Herramienta de colaboración

Una herramienta de colaboración ayuda a las personas a colaborar . El propósito de una herramienta de colaboración es ayudar a un grupo de dos o más personas a lograr un objetivo o meta común. ^[1] Las herramientas de colaboración pueden ser de naturaleza no tecnológica, como papel , rotafolios , notas adhesivas o pizarras blancas . ^[2] También pueden incluir herramientas y aplicaciones de software, como software colaborativo .

La primera idea de utilizar ordenadores para trabajar entre sí surgió en 1945, cuando Vannevar Bush compartió sus ideas sobre un sistema al que llamó « memex » en su artículo « As We May Think » ^[3] . Se trata de un sistema que almacena libros, registros y comunicaciones de un individuo y los pone a disposición en cualquier momento. En esta etapa lo llamó « un complemento ampliado de su memoria» . ^[4]

En 1968, el Dr. JCR Licklider , director de la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzada de Defensa (DARPA) de Estados Unidos , relacionó los sistemas informáticos con la comunicación y la posibilidad de trabajar juntos cuando no se estaba en el mismo lugar . En su artículo "El ordenador como dispositivo de comunicación", imaginó la idea de que debería haber una forma de "facilitar la comunicación entre personas sin reunirlas en un solo lugar", ^[5] lo que finalmente condujo a ARPANET , a los sistemas comerciales de tiempo compartido y, finalmente, a Internet .

Cuando se inventó el microordenador en 1970, todo el mundo aprendió sobre la automatización de oficinas , lo que dio lugar al primer software colaborativo llamado Sistema de Intercambio Electrónico de Información (EIES) que permitía hacer encuestas, respuestas en cadena y enfoques estructurados en grupo. En 1991, el educador CA Ellis ideó la definición del término " groupware " como "sistemas basados ​​en computadoras que apoyan a grupos de personas involucradas en una tarea (o meta) común y que proporcionan una interfaz a un entorno compartido". ^[6] Paul Wilson luego dio forma al término " trabajo cooperativo asistido por computadora " (CSCW). Lo describió como "un término genérico que combina la comprensión de la forma en que las personas trabajan en grupos con las tecnologías habilitadoras de las redes de computadoras y el hardware, software, servicios y técnicas asociadas". ^[7]

Esto sentó las bases para seguir desarrollando las ideas del software colaborativo y en la década de 1990 se inventaron Lotus Notes , Microsoft Exchange Server y Outlook . En 2002, en la Cumbre de software social, Clay Shirky introdujo la frase “ software social ” como un “software que apoya la interacción grupal”. ^[8]

Se pueden utilizar tres aspectos de la colaboración: comunicación, coordinación y cooperación para categorizar las herramientas de colaboración. ^[9]

Las herramientas de comunicación proporcionan intercambio de información entre individuos: ^[10]

La invención del correo electrónico como herramienta de colaboración cambió la forma en que solíamos comunicarnos en el lugar de trabajo. Es el método más sencillo para establecer contacto dentro de una organización y está bien establecido. Especialmente para organizar la correspondencia diaria, el correo electrónico puede llegar a varias personas con un solo clic. ^[11]

Aunque el correo electrónico sigue siendo la herramienta más utilizada en la colaboración en materia de comunicación, no es muy eficiente a gran escala y otras formas de comunicación parecen tomar el relevo. Además de su flexibilidad, no es muy bueno para las conversaciones en grupo, ya que crecen demasiado rápido. ^{[ cita requerida ]} No hay forma de estar seguro de que una persona tiene la última versión de un documento que se le ha enviado y es imposible realizar un seguimiento permanente a través de su correo electrónico de qué tareas deben realizarse y en qué fecha límite. ^[12] Como afirma Cisco en su blog de Cisco sobre el "futuro del correo electrónico", los correos electrónicos "mejorarán la productividad al organizar sus datos por usted" ^[13] y tratan de aportar más transparencia a su trabajo con el correo electrónico.

