]

Los procesos se modelan visualmente para comprender el estado actual y los modelos aparecen en niveles para comprender los facilitadores que influyen en un proceso empresarial en particular. En el nivel más alto de los modelos se encuentran los procesos empresariales de extremo a extremo que serían comunes a muchas empresas. Por debajo de ese nivel de proceso empresarial habría un nivel de actividades, subactividades y, por último, tareas. El nivel de tareas es el más granular y, cuando se modela, representa un flujo de trabajo particular. A medida que los procesos empresariales se documentan en el nivel de flujo de trabajo, se ven más influenciados o "habilitados" por las características que afectan a esa empresa en particular. Se considera que estos "habilitadores del flujo de trabajo" son el diseño del flujo de trabajo, los sistemas de información/TI, la motivación y la medición, los recursos humanos y la organización, las políticas y las reglas, y las instalaciones/el entorno físico. Esta técnica de nivelación y análisis de procesos ayuda a los analistas empresariales a comprender lo que realmente se requiere para una empresa en particular y dónde existen posibilidades de rediseñar un proceso para lograr una mayor eficiencia en el estado futuro. ^[11]

El análisis de procesos de negocio es una herramienta invaluable para cualquier empresa que busque mejorar la eficiencia, reducir costos y maximizar la productividad. Es un enfoque integral y sistemático para comprender cómo funciona una empresa e identificar oportunidades de mejora. Al dar un paso atrás para analizar todo el proceso de principio a fin, las empresas pueden identificar áreas de ineficiencia que se pueden abordar para optimizar las operaciones. El análisis de procesos también es una excelente manera de identificar redundancias o brechas en el proceso que se pueden eliminar o llenar. Con la estrategia y la implementación adecuadas, las empresas pueden mejorar su desempeño organizacional y ahorrar tiempo y dinero. Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden identificar y abordar fácilmente cualquier problema en sus procesos y procedimientos, lo que las prepara mejor para responder al cambio y mantenerse competitivas.

Este es un marco que pretende ayudar a los analistas de negocios a buscar una solución analítica viable en cinco pasos.[cita] BADIR significa: ^[12]

• Pregunta de negocios
• Plan de análisis
• Recopilación de datos
• Perspectivas
• Recomendaciones

Como el alcance del análisis de negocios es muy amplio, ha habido una tendencia de que los analistas de negocios se especialicen en uno de los tres conjuntos de actividades que constituyen el alcance del análisis de negocios; el rol principal de los analistas de negocios es identificar las necesidades de negocios, definir requisitos y brindar soluciones a los problemas de negocios; esto se hace como parte del siguiente conjunto de actividades.

Estratega

En el mundo empresarial moderno, las organizaciones necesitan centrarse en cuestiones estratégicas de forma más o menos continua. Los analistas empresariales, que atienden esta necesidad, son expertos en analizar el perfil estratégico de la organización y su entorno, asesorar a la alta dirección sobre políticas adecuadas y los efectos de las decisiones políticas.

Arquitecto

Las organizaciones pueden necesitar introducir cambios para resolver problemas de negocios que pueden haber sido identificados por el análisis estratégico, mencionado anteriormente. Los analistas de negocios contribuyen analizando objetivos, procesos y recursos, y sugiriendo formas en las que se podría realizar un rediseño ( BPR ) o mejoras (BPI). Las habilidades particulares de este tipo de analista son las "habilidades blandas", como el conocimiento del negocio, la ingeniería de requisitos , el análisis de las partes interesadas y algunas "habilidades duras", como el modelado de procesos de negocios . Aunque el rol requiere un conocimiento de la tecnología y sus usos, no es un rol centrado en TI .

Tres elementos son esenciales para este aspecto del análisis empresarial: el rediseño de los procesos empresariales básicos; la aplicación de tecnologías facilitadoras para respaldar los nuevos procesos centrales; y la gestión del cambio organizacional . Este aspecto del análisis empresarial también se denomina "mejora de los procesos empresariales" (BPI) o " reingeniería ".

Analista de sistemas de TI

Existe la necesidad de alinear el desarrollo de TI con el sistema empresarial en su conjunto. Un problema de larga data en las empresas es cómo obtener el mejor rendimiento de las inversiones en TI , que generalmente son muy caras y de importancia crítica, a menudo estratégica. Los departamentos de TI, conscientes del problema, a menudo crean un rol de analista de negocios para comprender y definir mejor los requisitos para sus sistemas de TI. Aunque puede haber cierta superposición con los roles de desarrollador y prueba, el enfoque siempre está en la parte de TI del proceso de cambio y, generalmente, este tipo de analista de negocios se involucra solo cuando ya se ha presentado y decidido un caso para el cambio.

