Declaración de trabajo

En la gestión de proyectos , una declaración de trabajo ( SOW, por sus siglas en inglés) es una descripción narrativa de los requisitos de trabajo de un proyecto. ^{[ 1 ] : 426} Define las actividades, los entregables y los plazos específicos del proyecto para un proveedor que presta servicios al cliente. La SOW también suele incluir requisitos detallados y precios, con términos y condiciones regulatorios y de gobernanza estándar. A menudo es un complemento importante de un contrato marco de servicios o una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés).

Muchos formatos y estilos de plantillas de documentos de declaración de trabajo se han especializado para las soluciones de hardware o software descritas en la solicitud de propuesta . Muchas empresas crean su propia versión personalizada de las declaraciones de trabajo, especializadas o generalizadas para adaptarse a las solicitudes y propuestas típicas que reciben. Sin embargo, generalmente se basan en los objetivos de la alta dirección, así como en las aportaciones del cliente y/o los grupos de usuarios. ^{[ 1 ]}

Cabe señalar que, en muchos casos, la declaración de trabajo constituye un contrato vinculante. ^{[ 2 ]} Los acuerdos marco de servicios o los acuerdos de servicios de consultoría/formación posponen ciertos componentes contractuales específicos del trabajo que se abordan en las declaraciones de trabajo individuales. El acuerdo marco de servicios actúa como un contrato marco que rige los términos de varias declaraciones de trabajo. A veces, se refiere al alcance del trabajo. Por ejemplo, si un proyecto se realiza mediante contrato, la declaración de alcance incluida en él puede utilizarse como declaración de trabajo, ya que también describe el trabajo del proyecto en términos claros y concisos. ^{[ 3 ]}

Una declaración de trabajo generalmente aborda estos temas. ^{[ 4 ] [ 5 ] [ 6 ]}

• Propósito : ¿Por qué estamos realizando este proyecto? Una declaración de propósito intenta responder a esta pregunta.
• Alcance del trabajo : Describe el trabajo a realizar y especifica el hardware y el software involucrados. La definición del alcance se convierte en la declaración de alcance . ^{[ 7 ]}
• Lugar de trabajo: Aquí se describe dónde se va a realizar el trabajo, incluyendo la ubicación del hardware y el software, y dónde se reunirán las personas para llevarlo a cabo.
• Periodo de ejecución : Esto especifica el tiempo permitido para los proyectos, como la hora de inicio y finalización, el número de horas que se pueden facturar por semana o mes, el lugar donde se realizará el trabajo y cualquier otra cosa relacionada con la planificación.
• Calendario de entregables : Esta sección enumera y describe qué se debe entregar y cuándo.
• Normas aplicables : Aquí se describen las normas específicas del sector que deben cumplirse para la ejecución del contrato.
• Criterios de aceptación : Esto especifica cómo el comprador o receptor de los bienes determinará si el producto o servicio es aceptable, generalmente mediante criterios objetivos. Véase Pruebas de aceptación .
• Requisitos especiales : Aquí se especifican los requisitos de hardware o software especiales, los requisitos de personal especializado, como títulos o certificaciones, los requisitos de viaje y cualquier otra cosa que no esté contemplada en las especificaciones del contrato.
• Tipo de contrato/calendario de pagos : La aceptación del proyecto dependerá de si el presupuesto disponible es suficiente para cubrir el trabajo requerido. Por lo tanto, en una etapa temprana se suele negociar un desglose de los pagos, ya sean por adelantado o por fases.
• Varios : Muchos elementos que no forman parte de las negociaciones principales pueden figurar en la lista porque son importantes para el proyecto, y pasarlos por alto u olvidarlos podría generar problemas para el mismo.

En los contratos de servicios del gobierno estadounidense, el uso de las declaraciones de trabajo (SOW) sigue siendo común, aunque las declaraciones de objetivos (SOO) y las declaraciones de desempeño (PWS) se han popularizado debido a su énfasis en conceptos basados ​​en el desempeño, como los resultados de servicio deseados y los estándares de desempeño. Las SOW se utilizan generalmente cuando la tarea es bien conocida y puede describirse en términos específicos. Pueden preferirse cuando el gobierno no busca enfoques innovadores o considera que cualquier desviación en los procesos del contratista representa un riesgo. Las SOO establecen resultados y objetivos de alto nivel para el desempeño, mientras que las PWS enfatizan los resultados, los resultados deseados y los objetivos a un nivel más detallado y medible. Por otro lado, las SOW proporcionan instrucciones de trabajo explícitas que el contratista o licitador debe seguir.

Los SOW suelen estar repletos de declaraciones de cumplimiento obligatorio del tipo "el contratista deberá" (por ejemplo, "Esta tarea deberá realizarse de conformidad con la Directiva de la Agencia xyz, con fecha mm/dd/yyyy"). En la práctica, los SOW también pueden contener referencias a los resultados de desempeño deseados, estándares de desempeño y métricas, lo que difumina la distinción entre SOO y PWS. Más allá de las buenas prácticas, existe poca orientación política gubernamental que prescriba enfáticamente cómo y cuándo usar SOW en comparación con SOO o PWS. Si bien el FAR define PWS en la Parte 2 Definiciones y hace referencia a SOO y PWS en la Parte 37.6 Adquisición Basada en el Desempeño, los SOW no se abordan.

Las declaraciones de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) suelen estar incluidas en la solicitud gubernamental (RFP o RFQ) y se incorporan, según lo acordado con el oferente, al contrato final. En las solicitudes y contratos federales, las SOW se insertan en la Sección C, "Descripciones/Especificaciones", del Formato Uniforme de Contrato, ^{[ 8 ] [ 9 ] [ 10 ]} pero también pueden insertarse como anexo en la Sección J. En las órdenes de trabajo, la SOW puede simplemente incluirse entre los términos y condiciones de la orden misma. La SOW suele complementarse con documentos de referencia técnica y anexos. Al elaborar la SOW, es importante asegurarse de que la declaración de trabajo sea completa y suficientemente detallada, pero que las declaraciones no dupliquen términos y condiciones u otras disposiciones que ya figuren en la solicitud o el contrato.

Las directrices de MIL-STD-881 y MIL-HDBK-245 indican que se debe utilizar una estructura de desglose del trabajo (EDT) para desarrollar el alcance del trabajo (SOW). Esta EDT puede servir como guía, donde cada elemento de la EDT (con el mismo nombre y numeración) constituye una subsección de la sección 3 del SOW, lo que facilita el desarrollo y mejora la facturación y el seguimiento posteriores. La EDT, que se centra en dividir de forma inteligente una jerarquía de los elementos de trabajo y definirlos, puede luego incluir en el SOW secciones correspondientes que describan qué se hará con cada parte del trabajo o cómo se realizará.

La descripción del trabajo debe estar directamente vinculada a los entregables que figuran en el formulario CDRL . Esto se logra incluyendo en cada entrada del CDRL una referencia al párrafo o párrafos de la descripción del trabajo que producen o utilizan el elemento, y el texto de la descripción del trabajo debe indicar claramente cuándo se trata de un entregable, utilizando el título o el número de elemento entre paréntesis (por ejemplo, "[A-001]").

• Lista de requisitos de datos contractuales (CDRL)
• acuerdo marco de servicios

• Estructuras de Desglose del Trabajo (EDT) de la serie MIL-STD-881 para Artículos de Material de Defensa, párrafo 2.4, enlaces a WBS e IMP/IMS.
• Manual de la serie MIL-HDBK-245 para la preparación de la declaración de trabajo (SOW), párrafos 3.6.4 y 3.8.1
• DPAP: Declaración de trabajo