Estructura de desglose del trabajo

Una estructura de desglose del trabajo ( EDT ) ^[2] en la gestión de proyectos y la ingeniería de sistemas es un desglose orientado a los resultados de un proyecto en componentes más pequeños. Una estructura de desglose del trabajo es un elemento clave de la gestión de proyectos que organiza el trabajo del equipo en secciones manejables. El Project Management Body of Knowledge define la estructura de desglose del trabajo como una "descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que debe llevar a cabo el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los resultados requeridos". ^{[3] : 434  [4]}

Una EDT proporciona el marco necesario para la estimación y el control detallados de los costos, al tiempo que proporciona orientación para el desarrollo y el control del cronograma . ^[5]

La EDT es una descomposición jerárquica e incremental del proyecto en entregables (desde los mayores como las fases hasta los más pequeños, a veces conocidos como paquetes de trabajo). Es una estructura de árbol , que muestra una subdivisión del esfuerzo requerido para lograr un objetivo, por ejemplo, un programa , proyecto y contrato . ^[6] En un proyecto o contrato, la EDT se desarrolla comenzando con el objetivo final y subdividándolo sucesivamente en componentes manejables en términos de tamaño, duración y responsabilidad (por ejemplo, sistemas, subsistemas, componentes, tareas , subtareas y paquetes de trabajo) que incluyen todos los pasos necesarios para lograr el objetivo.

La estructura de desglose del trabajo proporciona un marco común para el desarrollo natural de la planificación y el control generales de un contrato y es la base para dividir el trabajo en incrementos definibles a partir de los cuales se puede desarrollar la declaración de trabajo y establecer informes técnicos, de cronograma, de costos y de horas de trabajo. ^[6]

Una estructura de desglose del trabajo permite sumar los costos subordinados de tareas, materiales, etc., en sus tareas, materiales, etc. "principales" de nivel sucesivamente superior. Para cada elemento de la estructura de desglose del trabajo, se genera una descripción de la tarea a realizar. ^[7] Esta técnica (a veces llamada estructura de desglose del sistema ^{[8] ) se utiliza para definir y organizar el} alcance total de un proyecto .

La EDT se organiza en torno a los productos primarios del proyecto (o resultados planificados) en lugar del trabajo necesario para producir los productos (acciones planificadas). Dado que los resultados planificados son los fines deseados del proyecto, forman un conjunto relativamente estable de categorías en las que se pueden recopilar los costos de las acciones planificadas necesarias para lograrlos. Una EDT bien diseñada facilita la asignación de cada actividad del proyecto a un solo elemento terminal de la EDT. Además de su función en la contabilidad de costos, la EDT también ayuda a mapear los requisitos de un nivel de especificación del sistema a otro, por ejemplo, una matriz de referencia cruzada que mapea los requisitos funcionales a documentos de diseño de alto o bajo nivel. La EDT se puede mostrar horizontalmente en forma de esquema o verticalmente como una estructura de árbol (como un organigrama). ^[9]

El desarrollo de la EDT normalmente ocurre al comienzo de un proyecto y precede a la planificación detallada del proyecto y de las tareas.La elaboración progresiva , un proceso iterativo en el conocimiento de la gestión de proyectos , aumentará los detalles del plan de gestión de proyectos y la cantidad de información, ^[10] y las estimaciones iniciales de elementos como la descripción del alcance del proyecto, la planificación, el presupuesto, etc. serán más precisas. ^[11] También ayuda al equipo del proyecto a hacer el plan del proyecto con más detalles. ^[12]

El concepto de estructura de desglose del trabajo fue desarrollado con la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT, por sus siglas en inglés) por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos (DoD, por sus siglas en inglés). PERT fue introducida por la Marina de los Estados Unidos en 1957 para apoyar el desarrollo de su programa de misiles Polaris . ^[13] Si bien no se utilizó el término "estructura de desglose del trabajo", esta primera implementación de PERT organizó las tareas en categorías orientadas al producto. ^[14]

En junio de 1962, el Departamento de Defensa, la NASA y la industria aeroespacial publicaron un documento para el sistema PERT/COST, que describía el enfoque WBS. ^[15] Esta guía fue aprobada por el Secretario de Defensa para su adopción por todos los servicios. ^[16] En 1968, el Departamento de Defensa emitió "Work Breakdown Structures for Defense Materialitel Items" (MIL-STD-881), un estándar militar que requiere el uso de estructuras de desglose del trabajo en todo el Departamento de Defensa. ^[17]

El documento ha sido revisado varias veces. A mayo de 2023, la revisión más reciente es la F, publicada el 13 de mayo de 2022. El historial de versiones y la revisión actual de la norma se publican en el sitio web ASSIST de la Agencia de Logística de Defensa (DLA).[1] Incluye definiciones de WBS para sistemas específicos de productos básicos de material de defensa y aborda elementos de WBS que son comunes a todos los sistemas.

