Adquisitivo

El proceso de adquisición revisado para los sistemas principales del Departamento de Defensa de los Estados Unidos se muestra en la siguiente figura. El proceso se define por una serie de fases durante las cuales se define y perfecciona la tecnología hasta convertirla en conceptos viables, que posteriormente se desarrollan y preparan para la producción, tras lo cual los sistemas producidos reciben soporte en el campo. ^{[ 6 ]}

El proceso permite que un sistema determinado ingrese al proceso en cualquiera de las fases de desarrollo. Por ejemplo, un sistema que utilice tecnología no probada ingresaría en las etapas iniciales del proceso y pasaría por un largo período de maduración tecnológica, mientras que un sistema basado en tecnologías maduras y probadas podría ingresar directamente al desarrollo de ingeniería o, incluso, a la producción. El proceso en sí incluye cuatro fases de desarrollo: ^{[ 6 ]}

• Desarrollo de conceptos y tecnología: tiene como objetivo explorar conceptos alternativos basados ​​en evaluaciones de las necesidades operativas, la madurez tecnológica, el riesgo y la asequibilidad.
• La fase de desarrollo de conceptos y tecnología comienza con la exploración de conceptos. Durante esta etapa, se realizan estudios conceptuales para definir conceptos alternativos y proporcionar información sobre capacidades y riesgos que permitan una comparación objetiva de los conceptos en competencia.
• Fase de desarrollo y demostración del sistema. Esta fase puede iniciarse directamente como resultado de una oportunidad tecnológica y una necesidad urgente del usuario, así como tras haber pasado por el desarrollo del concepto y la tecnología.
• La última y más larga fase del programa es la de Mantenimiento y Desmantelamiento. Durante esta fase, se realizan todas las actividades necesarias para mantener el sistema en funcionamiento de la manera más rentable posible.

Este es el proceso mediante el cual la organización identifica proveedores potenciales para suministros, servicios o equipos específicos. Se analizan las credenciales e historial de estos proveedores, junto con los productos o servicios que ofrecen. El proceso de selección de licitadores varía de una organización a otra, pero puede incluir la consulta de informes crediticios, entrevistas con la gerencia, pruebas de productos y visitas a las instalaciones. Este proceso no siempre se realiza por orden de importancia, sino más bien por orden de costo. A menudo, los gerentes de compras investigan a los posibles licitadores, obteniendo información sobre las organizaciones y los productos de fuentes de los medios de comunicación y sus propios contactos en la industria. Además, compras puede enviar solicitudes de información (RFI) a los proveedores potenciales para ayudar a recopilar información. Ingeniería también inspeccionaría muestras de productos para determinar si la empresa u organización puede producir los productos que necesitan. Si el licitador supera ambas etapas, ingeniería puede decidir realizar algunas pruebas en los materiales para verificar aún más los estándares de calidad. Estas pruebas pueden ser costosas e implican una cantidad considerable de tiempo de varios técnicos e ingenieros. La gerencia de ingeniería debe tomar esta decisión en función del costo de los productos que probablemente adquirirán, la importancia del producto del licitador para la producción y otros factores. Se podrían utilizar verificaciones de crédito, entrevistas con la gerencia, visitas a las plantas y otros pasos si los gerentes de ingeniería, fabricación y cadena de suministro consideran que pueden ayudar en su decisión y el costo está justificado.

Otras organizaciones podrían tener objetivos de contratación con minorías que considerar al seleccionar a los licitadores. Las organizaciones definen objetivos en el uso de empresas propiedad de mujeres o minorías . El uso significativo de proveedores pertenecientes a minorías puede calificar a la empresa como un posible licitador para un contrato con una compañía o entidad gubernamental que busca ampliar sus programas de contratación con minorías.

