Pedido original

El orden original es un concepto de la teoría archivística que establece que un conjunto de documentos debe conservarse en el mismo orden en que fueron colocados por su creador. Junto con la procedencia , el orden original es un principio fundamental del concepto archivístico de respeto al fondo . Un objetivo primordial de conservar los documentos en su orden original es preservar información contextual adicional sobre su creador y el entorno en que fueron creados. El orden original también anima al archivero a mantener la neutralidad, en lugar de aplicar cualquier interpretación a los documentos.

El glosario de terminología de archivos y registros de la Sociedad de Archivistas Americanos (SAA) define el orden original como un "principio fundamental de los archivos" y plantea dos propósitos principales: preservar las "relaciones y la importancia probatoria" de los registros y facilitar su uso manteniendo los "mecanismos de acceso del creador del registro". ^{[ 1 ]} La definición de la SAA aclara que el orden original no es necesariamente el orden en que se encuentran los registros al ser entregados a un archivo; si el archivo recibe algún documento claramente fuera de secuencia, se espera que lo devuelva a su ubicación original. Si los registros se reciben sin ningún sistema de organización discernible, el archivista podría tener que crear el orden original. ^{[ 2 ]}

El orden en que se crearon los registros puede proporcionar información importante sobre la intención de su creador. El orden original ayuda a mantener intacto el contexto de los registros, y algunos dependen de su contexto original para contar su historia completa. Los investigadores pueden usar este contexto para comprender mejor la relación de los registros entre sí, con su creador o la manera en que fueron mantenidos, utilizados o transmitidos antes de ser recibidos por los archivos. ^{[ 3 ]}

Otro beneficio de mantener el orden original es que reduce el tiempo que los archivistas deben dedicar a procesar y organizar los nuevos documentos a medida que se incorporan a la colección. ^{[ 4 ]} En lugar de crear un nuevo sistema organizativo, desarrollar nuevos metadatos o redactar nuevas descripciones, los archivistas pueden utilizar sistemas y descripciones ya desarrollados por el creador, como se describe en el artículo fundamental « Más producto, menos proceso ». ^{[ 4 ]}

El orden original está estrechamente relacionado con la procedencia, pero no es lo mismo. La procedencia se refiere al origen de la creación o propiedad de un documento. Además de conservarse en su orden original, las buenas prácticas recomiendan agrupar los documentos según su procedencia; no se deben mezclar los documentos creados por diferentes personas u organizaciones, incluso si tratan sobre el mismo tema.

A Max Lehmann se le suele atribuir ser el primer archivero en escribir sobre el principio del orden original, cuando desarrolló directrices para los Archivos Estatales Privados de Prusia en 1881. El orden original, o Registraturprinzip , representaba la forma más sencilla para que los archiveros prusianos mantuvieran los complejos sistemas de registro de los Archivos Estatales. ^{[ 5 ] [ 6 ] [ 7 ]} Antes de esto, muchos archivos habían organizado sus registros según el formato, el contenido o la cronología. Muchos desarrollaron registros cronológicos, esencialmente una lista secuencial de registros que crecía a medida que se añadían al archivo. Esto a menudo dificultaba a los archiveros el procesamiento y la descripción de los registros, particularmente en grandes colecciones o cuando se enfrentaban a la tarea de organizar documentos sin fecha. ^{[ 8 ]}

La primera articulación destacable de la práctica del orden original se presentó en el Manual para la organización y descripción de archivos (también conocido como El manual holandés ) en 1898, donde, en el capítulo sobre la organización de documentos de archivo, el punto n.° 16 establece: "El sistema de organización debe basarse en la organización original de la colección de archivo, que en general corresponde a la organización del organismo administrativo que la produjo". ^{[ 9 ]}

Estos principios no estaban destinados a aplicarse a los documentos personales, ya que el Manual holandés no consideraba que la colección de documentos personales de un individuo constituyera un archivo. En el primer manual en inglés para la administración de archivos, publicado en 1937, Sir Hillary Jenkinson argumentó que solo los «documentos que formaban parte de una transacción oficial y se conservaban para consulta oficial» calificaban como archivos. ^{[ 10 ]} Sin embargo, muchos archiveros contemporáneos, aunque no todos, han cambiado su perspectiva y consideran los documentos personales como archivos que merecen el mismo trato que los registros gubernamentales u organizacionales. ^{[ 11 ]}

