Orden de compra

Una orden de compra ( OC ) es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor , que indica los tipos, cantidades y precios acordados para los productos o servicios requeridos. ^{[ 1 ]} Se utiliza para controlar la compra de productos y servicios a proveedores externos. ^{[ 2 ]} Las órdenes de compra pueden ser una parte esencial de las órdenes de los sistemas de planificación de recursos empresariales .

Un pedido es una orden de compra que a menudo se realiza a través de un agente ( agente de pedidos ) bajo condiciones de venta específicas. ^{[ 3 ]}

La emisión de una orden de compra no constituye un contrato por sí sola . Si no existe un contrato previo, es la aceptación de la orden por parte del vendedor lo que forma un contrato entre el comprador y el vendedor.

Las órdenes de compra permiten a los compradores comunicarse de forma clara y abierta con los vendedores para mantener la transparencia. También pueden ayudar al agente de compras a gestionar los pedidos entrantes y pendientes. Los vendedores también están protegidos mediante el uso de órdenes de compra, en caso de que un comprador se niegue a pagar los bienes o servicios. ^{[ 4 ]}

Las órdenes de compra ofrecen ventajas al simplificar el proceso de adquisición mediante un procedimiento estandarizado. Los prestamistas comerciales o las instituciones financieras pueden brindar asistencia financiera con base en las órdenes de compra. ^{[ 4 ]} Existen diversas facilidades de financiamiento comercial que casi todas las instituciones financieras permiten que los empresarios utilicen contra las órdenes de compra, tales como:

1. Facilidad de crédito antes del envío
2. Facilidad de crédito posterior al envío
3. facilidad de financiación comercial
4. Línea de crédito para la compra de letras extranjeras
5. facilidad de crédito para el pago de facturas
6. Confirmación del pedido
7. Hacer un seguimiento

El propósito de las órdenes de compra es adquirir materiales para consumo directo o para inventario, adquirir servicios, satisfacer las necesidades del cliente utilizando recursos externos o adquirir un material necesario para la producción de una fuente interna (transferencias de inventario intraplanta a larga distancia). También pueden constituir transacciones de compra únicas y optimizar las adquisiciones aprovechando al máximo las condiciones negociadas o para una utilización óptima de la capacidad de los recursos existentes. ^{[ 4 ]}

La creación de una orden de compra suele ser el primer paso del proceso de compra a pago en un sistema ERP . Las órdenes de compra pueden requerir un código SKU .

Muchas organizaciones animan a sus empleados a utilizar una tarjeta de compra (o tarjeta de adquisiciones) para compras de bajo valor en lugar de emitir una orden de compra. ^{[ 5 ]}

Los escenarios empresariales futuros anticipan una reducción del papel de las órdenes de compra o incluso su eliminación total, lo que deja a las organizaciones con una función de compras más reducida y estratégica que en el pasado. Kai Nowosel y Kris Timmermans, de la consultora Accenture, se preguntan por qué se necesitan las órdenes de compra y las facturas cuando los sistemas digitales pueden proporcionar confirmaciones de mercancías y autorizar fondos, y sugieren que la funcionalidad digital y el análisis de la cadena de suministro cambiarán el panorama de las órdenes de compra y los procesos "en los próximos años". ^{[ 6 ]}

Aunque una orden de compra típica no esté redactada como un contrato (de hecho, la mayoría contiene poco más que una lista de los bienes o servicios que el comprador desea adquirir, junto con el precio, las condiciones de pago y las instrucciones de envío), la orden de compra es un instrumento considerado especial y regulado por el Código Comercial Uniforme u otra ley similar que, por su naturaleza, la establece como un contrato. Sin embargo, a pesar de su carácter contractual, es común acompañar la aceptación de una orden de compra con un documento legal, como los términos y condiciones de venta, que establecen condiciones legales específicas o adicionales del contrato. ^{[ 7 ]}

El Reglamento Federal de Adquisiciones de EE. UU. establece que las órdenes de compra generalmente deben emitirse a precio fijo, pero también se prevé la emisión de órdenes de compra sin precio cuando "resulte impracticable obtener precios antes de la emisión de la orden de compra". ^{[ 8 ]}

En el Reino Unido, la Oficina de Comercio del Gobierno señaló con preocupación en 2010 que «las autoridades contratantes no siempre emitían órdenes de compra», y que, cuando se utilizaban, las facturas no siempre se conciliaban con las órdenes de compra antes del pago. ^{[ 9 ]} Algunas organizaciones aplican una política de «sin orden de compra, no se paga», lo que significa que las facturas que no hacen referencia a un número de orden de compra se devuelven al proveedor sin pagar. La Corporación de la Ciudad de Londres , por ejemplo, aplica dicha política. ^{[ 10 ]}

El término "orden de compra planificada" (OPP) se utiliza para referirse al compromiso de un comprador de adquirir bienes o servicios de un único proveedor a largo plazo, con órdenes de compra individuales que especifican las cantidades requeridas en cada momento. ^{[ 12 ] [ 13 ]}

Una solicitud de compra o requisición de compra es una petición interna dentro de una empresa para adquirir bienes y servicios, incluyendo existencias . Esta solicitud es un documento que indica al departamento o gerente de compras qué artículos y servicios se solicitan, la cantidad, el proveedor y los costos asociados.

