Software de contabilidad

El software de contabilidad es un programa informático que mantiene los libros de cuentas en ordenadores, incluyendo el registro de transacciones y saldos de cuentas . Puede depender del pensamiento virtual. Según el propósito, el software puede gestionar presupuestos , realizar tareas contables para múltiples monedas , gestionar nóminas y relaciones con clientes , y preparar informes financieros . El trabajo para implementar funciones contables en ordenadores se remonta a los inicios del procesamiento electrónico de datos. ^[¹^] Con el tiempo, el software de contabilidad ha evolucionado, pasando de admitir operaciones contables básicas a realizar contabilidad en tiempo real y admitir el procesamiento y la presentación de informes financieros. ^[²^] El software de contabilidad en la nube se introdujo por primera vez en 2011 y permitió realizar todas las funciones contables a través de Internet.

Módulos

El software de contabilidad generalmente se compone de varios módulos, con diferentes secciones que se ocupan de áreas particulares de la contabilidad . Entre los más comunes se encuentran:

Módulos básicos

Cuentas por cobrar : donde la empresa registra el dinero recibido.
Cuentas por pagar : donde la empresa registra sus facturas y paga el dinero que debe.
Libro mayor — los "libros" de la empresa
Facturación : donde la empresa emite facturas a sus clientes.
Existencias/inventario : donde la empresa mantiene el control de su inventario.
Orden de compra : donde la empresa solicita inventario
Pedido de venta : donde la empresa registra los pedidos de los clientes para el suministro de inventario.
Contabilidad — donde la empresa registra los cobros y los pagos.
Gestión del cierre financiero : donde los equipos de contabilidad verifican y ajustan los saldos de las cuentas al final de un período de tiempo determinado.

Módulos no básicos

Cobranza de deudas : donde la empresa realiza un seguimiento de los intentos de cobrar facturas vencidas (a veces forma parte de las cuentas por cobrar).
Procesamiento de pagos electrónicos
Gastos : donde se ingresan los gastos relacionados con el negocio de los empleados.
Consultas : donde la empresa busca información en la pantalla sin realizar ediciones ni adiciones.
Nómina : donde la empresa realiza el seguimiento de los sueldos, salarios y los impuestos relacionados.
Informes : donde la empresa imprime los datos.
Hoja de registro de horas : donde los profesionales (como abogados y consultores ) registran el tiempo trabajado para poder facturarlo a los clientes.
Solicitud de compra : donde se realizan, aprueban y se les da seguimiento a las solicitudes de órdenes de compra.
Conciliación : compara los registros de las partes involucradas en ambas transacciones para verificar su coherencia.
Profundizar
Revistas
Contabilidad departamental
Apoyo al impuesto al valor agregado
Cálculo de la retención legal
Recordatorios de pago atrasado
Integración de la fuente bancaria
Sistema de adjuntar documentos
Sistema de aprobación de documentos/ revistas

Tenga en cuenta que los proveedores pueden utilizar nombres diferentes para estos módulos.

Implementación

En muchos casos, la implementación (es decir, la instalación y configuración del sistema en las instalaciones del cliente) puede ser un factor más importante que el software elegido en sí mismo a la hora de calcular el coste total de propiedad para la empresa. La mayoría de las aplicaciones para medianas y grandes empresas se venden exclusivamente a través de revendedores, desarrolladores y consultores. Estas organizaciones suelen transferir una tarifa de licencia al proveedor del software y luego cobran al cliente por la instalación, la personalización y los servicios de soporte. Los clientes normalmente pueden contar con pagar entre el 50 % y el 200 % del precio del software en concepto de tarifas de implementación y consultoría. ^[³^]

Tipos

Contabilidad personal

El software de contabilidad personal tiene un diseño sencillo y se utiliza principalmente para particulares. Algunas de las actividades que admite son transacciones contables de tipo cuentas por pagar , gestión de presupuestos y conciliación de cuentas simple. Es relativamente económico en comparación con otras opciones de contabilidad. Uno de los usos más comunes del software de contabilidad personal es la preparación de impuestos. Este software se utiliza para presentar declaraciones de impuestos en un formato compatible con el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Un ejemplo de este tipo de software sería TurboTax. ^[⁴^]

Mercado de gama baja

En el segmento de gama baja del mercado empresarial , el software de aplicaciones económicas permite realizar la mayoría de las funciones contables generales. Los proveedores suelen operar en un único mercado nacional, mientras que los proveedores más grandes ofrecen soluciones específicas para cada mercado nacional.