Las categorías de artículos de material de defensa según MIL-STD-881F son:

• Sistemas de aeronaves
• Sistemas electrónicos/genéricos
• Sistemas de misiles y artillería
• Sistemas de misiles estratégicos
• Sistemas marinos
• Sistemas espaciales
• Sistemas de vehículos terrestres
• Sistemas marítimos no tripulados
• Sistemas de vehículos de lanzamiento
• Sistemas de información/Sistemas empresariales de defensa

Los elementos comunes identificados en el MIL-STD-881F, Apéndice K son: Integración, ensamblaje, prueba y verificación; Ingeniería de sistemas; Gestión de programas; Prueba y evaluación de sistemas; Datos; Equipo de soporte peculiar; Equipo de soporte común; Activación operativa/en sitio; Soporte logístico del contratista; Instalaciones industriales; Repuestos iniciales y piezas de reparación. La norma también incluye elementos comunes adicionales exclusivos de los sistemas espaciales, sistemas de vehículos de lanzamiento y sistemas de misiles estratégicos.

En 1987, el Project Management Institute (PMI) documentó la expansión de estas técnicas a organizaciones no relacionadas con la defensa. La Guía Project Management Body of Knowledge (PMBOK) proporciona una descripción general del concepto de WBS, mientras que el "Estándar de práctica para estructuras de desglose del trabajo" es comparable al estándar del Departamento de Defensa, pero está destinado a una aplicación más general. ^[18]

Un principio de diseño importante para las estructuras de desglose del trabajo se denomina regla del 100 %. ^[19] Se ha definido de la siguiente manera:

La regla del 100% establece que la EDT incluye el 100% del trabajo definido por el alcance del proyecto y captura todos los entregables (internos, externos, intermedios) en términos del trabajo a completar, incluida la gestión del proyecto. La regla del 100% es uno de los principios más importantes que guían el desarrollo, la descomposición y la evaluación de la EDT. La regla se aplica en todos los niveles dentro de la jerarquía: la suma del trabajo en el nivel "hijo" debe ser igual al 100% del trabajo representado por el "padre", y la EDT no debe incluir ningún trabajo que quede fuera del alcance real del proyecto, es decir, no puede incluir más del 100% del trabajo... Es importante recordar que la regla del 100% también se aplica al nivel de actividad. El trabajo representado por las actividades en cada paquete de trabajo debe sumar el 100% del trabajo necesario para completar el paquete de trabajo. ^[20]

Exclusión mutua : además de la regla del 100 %, no debe haber superposición en la definición del alcance entre los diferentes elementos de una estructura de desglose del trabajo. Esta ambigüedad podría dar lugar a trabajo duplicado o a errores de comunicación sobre responsabilidad y autoridad. Dicha superposición también podría confundir la contabilidad de costos del proyecto.

Si el diseñador de la estructura de desglose del trabajo intenta capturar cualquier detalle orientado a la acción en la EDT, es probable que incluya demasiadas acciones o muy pocas acciones. Demasiadas acciones superarán el 100% del alcance de la matriz, y muy pocas se quedarán cortas del 100% del alcance de la matriz. La mejor manera de adherirse a la regla del 100% es definir los elementos de la EDT en términos de resultados, no de acciones. Esto también garantiza que la EDT no sea demasiado prescriptiva en cuanto a métodos, lo que permite un mayor ingenio y pensamiento creativo por parte de los participantes del proyecto. Cuando un proyecto proporciona servicios profesionales, una técnica común es capturar todos los entregables planificados para crear una EDT orientada a entregables. ^[21] Las estructuras de desglose del trabajo que subdividen el trabajo por fases del proyecto (por ejemplo, fase de diseño preliminar, fase de diseño crítico) deben garantizar que las fases estén claramente separadas por un entregable que también se use para definir los criterios de entrada y salida (por ejemplo, una revisión de diseño preliminar o crítica aprobada ).

Para los proyectos de desarrollo de nuevos productos, la técnica más común para garantizar una EDT orientada a resultados es utilizar una estructura de desglose del producto (PBS).

Los proyectos de software basados ​​en características pueden utilizar una técnica similar a la WBS, que consiste en utilizar una estructura de desglose de características.

Se debe decidir cuándo dejar de dividir el trabajo en elementos más pequeños. Para la mayoría de los proyectos, bastará con una jerarquía de dos a cuatro niveles. Esto ayudará a determinar la duración de las actividades necesarias para producir un entregable definido por la EDT. Existen varias heurísticas o "reglas generales" que se utilizan para determinar la duración adecuada de una actividad o grupo de actividades necesarias para producir un entregable específico definido por la EDT.