Un formulario de solicitud de compra (PRF, por sus siglas en inglés) se completa antes de adquirir bienes como una forma de autorización tangible. Los formularios de solicitud de compra se utilizan con frecuencia en pequeñas empresas que no cuentan con un sistema informático. Sin embargo, existen numerosos sistemas informáticos (incluidas soluciones web) disponibles en el mercado que facilitan la recopilación de la información de las solicitudes de compra. Las solicitudes de órdenes de compra también pueden enviarse al departamento de compras a través de un sistema de información de gestión .

Un formulario de presupuestación puede incluir valores de presupuesto y compra para que el empleado conozca el presupuesto anual y el restante antes de realizar una compra. Este sistema garantiza que los bienes y servicios se adquieran con el consentimiento del responsable directo y que se disponga de un presupuesto suficiente.

El término «financiamiento de órdenes de compra» (PO finance) se utiliza para referirse a un tipo de financiamiento que ayuda a los compradores a obtener financiación de otra entidad para pagar por adelantado el costo de los bienes (y a veces de los servicios). Esto se realiza mediante un préstamo o un contrato de compraventa que puede ser con o sin recurso, según la estructura del acuerdo. Existen muy pocas empresas de financiamiento de órdenes de compra, ya que el mercado es pequeño, especializado y rara vez se anuncia. A menudo, las empresas de financiamiento de órdenes de compra trabajan junto con empresas de factoring o de financiamiento de cuentas por cobrar para proporcionar un paquete de financiamiento completo. Empresas de factoring como LSQ, Riviera Funding y Triumph, entre otras, trabajan con empresas como King Trade o PayMeFaster para lograr el paquete combinado de financiamiento de órdenes de compra y financiamiento de cuentas por cobrar (factoring). ^{[ 14 ] [ 15 ]}

Muchas transacciones se realizan entre una empresa cliente que vende a un gran comprador y un proveedor en Asia, Sudamérica o Europa. Por ejemplo, el cliente compra productos al proveedor a 500 dólares por unidad y los vende al comprador a 600 dólares por unidad. En este caso, la empresa financiera de órdenes de compra ayudaría financiando los productos del proveedor a 500 dólares, que luego se envían al cliente y posteriormente al comprador. 30, 60, 90 o 120 días después, el comprador pagaría a la empresa financiera de órdenes de compra 600 dólares por unidad. La empresa financiera de órdenes de compra amortizaría el préstamo y remitiría el saldo al cliente. ^{[ 16 ] [ 17 ]}

La adquisición directa se refiere a lo que una empresa necesita para producir un producto terminado o prestar un servicio. Por ejemplo: vidrio de desecho para la producción de vidrio, arena o productos químicos para la fabricación de medicamentos. Cada sector tiene su propia categorización, que divide la adquisición en directa e indirecta. Existen categorías intermedias, como el transporte de productos terminados.

Adquisición directa:

• categorías de costos (más del 50% de los costos totales);
• alto impacto en la calidad del producto, los ingresos y las ganancias;
• control de gestión (normalmente, hay un departamento de compras);
• alto nivel de digitalización;
• fuerte integración de producción y logística; otros actores relevantes en segundo plano;
• proveedores estables, ciclo de producción, alta rigidez del sistema;
• Los proyectos de optimización de costes son permanentes y buscan resultados a corto plazo no a costa del precio, sino a costa del consumo.

Adquisiciones indirectas:

• categorías menos costosas;
• El impacto en los ingresos es alto, pero más bien indirecto;
• falta de una estrategia de gestión unificada;
• funciones dispersas: el departamento de compras cubre una pequeña parte de ellas: pocos datos, información, atención a las categorías, bajo nivel de digitalización;
• Hay pocos o ningún experto en la categoría;
• Los clientes internos suelen ser los propios compradores de sus respectivas funciones (TI, marketing, RRHH, logística), cada una con su propio plan de compras estable.

• Orden general
• Número de facturación de garantía
• Factura
• Solicitud de orden de compra
• Aviso de remesa
• Pedido de venta
• Subasta de la cadena de suministro