Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos son programas informáticos que ayudan a planificar, organizar y gestionar los recursos.

Dependiendo de la sofisticación del software, puede gestionar la estimación y la planificación, la programación , el control de costes , la gestión presupuestaria , la asignación de recursos , el software de colaboración , la comunicación , la toma de decisiones , la gestión de la calidad, la gestión del tiempo y los sistemas de documentación o administración.

Existe una amplia variedad de software y servicios de gestión de proyectos y gestión de contratos, tanto para PC como para navegadores web .

El primer año históricamente relevante para el desarrollo del software de gestión de proyectos fue 1896, marcado por la introducción del Harmonogram. El economista polaco Karol Adamiecki intentó mostrar el desarrollo de tareas en un diagrama flotante y sentó las bases del software de gestión de proyectos tal como lo conocemos hoy. ^{[ 1 ]} En 1912, Henry Gantt reemplazó el Harmonogram con el diagrama de Gantt , más avanzado , un diagrama de programación que desglosaba las tareas de diseño de barcos para la construcción de la presa Hoover a principios de 1931. Los diagramas de Gantt actuales son casi idénticos a sus predecesores y forman parte de muchos sistemas de gestión de proyectos.

El término gestión de proyectos no se utilizaba antes de 1954, cuando el general de la Fuerza Aérea de los Estados Unidos, Bernard Adolph Schriever, lo introdujo con fines militares. En los años siguientes, la gestión de proyectos cobró relevancia en el mundo empresarial, una tendencia que tuvo mucho que ver con la formación de la Asociación Estadounidense de Ingenieros (AACE, por sus siglas en inglés) en 1956, y con el método de la ruta crítica de Rang y DuPont, que se ha utilizado para calcular la duración de los proyectos desde 1957. ^{[ 2 ]}

Esta tendencia también está relacionada con la aparición de la Técnica de Revisión de Evaluación de Programas (PERT) en 1958. PERT mejoró la monitorización de proyectos, permitiendo a los usuarios supervisar simultáneamente las tareas, evaluar su calidad y estimar el tiempo necesario para completarlas. Al igual que los diagramas de Gantt y el CPM, PERT se inventó con fines militares, en este caso para el programa de submarinos de misiles Polaris de la Armada de los Estados Unidos. ^{[ 3 ]}

En 1965, se produjo una mejora en la tecnología de gestión de proyectos. El Departamento de Defensa de los Estados Unidos presentó la estructura de desglose del trabajo (EDT) para dividir los proyectos en unidades visuales aún más pequeñas, organizándolas en una estructura jerárquica de árbol. La EDT sirvió de inspiración para el Método de Cascada de Winston Royce (1970), donde las fases de gestión se organizan de manera que no se pueda iniciar una nueva tarea antes de que se hayan completado las anteriores. ^{[ 4 ]}

En el período entre 1965 y 1969, se formaron dos de las principales asociaciones de gestión de proyectos: la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA) en Europa y el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), que capacita a profesionales de la gestión de proyectos y emite certificados. Con la transición de las empresas hacia métodos basados ​​en tecnología y sin papel, comenzaron a surgir los primeros sistemas de gestión de proyectos. ^{[ 5 ]} Oracle y Artemis lanzaron sus gestores de proyectos en 1977, mientras que Scitor Corporation hizo lo mismo en 1979. ^{[ 6 ] [ 7 ]} Muchas mejoras siguieron en las décadas siguientes. En 1986, el Instituto de Ingeniería de Software de la Universidad Carnegie Mellon introdujo el software de madurez de capacidades, un método de gestión de proyectos de cinco niveles para procesos de maduración rápida, mientras que en 1988, se introdujo a los usuarios la gestión del valor ganado, que agregó el alcance y el costo de los procesos al cronograma. ^{[ 8 ]} La tendencia continuó con PRINCE2 (1996), que aumentó el número de procesos a siete, debido a lo cual los desarrolladores consideraron diseñar productos para gestionar proyectos complejos. En 2001, adoptaron el concepto de gestión de proyectos ágil y se centraron en la planificación adaptativa y la respuesta flexible a los cambios. En 2006, los usuarios ya podían activar la gestión de costes totales , un marco que ayuda a controlar y reducir los costes en la gestión de proyectos. ^{[ 9 ]}

Uno de los tipos de herramientas de software de gestión de proyectos más comunes son las herramientas de programación . Estas herramientas se utilizan para secuenciar las actividades del proyecto y asignarles fechas y recursos. El nivel de detalle y sofisticación de un cronograma generado por una herramienta de programación puede variar considerablemente según la metodología de gestión de proyectos utilizada, las funciones que ofrece y los métodos de programación compatibles. Las herramientas de programación pueden incluir soporte para: ^{[ 10 ]}

• Múltiples tipos de relaciones de dependencia entre actividades
• Asignación y nivelación de recursos
• Ruta crítica
• Estimación de la duración de la actividad y simulación basada en probabilidades
• contabilidad de costos de actividad

Se espera que el software de planificación de proyectos proporcione información a diversas personas o partes interesadas, y que pueda utilizarse para medir y justificar el nivel de esfuerzo necesario para completar el/los proyecto(s). Los requisitos típicos podrían incluir:

• Información general sobre cuánto tiempo llevará completar las tareas.
• Alerta temprana sobre cualquier riesgo para el proyecto.
• Información sobre la carga de trabajo, para planificar las vacaciones.
• Evidencia .
• Información histórica sobre el progreso de los proyectos y, en particular, sobre la relación entre el desempeño real y el planificado.
• Utilización óptima de los recursos disponibles.
• Costo de mantenimiento.
• Colaboración con cada miembro del equipo y con cada cliente.

Un sistema colaborativo está diseñado para que varios usuarios modifiquen simultáneamente diferentes secciones del plan; por ejemplo, actualizando las áreas de las que son responsables para que dichas estimaciones se integren en el plan general. Las herramientas web , incluidas las extranets , suelen pertenecer a esta categoría, pero tienen la limitación de que solo pueden utilizarse con conexión a Internet. Para solucionar esta limitación, algunas herramientas de software con arquitectura cliente-servidor ofrecen un cliente enriquecido que se ejecuta en el ordenador del usuario y replica la información del proyecto y las tareas a otros miembros del equipo a través de un servidor central cuando los usuarios se conectan periódicamente a la red. Algunas herramientas permiten a los miembros del equipo consultar sus cronogramas (y los de otros como de solo lectura) para trabajar en ellos sin conexión a la red. Al reconectarse a la base de datos, todos los cambios se sincronizan con los demás cronogramas.

Un problema común en la gestión de proyectos es la dificultad para visualizar y comprender grandes cantidades de datos de proyecto fluctuantes. ^{[ 11 ]} Para abordar esto, algunos programas de gestión de proyectos utilizan la visualización de información , de modo que los usuarios puedan encontrar, analizar y modificar sus datos con mayor facilidad. Para evitar la sobrecarga de información , ^{[ 12 ]} se suele seguir el principio de visualización de «primero la visión general, luego el zoom y el filtrado, y finalmente los detalles según sea necesario». ^{[ 13 ]}

• Comparación de software de gestión de proyectos
• Gestión de proyectos
• Sistema de información para la gestión de proyectos
• Gestión de cartera de proyectos

• Gestión del tiempo del proyecto. (2008). En Guía de los fundamentos de la gestión de proyectos (Guía PMBOK) (4.ª ed., pág. 145). Newtown Square, Pensilvania: Project Management Institute. ISBN 978-1933890517