El correo de voz como herramienta de colaboración está cada vez más integrado en servicios como Google Voice . Como se señala en un escenario futuro de IBM, el papel del correo de voz podría ser el mismo que el del correo electrónico en la actualidad. ^[14]

A través de la mensajería instantánea como herramienta de colaboración podemos llegar a las personas dentro de una organización en tiempo real. En el futuro, la mensajería instantánea ya no será un software independiente , sino que estará muy bien integrada en soluciones más grandes, como la comunicación unificada . ^[15]

La voz sobre IP como herramienta de colaboración ha ganado rápidamente popularidad entre las empresas y forma parte de su oferta de comunicaciones. Como señala un informe de Eclipse Telecom, la VoIP está en camino de reemplazar totalmente nuestros teléfonos en nuestras oficinas y también de integrarse en los entornos de servicios de colaboración existentes. ^[16]

La coordinación se define como "la alineación o ajuste deliberado y ordenado de las acciones de los socios para lograr objetivos determinados conjuntamente". ^[17] Las herramientas de colaboración que la respaldan son las que permiten a una persona establecer actividades grupales, cronogramas y entregables.

Los calendarios en línea forman parte del comportamiento profesional en el trabajo y están totalmente integrados en otros sistemas. Como explica un artículo de investigación de la Universidad de Bath, en el futuro los calendarios en línea podrían estar mucho más vinculados a otros datos, como las redes sociales , y tener un efecto aún mayor. ^[18]

Los dispositivos de seguimiento del tiempo se utilizan especialmente para medir el rendimiento de los empleados. Su efecto sobre la productividad es motivo de controversia. ^[19]

Las hojas de cálculo son, como los correos electrónicos, muy populares en el entorno corporativo y como herramienta de colaboración esencial para el análisis o la elaboración de modelos financieros. Aunque son muy populares, varios estudios han descubierto que muchas hojas de cálculo contienen datos inexactos y, por lo tanto, son ineficientes. ^[20]

Las herramientas de cooperación permiten a los grupos mantener debates en tiempo real y dar forma a una idea o pensamiento en conjunto. Las tendencias en materia de colaboración apuntan a ayudar a mantener la "idea principal" dentro de las grandes organizaciones y hacer visibles las conexiones. También está la idea de incorporar a la organización a personas que no trabajan en una empresa de manera habitual y hacer uso de sus conocimientos. ^[21]

En la mayoría de los casos, las videoconferencias forman parte de la estrategia general de comunicación y colaboración de las organizaciones, especialmente ahora que todos los servicios están basados ​​en la nube y, por lo tanto, los costos de implementación se volvieron más asequibles. La visión a largo plazo de las videoconferencias radica en el uso correcto de la potencia de procesamiento de las computadoras, el almacenamiento de datos o las velocidades de ancho de banda de los dispositivos móviles para reducir aún más los obstáculos a la colaboración. ^[22]

Acercar lo máximo posible a equipos, reuniones o eventos es lo que pretenden las soluciones de teleconferencia. Además de los entornos empresariales, las teleconferencias se utilizan actualmente en diversos ámbitos, como la telemedicina , donde contribuyen enormemente a la eficiencia y productividad, ya que la distancia y el tiempo son factores limitados. ^[23]

Una herramienta de colaboración es asincrónica cuando sus usuarios colaboran en momentos diferentes: ^{[24] [25]}

El correo electrónico es la herramienta de colaboración asincrónica más conocida y la más utilizada ^[26] : ofrece funciones intuitivas para reenviar mensajes, crear grupos de correo y adjuntar documentos. Además, la información se puede ordenar cronológicamente de forma automática y asignar a tareas o eventos del calendario.

