Intercambio electrónico de datos

El intercambio electrónico de datos ( EDI ) es el concepto de que las empresas comuniquen electrónicamente información que tradicionalmente se transmitía en papel, como órdenes de compra, avisos de envío anticipado y facturas. Existen estándares técnicos para el EDI que facilitan las transacciones entre las partes que utilizan estos instrumentos sin necesidad de realizar acuerdos especiales.

El EDI existe al menos desde principios de la década de 1970, y existen numerosos estándares EDI (como X12 , EDIFACT, ODETTE , etc.), algunos de los cuales satisfacen las necesidades de industrias o regiones específicas. También se refiere específicamente a una familia de estándares. En 1996, el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología ( NIST) definió el intercambio electrónico de datos como «el intercambio entre computadoras de un formato estandarizado para el intercambio de datos. El EDI implica una secuencia de mensajes entre dos partes, cualquiera de las cuales puede actuar como remitente o destinatario. Los datos formateados que representan los documentos pueden transmitirse del remitente al destinatario mediante telecomunicaciones o transportarse físicamente en soportes de almacenamiento electrónico». Se distingue entre la mera comunicación electrónica o el intercambio de datos, especificando que «en EDI, el procesamiento habitual de los mensajes recibidos se realiza únicamente por ordenador. La intervención humana en el procesamiento de un mensaje recibido suele estar destinada solo a condiciones de error, para la revisión de calidad y para situaciones especiales. Por ejemplo, la transmisión de datos binarios o textuales no es EDI según la definición aquí definida, a menos que los datos se traten como uno o más elementos de datos de un mensaje EDI y no estén normalmente destinados a la interpretación humana como parte del procesamiento de datos en línea ». ^{[ 1 ]} En resumen, EDI puede definirse como la transferencia de datos estructurados, mediante estándares de mensajes acordados, de un sistema informático a otro sin intervención humana.

Al igual que muchas otras tecnologías de la información tempranas, el EDI se inspiró en los avances de la logística militar . La complejidad del puente aéreo de Berlín de 1948 requirió el desarrollo de conceptos y métodos para intercambiar, a veces a través de un módem de teletipo de 300 baudios , grandes cantidades de datos e información sobre las mercancías transportadas. Estos conceptos iniciales posteriormente dieron forma a los primeros estándares del TDCC (Transportation Data Coordinating Committee) en los EE. UU. ^{[ 2 ]} Entre los primeros sistemas integrados que utilizaban EDI se encontraban los sistemas de control de carga. Un ejemplo de sistema en tiempo real fue el London Airport Cargo EDP Scheme (LACES) en el aeropuerto de Heathrow, Londres, Reino Unido, en 1971. Mediante la implementación del método de entrada directa del operador (DTI), permitió a los agentes de carga ingresar información directamente en el sistema de procesamiento de aduanas , reduciendo el tiempo de despacho. El aumento del tráfico marítimo y los problemas en las aduanas similares a los experimentados en el aeropuerto de Heathrow llevaron a la implementación de sistemas DTI en puertos individuales o grupos de puertos en la década de 1980. ^{[ 3 ]}

El EDI proporciona la base técnica para las "conversaciones" comerciales automatizadas entre dos entidades, ya sean internas o externas. El término EDI abarca todo el proceso de intercambio electrónico de datos, incluyendo la transmisión, el flujo de mensajes, el formato de los documentos y el software utilizado para interpretarlos. Sin embargo, los estándares EDI describen el formato riguroso de los documentos electrónicos y fueron diseñados, inicialmente en la industria automotriz , para ser independientes de las tecnologías de comunicación y software.

Los documentos EDI generalmente contienen la misma información que normalmente se encontraría en un documento en papel utilizado para la misma función organizativa. Por ejemplo, un pedido de envío desde almacén EDI 940 es utilizado por un fabricante para indicar a un almacén que envíe un producto a un minorista. Normalmente incluye una dirección de envío, una dirección de facturación y una lista de números de producto (generalmente un UPC ) y cantidades. Otro ejemplo es el conjunto de mensajes entre vendedores y compradores, como la solicitud de cotización (RFQ), la oferta en respuesta a la RFQ, la orden de compra , la confirmación de la orden de compra, el aviso de envío, el aviso de recepción, la factura y el aviso de pago. Sin embargo, EDI no se limita solo a los datos comerciales relacionados con el comercio, sino que abarca todos los campos, como la medicina (por ejemplo, historiales de pacientes y resultados de laboratorio), el transporte (por ejemplo, información sobre contenedores y modos de transporte), la ingeniería y la construcción, etc. En algunos casos, EDI se utilizará para crear un nuevo flujo de información comercial (que antes no era un flujo en papel). Este es el caso de la Notificación Anticipada de Envío (ASN), diseñada para informar al destinatario sobre el envío, los productos que recibirá y cómo están embalados. Esto se complementa con el uso de etiquetas de envío que contienen un código de barras GS1-128 que hace referencia al número de seguimiento del envío. ^{[ 4 ]}

