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Colaboración virtual

La colaboración virtual es el método de colaboración entre miembros de equipos virtuales que se lleva a cabo mediante comunicación mediada por tecnología. La colaboración virtua...

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La colaboración virtual es el método de colaboración entre miembros de equipos virtuales que se lleva a cabo mediante comunicación mediada por tecnología. La colaboración virtual sigue el mismo proceso que la colaboración presencial, pero las partes involucradas no interactúan físicamente y se comunican exclusivamente a través de canales tecnológicos. [ 1 ] Los equipos distribuidos utilizan la colaboración virtual para simular la transferencia de información presente en las reuniones cara a cara, comunicándose virtualmente mediante medios verbales, visuales, escritos y digitales.

La colaboración virtual es una práctica común entre equipos empresariales y científicos distribuidos globalmente. Idealmente, la colaboración virtual resulta más eficaz cuando puede simular la interacción cara a cara entre los miembros del equipo mediante la transferencia de información contextual; sin embargo, las limitaciones tecnológicas para compartir ciertos tipos de información impiden que la colaboración virtual sea tan eficaz como la interacción presencial.

Características

Intercambio de información: La colaboración, por definición, es un proceso de recopilación de conocimientos de diferentes partes para alcanzar un objetivo común. La colaboración virtual tiene como objetivo facilitar el intercambio de conocimientos entre partes que no pueden intercambiar información debido a la distancia física. Las plataformas de colaboración virtual permiten la transferencia de diferentes tipos de información entre colaboradores para trabajar hacia un objetivo común. [ 2 ]

Colaboradores dispersos: En la colaboración virtual, los colaboradores están físicamente separados y solo pueden interactuar virtualmente. Poder interactuar físicamente con un miembro del equipo ofrece muchas ventajas que la colaboración virtual no puede brindar y elimina la necesidad de reuniones virtuales (compartir contexto, relaciones interpersonales, etc.). [ 3 ] Los colaboradores pueden reunirse físicamente, pero la interacción fuera de la plataforma virtual puede cambiar la dinámica de la colaboración y clasificarla como no virtual.

Mediado por la tecnología: Dado que los colaboradores virtuales no pueden interactuar físicamente, utilizan la tecnología para compartir información a través de diversos medios. La mayoría de las plataformas de colaboración virtual se llevan a cabo a través de internet, por ejemplo, correo electrónico, videoconferencias y espacios de trabajo virtuales. Las audioconferencias también pueden ser un medio de colaboración virtual, ya que la información se comparte a través de un teléfono u otro dispositivo de audio. [ 4 ]

Tipos

Figura 1. Diagrama sencillo para explicar los dos modos de forma abstracta. Por: Jakob Jenkov

1- Sincrónica: La colaboración sincrónica se produce cuando los miembros del equipo pueden compartir información e ideas instantáneamente. Ejemplos de colaboración virtual sincrónica incluyen la mensajería instantánea , las salas de chat y las videoconferencias o audioconferencias (véase la figura 1). [ 4 ]

2- Asíncrono: La colaboración asíncrona se produce cuando los miembros del equipo se comunican sin la posibilidad de responder instantáneamente a mensajes o ideas. Ejemplos de colaboración virtual asíncrona incluyen el correo electrónico, los foros de discusión, el software colaborativo específico para aplicaciones o las bases de datos compartidas (véase la figura 1). [ 4 ]

Ventajas

Agrupación de expertos: La colaboración virtual ofrece más oportunidades para que los expertos se unan a grupos de proyecto donde su conocimiento se puede aprovechar al máximo y se complemente con el de otros expertos cuyo conocimiento contribuye a un objetivo común. La colaboración virtual permite la formación de equipos basados ​​en la materia y la especialización, sin la restricción de la proximidad física de los colaboradores. El conjunto de expertos es mucho mayor en el extranjero que en la mayoría de los entornos de equipos locales, lo que significa que la colaboración virtual brinda a los equipos la oportunidad de incorporar un experto de calidad que se ajuste a las necesidades del equipo. Esto se puede comprobar por el hecho de que los equipos distribuidos con expertos reclutados tienden a tener mayores ganancias netas que los equipos locales con un experto local. [ 5 ]

Rentabilidad: En comparación con las reuniones presenciales de miembros de grupos distribuidos, la colaboración virtual es mucho menos costosa. El tiempo y los costos asociados con el transporte para reunir físicamente a los miembros del equipo de diferentes ubicaciones geográficas pueden ser sustancialmente mayores que el costo de una aplicación de colaboración virtual. [ 4 ] El software utilizado para conectar equipos distribuidos se puede encontrar gratuitamente en internet, mientras que las aplicaciones más completas y especializadas tienen un costo único o una suscripción de pago.