En cualquier caso, el término analista se considera últimamente ^{[ ¿a partir de ahora? ]} un tanto engañoso, ^{[¿ por quién? ]} en la medida en que los analistas (es decir, los investigadores de problemas) también realizan trabajos de diseño (definidores de soluciones).

Las áreas de responsabilidad clave de un analista de negocios son recopilar los requisitos de software del cliente, comprenderlos y analizarlos más a fondo desde una perspectiva comercial. Un analista de negocios debe colaborar con la empresa y ayudarla. ^[13]

El rol del análisis de negocios puede existir en una variedad de estructuras dentro de un marco organizacional. Debido a que los analistas de negocios suelen actuar como un enlace entre las funciones comerciales y tecnológicas de una empresa, el rol puede ser exitoso ya sea alineado con una línea de negocios, dentro de TI o, a veces, con ambas. ^[14]

Alineación empresarial

Cuando los analistas de negocios trabajan en el área de negocios, suelen ser expertos en la materia para una línea de negocios específica. Estos analistas de negocios suelen trabajar únicamente en proyectos para una empresa en particular, y contratan analistas de negocios de otras áreas para proyectos multifuncionales. En este caso, normalmente hay analistas de sistemas de negocios en el área de TI para centrarse en requisitos más técnicos.

Alineación de TI

En muchos casos, los analistas de negocios trabajan únicamente dentro de TI y se centran en los requisitos de negocios y sistemas para un proyecto, consultando con varios expertos en la materia (SMEs) para garantizar una comprensión completa. Dependiendo de la estructura organizacional , los analistas de negocios pueden estar alineados con un laboratorio de desarrollo específico o pueden estar agrupados en un grupo de recursos y asignados a varios proyectos según la disponibilidad y la experiencia. El primero desarrolla experiencia en la materia específica, mientras que el segundo proporciona la capacidad de adquirir conocimiento multifuncional.

Gestión de la práctica

En las grandes organizaciones, existen centros de excelencia o grupos de gestión de prácticas que definen marcos y supervisan los estándares durante todo el proceso de implementación del cambio para mantener la calidad del cambio y reducir el riesgo de cambios en la organización. Algunas organizaciones pueden tener centros de excelencia independientes para áreas individuales como la gestión de proyectos, el análisis empresarial o el control de calidad.

Un equipo de gestión de prácticas proporciona un marco mediante el cual todos los analistas de negocios de una organización realizan su trabajo, que generalmente consta de procesos, procedimientos , plantillas y mejores prácticas. Además de proporcionar pautas y resultados, también proporciona un foro para centrarse en la mejora continua de la función de análisis de negocios.

En última instancia, el análisis empresarial pretende conseguir los siguientes resultados:

• Crear soluciones
• Proporcionar herramientas suficientes para una gestión de proyectos sólida
• Mejorar la eficiencia y reducir el desperdicio
• Proporcionar documentación esencial, como documentos de inicio del proyecto.

Una forma de evaluar estos objetivos es medir el retorno de la inversión (ROI) de todos los proyectos. Según Forrester Research , en los EE. UU. se gastan anualmente más de 100 mil millones de dólares en proyectos de software personalizados y desarrollados internamente. Para todos estos proyectos de desarrollo de software, es importante mantener datos precisos y los líderes empresariales preguntan constantemente por el retorno de la inversión (ROI) de un proyecto propuesto o al finalizar un proyecto activo. Sin embargo, preguntar por el ROI sin datos suficientes sobre dónde se crea o se destruye el valor puede dar como resultado proyecciones inexactas.

Los retrasos en los proyectos son costosos de varias maneras:

• Costos del proyecto: por cada mes de demora, los costos y gastos del equipo del proyecto continúan acumulándose. Cuando una gran parte del equipo de desarrollo ha sido subcontratado, los costos comenzarán a sumarse rápidamente y son muy visibles si se contrata sobre la base de tiempo y materiales (T&M). Los contratos de precio fijo con partes externas limitan este riesgo. ^[15] Para los recursos internos, los costos de las demoras no son tan evidentes, a menos que se haga un seguimiento del tiempo empleado por los recursos en el proyecto, ya que los costos laborales son esencialmente costos fijos.
• Costos de oportunidad : los costos de oportunidad son de dos tipos: pérdida de ingresos y reducciones de gastos no realizadas. Algunos proyectos se emprenden específicamente con el propósito de generar ingresos nuevos o adicionales para el resultado final. Por cada mes de retraso, una empresa pierde un mes de esta nueva fuente de ingresos. El propósito de otros proyectos es mejorar la eficiencia y reducir los costos. Nuevamente, cada mes de fracaso pospone la realización de estas reducciones de gastos por otro mes. En la gran mayoría de los casos, estas oportunidades nunca se capturan ni se analizan, lo que da como resultado cálculos de ROI engañosos. De los dos costos de oportunidad, la pérdida de ingresos es el más atroz, y los efectos son mayores y más duraderos.

