Planificación de recursos empresariales

La planificación de recursos gubernamentales (GRP) es el equivalente a un ERP para el sector público y un sistema integrado de automatización de oficinas para organismos gubernamentales. ^{[ 26 ]} La estructura del software, la modularización, los algoritmos centrales y las interfaces principales no difieren de otros ERP, y los proveedores de software ERP logran adaptar sus sistemas a las agencias gubernamentales. ^{[ 27 ] [ 28 ] [ 29 ]}

Ambas implementaciones de sistemas, en organizaciones privadas y públicas, se adoptan para mejorar la productividad y el rendimiento empresarial general en las organizaciones, pero las comparaciones (privadas vs. públicas) de implementaciones muestran que los principales factores que influyen en el éxito de la implementación de ERP en el sector público son culturales. ^{[ 30 ] [ 31 ] [ 32 ]}

El resultado del proceso de implementación se verá significativamente afectado por las habilidades y la experiencia del equipo de implementación, combinadas con una metodología de implementación probada y comprobada que proporcione pautas para llevar el proyecto al éxito. Las implementaciones de ERP son un subtipo específico de proyecto, sin embargo, no existe una metodología estándar especificada por la industria. ^{[ 41 ]} Las metodologías de implementación son creadas por los proveedores de ERP o las empresas de consultoría especializadas en ERP, generalmente conocidas como revendedores de valor agregado (VAR), que llevan a cabo las implementaciones. La metodología de cada implementador puede evaluarse en función de qué tan bien cumple con los principios y prácticas descritos en las guías de los principales organismos de la industria de gestión de proyectos, como el Project Management Institute .

La implementación de un ERP generalmente requiere cambios en los procesos de negocio existentes. ^{[ 42 ]} La falta de comprensión de los cambios de proceso necesarios antes de comenzar la implementación es una de las principales razones del fracaso del proyecto. ^{[ 43 ]} Las dificultades podrían estar relacionadas con el sistema, el proceso de negocio, la infraestructura, la capacitación o la falta de motivación.

Por lo tanto, es crucial que las organizaciones analicen exhaustivamente sus procesos antes de implementar un software ERP. El análisis puede identificar oportunidades para la modernización de procesos. También permite evaluar la alineación de los procesos actuales con los que ofrece el sistema ERP. Las investigaciones indican que el riesgo de desajuste de los procesos de negocio disminuye al:

• Vincular los procesos actuales con la estrategia de la organización.
• Analizar la efectividad de cada proceso
• Comprender las soluciones automatizadas existentes ^{[ 44 ] [ 45 ]}

La implementación de un sistema ERP es considerablemente más difícil (y políticamente compleja) en organizaciones descentralizadas, ya que suelen tener procesos, reglas de negocio, semántica de datos, jerarquías de autorización y centros de decisión diferentes. ^{[ 46 ]} Esto puede requerir la migración de algunas unidades de negocio antes que otras, retrasando la implementación para abordar los cambios necesarios para cada unidad, posiblemente reduciendo la integración (por ejemplo, mediante la vinculación a través de la gestión de datos maestros ) o personalizando el sistema para satisfacer necesidades específicas. ^{[ 47 ]}

Una posible desventaja es que la adopción de procesos "estándar" puede conllevar una pérdida de ventaja competitiva . Si bien esto ha ocurrido, las pérdidas en un área suelen compensarse con ganancias en otras áreas, lo que aumenta la ventaja competitiva general. ^{[ 48 ] [ 49 ]}

Configurar un sistema ERP implica, en gran medida, equilibrar la forma en que la organización desea que funcione el sistema con su funcionamiento predeterminado. Los sistemas ERP suelen incluir numerosas opciones de configuración que modifican su funcionamiento. Por ejemplo, en la plataforma ServiceNow , se pueden definir reglas de negocio que requieran la firma del responsable del negocio en un plazo de dos semanas tras la finalización de una evaluación de riesgos. La herramienta se puede configurar para enviar notificaciones automáticas por correo electrónico al responsable del negocio y para que este avance a las distintas fases del proceso de evaluación de riesgos en función de sus respuestas.

