Reglas para la descripción de archivos

Las Reglas para la Descripción Archivística ( RAD ) son el estándar descriptivo archivístico canadiense. Proporcionan un conjunto de reglas basadas en principios archivísticos tradicionales, cuyo propósito es brindar una base descriptiva consistente y compartida para describir los materiales de archivo dentro de un fondo determinado. ^{[ 1 ]} Las RAD se publicaron por primera vez en 1990 después de ser desarrolladas por el Comité de Planificación de Estándares Descriptivos de la Oficina de Archivistas Canadienses (BCA). ^{[ 2 ]} Actualmente están supervisadas por el Comité Canadiense de Descripción Archivística del Consejo Canadiense de Archivos. ^{[ 3 ]} Las RAD se revisaron por última vez en 2008. ^{[ 2 ] [ 4 ]}

De estructura similar a AACR2 , ^{[ 4 ]} RAD proporciona a los archiveros un marco para generar descripciones de archivo y herramientas de búsqueda . Es un estándar de metadatos descriptivos multinivel estructurado para reflejar el contexto de un grupo de registros según la forma en que fueron creados, utilizados y gestionados. ^{[ 5 ] [ 6 ]}

RAD adopta un enfoque descendente para la descripción de archivos, ^{[ 7 ]} comenzando con una descripción general de los registros a nivel de fondo y volviéndose más específica a medida que la descripción avanza en niveles inferiores. ^{[ 5 ]} Las descripciones completas varían en profundidad, pero a menudo incluyen una reseña biográfica sobre el creador de los registros, información sobre la extensión física del material y una descripción general —en forma de nota de alcance y contenido— sobre en qué consiste el fondo de archivo. ^{[ 8 ] [ 9 ]}

RAD designa seis niveles de descripción, organizados jerárquicamente. El fondo representa el nivel más amplio de descripción y la cima de la jerarquía, mientras que el elemento representa el nivel más bajo.

Los seis niveles de descripción detallados en RAD, según lo explicado por el Consejo de Archivos y Archivistas de Saskatchewan (SCAA), son: ^{[ 2 ] [ 6 ]}

1. El fondo documental: La unidad de descripción intelectual más amplia, que es el conjunto de todos los registros creados por una sola entidad.
2. El subfondo: Se describe de la misma manera que el fondo. El subfondo contiene todos los registros de una subunidad de la organización que creó el fondo.
3. La serie: Un grupo de registros dentro de un fondo o subfondo, creados o recopilados a partir del mismo sujeto, entidad o función, y que comparten alguna relación relacionada con su creación o uso. La serie constituye el vínculo entre los registros creados con el fondo.
4. La subserie: Se describe de la misma manera que la serie. Una subserie contiene registros dentro de una serie que se identifican fácilmente como dependientes según su clasificación o contenido.
5. El archivo: Consiste en documentos que se archivaron juntos para reflejar el mismo tema o actividad, y que además comparten el mismo título. Un archivo no debe confundirse con una carpeta, que se considera una unidad de almacenamiento de documentos, mientras que el archivo representa un nivel de descripción intelectual. Un solo archivo puede contener un número indeterminado de carpetas.
6. El elemento: El elemento representa el nivel más bajo de descripción y la entidad intelectual más pequeña contenida en un fondo. Debido a que el elemento es una unidad intelectual, puede contener varias cosas individuales.

Las descripciones dentro del marco RAD se componen de lo que se denomina un elemento. Existen varios elementos que contienen tipos específicos de información tanto sobre el registro como sobre la entidad creadora, y estos elementos se enumeran en un orden específico. Si bien estos elementos se enumeran en un orden específico dentro de una descripción, RAD permite flexibilidad en la forma en que se presenta el orden de los elementos, ya que no especifica ninguna presentación estándar de la información. ^{[ 10 ]}

• ISAD(G)
• Registros en contextos
• Descripción de archivos: un estándar de contenido
• Descripción de archivo codificada
• Manual de descripción de archivos
• Registro de Autoridad Archivística Estándar Internacional
• Procesamiento de archivos
• Guía de búsqueda

• "Reglas para la descripción de archivos" (PDF) . cdncouncilarchives.ca . Consejo Canadiense de Archivos . Consultado el 2 de diciembre de 2022 .