Procesamiento de archivos

El procesamiento de archivos consiste en la catalogación, organización, descripción y realización de actividades básicas de conservación del material documental de una persona, familia u organización, una vez que este se transfiere de forma permanente a un archivo. La persona que realiza esta actividad se conoce como procesador de archivos, técnico de archivos o archivista .

Idealmente, cuando un archivo recibe una colección de documentos o un grupo de registros, estos habrán sido ordenados por el originador (la persona, personas u organización que creó o reunió la colección o los registros) y embalados para su traslado al archivo de manera que se haya preservado dicho orden. Sin embargo, las colecciones y los grupos de registros suelen estar semiorganizados y, en ocasiones, carecen de una organización discernible. Observar la organización de los materiales entregados, imponer organización donde no la hay y luego describir el material organizado son tareas que abarcan los términos "procesamiento archivístico", "ordenación y descripción", "listado archivístico" o "catalogación". ^{[ 1 ]}

El primer paso en el procesamiento de archivos es realizar un inventario de la colección. El objetivo de este inventario es comprender quién la originó, determinar el contexto de su creación, observar su tamaño y alcance generales, verificar si existen limitaciones de acceso, localizar cualquier instrumento de descripción existente que se haya entregado con la colección y descubrir cualquier esquema organizativo subyacente en la colección o grupo de registros. ^{[ 2 ]}

Los inventarios de colecciones deben realizarse teniendo en cuenta el principio archivístico de respeto al fondo . Siguiendo este principio , que puede traducirse como «considerar la totalidad de la colección», ^{[ 3 ]} el inventario debe incluir actividades para determinar si los materiales disponibles constituyen la totalidad o solo una parte del fondo completo . Si el archivero se encuentra en un depósito que alberga otras partes del fondo , deberá elaborar un plan de trabajo que abarque, o al menos reconozca, la totalidad de los materiales del mismo autor.

Surveying collections is a strictly observational task, without making any changes or rearrangements to the materials.^[4] Because many organizations require use of a template or worksheet to ensure the surveys are thorough and consistent, the typical end products of a collection survey is a completed survey worksheet and a processing plan.^[5] After the completion of the survey, the materials may be made available to researchers without additional processing, stored for future processing when resources are available, or progress to processing immediately.

Arrangement of materials should be completed with two archival principles that fall within respect des fonds in mind: provenance and original order.

According to the principle of provenance, an originator's materials should be maintained together and separated from those of other originators. Under the rules of provenance, maintenance of the materials must include making them searchable and retrievable together (known as their intellectual arrangement) and could include keeping them physically together, if it is practical to do so. Additionally, if the materials have changed hands beyond the originator, the provenance of an item includes all those who came after the creator and any changes they make to the collection such as insertions, deletions, rearranging.^[6]

According to the principle of original order, the originator's arrangement of the materials holds value, because it reflects how they originally used and accessed the collection, as well as how the records relate to each other, which can both inform the initial purpose of the records.^[5] Depending on the collection, rearrangement of the materials may not be required if a logical original order appears to have been maintained, the arrangement provides contextual clues about the purpose of the records and the arrangement does not interfere with researcher access to the materials.^[7] If rearrangement is required, archival processors will arrange the materials at the collection level, series level, subseries level, box level, folder level, or item level.^[5] The level of arrangement is determined by a number of factors, which include but are not limited to the orderliness of the material, the probable researcher interest and research value in the collection,^[2] and the policy and resources of the repository.

Si se requieren tareas de organización, esta constituye la primera fase del procesamiento físico de los materiales tras el estudio. Además de la reorganización de los materiales, también puede ser necesario descartar aquellos que no cumplan con las directrices de colección del repositorio, así como realizar las actividades de preservación que se describen a continuación. ^{[ 8 ]}

Generalmente se intentan descripciones más detalladas que las que resultan de un estudio de la colección. Más allá del estudio, la persona que procesa la colección puede crear una lista de la "serie" ^{[ 9 ]} y "subserie" ^{[ 10 ]} , una lista del contenido de las cajas (también llamada descripción a nivel de caja), listas de carpetas (descripción a nivel de carpeta) o incluso inventarios completos ^{[ 11 ]} que incluyen historiales administrativos o notas biográficas, notas sobre el alcance, información de adquisición e información sobre el tratamiento de procesamiento de archivo que ha recibido el material ^{[ 12 ] [ 13 ]} . Algunos repositorios realizan descripciones a nivel de ítem de documentos seleccionados dentro de una colección o grupo de registros, si se considera que el valor de investigación es extremadamente alto, se espera un uso intensivo o el riesgo de robo es elevado ^{[ 5 ] .}