Muchos de los productos de gama baja se caracterizan por ser de " entrada simple ", a diferencia de los sistemas de doble entrada que se ven en muchas empresas. Algunos productos tienen una funcionalidad considerable, pero no se consideran conformes con los PCGA ni con las NIIF / FASB . Algunos sistemas de gama baja carecen de seguridad y registros de auditoría adecuados.

Mercado medio

El segmento de mercado medio abarca una amplia gama de software empresarial capaz de satisfacer las necesidades de múltiples normas contables nacionales y permitir la contabilidad en varias divisas .

Además de las funciones contables generales, el software puede incluir sistemas de información de gestión integrados o complementarios , y puede estar orientado a uno o más mercados, por ejemplo, con módulos de contabilidad de proyectos integrados o complementarios .

Las aplicaciones de software en este mercado suelen incluir las siguientes características:

Bases de datos robustas que cumplen con los estándares de la industria.
Herramientas de generación de informes estándar de la industria
Herramientas para configurar o ampliar la aplicación (por ejemplo, un SDK ), acceso al código del programa.

Mercado de alta gama

El software de contabilidad para grandes organizaciones solía estar reservado a las computadoras centrales (mainframes) . Las organizaciones podían desarrollar su propio software para modelar sus procesos financieros internos o comprar un paquete comercial y adaptarlo a sus necesidades. En las décadas de 1970 y 1980, algunas de las empresas de software que fabricaban paquetes de contabilidad para el mercado de mainframes de IBM eran Management Science America , McCormack & Dodge , Walker Interactive Products , Informatics General y Cullinet Software . ^{[ 5 ]}^{[ 6 ]}

Con el tiempo, el software de contabilidad empresarial más complejo y costoso pasó a formar parte de un extenso paquete de software conocido como sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Estas aplicaciones suelen tener un periodo de implementación muy largo, a menudo superior a seis meses. En muchos casos, se trata simplemente de un conjunto de funciones que requieren una integración, configuración y personalización significativas para siquiera empezar a parecerse a un sistema contable.

Actualmente, existen en línea numerosos programas de contabilidad de código abierto de alta gama y gratuitos que buscan transformar la dinámica del mercado . La mayoría de estas soluciones de software se basan en la web.

La ventaja de una solución de alta gama radica en que estos sistemas están diseñados para adaptarse a los procesos específicos de cada empresa, ya que son altamente personalizables y pueden ajustarse a las necesidades exactas del negocio. Sin embargo, esto suele implicar un coste significativo en términos de dinero y tiempo de implementación.

Software híbrido

A medida que la tecnología avanza, los proveedores de software han podido ofrecer programas cada vez más avanzados a precios más bajos. Este software es adecuado para empresas en diversas etapas de crecimiento. Muchas de las características del software de gama media y alta (incluida la personalización avanzada y las bases de datos altamente escalables) son necesarias incluso para las pequeñas empresas que abren nuevas sucursales o aumentan su tamaño. Además, con cada vez más empresas expandiéndose internacionalmente o permitiendo el teletrabajo a sus empleados, muchos clientes pequeños necesitan conectar múltiples ubicaciones. Sus opciones son utilizar software como servicio (SaaS) u otra aplicación que les ofrezca una accesibilidad similar desde múltiples ubicaciones a través de internet.

Software de contabilidad SaaS

Con la llegada de ordenadores más rápidos y conexiones a internet, las empresas de software de contabilidad han podido crear programas que se pagan mediante una cuota mensual recurrente en lugar de una licencia inicial más cara (software como servicio - SaaS ). La adopción de este nuevo modelo de negocio ha aumentado de forma constante, hasta el punto de que las empresas tradicionales se han visto obligadas a lanzar sus propias versiones en línea.

Software de contabilidad en la nube

El software de contabilidad en la nube permite acceder a la información financiera desde cualquier dispositivo conectado a Internet en cualquier momento, aunque los datos financieros se encuentren en un ordenador centralizado. Esto difiere del software de contabilidad tradicional, que está restringido a un ordenador o sistema informático específico, y dificulta el acceso a la información contable desde otros dispositivos. Algunas de las razones por las que los usuarios prefieren el software de contabilidad en la nube son la ausencia de preocupaciones por el mantenimiento o las actualizaciones del sistema de hardware, la reducción de costes generales y la posibilidad de acceder desde múltiples ubicaciones. Una de las principales razones por las que no se utiliza el software de contabilidad en la nube es la amenaza a la seguridad de los datos. ^{[ 7 ]}