Desventajas

Menor potencia grupal: La colaboración virtual reduce la interacción entre los miembros del equipo, lo que conlleva discusiones ineficaces y la adopción de opciones más arriesgadas y quizás menos meditadas que en la comunicación presencial, ya que una tarea compleja se vuelve aún más compleja en la videoconferencia. Además, debido al anonimato del experto y la invisibilidad del efecto del estatus, surgen muchos problemas como la presión para conformarse, la falta de reconocimiento del desempeño y un impacto significativo en los procesos y resultados del grupo. [ 6 ]

Cohesión reducida: Los grupos cohesionados suelen ser cálidos, sociables y cercanos en la interacción con sus miembros. Sin embargo, en la colaboración virtual, las personas tienden a tener más conflictos intragrupales que en la interacción cara a cara, debido al menor intercambio de comentarios sociales y a la menor participación. [ 7 ]

Baja satisfacción: Dado que el 93% del significado se transmite a través de las expresiones faciales y vocales, en lugar de texto, tecnologías como la colaboración virtual carecen de expresiones faciales, entonaciones vocales e indicadores de comprensión, lo que genera falta de confianza y satisfacción entre los miembros del equipo que colaboran virtualmente. [ 8 ]

Limitaciones tecnológicas: Debido a que la tecnología no puede transmitir información importante, como el contexto y las expresiones de emoción, los equipos tienen limitaciones en cuanto a la fundamentación del conocimiento y las relaciones interpersonales. Muchas de las desventajas de la colaboración virtual son las mismas que las de los grupos virtuales, debido a que estos últimos no pueden interactuar físicamente entre sí. La tecnología que no apoya eficazmente las capacidades de los colaboradores ni el proceso de colaboración dará lugar a una "pérdida de señal" o a una gran reducción del poder de la colaboración virtual [ 9 ].

Dependencia de la tecnología: Cualquier problema que surja con la tecnología puede obstaculizar un esfuerzo colaborativo debido a la completa dependencia de la colaboración virtual en la tecnología para la comunicación. Los equipos que no comprenden cómo usar la tecnología de colaboración virtual no pueden realizar sus tareas con la misma eficiencia y experimentan mayores niveles de frustración. Las fallas en la tecnología de comunicación también pueden entorpecer el progreso de las tareas. [ 10 ] Además, la tecnología incompatible o diferente utilizada por los miembros del equipo puede dificultar la realización de las tareas. [ 11 ]

Comunicación asíncrona y con retraso: Los colaboradores que dependen de la información de los demás pueden experimentar problemas debido a la falta de sincronización causada por la tecnología. La comunicación asíncrona no proporciona actualizaciones constantes en tiempo real a los miembros del equipo, lo que puede generar problemas de coordinación y secuenciación para una tarea. [ 12 ] En las videoconferencias y teleconferencias, los retrasos temporales debidos a la comunicación mediada por la tecnología pueden causar confusión entre los colaboradores. [ 13 ] Estos problemas de coordinación pueden frustrar a los colaboradores y resultar en trabajo innecesario.

Mecanismos de exclusión: El método de transferencia de información en la colaboración virtual permite que los miembros del equipo elijan quién recibe y quién no recibe información. Por ejemplo, un colaborador virtual puede enviar un correo electrónico a otros que él mismo elija, y las llamadas telefónicas pueden realizarse entre ciertos colaboradores y no entre otros. Este mecanismo de exclusión, ya sea intencional o accidental, puede causar confusión y conflicto dentro del grupo, obstaculizando los procesos de colaboración. [ 12 ]

Desafíos

Se destacan ciertos desafíos para la utilización de los resultados de la colaboración virtual. Estos desafíos son: desafíos relacionados con la tecnología, desafíos relacionados con la diversidad cultural y desafíos relacionados con la dispersión geográfica. Para superar estos desafíos, el equipo virtual debe considerar los aspectos de conocimiento, habilidades, capacidades y otras características (KSAO) de sus miembros. [ 14 ]

El equipo debe conocer tanto la naturaleza de su trabajo como los medios de colaboración virtual que elija, y seleccionar el medio más adecuado para cada situación. Asimismo, necesita la habilidad para gestionar los medios de comunicación y superar los problemas que estos puedan generar.