La descripción escrita de una colección se denomina genéricamente instrumento de búsqueda . El propósito principal de un instrumento de búsqueda es facilitar el acceso a una colección de materiales por parte de los usuarios, ^{[ 14 ]} y también puede ser útil para otros archiveros que brindan servicios de referencia a los materiales en la actualidad y en el futuro. Los primeros instrumentos de búsqueda se conocían como " calendarios " y generalmente consistían en una lista de documentos individuales en orden cronológico, que era el método de organización preferido por los historiadores, quienes eran sus principales usuarios en ese momento. ^{[ 15 ] [ 16 ]} Las formas de instrumentos de búsqueda que se utilizan actualmente varían en extensión y se dividen en varias categorías por tipo, predominando el inventario a finales del siglo XX y principios del XXI. Muchos archivos publican sus instrumentos de búsqueda en línea para ampliar la visibilidad de sus fondos y algunos están codificados (véase la sección Estándares más adelante) para facilitar su reconocimiento por los motores de búsqueda web . ^{[ 5 ] [ 17 ]}

Diversas normas rigen la descripción archivística, algunas nacionales y otras internacionales. ISAD(G) , la Norma Internacional General de Descripción Archivística, define los elementos que deben incluirse en un instrumento de descripción. También se aplican otras normas de contenido. En Estados Unidos, los nombres propios se pueden consultar en los Archivos de Autoridades de Nombres de la Biblioteca del Congreso y los encabezamientos de materia se extraen del LCSH . Los términos de género suelen tomarse del Tesauro de Arte y Arquitectura . Muchos instrumentos de descripción están codificados ( marcados ) en XML ; en estos casos, se puede utilizar la norma de Descripción Archivística Codificada (EAD). Además, los repositorios pueden seguir prácticas locales diseñadas para que los instrumentos de descripción se ajusten a su misión particular.

La Sociedad de Archivistas Estadounidenses (SAA) ha publicado varias buenas prácticas para archivistas estadounidenses; dos importantes son Archivos, Documentos Personales y Manuscritos , a menudo abreviado como APPM, y Descripción de Archivos: Un Estándar de Contenido (DACS). ^{[ 18 ]} La publicación de la SAA Estándares para la Descripción Archivística: Un Manual proporciona una visión general de los estándares relevantes para todas las fases del procesamiento de archivos y manuscritos. El Grupo de Bibliotecas de Investigación ha publicado un documento de buenas prácticas para usar con EAD.

La Archives and Records Association , el equivalente británico de la SAA, ha publicado una serie de buenas prácticas para los archiveros del Reino Unido sobre temas que abarcan desde la conservación de registros escolares hasta los registros contables históricos. ^{[ 19 ]}

La Sociedad Australiana de Archivistas publicó en 2004 Describing Archives in Context: A Guide to Australasian Practice , que proporciona la base para la descripción utilizando el Sistema de Series Australiano . ^{[ 20 ]} La descripción de series se basa en la primacía de la serie como base para la organización y la descripción, en lugar de en los fondos como se practica en otras jurisdicciones.

El procesamiento de archivos a menudo incluye prácticas básicas de preservación , como quitar grapas y clips, colocar los materiales en carpetas y cajas libres de ácido , aislar los materiales ácidos para evitar la migración de ácido, fotocopiar documentos dañados o ácidos y desplegar papeles. ^{[ 21 ]} En los últimos años, ha habido una tendencia en los archivos y depósitos de manuscritos a probar nuevas formas de reducir los retrasos y proporcionar acceso a los materiales lo más rápido posible, descrita y fomentada por el artículo de 2005, " Más producto, menos proceso: Revamping Traditional Archival Processing " de Mark A. Greene y Dennis Meissner. ^{[ 1 ]} Su método desaconseja estas prácticas básicas con el fin de acelerar el procesamiento para proporcionar un acceso más rápido a los investigadores. Su argumento también reconoce el supuesto de un control climático adecuado en las instituciones modernas, lo que ralentizaría el deterioro del papel ácido y la oxidación de los sujetadores metálicos. ^{[ 1 ]}

• Ciencia de los archivos
• Cultura manuscrita
• Guía de búsqueda
• ISAD(G)
• Registros en contextos
• Descripción de archivos: un estándar de contenido
• Descripción de archivo codificada
• Manual de descripción de archivos
• Registro de Autoridad Archivística Estándar Internacional

• Manual de descripción de archivos de Michael Cook y Kristina Grant . Londres: Society of Archivists, 1984. ISBN 0902886223
• Margaret Procter y Michael Cook, Manual de descripción de archivos ; 2.ª ed. Aldershot: Gower, 1989 ISBN 0566036347
• Margaret Procter y Michael Cook, Manual de descripción de archivos ; 3.ª ed. Aldershot: Gower, 2000 ISBN 0566082586

Michael Cook obtuvo su doctorado en la Universidad de Liverpool en 1998 por su obra completa sobre gestión de archivos, que incluía el manual y otros escritos.

• Sociedad de Archivistas Americanos
• Asociación de Archivos y Registros (Reino Unido e Irlanda)
• Sociedad Australiana de Archiveros
• Normas para la descripción de archivos: Un manual
• Glosario de terminología de archivos y registros
• Publicaciones de la SAA
• Organización y descripción de archivos y manuscritos
• "Más producto, menos proceso", Greene y Meissner