• La primera es la "regla de las 80 horas", que significa que ninguna actividad o grupo de actividades en el nivel más bajo de detalle de la EDT para producir un único resultado debe requerir más de 80 horas de esfuerzo.
• La segunda regla general es que ninguna actividad o grupo de actividades en el nivel más bajo de detalle de la EDT debe durar más de un período de informe único. Por lo tanto, si el equipo del proyecto informa sobre el progreso mensualmente, ninguna actividad o serie de actividades debe durar más de un mes.
• La última heurística es la regla "si tiene sentido". Al aplicar esta regla general, se puede aplicar el "sentido común" al crear la duración de una actividad individual o un grupo de actividades necesarias para producir un entregable definido por la EDT.

Según el Project Management Institute , un paquete de trabajo es el "nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo para el cual se estiman y gestionan los costos y la duración". ^[4]

Un paquete de trabajo a nivel de actividad es una tarea que:

• puede estimarse de forma realista y segura;
• Prácticamente no tiene sentido descomponerlo más;
• puede completarse de acuerdo con una de las heurísticas definidas anteriormente;
• produce un resultado que se puede medir; y
• forma un paquete de trabajo único que puede subcontratarse o externalizarse.

Si los nombres de los elementos de la EDT son ambiguos, un diccionario de la EDT puede ayudar a aclarar las distinciones entre los elementos de la EDT. El diccionario de la EDT describe cada componente de la EDT con hitos , entregables, actividades, alcance y, a veces, fechas, recursos , costos y calidad. Según el Project Management Institute , el diccionario de la EDT se define como un "documento que proporciona información detallada sobre entregables, actividades y programación de cada componente en la estructura de desglose del trabajo". ^[4]

Es común que los elementos de la estructura de desglose del trabajo se numeren secuencialmente para revelar la estructura jerárquica. El propósito de la numeración es proporcionar un enfoque consistente para identificar y gestionar la EDT en sistemas similares independientemente del proveedor o servicio. ^[22] Por ejemplo, 1.1.2 Propulsión (en el ejemplo siguiente) identifica este elemento como un elemento de la EDT de nivel 3, ya que hay tres números separados por dos puntos decimales . Un esquema de codificación también ayuda a que los elementos de la EDT se reconozcan en cualquier contexto escrito, como el seguimiento del progreso, la programación o la facturación, y permite la asignación al Diccionario de la EDT. ^{[ cita requerida ]} Es una práctica preferida que la Declaración de trabajo u otra descripción del contrato incluya los mismos términos de sección y la misma estructura jerárquica que la EDT.

Un ejemplo práctico del esquema de codificación WBS es ^[23]

1.0 Sistema de aeronave

1.1 Vehículo aéreo

1.1.1 Fuselaje

1.1.1.1 Integración, ensamblaje, prueba y verificación del fuselaje

1.1.1.2 Fuselaje

1.1.1.3 Ala

1.1.1.4 Empenaje

1.1.1.5 Góndola

1.1.1.6 Otros componentes del fuselaje 1..n (Especificar)

1.1.2 Propulsión

1.1.3 Subsistemas del vehículo

1.1.4 Aviónica

1.2 Ingeniería de sistemas

1.3 Gestión de programas

1.4 Prueba y evaluación del sistema

1.5 Entrenamiento

1.6 Datos

1.7 Equipo de apoyo peculiar

1.8 Equipo de soporte común

1.9 Activación operativa/del sitio

1.10 Instalaciones industriales

1.11 Repuestos y piezas de reparación iniciales

El elemento más bajo en una estructura de árbol , un elemento terminal, es uno que no se subdivide más. En una Estructura de Desglose del Trabajo, dichos elementos (actividad o entregable ), también conocidos como paquetes de trabajo, son los elementos que se estiman en términos de requisitos de recursos , presupuesto y duración ; vinculados por dependencias ; y cronograma. En la unión del elemento WBS y la unidad de organización, se establecen cuentas de control y paquetes de trabajo, y el desempeño se planifica, mide, registra y controla. ^[24] Una WBS se puede expresar hasta cualquier nivel de interés. Tres niveles son el mínimo recomendado, con niveles adicionales para y solo para elementos de alto costo o alto riesgo, ^[25] y dos niveles de detalle en casos como ingeniería de sistemas o gestión de programas, ^[26] con el estándar que muestra ejemplos de WBS con diferente profundidad, como desarrollo de software en puntos que van a 5 niveles ^[27] o sistema de control de incendios a 7 niveles. ^[28]

La estructura superior de la WBS debe ser coherente con las normas o mandatos de plantilla que existan dentro de la organización o el dominio. Por ejemplo, la construcción naval para la Marina de los EE. UU. debe respetar que los términos náuticos y su estructura jerárquica incluidos en MIL-STD ^[29] estén integrados en la Arquitectura Naval ^[30] y que las oficinas y procedimientos correspondientes de la Marina se hayan construido para que coincidan con esta estructura de arquitectura naval, por lo que cualquier cambio significativo en la numeración o denominación de los elementos de la WBS en la jerarquía sería inaceptable.