Este proceso de selección puede incluir o excluir proveedores internacionales según los objetivos y criterios de la organización. Las empresas que buscan ampliar su base de proveedores en la región del Pacífico pueden excluir a los proveedores de América, Europa y Australia. Otras organizaciones pueden preferir comprar a nivel nacional para garantizar una respuesta más rápida a los pedidos, así como una colaboración más sencilla en el diseño y la producción.

Los objetivos organizacionales determinarán los criterios para el proceso de selección de licitadores. También es posible que el producto o servicio que se adquiere sea tan especializado que el número de licitadores sea limitado y los criterios deban ser muy amplios para permitir la competencia. Si solo una empresa puede cumplir con las especificaciones del producto, los gerentes de compras deben considerar la opción de "proveedor único" o trabajar con el departamento de ingeniería para ampliar las especificaciones si el proyecto lo permite. La opción de proveedor único reconoce que, en ocasiones, solo existe un proveedor adecuado para ciertos servicios o productos. Esto puede deberse a que las aplicaciones limitadas del producto no permiten la participación de más de un fabricante, a la proximidad del servicio prestado o a que los productos son de reciente diseño o invención y aún no existe competencia.

Este es el proceso que una organización utiliza para adquirir bienes, servicios o equipos. Los procesos varían significativamente, desde los más rigurosos hasta los más informales. Las grandes corporaciones y entidades gubernamentales suelen tener procesos rigurosos y formales. Estos procesos pueden utilizar formularios de licitación especializados que requieren procedimientos y detalles específicos. Los procedimientos más rigurosos exigen que las ofertas sean revisadas por varios empleados de diferentes departamentos para garantizar la equidad e imparcialidad. Las respuestas suelen ser muy detalladas. Los licitadores que no respondan exactamente como se especifica y que no sigan los procedimientos publicados pueden ser descalificados. Las pequeñas empresas privadas suelen tener procedimientos menos formales. Las ofertas pueden presentarse en forma de correo electrónico a todos los licitadores, especificando los productos o servicios. Las respuestas de los licitadores pueden ser detalladas o simplemente indicar el monto propuesto.

La mayoría de los procesos de licitación son de varias etapas. Las adquisiciones por debajo de un monto específico pueden ser a discreción del usuario, lo que permite solicitar o elegir a quien se desee. Este límite puede ser de tan solo $100 o de hasta $10,000, según la organización. La razón es que el ahorro que se obtiene al procesar estas solicitudes de la misma manera que los artículos costosos es mínimo y no justifica el tiempo y el gasto. Los departamentos de compras vigilan que no se abuse del privilegio de discreción del usuario. Las adquisiciones de rango medio pueden procesarse con un proceso un poco más formal. Este proceso puede implicar que el usuario proporcione cotizaciones de tres proveedores diferentes. Es posible que se le solicite o se le exija al departamento de compras que obtenga las cotizaciones. El proceso formal de licitación comienza con un límite de $10,000 o de hasta $100,000, según la organización. La licitación generalmente implica un formulario específico que el licitador completa y debe devolverse antes de una fecha límite determinada. Dependiendo del producto que se compra y de la organización, la licitación puede especificar un criterio de evaluación ponderado. Otras ofertas se evaluarían a discreción del departamento de compras o de los usuarios finales. Algunas ofertas podrían ser evaluadas por un comité multidisciplinario. Otras podrían ser evaluadas por el usuario final o el comprador. Especialmente en pequeñas empresas privadas, los licitadores podrían ser evaluados según criterios o factores que tienen poco o nada que ver con la oferta en sí. Ejemplos de estos factores son el historial del licitador con la empresa, su historial con la alta dirección de la empresa en otras compañías y la diversidad de productos que ofrece.

Las evaluaciones técnicas, que evalúan la idoneidad técnica de los bienes o servicios cotizados, si se requieren, se realizan normalmente antes de la evaluación comercial. Durante esta fase del proceso de contratación, un representante con conocimientos especializados (generalmente de matemáticas, ciencias o ingeniería) revisará la propuesta y determinará si cada licitador es técnicamente aceptable o no.

