Documento

Documentos en diversos formatos . Arriba a la izquierda : un documento de procesador de texto usando LibreOffice . Arriba a la derecha : una copia de la Constitución suiza en alemán . Abajo a la izquierda : un disco de vinilo con varias canciones. Abajo a la derecha : un programa informático que interpreta un fragmento de una tablilla de arcilla con escritura cuneiforme sobre el rey Salmanasar III.

Un documento es una representación escrita , dibujada , presentada o conmemorada del pensamiento, a menudo la manifestación de contenido no ficticio , así como ficticio . ^{[ 1 ] [ 2 ]} La etimología de la palabra «documento» deriva del latín documentum , que denota una «enseñanza» o «lección»: el verbo doceō denota «enseñar». Históricamente, el término «documento» se usaba generalmente para indicar una prueba escrita útil como evidencia de una verdad o un hecho.

En la era digital , el término «documento» se refiere generalmente a un archivo informático principalmente textual , que incluye sus elementos estructurales y de formato, como fuentes , colores e imágenes . En la actualidad, la definición de «documento» se ha ampliado más allá de su soporte tradicional , como el papel, para abarcar también los documentos electrónicos . La historia, los acontecimientos, los ejemplos, las opiniones, las historias y la creatividad pueden expresarse a través de los documentos.

El término «documentación» se distingue por tener más connotaciones que «documento». Además, se diferencia de los « objetos reales », que son objetos tridimensionales que, de otro modo, cumplirían la definición de «documento» al registrar o representar pensamientos. Generalmente, los documentos se consideran representaciones bidimensionales.

El concepto de "documento" ha sido definido por Suzanne Briet como "cualquier indicación concreta o simbólica, conservada o registrada, para reconstruir o probar un fenómeno, ya sea físico o mental". ^{[ 3 ]}

Un artículo frecuentemente citado concluye que «la noción evolutiva de documento » entre Jonathan Priest, Paul Otlet , Briet, Walter Schürmeyer y otros documentalistas enfatizó cada vez más lo que funcionaba como documento en lugar de las formas físicas tradicionales de los documentos. El cambio a la tecnología digital parece hacer que esta distinción sea aún más importante. David M. Levy ha dicho que un énfasis en la tecnología de los documentos digitales ha impedido nuestra comprensión de los documentos digitales como documentos. ^{[ 4 ]} Un documento convencional, como un mensaje de correo electrónico o un informe técnico , existe físicamente en la tecnología digital como una cadena de bits, como todo lo demás en un entorno digital. Como objeto de estudio, se ha convertido en un documento. Se ha convertido en evidencia física para quienes lo estudian.

En bibliotecología, ciencias de la información y ciencias de la documentación , el término «documento» se define como una idea fundamental y abstracta: la palabra denota todo aquello que puede ser representado o conmemorado para servir como evidencia . El ejemplo clásico proporcionado por Briet es el de un antílope : «Un antílope que corre salvaje por las llanuras de África no debería considerarse un documento; ella manda. Pero si se capturara, se llevara a un zoológico y se convirtiera en objeto de estudio, se transformaría en un documento. Se convertiría en evidencia física utilizada por quienes lo estudian. De hecho, los artículos académicos escritos sobre el antílope son documentos secundarios, ya que el antílope mismo es el documento primario». ^{[ 5 ] [ 6 ]} Esta opinión se ha interpretado como una expresión temprana de la teoría del actor-red .

Un documento puede ser estructurado, como tablas, listas , formularios o gráficos científicos; semiestructurado, como un libro o un artículo periodístico ; o no estructurado, como una nota manuscrita. A veces, los documentos se clasifican como secretos , privados o públicos. También pueden describirse como borradores o pruebas . Cuando se copia un documento , la fuente se denomina « original ».

