Mapeo de procesos de negocio

El mapeo de procesos de negocio se refiere a las actividades involucradas en definir lo que hace una entidad de negocio , quién es responsable, con qué estándar debe completarse un proceso de negocio y cómo se puede determinar el éxito de un proceso de negocio.

El objetivo principal de los mapas de procesos de negocio es ayudar a las organizaciones a ser más eficaces. Un mapa o diagrama de procesos de negocio claro y detallado permite que empresas externas puedan intervenir y analizar si se pueden realizar mejoras en el proceso actual.

El mapeo de procesos de negocio toma un objetivo específico y ayuda a medir y comparar ese objetivo junto con los objetivos de toda la organización para garantizar que todos los procesos estén alineados con los valores y las capacidades de la empresa.

La Organización Internacional de Normalización o ISO 9001  :2015 fomenta un enfoque basado en procesos para la gestión de la calidad. La relación entre cada proceso dentro de la organización y cómo esas interacciones afectan la gestión de la calidad es significativa. ^[1]

El primer método estructurado para documentar el flujo de procesos, el diagrama de flujo de procesos , fue presentado por Frank Gilbreth a los miembros de ASME en 1921 como la presentación "Diagramas de procesos: primeros pasos para encontrar la mejor manera". Las herramientas de Gilbreth se integraron rápidamente en los planes de estudio de ingeniería industrial . A principios de la década de 1930, el ingeniero industrial Allan H. Mogensen comenzó a capacitar a los empresarios mediante el uso de estas herramientas de ingeniería industrial en sus Conferencias de simplificación del trabajo en Lake Placid , Nueva York . Un graduado de 1944 de la clase de Mogensen, Art Spinanger, llevó las herramientas a Procter and Gamble , donde desarrolló su programa de simplificación del trabajo llamado Programa de cambio de métodos deliberados. Otro graduado de 1944, Ben S. Graham , director de ingeniería de Formcraft en Standard Register Industrial , adaptó el diagrama de flujo de procesos al procesamiento de información con su desarrollo del diagrama de proceso de flujo múltiple para mostrar múltiples documentos y sus relaciones. En 1947, ASME adoptó un conjunto de símbolos derivado del trabajo original de Gilbreth como el Estándar ASME para Diagramas de Procesos.

Los mapas de procesos empresariales, también conocidos como diagramas de procesos, se han vuelto mucho más comunes y comprendidos en el mundo empresarial en los últimos años. Los mapas de procesos se pueden utilizar en todos los ámbitos de la vida o de los negocios.

Los pasos principales de la mejora de procesos mediante el uso de mapas de procesos

1. Identificación de procesos: identificar objetivos, alcance, actores y áreas de trabajo.
2. Recopilación de información: recopilar datos del proceso (qué, quién, dónde, cuándo) de las personas que realizan el trabajo.
3. Mapeo de procesos: convierta hechos en un mapa de procesos.
4. Análisis: trabajar a través del mapa, cuestionando cada paso (¿qué-por qué?, ¿quién-por qué?, ¿dónde-por qué?, ¿cuándo-por qué?, ¿cómo-por qué?)
5. Desarrollar/Instalar nuevos métodos: eliminar trabajo innecesario, combinar pasos, reorganizar pasos, agregar nuevos pasos cuando sea necesario
6. Gestionar procesos: mantener un mapa de procesos en la biblioteca, revisarlo de forma rutinaria y monitorear el proceso para detectar cambios.

El mapeo de procesos puede respaldar varios objetivos comerciales importantes:

• Mejora de procesos de negocio
• Capacitación
• Aclaración de procesos y flujos de trabajo
• Cumplimiento normativo
• Auditoría interna
• Claridad de roles ( RACI )

El mapeo de procesos se ha superpuesto con el desarrollo de software incorporando herramientas que pueden adjuntar metadatos a actividades, impulsores y desencadenantes para proporcionar cierta automatización de la codificación de procesos de software.