Los miembros del equipo deben tener un buen conocimiento de las diferencias culturales entre ellos y saber elegir los medios adecuados para mitigar dichas diferencias. Se espera que los miembros tengan la habilidad de adaptar su comportamiento comunicativo y su dominio del idioma para lograr la adaptación cultural.

El miembro del equipo debe comprender claramente las ventajas y desventajas de elegir medios síncronos y asíncronos para evitar problemas derivados de la dispersión geográfica de los equipos. Asimismo, se hace hincapié en la importancia de la gestión del tiempo y la autogestión para superar este desafío.

La confianza entre los miembros de los equipos virtuales afecta la calidad y la cantidad de información compartida. Cuando los equipos virtuales se reúnen cara a cara, se crea confianza y cohesión y se garantiza el intercambio de conocimientos . [ 15 ] El intercambio de conocimientos en equipos virtuales influye en la formación de confianza y contribuye a la eficacia del equipo. [ 16 ] En la comunicación escrita no se puede estar seguro del compromiso de los demás miembros y es difícil reconocer las emociones de los demás. [ 17 ]

Si un proyecto virtual representa solo una pequeña parte del trabajo de los miembros del equipo, es posible que no tengan suficiente tiempo para dedicarle. Por lo tanto, por ejemplo, deben procesar la información rápidamente. Un desafío particular en los equipos virtuales es el seguimiento y la respuesta oportuna, ya que la falta de respuesta podría interpretarse como una falta de competencia o compromiso. [ 18 ]

Además de estos conocimientos y habilidades, es crucial que los miembros del equipo estén motivados para afrontar estos desafíos. Ciertas experiencias y características de los miembros del equipo también tendrían un efecto significativo. [ 14 ]

Aplicaciones

Investigadores y desarrolladores encuentran cada vez más áreas que podrían beneficiarse no solo de las tecnologías de medios tradicionales, sino también de tecnologías emergentes como la realidad virtual. El primer sistema se centró en aplicaciones militares, industriales y médicas, pero pronto se extendió al uso comercial y al entretenimiento.

Aplicaciones militares

La colaboración virtual resulta útil en un entorno militar. La aplicación militar respalda entornos esenciales como el diseño, el ensamblaje y el mantenimiento, y supera la limitación de la distancia geográfica entre muchos ejércitos y empresas o socios relacionados. Por lo tanto, la colaboración virtual se ha vuelto indispensable para llevar a cabo las operaciones diarias. Gracias a estas tecnologías, la integración del trabajo en equipo totalmente distribuido permite que personas en diferentes estaciones de trabajo en un mismo sitio y en distintos lugares colaboren. Por ejemplo, las aplicaciones militares mejoran el apoyo a la navegación, las comunicaciones, la reparación y el mantenimiento mediante análisis colaborativos dentro y entre sitios, además de permitir que la experiencia regional desarrollada en cada sitio se aplique donde sea necesario, incluso fuera de la frontera. [ 19 ]

Aplicaciones médicas

La colaboración virtual se utiliza para que médicos y enfermeras, o estos miembros del personal hospitalario y sus pacientes, se mantengan conectados incluso cuando estén separados, de modo que puedan compartir información valiosa. Por ejemplo, las aplicaciones Web 2.0, en particular las wikis, los blogs y los podcasts, han sido ampliamente utilizadas por muchos profesionales de la salud en línea. Debido a su facilidad de uso e implementación, estas herramientas ofrecen la oportunidad de compartir información e interactuar de manera eficaz. Un ejemplo de blog médico es el blog "Clinical Case and Image" [ 20 ] . Al compartir información y tecnologías relacionadas, escritas por una persona o un grupo de colaboradores en el blog, las personas interesadas en construir conocimiento sobre temas específicos en la comunidad en línea forman un grupo virtual.

Entretenimiento

La colaboración virtual, como las misiones de incursión o las simulaciones militares, se utiliza ampliamente en los juegos multijugador en línea. Estas herramientas permiten a los usuarios luchar contra enemigos virtuales. Por ejemplo, en los últimos años se ha observado un uso creciente de mundos virtuales como World of Warcraft , un entorno virtual creado tecnológicamente que incorpora representaciones de elementos del mundo real, como seres humanos, paisajes y otros objetos. Estos mundos virtuales pueden servir de base para el comportamiento de la colaboración electrónica y sus resultados, así como de plataforma para estudios fiables sobre el intercambio de información y tareas. [ 21 ]

