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Gestión de contratos

La gestión o administración de contratos consiste en la administración de los contratos celebrados con clientes , proveedores , socios o empleados , tanto en el sector público c...

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La gestión o administración de contratos consiste en la administración de los contratos celebrados con clientes , proveedores , socios o empleados , tanto en el sector público como en el privado. La gestión de contratos incluye la negociación de los términos y condiciones y el aseguramiento de su cumplimiento, así como la documentación y el acuerdo sobre cualquier cambio o modificación que pueda surgir durante su implementación o ejecución. Se puede resumir como el proceso de gestionar de forma sistemática y eficiente la creación, ejecución y análisis de contratos con el fin de maximizar el rendimiento financiero y operativo y minimizar el riesgo. [ 1 ]

Los contratos comerciales comunes incluyen órdenes de compra , facturas de venta , contratos de servicios públicos, cartas de compromiso para la contratación de consultores y profesionales, y contratos de construcción . Los contratos complejos suelen ser necesarios para proyectos de construcción, bienes o servicios altamente regulados , bienes o servicios con especificaciones técnicas detalladas, acuerdos de propiedad intelectual , subcontratación y comercio internacional . La mayoría de los contratos de mayor envergadura requieren el uso eficaz de software de gestión de contratos para facilitar la administración entre múltiples partes. Los contratos pueden estipular que cada parte designe a una persona con funciones de gestión de contratos y/o detalle los procesos mediante los cuales el contrato se implementará, revisará y modificará.

Un estudio publicado en 2007 reveló que para el 42% de las empresas, el principal factor que impulsaba las mejoras en la gestión de contratos era la presión por evaluar y mitigar mejor los riesgos. Además, casi el 65% de las empresas informan que la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) ha mejorado la exposición a los riesgos financieros y legales. [ 2 ]

Contratos

El centro penitenciario alternativo HM Prison Altcourse en Liverpool, operado por G4S bajo un contrato con el gobierno del Reino Unido.

Un contrato es un acuerdo legalmente vinculante, escrito u oral, entre las partes identificadas en el mismo para cumplir con los términos y condiciones estipulados. Un requisito indispensable para la ejecución de un contrato es, entre otros, la aceptación de sus términos por parte de las partes. Históricamente, esto se lograba con mayor frecuencia mediante la firma o la ejecución, pero en muchas jurisdicciones, especialmente con el avance del comercio electrónico, las formas de aceptación se han ampliado para incluir diversas formas de firma electrónica. [ 3 ]

Los contratos pueden ser de muchos tipos, por ejemplo: contratos de compraventa (incluidos los de arrendamiento ), contratos de compra, acuerdos de asociación , acuerdos comerciales y acuerdos de propiedad intelectual .

  • Un contrato de compraventa es un contrato entre una empresa (el vendedor) y un cliente en el que la empresa se compromete a vender productos y/o servicios y el cliente, a cambio, está obligado a pagar por los productos/servicios adquiridos.
  • Un contrato de compraventa es un acuerdo entre una empresa (el comprador) y un proveedor que se compromete a vender productos y/o servicios según los términos y condiciones acordados. A cambio, la empresa (compradora) se obliga a recibir los bienes y/o servicios y a pagar las consecuencias derivadas de ellos. Cuando el contrato de compraventa se celebra entre un minorista y un fabricante, también incluye condiciones para la gestión de las devoluciones. Sin embargo, debido al coste de la logística inversa, los minoristas suelen deshacerse de las devoluciones en lugar de enviarlas de vuelta al proveedor.
  • Un contrato de asociación puede establecer formalmente los términos de una asociación entre dos entidades jurídicas, de modo que se consideren mutuamente como socios en un acuerdo comercial. Sin embargo, dicha expresión también puede reflejar simplemente el deseo de las partes contratantes de actuar como si ambas formaran parte de una asociación con objetivos comunes. Por lo tanto, podría no corresponderse con la estructura jurídica común de una asociación, la cual, por definición, genera deberes fiduciarios y responsabilidad solidaria.

