Tarjeta de compra

Una tarjeta de compra (también conocida como PCard , P-Card o ProCard ) es una tarjeta de crédito empresarial que permite adquirir bienes y servicios sin utilizar el proceso de compra tradicional. En el Reino Unido, las tarjetas de compra suelen denominarse tarjetas de adquisición.

Las tarjetas de compra se suelen emitir a los empleados, quienes deben cumplir con las políticas y procedimientos de su organización en relación con el uso de la tarjeta, incluyendo la revisión y aprobación de las transacciones según un cronograma establecido (al menos una vez al mes). La organización puede implementar diversos controles para cada tarjeta; por ejemplo, un límite de compra por transacción, un límite mensual, restricciones del código de categoría de comercio (MCC), etc. Además, la actividad de la tarjeta del titular debe ser revisada periódicamente por una persona independiente.

Las revisiones periódicas deben formar parte de la gestión continua del programa de tarjetas de compra de una organización . Diversos factores pueden contribuir a su éxito o, por el contrario, a su estancamiento. Existen errores comunes en los programas de tarjetas de compra que deben evitarse, con el objetivo de desarrollar estrategias que permitan encaminar (o mantener) el programa por el buen camino. ^{[ 1 ]}

El uso de tarjetas de compra ha experimentado un aumento drástico en los últimos años, y muchas organizaciones gubernamentales las utilizan ahora para eliminar trámites burocráticos y reducir costos. Por ejemplo, en 2001, el Departamento de Defensa (DOD) contaba con 230 000 titulares de tarjetas y un gasto anual de 6100 millones de dólares. ^{[ 2 ]} Las organizaciones suelen utilizar las tarjetas de compra para adquirir bienes y servicios de bajo valor, ya que ofrecen un mecanismo para realizar estas transacciones a un costo significativamente menor que los métodos tradicionales.

Existen diversas soluciones de software disponibles para ayudar a gestionar los programas de tarjetas de compra, en particular los extractos electrónicos que proporcionan las compañías de tarjetas en lugar de las facturas de compra tradicionales.

Las organizaciones han comenzado a utilizar tarjetas de compra como una forma estratégica de pago en cuentas por pagar (C/P), además de las transacciones tradicionales de alto volumen y bajo valor. Las organizaciones están reemplazando los cheques con tarjetas de compra y automatizando el pago al proveedor. Este es uno de los usos de tarjetas de compra de más rápido crecimiento. Según los resultados de la encuesta de referencia de tarjetas de compra de 2005 (Palmer y Gupta, 2007), ^{[ 3 ]} las transacciones tradicionales con tarjetas de compra inferiores a 2000 $ crecieron un 1,4 % entre 2003 y 2005. El crecimiento más dinámico se dio en las transacciones de 2000 $ a 10 000 $, lo que representa un crecimiento del 6,1 %. Las transacciones de C/P se encuentran dentro de este rango y pueden llegar a cientos de miles de dólares.

Un obstáculo en la conversión de pagos a tarjetas de compra (PCard) es la habilitación de proveedores . Esto se conoce comúnmente como habilitación de proveedores de tarjetas de compra o habilitación de proveedores de PCard. Es necesario contactar e informar a cada proveedor sobre el cambio de pago de cheque a tarjeta de compra, incluso si ya son proveedores de tarjetas de compra. Algunos bancos ofrecen asistencia en el proceso de conversión (habilitación de proveedores de tarjetas de compra) y otras empresas de software proporcionan tecnología para que la conversión sea eficiente y sencilla para la institución financiera , el cliente y el proveedor. Según una encuesta conjunta del sector, ^{[ 5 ]} “En cuanto a los obstáculos para el crecimiento del programa de tarjetas de una organización, el 61 % de los usuarios finales encuestados informó que la resistencia de los proveedores a los pagos con tarjeta (o su no aceptación) es, como mínimo, un problema. No es de extrañar que la comisión por transacción sea, con diferencia, la principal razón que dan los proveedores a los usuarios finales para resistirse a aceptar pagos con tarjeta o no aceptarlos. Además, casi el 50 % de los encuestados afirmó que a veces o con frecuencia se encuentran con proveedores que imponen un recargo por la aceptación de tarjetas. Los usuarios finales emplean diversos enfoques para afrontar estos desafíos; por ejemplo, informan a los proveedores sobre las ventajas de los pagos con tarjeta, una tarea que suele llevar a cabo el personal de gestión de programas o de compras”.