Privacidad y seguridad de los datos

La privacidad en la computación en la nube está en constante riesgo de divulgación cuando está en posesión de un tercero. Entre los factores que generan desconfianza en la privacidad se incluyen la falta de autorización, la imprevisibilidad y el incumplimiento. Las amenazas a la seguridad varían según los diferentes entornos e interacciones en la nube y pueden causar riesgos significativos que deben considerarse específicos para cada origen. La falta de autorización es una amenaza que surge al permitir que organizaciones de terceros manejen los datos de un individuo y que el usuario no tenga control total. La falta de control del usuario es consecuencia de almacenar los datos en la nube, en lugar de en su propio servidor local, y aumenta el nivel de imprevisibilidad del usuario. La complejidad legislativa afecta a la computación en la nube en lo que respecta al lugar donde se almacenan los datos y las leyes que deben cumplir los datos en esa ubicación o ubicaciones. Si bien la computación en la nube y los entornos de TI tradicionales pueden plantear diferentes problemas de privacidad, los controles de seguridad son generalmente similares. ^{[ 8 ]}

Véase también

Referencias

↑ Kircher, Paul (1955). "La necesidad de integración de los sistemas contables y el diseño de sistemas electrónicos de procesamiento de datos". Actas de la Conferencia Conjunta de Computación del Oeste (AFIPS '55 (Occidental)), celebrada del 1 al 3 de marzo de 1955. Association for Computing Machinery. pp. 26–28 . doi : 10.1145/1455292.1455297 .
↑ Astuty, Widia (30 de junio de 2015). "Análisis de los efectos en la aplicación de los sistemas de información de contabilidad de gestión y la información de contabilidad de gestión de calidad" . Information Management and Business Review . 7 (3): 80– 92. doi : 10.22610/imbr.v7i3.1156 . ISSN 2220-3796 .
↑ Collins, J. Carlton. "Costos de implementación" . ASA Research . Consultado el 6 de abril de 2013 .
↑ Weber, Richard P.; Madeo, Silvia b. (Primavera de 1986). "Reseñas de software tributario". Revista de la Asociación Americana de Impuestos . 7 (2): 86.
↑ Desmond, John (22 de abril de 1985). "Softalk: MSA se prepara para los movimientos de IBM" . Computerworld . págs. 45, 56.
↑ "Tras 15 años, la informática confía en su supervivencia" . Computerworld . 25 de abril de 1977. pág. 52.
↑ Suni, Ritu (abril de 2018). "Un estudio empírico sobre el conocimiento y la adopción de la contabilidad en la nube entre los profesionales de la contabilidad en Sri Lanka". IUP Journal of Accounting Research & Audit Practices . 17 (2): 36– 50.
↑ Pearson, Siani (2013). Privacidad y seguridad para la computación en la nube . Nueva York: Springer. págs. 30–38 .

Enlaces externos

Contenido multimedia relacionado con software de contabilidad en Wikimedia Commons.

[1] Kircher, Paul (1955). "La necesidad de integración de los sistemas contables y el diseño de sistemas electrónicos de procesamiento de datos". Actas de la Conferencia Conjunta de Computación del Oeste (AFIPS '55 (Occidental)), celebrada del 1 al 3 de marzo de 1955. Association for Computing Machinery. pp. 26–28 . doi : 10.1145/1455292.1455297 .

[2] Astuty, Widia (30 de junio de 2015). "Análisis de los efectos en la aplicación de los sistemas de información de contabilidad de gestión y la información de contabilidad de gestión de calidad" . Information Management and Business Review . 7 (3): 80– 92. doi : 10.22610/imbr.v7i3.1156 . ISSN 2220-3796 .

[3] Collins, J. Carlton. "Costos de implementación" . ASA Research . Consultado el 6 de abril de 2013 .

[4] Weber, Richard P.; Madeo, Silvia b. (Primavera de 1986). "Reseñas de software tributario". Revista de la Asociación Americana de Impuestos . 7 (2): 86.

[5] Desmond, John (22 de abril de 1985). "Softalk: MSA se prepara para los movimientos de IBM" . Computerworld . págs. 45, 56.

[6] "Tras 15 años, la informática confía en su supervivencia" . Computerworld . 25 de abril de 1977. pág. 52.

[7] Suni, Ritu (abril de 2018). "Un estudio empírico sobre el conocimiento y la adopción de la contabilidad en la nube entre los profesionales de la contabilidad en Sri Lanka". IUP Journal of Accounting Research & Audit Practices . 17 (2): 36– 50.

[8] Pearson, Siani (2013). Privacidad y seguridad para la computación en la nube . Nueva York: Springer. págs. 30–38 .

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