Negocios y estaciones de trabajo

La colaboración virtual se utiliza ampliamente en las empresas por su eficiencia, innovación y capacidad para obtener o mantener ventajas competitivas en el mercado. Las empresas suelen utilizar la tecnología de colaboración virtual para facilitar la resolución de problemas entre equipos dentro de la compañía, así como para colaborar con otras empresas. La colaboración virtual mejora los márgenes de beneficio al aumentar la eficiencia operativa y la productividad dentro de la empresa, ya sea mediante soluciones innovadoras o a través de un mayor intercambio de conocimientos por medios virtuales. [ 22 ] Por ejemplo, IBM, uno de los líderes en el uso de la colaboración virtual para promover los procesos de negocio, ha desarrollado muchos sistemas para ayudar a los empleados a colaborar más fácilmente sin importar las fronteras. El uso que hace IBM de espacios colaborativos virtuales, como salas de reuniones en 3D y el uso de avatares, en su Comunidad del Universo Virtual proporciona a los empleados una forma de colaborar que ha resultado en una mayor producción. [ 23 ]

Educación y formación

La colaboración virtual se utiliza a menudo para conectar a expertos en un campo científico con otros que desean colaborar con fines de investigación o educación. Muchas universidades e instituciones educativas utilizan sistemas virtuales para alojar información donde tanto estudiantes como expertos pueden compartir información sobre un tema determinado. Tanto las wikis como las videoconferencias han demostrado ser eficaces para compartir información especializada con el fin de educar a estudiantes u otras personas interesadas en el tema. [ 24 ] Los expertos también pueden colaborar virtualmente con otros expertos, de diferentes disciplinas, para descubrir nuevos aspectos que no eran evidentes cuando los colaboradores trabajaban de forma aislada. Los mundos virtuales también ofrecen ahora plataformas para que las personas colaboren utilizando análisis visuales de fácil acceso . Los mundos virtuales también proporcionan un espacio para observar las ciencias sociales en lo que respecta a los esfuerzos colaborativos de una comunidad. [ 25 ]

Wikis

Las wikis son una forma de colaboración virtual porque permiten a las personas contribuir a un documento en línea que otros usuarios pueden ver y editar a través de internet. Se consideran una tecnología Web 2.0 y se enmarcan en la colaboración virtual debido al proceso colaborativo que siguen los documentos al ser incorporados a una wiki. [ 26 ] Las wikis pueden describirse como "colaboración virtual abierta", basada en las teorías de los sistemas vivos e incluye conceptos como la autoorganización, la teoría del caos y la emergencia. La colaboración virtual abierta permite a las personas con conexión a internet buscar la participación de otros en el diseño y desarrollo de nuevas ideas, procesos, productos y servicios para fines personales y comerciales. Las tecnologías de la información, como el etiquetado y el filtrado, facilitan la búsqueda de colaboradores en línea. International Business Machines (IBM) y Procter & Gamble fueron algunos de los primeros beneficiarios comerciales de la práctica de la colaboración virtual abierta. Al acceder a la inteligencia y sabiduría colectivas de personas no afiliadas conectadas a través de internet, las empresas pueden acceder a conocimientos y experiencia que, de otro modo, requerirían un coste y un esfuerzo considerables.