En muchos proyectos (en particular, los más grandes), el gerente de proyectos es el responsable de garantizar que el proyecto se complete a tiempo. El trabajo del analista de negocios consiste más bien en garantizar que, si un proyecto no se completa a tiempo, se cumplan al menos los requisitos de mayor prioridad.

Los analistas de negocios quieren asegurarse de definir los requisitos de una manera que satisfaga las necesidades de la empresa; por ejemplo, en las aplicaciones de TI, los requisitos deben satisfacer las necesidades de los usuarios finales. Básicamente, quieren definir la aplicación correcta. Esto significa que deben documentar los requisitos correctos escuchando atentamente los comentarios de los clientes y entregando un conjunto completo de requisitos claros a los arquitectos técnicos y codificadores que escribirán el programa. Si un analista de negocios tiene herramientas o habilidades limitadas para ayudarlo a obtener los requisitos correctos, entonces las probabilidades son bastante altas de que termine documentando requisitos que no se utilizarán o que deberán reescribirse, lo que resultará en una reelaboración como se analiza a continuación. El tiempo perdido para documentar requisitos innecesarios no solo afecta al analista de negocios, sino también al resto del ciclo de desarrollo . Los codificadores deben generar código de aplicación para realizar estos requisitos innecesarios y los evaluadores deben asegurarse de que las características deseadas realmente funcionen como se documentan y codifican. Los expertos estiman que entre el 10% y el 40% de las características de las nuevas aplicaciones de software son innecesarias o no se utilizan. La reducción de la cantidad de estas funciones adicionales en un tercio puede suponer un ahorro significativo. Un enfoque minimalista o de sencillez y tecnología mínima permite reducir el coste del resultado y el mantenimiento continuo de la solución implementada.

La eficiencia se puede lograr de dos maneras: reduciendo la repetición del trabajo y acortando la duración del proyecto.

La repetición de tareas es un problema común en la industria y se ha vuelto tan común en muchas organizaciones que a menudo se incluye en los presupuestos y los cronogramas de los proyectos. Generalmente se refiere al trabajo adicional que se necesita en un proyecto para corregir errores debido a requisitos incompletos o faltantes y puede afectar todo el proceso de desarrollo de software, desde la definición hasta la codificación y las pruebas. La necesidad de repetir tareas se puede reducir garantizando que los procesos de recopilación y definición de requisitos sean exhaustivos y garantizando que los miembros comerciales y técnicos de un proyecto participen en estos procesos desde una etapa temprana.

Acortar la duración de un proyecto presenta dos posibles beneficios. Por cada mes que se pueda acortar un proyecto, los costos de los recursos del proyecto se pueden desviar a otros proyectos. Esto puede generar ahorros en el proyecto actual y dar lugar a un inicio más temprano de proyectos futuros (lo que aumenta el potencial de ingresos).

• Exceso de costos  : costos inesperados incurridos que exceden los montos presupuestados
• Arquitectura de presentación de datos  : representación visual de datosPages displaying short descriptions of redirect targets
• Ciclo de vida empresarial  : proceso de cambio de una empresa a lo largo del tiempoPages displaying short descriptions of redirect targets
• Investigación de operaciones  – Disciplina relativa a la aplicación de métodos analíticos avanzados
• Gestión estratégica  : planificación de las respuestas de una empresa a cuestiones externas
• Valoración de opciones reales  : término de análisis de presupuesto de capital
• Análisis de requerimientos  – Proceso de ingeniería
• Déficit de ingresos  : cuando los beneficios reales de una empresa son menores que los beneficios proyectados o estimados.Pages displaying short descriptions of redirect targets
• Spreadmart  – Almacén de datos de hojas de cálculo
• Estudio de viabilidad  : estudio de la rentabilidad de un concepto de negocio que se pretende convertir en una empresa.Pages displaying wikidata descriptions as a fallback

• Project Management Institute (1 de enero de 2015). Análisis empresarial para profesionales . Project Management Inst. ISBN 978-1-62825-069-5.