Actividades de gestión de contratos

La actividad de gestión de contratos comerciales se orienta a garantizar que los proveedores cumplan con sus obligaciones contractuales y que la organización cliente obtenga los beneficios previstos en el contrato. El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos externos constituye un tercer propósito distinto. [ 4 ]

Las actividades de gestión de contratos suelen incluir:

  • Autorización y negociación, aunque estas funciones pueden distinguirse en algunos casos, siendo la autorización la función de un propietario de contrato sénior en lugar de un gerente de contrato; [ 5 ] : 29
  • Gestión de referencia
  • Gestión de compromisos
  • Gestión de la comunicación
  • Visibilidad y conocimiento del contrato
  • Uso de herramientas contractuales y palancas comerciales diseñadas para asegurar los beneficios previstos del contrato, garantizar que el riesgo permanezca donde se ha ubicado en el contrato y cumplir con los incentivos incorporados en el contrato para asegurar un buen desempeño y desalentar el mal desempeño. [ 6 ] Las herramientas contractuales incluyen oportunidades de informes y monitoreo, mecanismos de control de cambios y planificación de salida ; [ 5 ] : 32
  • Gestión de documentos
  • Crecimiento (para contratos del lado de ventas)
  • Cumplimiento/ gobernanza de contratos

Muchas organizaciones en Estados Unidos utilizan un modelo de gestión de contratos estándar del sector .

Fases de la gestión de contratos

La gestión de contratos se puede dividir en tres fases: [ 7 ]

  • fase precontractual
  • fase de ejecución del contrato
  • fase posterior a la adjudicación (a menudo denominada cumplimiento/gobernanza del contrato), incluida la rescisión del contrato.

En la fase posterior a la adjudicación o "descendente", [ 8 ] algunas organizaciones tienen un equipo de gestión de contratos, otras pueden requerir que los gerentes operativos incluyan la gestión de contratos dentro de su función. [ 9 ] El Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) sugiere que el requisito de una gestión de contratos dedicada depende del valor del contrato, la duración del contrato, la complejidad de los servicios y el nivel de riesgo, aunque en las etapas iniciales de un contrato, la evaluación del riesgo y la implementación de los procesos centrales de gestión de contratos pueden ser tareas apropiadas para un gerente de contratos dedicado. [ 9 ] El CIPS también señala que en algunos casos el equipo de adquisiciones puede tener una función ampliada en el mantenimiento de la gestión de contratos. La contratación de servicios puede ser más compleja que los contratos de solo suministro y, por lo tanto, requiere una gestión más cercana. [ 9 ] Los formularios estándar de contrato especifican quién debe ser designado como gerente de contrato, por ejemplo, bajo las condiciones de contrato de ICE , versión de plazo,

El empleador debe designar a un ingeniero (que puede ser una persona, empresa o compañía) para diseñar las Órdenes de Trabajo y supervisar la ejecución de las Obras, así como administrar el contrato en general. [ 10 ]

Variación del contrato

Durante la fase posterior a la adjudicación del contrato, puede ser necesario modificar lo acordado en el mismo. Existen diversos fundamentos para respaldar dicha modificación, de modo que el contrato siga siendo plenamente ejecutable bajo el nuevo acuerdo.

Un cambio puede basarse en:

  • Un acuerdo mutuo entre ambas partes para modificar el contrato, fuera del marco del contrato vigente. Esto constituiría una base independiente para la modificación del contrato.
  • Una decisión unilateral de modificar el contrato, contemplada y permitida por el contrato vigente, suele incluir plazos de preaviso por equidad y, a menudo, el derecho de la otra parte, especialmente en contratos de consumo, a rescindir la relación contractual. Cualquier modificación unilateral debe estar justificada contractualmente; de ​​lo contrario, podría interpretarse como una rescisión del contrato original, lo que permitiría a la otra parte rescindirlo y reclamar daños y perjuicios.
  • Una decisión bilateral para modificar el contrato, dentro del proceso de modificación o control de cambios estipulado en el contrato vigente. Estas se conocen comúnmente como cláusulas de control de cambios.

Maquinaria contractual

El término «mecanismo contractual» se refiere a los acuerdos establecidos para garantizar la gestión eficaz de un contrato. El juez Humphrey Lloyd, en un caso judicial británico de 1998 , Bernhard's Rugby Landscapes Ltd v. Stockley Park Consortium Ltd , ofreció un ejemplo de cómo puede fallar dicho mecanismo.

Se produce una falla en el mecanismo contractual cuando, sin que medie un incumplimiento sustancial o interferencia por parte de una de las partes del contrato, la persona designada para administrarlo y operarlo no lo sigue y, como resultado, no se logra su propósito, o bien ya no es posible lograrlo o es improbable que se logre. En la práctica, esto puede equipararse a la interferencia de una parte contratante en el proceso, privando a la otra de un derecho o beneficio; por ejemplo, cuando un empleador no vuelve a nombrar a un administrador o certificador tras la renuncia de la persona previamente designada, o cuando dicha persona incumple o no está dispuesta a cumplir con su deber y el empleador no toma medidas para rectificar la situación. [ 11 ]

