Software de gestión de contratos

El software de gestión de contratos comprende el software y la gestión de datos asociada que se utilizan para respaldar la gestión de contratos , la gestión del ciclo de vida de los contratos y la gestión de contratistas en proyectos de adquisición de bienes y servicios. Puede utilizarse junto con software de gestión de proyectos .

Históricamente, la gestión de contratos se consideraba un proceso que requería mucho papeleo. ^{[ 1 ]} Los primeros pasos de principios de la década de 2000, según informó el Grupo Aberdeen, requirieron un extenso trabajo de conversión de datos para permitir el manejo electrónico de los documentos. ^{[ 2 ]}

Con la adopción del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea en 2016, las empresas tuvieron que adoptar medidas adicionales en lo que respecta a la gestión de contratos. Cada entidad responsable del tratamiento de datos quedó obligada a firmar acuerdos de tratamiento de datos (ATD) con los distintos proveedores que tratan datos personales en su nombre. Los ATD deben revisarse, ajustarse y renovarse periódicamente, lo que implica la firma de un acuerdo adicional con dichos proveedores o, al menos, la inclusión de un anexo al ATD en cada contrato.

Para 2018, la investigación de Ardent Partners reveló que el software utilizado para automatizar las actividades de gestión de contratos se estaba utilizando cada vez más entre las grandes empresas o aquellas con equipos de adquisiciones de primer nivel. Se constató que la automatización del proceso de gestión de contratos estaba estrechamente relacionada con una colaboración empresarial interna más eficaz , la estandarización y la gestión de riesgos. ^{[ 3 ]}

El uso de software de gestión de contratos ofrece múltiples ventajas en comparación con la gestión manual de contratos en papel. Este software permite realizar un seguimiento de diversas actividades y cuenta con funciones para automatizar la administración, garantizar el cumplimiento, supervisar los riesgos, generar informes y activar alertas. ^{[ 4 ]} Además de estas funciones, los sistemas de software de gestión de contratos proporcionan un repositorio centralizado que permite a los empleados acceder rápidamente a todos los contratos a nivel mundial desde un único lugar.

El software de gestión de contratos es producido por muchas empresas, operando en diversas escalas y ofreciendo distintos grados de personalización. Las funciones básicas deben incluir la capacidad de almacenar documentos contractuales, realizar un seguimiento de los cambios en dichos documentos , buscar documentos según un criterio específico, enviar alertas de fechas clave e informar sobre los aspectos requeridos del contrato. ^{[ 5 ]} Otras funciones incluyen la gestión de nuevas solicitudes de contrato, la captura de datos relacionados, el seguimiento de un documento a través de un proceso de revisión y aprobación, y la recopilación de firmas digitales . ^{[ 4 ]}

El software de gestión de contratos también puede ser de gran ayuda para la gestión de la cartera de proyectos y el análisis de gastos , además de permitir el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) . Los principales programas de gestión de contratos ofrecen visibilidad, seguimiento y cumplimiento normativo para automatizar y optimizar el ciclo de vida contractual .

El software de gestión de contratos que utiliza inteligencia artificial (IA) puede identificar tipos de contratos mediante el reconocimiento de patrones. Este software entrena sus algoritmos con un conjunto de datos contractuales para reconocer patrones y extraer variables como cláusulas, fechas y partes. También ofrece capacidades de predicción sencillas, clasificando un gran volumen de contratos y marcando los contratos individuales según criterios específicos. El software de IA también puede leer contratos en múltiples formatos e idiomas, extraer datos contractuales y proporcionar análisis . Esto puede reducir el riesgo de errores humanos en la redacción y revisión de contratos. ^{[ 6 ]}

Un repositorio centralizado ofrece una ventaja crucial al permitir que todos los documentos contractuales se almacenen en una sola ubicación. Tener los contratos almacenados en múltiples ubicaciones puede retrasar e interrumpir el proceso de contratación. ^{[ 7 ]}

Las grandes empresas, como los proyectos de inversión de capital (capex), involucran a múltiples partes y conllevan un alto riesgo e incertidumbre. A diferencia de los contratos operativos tradicionales, están sujetas a plazos compartidos en situaciones únicas. A medida que aumenta la complejidad de estos proyectos, las relaciones entre las partes adquieren mayor importancia. Esto exige que el software de gestión de contratos, o el software de gestión de riesgos contractuales (CRMS), sea más dinámico y adaptable.

Los términos de estos contratos de inversión implican necesariamente supuestos al inicio del proceso y es probable que cambien a lo largo del ciclo de vida del proyecto . Por ello, el CRMS debe ser capaz de registrar una única instancia de cambios acordados en los términos del contrato e incorporarlos de forma auditable y legalmente sólida. Con la participación de múltiples responsables de la toma de decisiones, el CRMS también debe aumentar la transparencia en la rendición de cuentas y permitir decisiones más rápidas sobre las propuestas de modificación.