A través de calendarios grupales se pueden programar reuniones, gestionar proyectos y coordinar personas. Es una gran herramienta para ayudar a una persona a pasar por alto sus entregas y plazos. Un calendario grupal incluye funciones como la detección de horarios conflictivos con otras personas en un equipo u organización o la coordinación de horarios de reuniones que convengan a todos en un equipo. Además de los efectos positivos del calendario grupal, también existe controversia sobre la privacidad y el control que pueden influir en la productividad de una persona. ^[27]

Los sistemas de flujo de trabajo permiten comunicar archivos o documentos a la organización siguiendo un proceso estricto y organizado. Proporcionan servicios de enrutamiento, desarrollo de formularios y soporte para roles. Como los sistemas de flujo de trabajo actuales se controlan desde un punto, las personas dentro de una organización normalmente no tienen permiso para gestionar sus propios procesos hasta el momento; esto debería cambiar mediante la implementación de herramientas de planificación colaborativa en los sistemas de flujo de trabajo actuales. ^[28]

La tecnología de hipertexto conecta nuestros archivos entre sí y garantiza que siempre tengamos disponible la última versión. Cuando las personas trabajan en diferentes documentos, el sistema actualiza automáticamente la información de otras personas. ^[29]

Una herramienta de colaboración es sincrónica, cuando sus usuarios colaboran al mismo tiempo: ^{[24] [25]}

Las pizarras compartidas ofrecen a sus usuarios la posibilidad de trabajar de forma eficiente en una tarea a través de una plataforma basada en la web. Se pueden utilizar para debates informales y también para comunicaciones que requieren estructura, implican dibujo o son en general más sofisticadas. Esto también puede resultar muy útil para la realización de aulas virtuales . ^[30]

Los sistemas de comunicación por vídeo ofrecen llamadas bidireccionales o multidireccionales con transmisión de vídeo en directo. Se pueden comparar mejor con un sistema telefónico con un elemento visual adicional. ^[31]

Los sistemas de chat permiten a las personas escribir y enviar mensajes en tiempo real. Suelen estar estructurados en salas de chat que muestran nombres de usuario, número de personas, ubicación, tema de discusión y más.

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones ayudan a los grupos a gestionar el proceso de toma de decisiones. Ofrecen a las personas la posibilidad de intercambiar ideas, analizarlas e incluso se utilizan para votar. ^[32] La toma de decisiones se está convirtiendo cada vez más en una función central del trabajo moderno. Según los estudios, el 50% de las decisiones organizacionales fracasan. ^[33]

Los videojuegos son un buen ejemplo de cómo podría ser una situación multiusuario en el futuro. Se desarrollan y amplían constantemente con funciones como sistemas de chat y vídeo. ^[34]

Las herramientas de colaboración en línea son aplicaciones basadas en la web que ofrecen servicios básicos como mensajería instantánea para grupos, mecanismos para compartir archivos y motores de búsqueda colaborativos (CSE) para encontrar información distribuida dentro del sistema de la organización, comunidad o equipo. Además, la funcionalidad a veces se amplía aún más al proporcionar, por ejemplo, calendarios en línea integrados, pizarras blancas en línea compartidas para organizar tareas e ideas o integraciones de teleconferencias por Internet . El enfoque de las herramientas de colaboración en línea varía de simple a complejo, de económico a costoso, de instalado localmente a alojado remotamente y de comercial a de código abierto . ^[35]

Cada día se inventan nuevos aparatos y dispositivos con el objetivo de facilitar nuestro trabajo diario. Las herramientas de colaboración online intentan actualmente abordar problemas como estos:

• ‘El 38% del tiempo de los empleados se pierde duplicando el trabajo y el 58% de las personas pierden una hora al día buscando información’. ^[36]
• “Se dedican 28 horas semanales a escribir correos electrónicos, buscar información y colaborar internamente”. ^[37]
• “El 59% de los directivos pierden información vital porque no la encuentran o nunca la ven”. ^[38]
• “Los ejecutivos pierden seis semanas al año buscando documentos perdidos”. ^[39]