Cumplimiento/gobernanza de contratos

Durante la fase posterior a la adjudicación, es importante asegurar el cumplimiento de las condiciones y términos contractuales, pero también es fundamental examinar con detenimiento aspectos como pasivos no registrados, ingresos subdeclarados o pagos en exceso. Si se pasan por alto estos aspectos, el margen puede verse afectado negativamente. Una auditoría de cumplimiento contractual suele comenzar con una revisión de oportunidades para identificar las áreas de mayor riesgo. Se ha demostrado que contar con un programa específico de cumplimiento (y/o gobernanza) contractual genera una recuperación típica del 2-4%, y en ocasiones de hasta el 20%. [ 12 ]

La concepción actual de la gestión de contratos en relaciones complejas está pasando de una perspectiva de “gestión” del cumplimiento a una de “ gobernanza ”, centrándose en la creación de una estructura de gobernanza en la que las partes tengan un interés común en gestionar acuerdos contractuales, a menudo muy complejos, de una manera más colaborativa, coordinada, flexible y creíble. En 1979, el premio Nobel Oliver Williamson escribió que la estructura de gobernanza es el “marco dentro del cual se decide la integridad de una transacción”. Añadió además que, “debido a que los contratos son variados y complejos, las estructuras de gobernanza varían según la naturaleza de la transacción”. [ 13 ]

Un marco de gobernanza colaborativa tiene cuatro componentes: [ 14 ]

  • Una estructura de gestión de relaciones (cómo las partes colaboran para tomar decisiones operativas cotidianas y decisiones estratégicas).
  • Un proceso conjunto de gestión del desempeño y la transformación diseñado para realizar un seguimiento del desempeño general de la asociación.
  • Un plan de gestión de salida como mecanismo de control para alentar a las organizaciones a realizar cambios éticos y proactivos en beneficio mutuo de todas las partes.
  • Cumplimiento de las preocupaciones y regulaciones especiales, que incluyen los componentes más tradicionales del cumplimiento de contratos.

Contratos y fideicomisos

Otra dimensión de la gestión de contratos se relaciona con la interacción entre contratos y confianza. En particular, los estudiosos de la gestión han analizado la naturaleza de la relación entre el desarrollo de contratos y la confianza. [ 15 ] Por un lado, algunos han argumentado que los contratos y la confianza se sustituirían mutuamente; es decir, el uso de un mecanismo disminuye las ventajas del otro. [ 16 ] [ 17 ] Por otro lado, otros sugieren que el contrato y la confianza se complementan; es decir, el uso de uno aumenta los beneficios de usar el otro mecanismo. [ 18 ] [ 19 ]

Funciones de gestión

En 2008, la Asociación Internacional para la Gestión de Contratos y Comercial (IACCM, ahora World Commerce & Contracting ) inició un proyecto destinado a clarificar el rol del gestor de contratos, el cual se ha actualizado en varias ocasiones. Este trabajo identificó que, entre los propios gestores de contratos, existe la creencia generalizada de que el título (y sus variantes, como Gerente Comercial) oculta enormes variaciones en el rol, el estatus y las responsabilidades laborales. Sin embargo, la investigación de la IACCM halló indicios de que las responsabilidades principales de los gestores de contratos (y, por extensión , de los departamentos de gestión de contratos) son muy similares y se aplican a una amplia gama de tareas, desde la preparación de ofertas y la negociación de contratos hasta la función de intermediario entre los empleados de una organización y sus clientes, así como el cumplimiento y la garantía del cierre, la prórroga o la renovación del contrato al finalizar el mismo. [ 20 ]

Los expertos en negocios y administración han prestado atención al papel de los contratos en la gestión de las relaciones entre individuos u organizaciones. En particular, los contratos funcionan como instrumentos de control y coordinación. [ 21 ] Por un lado, los contratos pueden mitigar los riesgos de explotación o apropiación indebida por parte de un socio oportunista. Por otro lado, los contratos pueden contribuir a fomentar la comunicación y el intercambio de información entre las partes.