Muchos archiveros han criticado el principio del orden original. T. R. Schellenberg argumentó que este principio surgió en países con un sistema de custodia de archivos basado en registros, donde los registradores desempeñaban un papel importante como intermediarios entre la agencia o institución que creaba los documentos y el archivo que los adquiría y conservaba. La imposición de orden por parte de estos registradores garantizaba que los documentos estuvieran organizados de forma lógica y coherente antes de su entrega al archivo. En la década de 1960, esta función de registro ya no existía y, en su lugar, los documentos solían entregarse a un archivo sin un sistema de organización coherente o comprensible. Schellenberg sostuvo que, «normalmente, [el archivero] debería intentar comprender el sistema de organización que se impuso originalmente a los documentos, en lugar de imponer uno de su preferencia. Pero no debería tener reparos en reorganizar las series entre sí o los documentos individuales dentro de ellas si, al hacerlo, puede hacer que los documentos sean más inteligibles y útiles». ^{[ 5 ]} De manera similar, Frank Boles señaló que adherirse al orden original significa priorizar la disposición de los registros por parte de los creadores sobre un sistema que se adapte mejor a los futuros usuarios e investigadores, y esto puede, en ocasiones, limitar la capacidad de los investigadores para acceder a los registros. ^{[ 12 ]}

Otros críticos han señalado que incluso la restauración de un presunto orden original puede conllevar el riesgo de borrar la evidencia de la gestión de un grupo de registros después de su creación y organización originales. ^{[ 13 ]} La naturaleza maleable de las grandes organizaciones, en las que los grupos de registros pueden pasar por múltiples custodios antes de su transferencia a un archivo, puede dificultar la identificación de un orden original. ^{[ 14 ]} Tom Nesmith argumentó además que el orden original no es necesariamente permanente a lo largo de la vida del registro; a medida que los registros se mueven de un custodio a otro, antes de llegar a un archivo, es probable que el orden se reorganice de tal manera que el archivo ya no reciba los registros en el orden en que fueron creados. ^{[ 15 ]} El uso continuado de una colección de archivo y el procesamiento o reorganización continuos también pueden afectar las ideas de lo que constituye un orden "original" y qué información contextual se prioriza para su preservación. ^{[ 16 ]}

Algunos archiveros creen que el orden original puede ser menos aplicable a los documentos personales porque es más probable que el creador de estos registros no los haya creado ni almacenado de manera significativa. Jennifer Meehan, por ejemplo, sostiene que «los archiveros deben concebir el orden original de manera diferente para comprender y contextualizar adecuadamente los registros personales: en lugar de pensar en él como un fin a alcanzar, podría servir mejor a los propósitos archivísticos si se lo considera como un medio para llevar a cabo la organización y la descripción». ^{[ 11 ]} Otros argumentan que mantener los registros personales en su orden original proporciona información contextual importante sobre la personalidad o el estado mental del creador. ^{[ 17 ] [ 18 ]}

En la era moderna, la abundancia de registros digitalizados ha generado nuevos desafíos para comprender y mantener el orden original.

La inscripción, la forma en que se escriben los archivos digitales en una unidad o disco, generalmente almacena bits de datos en orden no secuencial, según el espacio disponible. Estos bits deben recopilarse y agregarse para formar un archivo que tenga significado para el usuario. Además, cada vez que se accede a un archivo electrónico, este se modifica. Esta nueva información, como la fecha de "último guardado" o los archivos temporales creados por la función de autoguardado de un software , también se almacena en nuevas ubicaciones del disco. Es más probable que los registros digitales tengan múltiples versiones a lo largo de su vida útil que los registros físicos —incluso más de lo que el creador podría ser consciente—, lo que puede dificultar la identificación del orden original. ^{[ 19 ]}

Basándose en estudios de caso de registros digitalizados y digitales nativos , Jane Zhang describió varios hallazgos clave sobre la noción de orden original en los archivos digitales. Estos hallazgos incluyen el hecho de que los registros electrónicos pueden tener múltiples variaciones de orden original porque no tienen un sistema de organización fijo; pueden reorganizarse en función de cualquier cantidad de metadatos con solo hacer clic en un botón. Además, los metadatos aplicados a los registros electrónicos por el creador facilitan enormemente el procesamiento automático y pueden aplicarse a niveles inferiores de organización jerárquica en los registros electrónicos, lo que permite encontrar elementos individuales independientemente de si se mantienen o no en el orden original de creación. ^{[ 20 ]}

Debido a la complejidad del concepto de orden original en los archivos digitales, algunos archivistas han propuesto desarrollar nuevas directrices que se apliquen a los documentos electrónicos, respetando al mismo tiempo los principios inherentes al respeto de los fondos . Jinfang Niu ha argumentado que «la organización de los documentos digitales tiene mucho menos que ver con mantener el orden físico de los soportes de almacenamiento y, en cambio, se centra más en mantener las relaciones conceptuales entre los documentos electrónicos, ya que el orden físico de los documentos digitales a menudo necesita ser alterado con fines de almacenamiento y preservación». ^{[ 21 ]}