La figura adyacente muestra una técnica de construcción de estructura de desglose del trabajo que demuestra la regla del 100% y la técnica de "elaboración progresiva". En el nivel 1 de la EDT se muestran 100 unidades de trabajo como el alcance total de un proyecto para diseñar y construir una bicicleta personalizada. En el nivel 2 de la EDT, las 100 unidades se dividen en siete elementos. La cantidad de unidades asignadas a cada elemento de trabajo puede basarse en el esfuerzo o el costo; no es una estimación de la duración de la tarea.

Los tres elementos más grandes del nivel 2 de la EDT se subdividen en el nivel 3. Los dos elementos más grandes del nivel 3 representan cada uno solo el 17% del alcance total del proyecto. Estos elementos más grandes podrían subdividirse aún más utilizando la técnica de elaboración progresiva descrita anteriormente.

Este es un ejemplo de un enfoque basado en el producto (que puede ser un producto final o entregable o basado en el trabajo), en comparación con un enfoque por fases (que puede ser etapas cerradas en un ciclo de vida de desarrollo de sistemas formal ), o eventos forzados (por ejemplo, actualizaciones trimestrales o una represupuestación del año fiscal), o un enfoque basado en habilidades/roles.

El diseño de la EDT puede apoyarse en software (por ejemplo, una hoja de cálculo ) que permita la acumulación automática de valores de puntos. Las estimaciones de esfuerzo o costo pueden desarrollarse mediante discusiones entre los miembros del equipo del proyecto. Esta técnica colaborativa genera una mayor comprensión de las definiciones del alcance, los supuestos subyacentes y el consenso sobre el nivel de granularidad necesario para gestionar los proyectos. ^[31]

• Disposición común de las secciones de trabajo
• Código de carga
• Lista de temas de gestión de proyectos
• Principio MECE
• Estructura de desglose del producto
• Anatomía del proyecto
• Software de gestión de proyectos
• Planificación de proyectos
• Diagrama de estructura
• Bloqueo de tiempo

• Pritchard, Carl L. (octubre de 1999). Serie de tuercas y tornillos 1: Cómo construir una estructura de desglose del trabajo . Taylor & Francis. ISBN 1-890367-12-5.
• Norma de práctica del Project Management Institute para estructuras de desglose del trabajo, segunda edición . Project Management Institute. 2006. ISBN 1-933890-13-4.(Nota: La segunda edición es una reescritura extensa del Estándar de práctica).
• Haugan, Gregory T. (octubre de 2001). Estructuras de desglose de trabajo eficaces (serie de bibliotecas esenciales de gestión de proyectos) . Berrett-Koehler Publishers. ISBN 1-56726-135-3.
• Kerzner, Harold (2009). Gestión de proyectos: un enfoque sistemático para la planificación, programación y control (10.ª edición). Wiley. ISBN 978-0-470-27870-3.
• Project Management Institute (2021). Guía de los fundamentos de la gestión de proyectos (guía del PMBOK) . Project Management Institute (7.ª ed.). Newtown Square, PA. ISBN 978-1-62825-664-2.{{cite book}}: Mantenimiento de CS1: falta la ubicación del editor ( enlace )
• Miller, Dennis P. (agosto de 2008). " Cómo crear la estructura de desglose del trabajo de su proyecto: cómo visualizar sus objetivos, resultados, actividades y cronograma" . Taylor & Francis. ISBN 978-1-42006969-3.(Nota: Este nuevo libro es esencialmente una guía para el facilitador que desea planificar un proyecto basado en la EDT).
• Sanghera, Paul (2019). PMP en profundidad (Tercera ed.). Presione . doi :10.1007/978-1-4842-3910-0. ISBN 978-1-4842-3910-0. Número de identificación del sujeto  115295269.

• Medios relacionados con Estructuras de desglose del trabajo en Wikimedia Commons
• Cómo crear una estructura de desglose del trabajo (EDT) utilizando la división del trabajo estándar
• Copias de versiones MIL-HDBK-881 en EverySpec.Com
• Entrada de ASISTENCIA para MIL-HDBK-881C
• Resumen de la ACQ101 de la Universidad de Adquisiciones de Defensa para Estructuras de Desglose del Trabajo
• Cómo hacer una estructura de desglose del trabajo
• Manual de estructura de desglose del trabajo de la NASA, NASA/SP-2010-3404, enero de 2010