Gestión de contratos del sector público

En el sector público del Reino Unido, el Comité de Cuentas Públicas de la Cámara de los Comunes expresó su preocupación en 2009 con respecto a los recursos y la capacitación en relación con la gestión de contratos. El comité informó que

Ningún director comercial ni jefe de compras calificó como "bueno" el nivel de recursos asignados a la gestión de sus contratos principales, y el 22% de los gestores de contratos consideró que no tenía tiempo para desempeñar bien sus responsabilidades. La mayoría de los gestores de contratos había recibido formación pertinente, aunque el 60% de las organizaciones no ofrecía un programa de formación estructurado para su personal. [ 22 ]

Las normas de gestión de contratos fueron publicadas en 2014 por el Crown Commercial Service y se han actualizado periódicamente. [ 23 ] Estas normas se desarrollaron como resultado de una "Revisión intergubernamental de los contratos principales" de 2013, [ 24 ] encargada por la Oficina del Gabinete para evaluar la gestión de los contratos principales en poder de las empresas G4S y Serco , [ 25 ] y dirigida por Bill Crothers, el Director de Adquisiciones del gobierno . Después de haber destacado fallas anteriores, en septiembre de 2014 la Oficina Nacional de Auditoría (NAO) del Reino Unido consideró que el gobierno estaba "comenzando a mejorar la forma en que gestiona sus contratos", pero aún quedaba un importante trabajo de mejora por hacer. [ 26 ] En diciembre de 2016, la NAO volvió a publicar un marco de buenas prácticas de gestión de contratos que se había publicado por primera vez en 2008 [ 25 ] con la ayuda de la Oficina de Comercio del Gobierno , entonces parte del Tesoro de Su Majestad. La NAO "creía", basándose en la retroalimentación de los profesionales, que este marco era "una de las mejores referencias para las tareas básicas necesarias para una buena gestión de contratos". [ 27 ]

John Manzoni , entonces director ejecutivo del servicio civil del Reino Unido, señaló en 2019 que algunos empleados se identificaban como "gestores de contratos", mientras que otros desempeñaban una función de gestión de contratos en el contexto de un rol más amplio. [ 28 ] El gobierno del Reino Unido cuenta con un "Programa de Capacitación en Gestión de Contratos", desarrollado inicialmente en octubre de 2018, cuyo objetivo es desarrollar las habilidades del personal gubernamental involucrado en funciones de gestión de contratos en cualquiera de estas capacidades. [ 29 ] El programa se adaptó tras la aprobación de la Ley de Contratación Pública de 2023 para tener en cuenta esta legislación actualizada sobre contratación pública. [ 30 ]

En Estados Unidos, la Asociación Nacional de Gestión de Contratos y la Asociación Nacional de Contratistas Gubernamentales ofrecen certificaciones en las habilidades requeridas para la gestión de contratos gubernamentales. [ 31 ]