Los profesionales de la mejora de la calidad han observado que pueden resultar útiles diversas descripciones gráficas de los procesos, entre ellas: diagramas de flujo detallados, diagramas de flujo de trabajo y mapas de flujo de valor. Cada mapa es útil en función de las preguntas y teorías del proceso que se estén considerando. En estas situaciones, el mapa de procesos implica el uso del flujo de procesos y la comprensión actual de la estructura causal.

Los profesionales de Six Sigma utilizan el término Arquitectura de procesos de negocio para describir el mapeo de los procesos de negocio como una serie de diagramas de flujo multifuncionales. Según esta escuela de pensamiento, cada diagrama de flujo es de un cierto nivel (entre 0 y 4) en función de la cantidad de detalles que contiene. Un diagrama de flujo de nivel 0 representa la menor cantidad de detalles y, por lo general, contiene uno o dos pasos. Un diagrama de flujo de nivel 4 representa la mayor cantidad de detalles y puede incluir cientos de pasos. En este nivel se representan todas las tareas, por menores que sean.

El diagrama de flujo es un tipo básico de mapeo de procesos de negocios. Consta de algunos símbolos como flechas, círculos, rombos, cuadros, óvalos o rectángulos. El tipo de diagrama de flujo que acabamos de describir a veces se denomina diagrama de flujo "detallado" porque incluye en detalle las entradas, actividades, puntos de decisión y salidas de cualquier proceso. ^{[ cita requerida ]}

El ejemplo es el Procedimiento de cita propuesto para el paciente. Comienza con la "preparación de la agenda de citas", seguida de una decisión sobre si la cita es en tierra o en flota. Si la cita es en flota, informe al paciente de que puede llamar al 1500 para concertar sus propias citas para los próximos días; si la cita es en tierra, confirme con 24 horas de antelación a la cita. A continuación, confirme que el paciente confirmó. Si un paciente no llamó, se cancela la cita; de lo contrario, se le da al paciente un número de confirmación. Por último, confirme que el paciente se presentó a la cita. De lo contrario, se coloca un paciente en espera en el espacio de la cita, la agenda de citas se marca como "Fracaso" y se envía un informe de falla desde la recepción al enlace de la flota. Si un paciente se presentó a la cita, escriba "Paciente se presentó" en la agenda de citas.

Un ejemplo fácil de seguir es preparar el desayuno:

Primero debemos entender que preparar el desayuno es un proceso. Los ingredientes son los insumos y el desayuno final listo para servir es el resultado. Este gráfico muestra el desglose de cada proceso vertical y horizontalmente. Por ejemplo, cocinar los ingredientes se desglosa en todas las diferentes tareas que se deben realizar: cocinar tocino, cocinar huevos, tostar pan y freír papas. Estas tareas se desglosan más abajo. Para cocinar huevos, primero hay que calentar la sartén, verter la mezcla, revolver la mezcla, agregar pimienta y retirar los huevos. Este es un excelente ejemplo de cómo se puede utilizar el mapeo de procesos en cualquier situación/proceso para comprender todas las diferentes partes y así poder completar el proceso con una mejor comprensión para una mayor eficiencia. Aunque este es solo un ejemplo simple, muchos aspectos de las empresas, incluida la cadena de suministro, las operaciones, el marketing, las finanzas y la contabilidad, utilizan actividades de mapeo de procesos similares para mejorar la eficiencia.

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• Flujo de trabajo

• Taylor, FW, (1911), Los principios de la administración científica , Harper and Bros., Nueva York, NY.
• Gilbreth, Frank y Lillian, (1924), La búsqueda del mejor camino , Universidad de Purdue, Documentos de Frank y Lillian Gilbreth.
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• Graham, Ben B., (2004), Diagramas de procesos detallados: hablar el lenguaje del proceso , Wiley, Hoboken, NJ
• Gareth RT y White, SC, (2016) Adquisición de conocimiento a través del mapeo de procesos: factores que afectan el desempeño de la actividad basada en el trabajo , International Journal of Productivity and Performance Management, vol. 65, número 3, págs. 302-323