La evaluación técnica se suele realizar en función de un conjunto de criterios de evaluación técnicos predeterminados. Existen dos tipos de criterios: criterios generales (que otorgan puntuación si se cumplen) y criterios esenciales (cuyo incumplimiento conlleva la descalificación técnica de la oferta).

El costo del dinero se calcula multiplicando la tasa de interés de la moneda correspondiente por el monto pagado antes de la recepción de la mercancía. Si el dinero hubiera permanecido en la cuenta del comprador, se habrían generado intereses. Dichos intereses constituyen, en esencia, un costo adicional asociado a estos pagos parciales o por hitos.

La ubicación de la planta de fabricación se considera durante la etapa de evaluación principalmente para calcular los costos de flete , pero también para tener en cuenta cuestiones regionales: por ejemplo, en Europa es común que las fábricas cierren durante el mes de agosto por vacaciones de verano. ^{[ 7 ]} Los convenios laborales también pueden considerarse y pueden incluirse en la evaluación si se sabe que la región en cuestión tiene frecuentes conflictos laborales.

El plazo de fabricación es el tiempo que transcurre desde que se realiza el pedido (o desde que el comprador entrega los planos finales al vendedor) hasta que la mercancía se fabrica y se prepara para su entrega. Los plazos varían según el producto y pueden oscilar entre varios días y varios años.

El tiempo de transporte se evalúa comparando la entrega de la mercancía con la fecha de uso requerida por el comprador. Si la mercancía se envía desde un puerto remoto, con transporte marítimo poco frecuente, el tiempo de transporte podría exceder lo previsto y sería necesario realizar ajustes.

Gastos de envío: el coste de la entrega de la mercancía en un punto determinado.

• Validez de la oferta
• Embalaje
• Ajustes de ofertas
• Términos y condiciones
• Servicios del vendedor
• Organizaciones de normalización
• Revisión financiera
• Moneda de pago
• Análisis de riesgos (volatilidad del mercado, dificultades financieras de los licitadores)
• Pruebas

La negociación es una habilidad fundamental en el ámbito de las compras. Uno de los objetivos de los agentes de compras es adquirir bienes en las condiciones más ventajosas para la entidad compradora (o simplemente, el "comprador"). Los agentes de compras suelen intentar reducir los costes al tiempo que satisfacen los demás requisitos del comprador, como la entrega puntual y el cumplimiento de los términos y condiciones comerciales (incluidas la garantía , la transferencia de riesgos, la cesión, los derechos de auditoría , la confidencialidad , las soluciones legales, etc.).

Los buenos negociadores, aquellos con altos niveles de ahorro de costes documentado, reciben una prima en el sector en relación con su remuneración . Dependiendo del contrato laboral entre el comprador y el empleador, el ahorro de costes del comprador puede generar valor para la empresa y resultar en una bonificación fija o un porcentaje del ahorro de costes documentado para el agente de compras.

Aunque los departamentos de compras pueden considerarse una función de apoyo para la actividad principal de la empresa, en realidad generan ingresos . Por ejemplo, si la empresa necesita comprar 30 millones de dólares en componentes y el departamento de compras los consigue por 25 millones, le habría ahorrado a la empresa 5 millones de dólares. Este ahorro podría superar el presupuesto anual del departamento, que se destinaría a cubrir sus gastos generales: salarios de los empleados, equipos informáticos, espacio de oficina, etc.

La administración posterior a la adjudicación generalmente consiste en realizar cambios menores, adiciones o sustracciones, que modifican de alguna manera los términos del acuerdo o el alcance del suministro del vendedor. Dichos cambios suelen ser menores, pero, a efectos de auditoría, deben documentarse en el acuerdo vigente. Algunos ejemplos incluyen aumentar la cantidad de un artículo o modificar la metalurgia de un componente específico.