Gestión de tareas

La gestión de tareas es el proceso de supervisar una tarea a lo largo de su ciclo de vida. Incluye planificación, pruebas, seguimiento e informes. La gestión de tareas puede ayudar a las personas a alcanzar sus objetivos o permitir que grupos de personas colaboren y compartan conocimientos para el logro de objetivos colectivos. ^{[ 1 ]} Las tareas también se diferencian por su complejidad, de baja a alta. ^{[ 1 ]}

La gestión eficaz de tareas requiere supervisar todos los aspectos de una tarea, incluyendo su estado, prioridad, tiempo, asignación de recursos humanos y financieros, recurrencia, dependencias , notificaciones, etc. Estos aspectos pueden agruparse, en términos generales, como las actividades fundamentales de la gestión de tareas.

La gestión de tareas para varias personas o equipos puede facilitarse mediante software especializado, como software de gestión de flujos de trabajo o de proyectos .

La gestión de tareas puede ser un componente de la gestión de proyectos y la gestión de procesos , sirviendo como base para un flujo de trabajo eficiente dentro de una organización. Los gerentes de proyecto que se adhieren a la gestión orientada a tareas tienen un cronograma de proyecto detallado y actualizado y generalmente son buenos dirigiendo a los miembros del equipo e impulsando el proyecto. ^{[ 2 ]}

El estado de las tareas se puede describir mediante estos estados:

• Listo
• Asignado
• Finalizado
• Venció
• Reenviado
• Comenzó
• Finalizado
• Verificado
• Pausa
• Fallido

El diagrama de máquina de estados de la derecha, referenciado por IBM , describe los diferentes estados de una tarea a lo largo de su ciclo de vida. ^{[ 3 ]} También se ha publicado un diagrama de máquina de estados de tareas más actualizado, aplicable al método moderno de entrega continua . ^{[ 4 ]}

Como disciplina, la gestión de tareas abarca varias actividades clave. Existen diversas clasificaciones conceptuales que, a grandes rasgos, siempre incluyen actividades creativas, funcionales, de proyecto, de rendimiento y de servicio.

• Las actividades creativas se refieren a la creación de tareas. En este contexto, deben facilitar la planificación, la lluvia de ideas, la creación, la elaboración, la clarificación, la organización, la reducción, la definición de objetivos y la priorización preliminar de las tareas.
• Las actividades funcionales se refieren a personal, ventas, calidad u otras áreas de gestión, y en última instancia, garantizan la producción de bienes y servicios finales para su entrega a los clientes. En este contexto, dichas actividades deben permitir la planificación, la elaboración de informes, el seguimiento, la priorización, la configuración, la delegación y la gestión de tareas.
• Las actividades del proyecto se refieren a la planificación y al seguimiento de plazos y costes. Si bien estas actividades pueden abarcar múltiples aspectos funcionales, siempre son más significativas y tienen mayor propósito que la suma de sus partes. En este contexto, las actividades del proyecto deben respaldar la estructura de desglose de tareas (también conocida como estructura de desglose del trabajo ), la asignación de tareas, el inventario entre proyectos y el acceso concurrente a las bases de datos de tareas.
• Las actividades de servicio se refieren a la prestación de servicios a clientes y a la propia empresa, incluyendo la gestión de relaciones con el cliente y la gestión del conocimiento . En este contexto, deben admitir archivos adjuntos y enlaces a tareas, gestión documental , gestión de derechos de acceso, inventario de registros de clientes y empleados, gestión de pedidos y llamadas, y anotación de tareas.
• Las actividades de desempeño se refieren al seguimiento del rendimiento y el cumplimiento de las tareas asignadas. En este contexto, deben permitir el seguimiento por tiempo, control de costos, partes interesadas, prioridad, gráficos, informes exportables, actualizaciones de estado, ajustes de plazos y registro de actividades.
• Las actividades del informe implican presentar información sobre las otras cinco actividades enumeradas, incluyendo representaciones gráficas.

El mercado ofrece una gran variedad de herramientas de software para la gestión de tareas. Algunas son gratuitas, mientras que otras están diseñadas para su implementación a nivel empresarial. Algunas son simples listas de tareas, mientras que otras ofrecen funciones avanzadas como la creación, visualización y notificación de tareas para toda la organización, entre otras características. La gestión de tareas es utilizada por empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta compañías incluidas en la lista Fortune 100. Admite desde proyectos individuales sencillos hasta la gestión integral de tareas corporativas.

El software de gestión de proyectos , el software de calendario y el software de flujo de trabajo suelen incluir funciones avanzadas de gestión de tareas, que permiten realizar diversas actividades relacionadas con las tareas dentro de un entorno de software integral. Estas funcionalidades complementan las numerosas tareas de proyecto y rendimiento integradas en los productos de software de gestión de tareas empresariales de alta calidad.

Las dimensiones clave del software que se cruzan en varias líneas de productos de gestión de tareas incluyen la creación de tareas, la visualización de tareas, las notificaciones, la asignación de recursos, la compatibilidad, la configurabilidad , la escalabilidad y la generación de informes .

• La creación de tareas abarca la capacidad de colaboración para convertir ideas en acciones (tareas). Esto incluye las actividades relacionadas con la definición de la tarea y la colaboración necesaria en el proceso de planificación.
• La visualización de tareas implica presentarlas, generalmente en formato de lista y cronograma. La visualización de prioridades abarca la clasificación (por ejemplo, presupuesto, tiempo, partes interesadas) y el mecanismo (por ejemplo, código de color o texto). La gestión de calendarios incluye la programación (por ejemplo, disponibilidad, reuniones, citas y otros posibles conflictos) y las notificaciones.
• Las notificaciones incluyen ajustes configurables para informar sobre plazos pasados, presentes y pendientes.
• La asignación de recursos abarca la capacidad de delegar tareas y herramientas a una o varias personas.
• La compatibilidad abarca la capacidad de un entorno de gestión de tareas para conectarse con otros sistemas, software y entornos. Incluye establecer una estructura y restricciones para la comunicación entre el entorno de gestión de tareas y otros programas, sistemas y entornos.
• La configurabilidad abarca la capacidad de agregar, eliminar y administrar funcionalidades y la usabilidad en entornos de gestión de tareas.
• La escalabilidad abarca la capacidad de realizar una tarea correctamente cuando hay un cambio en la cantidad de usuarios para cumplir con los requisitos específicos de la tarea.
• La elaboración de informes consiste en presentar información mostrándola en formato tabular o gráfico.

• Diagrama de Gantt
• Calendario digital
• Bloqueo de tiempo
• Sistema de seguimiento de incidencias
• Hito (gestión de proyectos)
• Esquema de gestión
• Gestión del tiempo
• Software de seguimiento del tiempo
• Estructura de desglose del trabajo
• Autogestión de los trabajadores