Véase también

Referencias

  1. ↑ "Mejores prácticas en la gestión de contratos: estrategias para optimizar las relaciones comerciales" . Aberdeen Group . Consultado el 10 de julio de 2008 .
  2. ↑ "Gestión de contratos: optimización de ingresos y obtención de ahorros" . Aberdeen Group. Mayo de 2007. Consultado el 10 de julio de 2008 .
  3. ↑ "Contratos" . Facultad de Derecho de la Universidad de Cornell . Consultado el 22 de julio de 2015 .
  4. ↑ McInnes, A., Prólogo a Cullen, S. (2015), Las 12 mejores prácticas en la gestión de contratos , archivado el 2 de marzo de 2016, consultado el 7 de octubre de 2025.
  5. 1 2 Función comercial del gobierno, Gestión de contratos: Normas profesionales Versión 2.0 , publicada en julio de 2019, consultada el 3 de octubre de 2025
  6. ↑ Marikar, Q., El coste de una mala gestión de contratos: ¿está utilizando todas las herramientas a su disposición?, consultado el 31 de mayo de 2021
  7. ↑ Gestión de contratos y asuntos comerciales: la guía operativa, Van Haren Publishing, octubre de 2011, ISBN 978 90 8753 627 5
  8. ↑ Chartered Institute of Procurement & Supply (2013), Guía de gestión de contratos , pág. 24, consultado el 31 de julio de 2021
  9. 1 2 3 Chartered Institute of Purchasing & Supply (2010), Guía para la gestión de contratos , pág. 13
  10. ↑ Institution of Civil Engineers, Association of Consulting Engineers and Civil Engineering Contractors Association , ICE Conditions of Contract Term Version Guidance Notes , pág. 5, publicado en septiembre de 2002, consultado el 20 de diciembre de 2024
  11. ↑ Humphrey Lloyd J, en Bernhard's Rugby Landscapes Ltd v. Stockley Park Consortium Ltd [1998] EWHC Technology 326 , párrafo 138, dictado el 22 de abril de 1998, consultado el 13 de abril de 2025
  12. ↑ Normas de eficiencia energética de edificios de 2008. Comisión de Energía de California.
  13. ↑ Williamson, Oliver E.|1979|"Economía de los costos de transacción: la gobernanza de las relaciones contractuales"|Revista de Derecho y Economía: Vol. 22: Núm. 2, Artículo 3|disponible en: http://chicagounbound.uchicago.edu/jle/vol22/iss2/3
  14. ↑ Vitasek, Kate; et al. (2011). The Vested Outsourcing Manual (1.ª ed.). Nueva York: Palgrave Macmillan. ISBN   978-0230112681.
  15. ↑ Poppo, Laura; Zenger, Todd (2002). "¿Los contratos formales y la gobernanza relacional funcionan como sustitutos o complementos?" . Strategic Management Journal . 23 (8): 707– 725. doi : 10.1002/smj.249 . ISSN 0143-2095 . 
  16. ↑ Ghoshal, Sumantra; Moran, Peter (1996). "Malo para la práctica: una crítica de la teoría de los costos de transacción". The Academy of Management Review . 21 (1): 13. doi : 10.2307/258627 . JSTOR 258627 . 
  17. ↑ Lui, Steven S.; Ngo, Hang-Yue (2004). "El papel de la confianza y las salvaguardias contractuales en la cooperación en alianzas sin participación accionaria". Journal of Management . 30 (4): 471– 485. doi : 10.1016/j.jm.2004.02.002 . ISSN 0149-2063 . S2CID 144788583 .  
  18. ↑ Ryall, Michael D.; Sampson, Rachelle C. (2009). "Contratos formales en presencia de mecanismos de cumplimiento relacionales: evidencia de proyectos de desarrollo tecnológico". Management Science . 55 (6): 906– 925. doi : 10.1287/mnsc.1090.0995 .
  19. ↑ Zhou, Kevin Zheng; Xu, Dean (2012). "Cómo las empresas extranjeras limitan el oportunismo de los proveedores locales en China: contratos detallados, control centralizado y gobernanza relacional". Journal of International Business Studies . 43 (7): 677– 692. doi : 10.1057/jibs.2012.7 . ISSN 0047-2506 . S2CID 167843632 .  
  20. ↑ IACCM, El rol del gestor de contratos , actualizado el 24 de enero de 2014, consultado el 14 de mayo de 2021.
  21. ↑ Reuer, Jeffrey J. ; Ariño, Africa (2007). "Contratos de alianzas estratégicas: dimensiones y determinantes de la complejidad contractual" . Strategic Management Journal . 28 (3): 313– 330. doi : 10.1002/smj.581 . ISSN 1097-0266 . 
  22. ↑ Comité de Cuentas Públicas de la Cámara de los Comunes, Gestión de los contratos de servicios por parte del gobierno central: Resumen , publicado el 28 de abril de 2009, consultado el 29 de julio de 2022.
  23. ↑ Crown Commercial Service, Capacidad comercial: estándares de gestión de contratos, última actualización: 8 de febrero de 2021, consultado el 10 de abril de 2021.
  24. ↑ Gobierno de Su Majestad, Revisión intergubernamental de los principales contratos: Resumen de conclusiones y recomendaciones respaldadas por el Grupo de Supervisión , otoño de 2013, consultado el 29 de julio de 2022.
  25. 1 2 Crown Commercial Service, Resumen del marco de gestión de contratos , actualizado el 8 de febrero de 2021, consultado el 10 de abril de 2021
  26. ↑ Oficina Nacional de Auditoría, Transformación de la gestión de contratos gubernamentales , publicado el 4 de septiembre de 2014, consultado el 8 de mayo de 2023.
  27. ↑ Oficina Nacional de Auditoría, Marco de buenas prácticas para la gestión de contratos , publicado en diciembre de 2016, archivado en los Archivos Nacionales, consultado el 12 de mayo de 2022.
  28. ↑ Manzoni, J., Prólogo a Gestión de contratos: Normas profesionales, versión 2.0 , Government Commercial Function , julio de 2019, pág. 1, consultado el 23 de septiembre de 2024.
  29. ↑ Administración Pública, Administración Pública: cómo gestionar contratos y proveedores , actualizado el 21 de abril de 2021, consultado el 8 de mayo de 2023.
  30. ↑ Función Comercial del Gobierno, [ https://assets.publishing.service.gov.uk/media/68dd0ae1c487360cc70c9fbb/2025-09-01_-_The_Contract_Management_Capability_Programme_2025.pptx.pdf El Programa de Capacidades de Gestión de Contratos: Todo sobre el Programa], consultado el 4 de abril de 2026
  31. ↑ Universidad de Villanova , ¿Qué es la gestión de contratos gubernamentales?, actualizado el 5 de enero de 2021, consultado el 8 de mayo de 2023.
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