El software y hardware ERP de dos niveles permite a las empresas ejecutar el equivalente a dos sistemas ERP simultáneamente: uno a nivel corporativo y otro a nivel de división o filial. Por ejemplo, una empresa manufacturera podría utilizar un sistema ERP para gestionar toda la organización, incluyendo centros de distribución, producción o ventas globales o regionales independientes, así como proveedores de servicios para dar soporte a los clientes de la empresa principal. Cada centro independiente (o filial) puede tener sus propios ciclos operativos, flujos de trabajo y procesos de negocio .

Dadas las realidades de la globalización, las empresas evalúan continuamente cómo optimizar sus estrategias regionales, divisionales y de producto o fabricación para respaldar los objetivos estratégicos y reducir el tiempo de comercialización, al tiempo que aumentan la rentabilidad y generan valor. ^{[ 50 ]} Con un ERP de dos niveles, los centros regionales de distribución, producción o ventas y los proveedores de servicios siguen operando bajo su propio modelo de negocio, separados de la empresa principal, utilizando sus propios sistemas ERP. Dado que los procesos y flujos de trabajo de estas empresas más pequeñas no están vinculados a los de la empresa principal, pueden responder a los requisitos comerciales locales en múltiples ubicaciones. ^{[ 51 ]}

Entre los factores que influyen en la adopción de sistemas ERP de dos niveles por parte de las empresas se incluyen:

• La globalización de la industria manufacturera y la economía del abastecimiento en las economías emergentes.
• Potencial para implementaciones de ERP más rápidas y menos costosas en las filiales, basado en la selección de software más adecuado para empresas más pequeñas.
• Se requiere un esfuerzo adicional (que a menudo implica el uso de la integración de aplicaciones empresariales ) cuando los datos deben transferirse entre dos sistemas ERP ^{[ 52 ].} Las estrategias ERP de dos niveles brindan a las empresas agilidad para responder a las demandas del mercado y para alinear los sistemas de TI a nivel corporativo, aunque inevitablemente resultan en más sistemas en comparación con un único sistema ERP utilizado en toda la organización. ^{[ 53 ]}

Una alternativa a un enfoque de dos niveles es utilizar un sistema ERP que permita configurar múltiples flujos de trabajo para la misma función. Esto permite que cada operación o división tenga su propio flujo de trabajo, por ejemplo, para la entrada de pedidos. De esta forma, se evita la necesidad de integrar dos sistemas ERP, ya que todas las divisiones y operaciones se ejecutan dentro del mismo sistema ERP. ^{[ 54 ]}

Los sistemas ERP se basan teóricamente en las mejores prácticas de la industria, y sus creadores pretenden que las organizaciones los implementen "tal cual". ^{[ 55 ] [ 56 ]} Los proveedores de ERP ofrecen a los clientes opciones de configuración que permiten a las organizaciones incorporar sus propias reglas de negocio, pero a menudo persisten deficiencias en las funcionalidades incluso después de que la configuración se haya completado.

Los clientes de ERP tienen varias opciones para solucionar las deficiencias de funcionalidades, cada una con sus propias ventajas y desventajas. Las soluciones técnicas incluyen reescribir parte del software entregado, desarrollar un módulo propio para que funcione dentro del sistema ERP o integrarse con un sistema externo. Estas tres opciones representan distintos grados de personalización del sistema, siendo la primera la más compleja y costosa de mantener. ^{[ 57 ]} Alternativamente, existen opciones no técnicas, como modificar las prácticas comerciales o las políticas organizativas para que se ajusten mejor al conjunto de funcionalidades del ERP entregado. Las principales diferencias entre personalización y configuración incluyen:

• La personalización siempre es opcional, mientras que el software siempre debe configurarse antes de su uso (por ejemplo, configurar estructuras de centros de costos/beneficios, árboles organizativos, reglas de aprobación de compras, etc.).
• El software está diseñado para manejar diversas configuraciones y se comporta de manera predecible en cualquier configuración permitida.
• El efecto de los cambios de configuración en el comportamiento y el rendimiento del sistema es predecible y responsabilidad del proveedor del ERP. El efecto de la personalización es menos predecible. Es responsabilidad del cliente y aumenta los requisitos de pruebas.
• Los cambios de configuración se conservan tras las actualizaciones a nuevas versiones de software. Algunas personalizaciones (por ejemplo, el código que utiliza "ganchos" predefinidos que se ejecutan antes o después de mostrar las pantallas de datos) se conservan tras las actualizaciones, aunque requieren nuevas pruebas. Otras personalizaciones (por ejemplo, las que implican cambios en las estructuras de datos fundamentales) se sobrescriben durante las actualizaciones y deben reimplementarse. ^{[ 58 ]}

Las ventajas de la personalización incluyen:

• Mejorar la aceptación del usuario ^{[ 59 ]}
• Potencial para obtener una ventaja competitiva frente a las empresas que utilizan únicamente funciones estándar.

Entre las desventajas de la personalización se incluyen las siguientes:

• Aumentar el tiempo y los recursos necesarios para implementar y mantener ^{[ 57 ] [ 60 ]}
• Dificultan la interfaz/integración sin problemas entre proveedores y clientes debido a las diferencias entre sistemas ^{[ 60 ].}
• Limitar la capacidad de la empresa para actualizar el software ERP en el futuro ^{[ 60 ]}
• Genera una dependencia excesiva de la personalización, socavando los principios de ERP como plataforma de software estandarizada.

Los sistemas ERP se pueden ampliar con software de terceros, a menudo a través de interfaces proporcionadas por el proveedor. ^{[ 61 ] [ 62 ]} Las extensiones ofrecen características como: ^{[ 62 ]}

• gestión de datos de productos
• gestión del ciclo de vida del producto
• gestión de relaciones con el cliente
• minería de datos
• contratación electrónica
• gestión contable

La migración de datos es el proceso de mover, copiar y reestructurar datos de un sistema existente a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Es un componente crítico para una implementación exitosa y requiere una planificación minuciosa. Sin embargo, debido a que la migración suele ocurrir cerca del final del proceso de implementación, a menudo recibe una atención insuficiente. Los siguientes pasos pueden ayudar a estructurar un plan de migración eficaz: ^{[ 63 ]}

• Identificar los datos que se van a migrar.
• Determinar el momento de la migración.
• Generar plantillas de migración de datos para los componentes de datos clave.
• Congelar el conjunto de herramientas.
• Decida la configuración de las cuentas comerciales clave en relación con la migración.
• Definir las políticas y los procedimientos de archivo de datos .

A menudo, la migración de datos es incompleta porque algunos datos del sistema existente son incompatibles o innecesarios en el nuevo sistema. Por lo tanto, puede ser necesario conservar el sistema existente como una base de datos archivada para consultarla una vez que el nuevo sistema ERP esté en funcionamiento. ^{[ 63 ]}

La ventaja más fundamental de un ERP es que la integración de una gran cantidad de procesos empresariales ahorra tiempo y dinero. La dirección puede tomar decisiones más rápido y con menos errores. Los datos se vuelven visibles en toda la organización. Las tareas que se benefician de esta integración incluyen: ^{[ 64 ]}

• Previsión de ventas, que permite la optimización del inventario .
• Historial cronológico de cada transacción mediante la recopilación de datos relevantes en cada área de operación.
• Seguimiento de pedidos , desde la aceptación hasta la entrega.
• Seguimiento de ingresos, desde la factura hasta el cobro.
• Conciliación de las órdenes de compra (lo que se pidió), los recibos de inventario (lo que llegó) y los costos (lo que facturó el proveedor).