Los documentos se utilizan en numerosos campos, por ejemplo:

• Academia :
  • manuscrito ,
  • tesis ,
  • papel ,
  • diario ,
  • cuadro ,
  • y dibujo técnico
• Medios de comunicación :
  • Bosquejo ,
  • guion ,
  • imagen ,
  • fotografía ,
  • y artículo periodístico
• Administración , derecho y política :
  • solicitud ,
  • breve ,
  • certificado ,
  • comisión ,
  • documento constitucional ,
  • forma ,
  • gaceta ,
  • documento de identidad ,
  • licencia ,
  • manifiesto ,
  • citación ,
  • censo ,
  • y libro blanco
• Negocio :
  • factura ,
  • solicitud de propuesta ,
  • propuesta ,
  • contrato ,
  • albarán ,
  • manifiesto ,
  • informe (detallado y resumido),
  • hoja de cálculo ,
  • ficha de datos de seguridad del material ,
  • conocimiento de embarque ,
  • guía de carga ,
  • estado financiero ,
  • acuerdo de confidencialidad (NDA),
  • acuerdo de confidencialidad mutua,
  • y guía del usuario
• Geografía y planificación :
  • mapa topográfico ,
  • catastro ,
  • leyenda ,
  • y plano arquitectónico

Dichos documentos estándar pueden elaborarse a partir de una plantilla .

La maquetación de un documento se refiere a cómo se organiza gráficamente la información en el espacio del documento, por ejemplo, en una página. Si la apariencia del documento es importante, la maquetación suele ser responsabilidad de un diseñador gráfico . La tipografía se refiere al diseño de las formas de las letras y los símbolos y su disposición física en el documento (véase composición tipográfica ). El diseño de la información se refiere a la comunicación eficaz de la información , especialmente en documentos industriales y letreros públicos . Los documentos de texto simples pueden no requerir diseño visual y pueden ser redactados únicamente por un autor , un empleado o un transcriptor . Los formularios pueden requerir un diseño visual para sus campos iniciales, pero no para completarlos.

Tradicionalmente, el soporte de un documento era el papel y la información se plasmaba en él con tinta , ya fuera a mano (para crear un manuscrito ) o mediante un proceso mecánico (por ejemplo, una imprenta o una impresora láser ). Hoy en día, algunos documentos breves también pueden consistir en hojas de papel grapadas .

Históricamente, los documentos se escribían con tinta sobre papiro (desde el antiguo Egipto ) o pergamino ; se grababan runas o se tallaban en piedra con una herramienta afilada, como las Tablas de Piedra descritas en la Biblia ; se estampaban o grababan en arcilla y luego se cocían para hacer tablillas de arcilla , como en las civilizaciones sumeria y mesopotámica . El papiro o pergamino a menudo se enrollaba en forma de rollo o se cortaba en hojas y se encuadernaba para formar un códice (libro).

Los medios electrónicos contemporáneos para conmemorar y exhibir documentos incluyen:

• Monitor de un ordenador de sobremesa , portátil o tableta ; opcionalmente con una impresora para producir una copia impresa ;
• Asistente digital personal ;
• Dispositivo dedicado para libros electrónicos ;
• Documento electrónico , normalmente en formato PDF (Portable Document Format );
• Dispositivo de información ;
• Reproductor de audio digital ; y
• Proveedor de servicios de radio y televisión .

Los documentos digitales suelen requerir un formato de archivo específico para poder presentarse en un medio determinado.

Los documentos, en todas sus formas, suelen servir como prueba material en procesos penales y civiles. El análisis forense de dichos documentos se enmarca dentro del ámbito del examen de documentos cuestionados . Para catalogar y gestionar la gran cantidad de documentos que pueden presentarse durante un litigio , se suele aplicar la numeración Bates a todos los documentos de la demanda, de modo que cada uno tenga un número de identificación único y arbitrario.

• Archivo
• Libro
• Documentalidad
• Documentación
• Historia del libro
• documento de identidad
• Membrete
• Realia (biblioteconomía)
• documento de viaje