Véase también

Referencias

  1. ↑ Peters, Linda M., y Charles C. Manz. "Identificación de antecedentes de la colaboración en equipos virtuales". Team Performance Management 13.3/4 (2007): 117-129.
  2. ↑ Jarvenpaa, Sirkka L., y D. Sandy Staples. "El uso de medios electrónicos colaborativos para el intercambio de información: un estudio exploratorio de los determinantes." The Journal of Strategic Information Systems 9.2 (2000): 129-154.
  3. ↑ Rutkowski, AF , Vogel, DR, Van Genuchten, M., Bemelmans, TM , & Favier, M. (2002). E-collaboration: The reality of virtuality Archived 2013-09-27 at the Wayback Machine . Professional Communication, IEEE Transactions on, 45(4), 219-230.
  4. 1 2 3 4 Wainfan, Lynne y Paul K. Davis. Desafíos en la colaboración virtual: videoconferencia, audioconferencia y comunicaciones mediadas por computadora. Vol. 273. RAND Corporation, 2004.
  5. ↑ Boh, Wai Fong, et al. "Experiencia y colaboración en la organización geográficamente dispersa." Organization Science 18.4 (2007): 595-612.
  6. ↑ Lira, EM, Ripoll, P., Peiró, JM, & Orengo, V. (2008). ¿Cómo afectan los diferentes tipos de conflicto intragrupal a la potencia grupal en equipos virtuales en comparación con equipos presenciales? Un estudio longitudinal. Behaviour & Information Technology, 27, 107-114. doi : 10.1080/01449290600875151
  7. ↑ O'Neill, TA, Hancock, SE, Zivkov, K., Larson, NL, & Law, SJ (2016). Toma de decisiones en equipo en entornos virtuales y presenciales. Group Decision and Negotiation, 25, 995-1020. doi : 10.1007/s10726-015-9465-3 .
  8. ↑ Merienne, F. (2010). Consideración de los factores humanos en el proceso de interacción con entornos virtuales. International Journal on Interactive Design and Manufacturing, 4, 83-86. doi : 10.1007/s12008-010-0095-3
  9. ↑ Ziegler, Reinhard y Craig Mindrum. "El poder sutil de la colaboración virtual". Accenture.
  10. ↑ Tarmizi, Halbana, et al. "Desafíos técnicos y ambientales de la ingeniería de colaboración en entornos distribuidos". Groupware: Diseño, implementación y uso (2006): 38-53.
  11. ↑ Steinfield, Charles, Chyng-Yang Jang y Ben Pfaff. «Apoyo a la colaboración en equipos virtuales: el sistema TeamSCOPE». Conferencia sobre apoyo al trabajo en grupo: Actas de la conferencia internacional ACM SIGGROUP sobre apoyo al trabajo en grupo. Vol. 14, n.º 17, 1999.
  12. 1 2 Hinds, Pamela J., y Diane E. Bailey. "Fuera de la vista, fuera de sincronización: Entendiendo el conflicto en equipos distribuidos". Organization science 14.6 (2003): 615-632.
  13. ↑ Gergle, Darren, Robert E. Kraut y Susan R. Fussell . "Uso de información visual para la contextualización y la conciencia en tareas colaborativas." (2012).
  14. 1 2 Julian Schulze; Stefan Krumm (2017-02-01). "El "jugador de equipo virtual": una revisión y un modelo inicial de conocimientos, habilidades, capacidades y otras características para la colaboración virtual". Organizational Psychology Review . 7 (1): 66– 95. doi : 10.1177/2041386616675522 . ISSN 2041-3866 . S2CID 114213623 .  
  15. ↑ Malhotra, A., Majchrzak, A. y Rosen, B. "Liderando equipos virtuales, Perspectivas de la Academia de Administración." (2007) Vol. 21(1), 60–70.
  16. ↑ Alsharo, M., Dawn, G. y Ramirez, R. "Eficacia de los equipos virtuales: El papel del intercambio de conocimientos y la confianza." (2017) Information Management, Vol. 54, 479—490.
  17. ↑ Rosen, B., Furst, S. y Blackburn, R. "Superando las barreras para el intercambio de conocimientos en equipos virtuales." (2007) Organizational Dynamics, Vol. 36 (3), 259–273.
  18. ↑ Rosen, B., Furst, S. y Blackburn, R. "Superando las barreras para el intercambio de conocimientos en equipos virtuales." (2007) Organizational Dynamics, Vol. 36 (3), 259–273.
  19. ↑ [Cordova, A., Keller, KM, Menthe, L., & Rhodes, C. (2013). Colaboración virtual para una empresa distribuida (n.º RAND-RR-153-AF). Proyecto RAND, Fuerza Aérea, Santa Mónica, California.]
  20. ↑ [casesblog.blogspot.com]
  21. ↑ [Kock, N. (2008). Colaboración electrónica y comercio electrónico en mundos virtuales: El potencial de Second Life y World of Warcraft. International Journal of E-collaboration, 4(3), 1]
  22. ↑ "La colaboración transforma la forma en que funcionan los negocios". Economist Intelligence Unit. Cisco y The Economist.
  23. ↑ Cherbakov, Luba. "Espacios virtuales: Facilitando la colaboración empresarial inmersiva, Parte 1: Introducción a las oportunidades y tecnologías." IBM, 30 de junio de 2009.
  24. ↑ Jackson, Randolph L. Colaboración entre pares y entornos virtuales: una investigación preliminar de la realidad virtual multiparticipante aplicada a la enseñanza de las ciencias. Actas del Simposio sobre Computación Aplicada de 1999, San Antonio, TX.
  25. ↑ Zyga, Lisa. "Los mundos virtuales podrían ser el escenario futuro de la colaboración científica." Phys.org, 4 de agosto de 2009.
  26. ↑ Todorov, Valetin y Damin Todorov. "Equipos virtuales: wikis y otras herramientas de colaboración". Reunión sobre la gestión de sistemas de información estadística, 24 de abril de 2009. Web.