Los sistemas ERP centralizan los datos empresariales, lo que:

• Elimina la necesidad de sincronizar cambios entre múltiples sistemas: consolidación de aplicaciones de finanzas, marketing, ventas, recursos humanos y fabricación .
• Aporta legitimidad y transparencia a cada dato estadístico.
• Facilita la nomenclatura/codificación estándar de productos.
• Proporciona una visión integral de la empresa (sin "islas de información"), poniendo la información en tiempo real a disposición de la gerencia en cualquier lugar y en cualquier momento para tomar decisiones adecuadas.
• Protege los datos confidenciales al consolidar múltiples sistemas de seguridad en una única estructura ^{[ 65 ].}

• El ERP crea una empresa más ágil que se adapta mejor al cambio. También hace que una empresa sea más flexible y menos rígidamente estructurada, de modo que los componentes de la organización operan de manera más cohesionada, mejorando el negocio, tanto interna como externamente. ^{[ 66 ]}
• Los sistemas ERP pueden mejorar la seguridad de los datos en un entorno cerrado. Un sistema de control común, como el que ofrecen los sistemas ERP, permite a las organizaciones garantizar más fácilmente que los datos clave de la empresa no se vean comprometidos. Sin embargo, esto cambia en un entorno más abierto, que requiere un análisis más exhaustivo de las funciones de seguridad del ERP y de las políticas internas de la empresa en materia de seguridad. ^{[ 67 ]}
• El ERP ofrece mayores oportunidades de colaboración . En la empresa moderna, los datos adoptan diversas formas, como documentos, archivos, formularios, audio, vídeo y correos electrónicos . A menudo, cada soporte de datos cuenta con su propio mecanismo para facilitar la colaboración. El ERP proporciona una plataforma colaborativa que permite a los empleados dedicar más tiempo a colaborar en el contenido en lugar de dominar la curva de aprendizaje de la comunicación en diversos formatos a través de sistemas distribuidos. ^{[ 62 ]}
• Los sistemas ERP mejoran la capacidad de toma de decisiones. Al consolidar datos de diversos departamentos y funciones en una plataforma unificada, proporcionan a los responsables de la toma de decisiones información en tiempo real y análisis exhaustivos. Esto permite procesos de toma de decisiones más informados y basados ​​en datos en toda la organización, lo que se traduce en una mejor planificación estratégica, asignación de recursos y un mayor rendimiento empresarial. Además, los sistemas ERP facilitan una mejor previsión y análisis de tendencias, lo que ayuda a las empresas a anticipar los cambios del mercado, identificar oportunidades y mitigar los riesgos de forma más eficaz. ^{[ 68 ]}

• La personalización puede ser problemática. En comparación con el enfoque de "mejor de su clase", el ERP puede considerarse que satisface las necesidades del mínimo común denominador de una organización, lo que obliga a la organización a buscar soluciones alternativas para satisfacer demandas únicas. ^{[ 69 ]}
• La reingeniería de los procesos empresariales para adaptarlos al sistema ERP puede perjudicar la competitividad o desviar la atención de otras actividades críticas.
• Los sistemas ERP pueden costar más que las soluciones menos integradas o menos completas.
• Los elevados costes de cambio de sistema ERP pueden aumentar el poder de negociación del proveedor de ERP, lo que a su vez puede incrementar los gastos de soporte, mantenimiento y actualización.
• Superar la resistencia a compartir información confidencial entre departamentos puede desviar la atención de la dirección.
• La integración de empresas verdaderamente independientes puede crear dependencias innecesarias.
• Los extensos requisitos de capacitación consumen recursos que podrían destinarse a las operaciones diarias.
• La armonización de los sistemas ERP puede ser una tarea titánica (especialmente para las grandes empresas) y requiere mucho tiempo, planificación y dinero. ^{[ 70 ]}

Una investigación publicada en 2011, basada en una encuesta a 225 fabricantes, minoristas y distribuidores, reveló altos niveles de interés y adopción de sistemas ERP, y que muy pocas empresas desconocían por completo el concepto de un sistema ERP. El 27% de las empresas encuestadas contaba con un sistema totalmente operativo, el 12% estaba implementando un sistema en ese momento y el 26% tenía un sistema ERP existente que estaban ampliando o actualizando. ^{[ 71 ]}