oficina de gestión de proyectos

Una oficina de gestión de proyectos (generalmente abreviada como PMO ) es un grupo o departamento dentro de una empresa, agencia gubernamental o corporación que define y mantiene los estándares para la gestión de proyectos dentro de la organización. La PMO se esfuerza por estandarizar y optimizar la ejecución de proyectos mediante la repetición de procesos. Además, es la fuente de documentación , orientación y métricas sobre la práctica de la gestión y ejecución de proyectos.

Darling y Whitty (2016) señalan que la definición de la función de la PMO ha evolucionado con el tiempo:

• La oficina de proyectos del siglo XIX era una especie de organismo de gobierno nacional del sector agrícola.
• En 1939, el término "oficina de gestión de proyectos" se utilizó por primera vez en una publicación.
• El concepto de Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de la década de 1950 es representativo de cómo es una PMO contemporánea.
• Hoy en día, la PMO es una entidad dinámica que se utiliza para resolver problemas específicos. ^{[ 1 ]}

A menudo, las PMO basan los principios de gestión de proyectos en metodologías estándar de la industria como PRINCE2 o directrices como PMBOK . ^{[ 2 ]}

Existen muchas razones para el fracaso de los proyectos. Según una encuesta de PricewaterhouseCoopers ^{[ 3 ]} realizada a 1524 organizaciones, la estimación y planificación inadecuadas de los proyectos representan el 30% de los fracasos, la falta de patrocinio ejecutivo el 16% y la definición deficiente de objetivos el 12%. También se constató que el uso de enfoques de gestión de proyectos establecidos aumentaba el éxito, medido mediante los indicadores clave de rendimiento (calidad, alcance , cronograma , presupuesto y beneficios) del proyecto. La encuesta indica que contar con una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) establecida es uno de los tres factores principales que impulsan el éxito en la ejecución de proyectos. ^{[ 3 ]}

Darling y Whitty (2016) encontraron que existe una complejidad de interconexiones en el capital intelectual de la PMO , y aunque a menudo la razón para el establecimiento de la PMO es mejorar la satisfacción de las partes interesadas con los proyectos, con frecuencia el establecimiento de la PMO conduce a una insatisfacción significativa en la alta dirección. ^{[ 1 ]}

Una PMO puede tener otras funciones además de las normas y la metodología, y puede participar en la gestión estratégica de proyectos como facilitador o responsable del proceso de gestión de cartera . Las tareas ^{[ 4 ]} pueden incluir el seguimiento ^{[ 5 ]} y la elaboración de informes ^{[ 6 ]} sobre proyectos y carteras activos ^{[ 7 ]} (dando seguimiento al proyecto hasta su finalización) e informando del progreso a la alta dirección para que tome decisiones estratégicas sobre qué proyectos continuar o cancelar.

El grado de control e influencia que las PMO tienen sobre los proyectos depende del tipo de PMO. Los tres tipos generales son:

• De apoyo, con un rol consultivo.
• Controlar, por ejemplo, exigiendo el cumplimiento.
• Directiva, tomando el control y gestionando los proyectos

Existen diversas opiniones sobre las prácticas que deben cumplir las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). La quinta edición del PMBOK dedica una página y media a este debate, identificando seis funciones de las PMO. Hobbs y Aubry (2010) identifican 27 funciones distintas de las PMO, destacando varias de ellas que no mostraron correlación con un mejor desempeño del proyecto. Darling y Whitty (2016) afirman la necesidad de prácticas de gestión basadas en la evidencia, ya que consultores y profesionales ofrecen soluciones no probadas en las que organizaciones públicas y privadas invierten enormes cantidades de dinero sin resultados garantizados. La publicación de opiniones sin fundamento científico en los campos de la ciencia, la medicina o el derecho no sería tolerada, y es igualmente importante que se presente una justificación en el ámbito de la gestión. ^{[ 1 ]}

Algunas PMO operan en contextos especializados. En el Scaled Agile Framework , el término APMO se utiliza para definir una PMO centrada en el apoyo a la agilidad empresarial .

Los departamentos de PMO cambian con frecuencia y por diversas razones. Las investigaciones indican que los cambios en la gestión de cartera y los métodos, la colaboración y la rendición de cuentas, la madurez y el rendimiento de la gestión de proyectos, y el clima laboral son factores que impulsan el cambio en las PMO. ^{[ 8 ]}

Si bien las funciones de la PMO cambian a través de transformaciones frecuentes, se argumenta que la función central de la PMO es actuar como catalizador del cambio y la entrega dentro de las organizaciones. ^{[ 9 ] [ 10 ]}

Hay una variedad de tipos de PMO, entre ellos: ^{[ 11 ]}

• PMO empresarial : garantiza que los proyectos se alineen con la estrategia y los objetivos de la organización; estas tienen el alcance más amplio de todos los tipos de PMO, generalmente reportan directamente al CEO (o un rol similar) y tienen autoridad para tomar decisiones estratégicas y tácticas en todos los proyectos. ^{[ 12 ]}
• Oficina de Gestión de Proyectos Divisional: proporciona apoyo a los proyectos de una unidad de negocio específica dentro de una organización; incluye la gestión de cartera, la formación, la planificación de recursos y la coordinación de proyectos.
• Oficina de Gestión de Proyectos (PMO): se establece durante la duración de un único proyecto o programa de gran envergadura; incluye apoyo administrativo, control, elaboración de informes y seguimiento.
• Centro de Excelencia en Gestión de Proyectos (PMCoE): define estándares, procedimientos, métodos y herramientas estandarizados de gestión de proyectos para apoyar a los equipos de proyecto en toda la organización; incluye servicios administrativos y capacitación en procesos, metodología y herramientas.

La Comunidad de Práctica (CoP) de la Oficina de Gestión de Programas del Project Management Institute (PMI ) describe la PMO como un motor estratégico para la excelencia organizacional, que busca mejorar las prácticas de gestión de la ejecución, gobernanza organizacional y liderazgo del cambio estratégico. ^{[ 13 ]}

Darling y Whitty (2016) destacan que han existido muchas tipologías de PMO, desde principios del siglo XIX como colectivo para dirigir la estrategia gubernamental en el sector agrícola, pasando por los proyectos de infraestructura civil de principios del siglo XX, hasta principios del siglo XXI, cuando la PMO se convirtió en un bien comercializable. Sería imposible agrupar las PMO en tipos específicos (Darling y Whitty, 2016). ^{[ 1 ]}

Si bien la «P» en PMO generalmente significa «proyecto», también puede referirse a «programa» o «portafolio». Mientras que las oficinas de gestión de proyectos apoyan los proyectos, las oficinas de gestión de programas tienen un alcance más amplio que incluye obtener y mantener los beneficios de los proyectos/programas. Las oficinas de gestión de portafolios tienen la responsabilidad adicional de apoyar a las organizaciones en el logro de objetivos estratégicos ^{[ 14 ].}

• Gestión de proyectos
• Software de gestión de proyectos
• Gestión de programas
• Gestión de proyectos empresariales
• Comparación de software de gestión de proyectos
• Gestión de cartera de proyectos
• Sistema de gestión documental

• Project Management Institute (2021). Guía de los fundamentos de la gestión de proyectos (Guía PMBOK) . Project Management Institute (7.ª  ed.). Newtown Square, PA. ISBN 978-1-62825-664-2.{{cite book}}: CS1 mantenimiento: falta el editor de ubicación ( enlace )