Estos aspectos indican que el problema al que nos enfrentamos no es un problema tecnológico, sino de las personas y sus interacciones. Aunque la tecnología realmente nos ayuda en este sentido, la clave para resolver estos problemas se puede encontrar en la forma en que utilizamos estas herramientas. Aunque las herramientas de videoconferencia como Skype o FaceTime nos conectan con todo el mundo, no siempre nos dan toda la información contextual. Lo que vemos puede no ser la realidad, ya que puede haber otras personas en la sala de las que uno no sabe nada mientras habla por Skype con sus compañeros de trabajo. Una mayor conectividad también permite más interrupciones: una persona puede trabajar desde casa, pero siempre es interrumpida por sus vecinos o por el cortacésped. ^[40] Es por ello que el futuro de las herramientas de colaboración busca modelos que permitan a las empresas colaborar de forma enfocada y estructurada. Una de esas aplicaciones es la empresa finlandesa Fingertip Ltd, que permite a las empresas facilitar la colaboración y la toma de decisiones.

La forma en que nos comunicamos entre nosotros cambia constantemente y altera nuestro entorno laboral. En 1971, el programador Ray Tomlinson envió el primer mensaje entre dos computadoras. Ocho años después , Usenet , un foro en línea multired, cambió la forma en que intercambiamos información. Con IRC en 1986, la mensajería instantánea y el chat en grupo se volvieron accesibles para usuarios no técnicos por primera vez y después del lanzamiento de AOL/AIM en 1992 ya nos enfrentamos a la primera comunidad global. La invención de Wikipedia en 2001 y varias redes sociales ( MySpace , Linkedin y Facebook ) forman una comunidad que está conectada al mundo digital, orientada globalmente y dispuesta a usar herramientas de colaboración no solo para la interacción social, sino para mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo. ^[41]

Además de mejorar nuestra eficiencia, las herramientas de colaboración en línea se enfrentan al cambio de que las organizaciones operan a nivel global y la aplicación del trabajo flexible se vuelve aún más importante. Los entornos de trabajo colaborativo son uno de los impulsores de la globalización corporativa , ya que ofrecen nuevas oportunidades de negocio a través de la innovación y ayudan a recopilar conocimientos de todo el mundo. Especialmente las PYME y las grandes organizaciones son capaces de hacer negocios a escala global mediante su uso. Desde 1950, la intensidad de la colaboración ha aumentado enormemente, el flujo de información se ha vuelto más rápido y las habilidades necesarias para realizar el trabajo han aumentado drásticamente. Por lo tanto, las herramientas de colaboración en línea permiten a las empresas sobrevivir en sus industrias orientadas globalmente. ^[42]

IBM realizó un estudio con CIO's de organizaciones para descubrir qué tendencias afectarán más a los negocios en 2010, llegando a seis puntos principales: ^[43]

1. La Internet participativa
2. Cambios en la demografía de la fuerza laboral
3. El auge del software como servicio
4. La virtualización de datos y dispositivos
5. Aumento de la simplicidad en el diseño y uso de la tecnología.

Todos estos puntos subrayan la importancia de la colaboración y definen ciertos requisitos para el futuro de las herramientas de colaboración en línea, con el fin de permitir de forma sistemática una amplia colaboración empresarial. Las herramientas de colaboración en línea, como los sitios web de redes sociales y las conferencias web, demuestran la rapidez con la que cambia el entorno: “en 2010, el trabajador asalariado medio participará activamente en al menos cinco equipos ad hoc diferentes de forma simultánea”. ^[44]

Al preguntar a los participantes de “The New Global Study”, un informe realizado por la Comisión Europea en 2009, sobre los beneficios de la colaboración en línea, los tres puntos que más se mencionaron fueron los siguientes: ^[45]

1. Apoya la coordinación dentro de un equipo (73% de los encuestados)
2. Apoya el conocimiento y el aprendizaje (69%)
3. Permite que los miembros del equipo dispersos sean una mejor parte dentro del equipo.

• Lista de software colaborativo
• Software colaborativo
• Colaboración en la nube
• Colaboración en documentos
• Colaboración masiva
• Colaboración virtual