Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar ( AP ) representan el dinero que una empresa adeuda a sus proveedores y se muestran como un pasivo en el balance general de la compañía . Se distinguen de los pasivos por pagar , que son deudas creadas mediante documentos legales formales . ^{[ 1 ]} La principal responsabilidad del departamento de cuentas por pagar es procesar y revisar las transacciones entre la empresa y sus proveedores, y asegurarse de que todas las facturas pendientes de pago de estos últimos sean aprobadas, procesadas y pagadas. El proceso de cuentas por pagar comienza con la recopilación de los requisitos de suministro dentro de la organización y la solicitud de cotizaciones a los proveedores para los artículos necesarios. Una vez negociado el acuerdo, se preparan y envían las órdenes de compra . Los bienes entregados se inspeccionan a su llegada y la factura recibida se envía para su aprobación. El procesamiento de una factura incluye el registro de datos importantes de la misma y su ingreso en el sistema financiero o contable de la empresa. Una vez realizado esto, las facturas deben seguir el proceso comercial correspondiente de la empresa para poder ser pagadas. ^{[ 2 ]}

Un departamento de cuentas por pagar generalmente se encuentra dentro de la función financiera de una organización . ^{[ 3 ]}

Una cuenta por pagar se registra en el submayor de Cuentas por Pagar cuando se aprueba el pago de una factura. Aprobado significa que una factura se aprueba para su pago y se registra en el Libro Mayor o en el submayor de Cuentas por Pagar como un pasivo pendiente, ya que no se ha pagado. Las cuentas por pagar suelen clasificarse como Cuentas por Pagar Comerciales, que corresponden a la compra de bienes físicos registrados en Inventario , y Cuentas por Pagar de Gastos, que corresponden a la compra de bienes o servicios que se contabilizan como gastos. Ejemplos comunes de Cuentas por Pagar de Gastos son publicidad, viajes, entretenimiento, material de oficina y servicios públicos. Las Cuentas por Pagar son una forma de crédito que los proveedores ofrecen a sus clientes, permitiéndoles pagar un producto o servicio después de haberlo recibido. Los proveedores ofrecen diversas condiciones de pago para una factura. Estas condiciones pueden incluir un descuento por pronto pago si se paga la factura dentro de un plazo determinado. Por ejemplo, las condiciones de 2%, Neto 30 significan que el pagador deducirá el 2% de la factura si el pago se realiza dentro de los 30 días. Si el pago se realiza el día 31, se abona el importe total.

En una empresa, el archivo de cuentas por pagar suele contener una gama mucho más amplia de servicios, y los contadores o tenedores de libros generalmente utilizan software de contabilidad para realizar un seguimiento del flujo de dinero que ingresa a esta cuenta de pasivos cuando reciben facturas y sale de ella cuando realizan pagos. Cada vez más, las grandes empresas utilizan soluciones especializadas de automatización de cuentas por pagar para automatizar los elementos manuales y en papel del procesamiento de las facturas de una organización. ^{[ 4 ]}

Normalmente, un proveedor envía un producto, emite una factura y cobra el pago posteriormente. Este es un ciclo de conversión de efectivo , o un período durante el cual el proveedor ya ha pagado las materias primas, pero aún no ha recibido el pago del cliente final.

Cuando el comprador recibe la factura, la coteja con el albarán y la orden de compra , y si todo está en orden, se paga la factura. Esto se conoce como la cotejo de tres vías. ^{[ 5 ]} El cotejo de tres vías puede ralentizar el proceso de pago, por lo que el método puede modificarse. Por ejemplo, el cotejo de tres vías puede limitarse únicamente a facturas de alto valor, o el cotejo se aprueba automáticamente si la cantidad recibida está dentro de un cierto porcentaje del importe autorizado en la orden de compra. ^{[ 6 ]} El software de automatización del procesamiento de facturas maneja el proceso de cotejo de manera diferente según las reglas de negocio establecidas durante la creación del proceso de flujo de trabajo . El caso más simple es el cotejo de dos vías entre la propia factura y la orden de compra.

Según estimaciones de 2009, se procesaban más de mil millones de facturas entre empresas cada semana, y el 97 % de ellas aún se procesaban manualmente. El costo promedio para procesar y pagar una factura de proveedor oscilaba entre 5 y 15 dólares, con un 10 % procesadas demasiado tarde para pagarse dentro de los plazos de descuento, y casi un 2 % conteniendo errores. ^{[ 7 ]}

En los hogares , las cuentas por pagar suelen ser facturas de proveedores como la compañía eléctrica , la compañía telefónica , el servicio de televisión por cable o satélite , la suscripción al periódico y otros servicios regulares similares. Los hogares pueden controlar y pagar mensualmente de forma manual mediante cheques, tarjetas de crédito o banca por internet . ^{[ 8 ]}

A variety of checks against abuse are usually present to prevent embezzlement by accounts payable personnel. Separation of duties is a common control. In countries where cheques payment are common nearly all companies have a junior employee process and print a cheque and a senior employee review and sign the cheque. Often, the accounting software will limit each employee to performing only the functions assigned to them, so that there is no way any one employee – even the controller– can singlehandedly make a payment.

Some companies also separate the functions of adding new vendors to the master vendor file and entering vouchers. This makes it impossible for an employee to add themselves as a vendor and then write a cheque to themselves without colluding with another employee. The master vendor file is the repository of all significant information about the company's suppliers. It is the reference point for accounts payable when it comes to paying invoices.^[9]

In addition, most companies require a second signature on cheques whose amount exceeds a specified threshold.

Accounts payable personnel must watch for fraudulent invoices. In the absence of a purchase order system, the first line of defense is the approving manager. However, AP staff should become familiar with a few common problems, such as "Yellow Pages" ripoffs in which fraudulent operators offer to place an advertisement. The walking-fingers logo has never been trademarked, and there are many different Yellow Pages-style directories, most of which have a small distribution. According to an article in the Winter 2000 American Payroll Association's Employer Practices, "Vendors may send documents that look like invoices but in small print they state "this is not a bill". These may be charges for directory listings or advertisements. Recently, some companies have begun sending what appears to be a rebate or refund check; in reality, it is a registration for services that is activated when the document is returned with a signature."

In accounts payable, a simple mistake can cause a large overpayment. A common example involves duplicate invoices.^[10] An invoice may be temporarily misplaced or still in the approval status when the vendors calls to inquire into its payment status. After the AP staff member looks it up and finds it has not been paid, the vendor sends a duplicate invoice; meanwhile the original invoice shows up and gets paid. Then the duplicate invoice arrives and inadvertently gets paid as well, perhaps under a slightly different invoice.

Los auditores suelen centrarse en la existencia de facturas aprobadas, informes de gastos y demás documentación justificativa para los cheques emitidos. La presencia de una confirmación o declaración del proveedor constituye una prueba razonable de la existencia de la cuenta. No es raro que parte de esta documentación se extravíe o se archive incorrectamente para cuando llegue el momento de la auditoría. En tales casos, el auditor puede decidir ampliar el tamaño de la muestra.

Los auditores suelen preparar un análisis de antigüedad de las cuentas por pagar para comprender mejor las deudas pendientes durante determinados periodos (30, 60, 90 días, etc.). Estas estructuras son útiles para la correcta presentación del balance al cierre del ejercicio fiscal. ^{[ 11 ]}

Muchas empresas están trabajando para optimizar o automatizar el proceso de sus departamentos de cuentas por pagar. Este proceso es sencillo, pero puede volverse muy engorroso, especialmente si la empresa maneja un gran volumen de facturas. Este problema se agrava cuando las facturas que requieren procesamiento están en papel. Esto puede provocar la pérdida de facturas, errores humanos durante la introducción de datos y duplicados. Estos y otros problemas generan un alto costo por factura . El objetivo de automatizar el departamento de cuentas por pagar es optimizar este proceso de facturación, eliminar posibles errores humanos y reducir el costo por factura. ^{[ 12 ]}

Algunas de las soluciones de automatización de cuentas por pagar más comunes incluyen la facturación electrónica , el escaneo de documentos, el reconocimiento óptico de caracteres , la automatización de reglas de flujo de trabajo, el seguimiento en línea, las capacidades de generación de informes, las interfaces de usuario de facturas electrónicas, las redes de proveedores, los servicios de pago y el análisis de gastos para todas las facturas. ^{[ 12 ]} Las funciones de automatización efectivas incluyen el reconocimiento de formato libre (capacidad de interpretar documentos de factura independientemente del diseño o la necesidad de crear una plantilla de proveedor) y capacidades de aprendizaje automático. ^{[ 13 ]}

La facturación electrónica puede ser una herramienta muy útil para el departamento de cuentas por pagar. Permite a los proveedores enviar facturas por internet para su enrutamiento y procesamiento automáticos. Dado que la recepción y presentación de las facturas es casi inmediata, estas se pagan antes; por lo tanto, se reduce considerablemente el tiempo y el dinero necesarios para procesarlas. (Financial Operations Networks, 2008) Estas soluciones suelen involucrar a una empresa externa que proporciona y da soporte a una aplicación que permite a un proveedor enviar una factura electrónica a su cliente para su enrutamiento, aprobación y pago inmediatos. Estas aplicaciones están vinculadas a bases de datos que archivan la información de las transacciones entre socios comerciales. (US Bank, Scott Hesse, 2010) Las facturas pueden enviarse de diversas maneras, incluyendo cargas EDI , CSV o XML , archivos PDF o plantillas de factura en línea. Debido a que la facturación electrónica abarca tantas tecnologías y opciones de entrada diferentes, es una categoría general que engloba cualquier método mediante el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago. ^{[ 14 ]}

Los sistemas de planificación de recursos empresariales suelen utilizar software para proporcionar servicios integrados de gestión de procesos empresariales a las empresas. ^{[ 15 ]}

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