Algunos conjuntos importantes de estándares EDI: ^{[ 5 ]}

• La norma UN/EDIFACT, recomendada por la ONU , es la única norma internacional y predomina fuera de Norteamérica.
• La norma estadounidense ANSI ASC X12 (X12) es la predominante en Norteamérica.
• El conjunto de estándares GS1 EDI fue desarrollado por GS1 , predominante en la cadena de suministro global .
• El estándar TRADACOMS, desarrollado por la ANA (Article Number Association, ahora conocida como GS1 UK ), es el predominante en el sector minorista del Reino Unido .
• La norma ODETTE se utiliza en la industria automovilística europea.
• El estándar VDA se utiliza en la industria automotriz europea, principalmente en Alemania.
• HL7 , un estándar de interoperabilidad semántica utilizado para datos sanitarios.
• La HIPAA , o Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA, por sus siglas en inglés), exige que millones de entidades de atención médica que transmiten datos electrónicamente utilicen EDI en un formato estándar HIPAA.
• IATA Cargo-IMP , siglas de International Air Transport Association Cargo Interchange Message Procedures (Procedimientos de Intercambio de Mensajes de Carga de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo ), es un estándar EDI basado en EDIFACT, creado para automatizar y estandarizar el intercambio de datos entre aerolíneas y otras partes.
• NCPDP Script , o SCRIPT, es un estándar desarrollado y mantenido por el Consejo Nacional de Programas de Medicamentos Recetados (NCPDP). Este estándar define los documentos para la transmisión electrónica de recetas médicas en los Estados Unidos.
• El estándar de telecomunicaciones NCPDP incluye transacciones para la verificación de la elegibilidad, la facturación de reclamaciones y servicios, la predeterminación de beneficios, la autorización previa y la presentación de informes, y se utiliza principalmente en los Estados Unidos.
• Edig@s (EDIGAS) es una norma que regula el comercio, el transporte (por gasoducto o contenedor) y el almacenamiento de gas.

Muchos de estos estándares surgieron a principios y mediados de la década de 1980. Dichos estándares definen los formatos, los conjuntos de caracteres y los elementos de datos utilizados en el intercambio de documentos y formularios comerciales. La lista completa de documentos X12 incluye todos los documentos comerciales principales, como órdenes de compra y facturas.

El estándar EDI prescribe la información obligatoria y opcional para un documento en particular y establece las reglas para su estructura. Estos estándares son como códigos de construcción. Así como dos cocinas pueden construirse "conforme al código " pero tener un aspecto completamente diferente, dos documentos EDI pueden seguir el mismo estándar y contener información distinta. Por ejemplo, una empresa alimentaria puede indicar la fecha de caducidad de un producto, mientras que un fabricante de ropa optaría por enviar información sobre el color y la talla.

El EDI se puede transmitir utilizando cualquier metodología acordada por el remitente y el destinatario, pero a medida que más socios comerciales comenzaron a utilizar Internet para la transmisión, han surgido protocolos estandarizados.

Esto incluye diversas tecnologías como:

• Módem (asíncrono y síncrono)
• FTP, SFTP y FTPS
• Correo electrónico
• HTTP / HTTPS
• AS1
• AS2
• AS4
• OFTP (y OFTP2)
• EDI móvil

Cuando algunas personas compararon los módems de protocolo síncrono de 2400 bits/s, los dispositivos CLEO y las redes de valor añadido utilizados para transmitir documentos EDI con la transmisión a través de Internet, equipararon las tecnologías que no utilizan Internet con EDI y predijeron erróneamente que EDI sería reemplazado junto con dichas tecnologías. En la mayoría de los casos, estos métodos de transmisión que no utilizan Internet simplemente están siendo reemplazados por protocolos de Internet , como FTP, HTTP, Telnet y el correo electrónico, pero los documentos EDI en sí mismos aún se mantienen.

En 2002, la IETF publicó el RFC 3335 , que ofrece un método estandarizado y seguro para transferir datos EDI por correo electrónico. El 12 de julio de 2005, un grupo de trabajo de la IETF ratificó el RFC 4130 para transferencias HTTP EDIINT (también conocido como AS2 ) basadas en MIME , y la IETF ha preparado un RFC similar para transferencias FTP (también conocido como AS3 ). El EDI a través de servicios web (también conocido como AS4 ) también ha sido estandarizado por el organismo de estándares OASIS. Si bien algunas transmisiones EDI se han trasladado a estos protocolos más recientes, los proveedores de redes de valor agregado siguen activos.

En la terminología EDI, las organizaciones que envían o reciben documentos entre sí se denominan "socios comerciales". Estos socios acuerdan la información específica que se transmitirá y cómo se utilizará. Esto se realiza mediante especificaciones legibles por humanos (también llamadas Directrices de Implementación de Mensajes). Si bien los estándares son análogos a los códigos de construcción, las especificaciones son análogas a los planos. (La especificación también puede denominarse "mapeo", pero este término se suele reservar para las instrucciones específicas legibles por máquina que se proporcionan al software de traducción. ^{[ 7 ]} ) Los grandes centros comerciales cuentan con Directrices de Implementación de Mensajes que reflejan sus procesos de negocio para el procesamiento de EDI y, por lo general, no están dispuestos a modificar sus prácticas comerciales de EDI para satisfacer las necesidades de sus socios comerciales. A menudo, en una gran empresa, estas directrices de EDI se redactan de forma lo suficientemente genérica como para que las utilicen diferentes sucursales o divisiones y, por lo tanto, contienen información que no es necesaria para un intercambio de documentos comercial específico. Otras grandes empresas pueden crear directrices de EDI independientes para cada sucursal o división.

Los socios comerciales pueden utilizar cualquier método para la transmisión de documentos (tal como se describe en la sección Protocolos de transmisión). Además, pueden interactuar directamente o a través de un intermediario.

El software de traducción EDI proporciona la interfaz entre los sistemas internos y el formato EDI enviado/recibido. Para un documento "entrante", la solución EDI recibe el archivo (ya sea a través de una red de valor añadido o directamente mediante protocolos como FTP o AS2), toma el archivo EDI recibido (comúnmente denominado "sobre") y valida que el socio comercial que envía el archivo sea un socio comercial válido, que la estructura del archivo cumpla con los estándares EDI y que los campos de información individuales se ajusten a los estándares acordados. Normalmente, el traductor crea un archivo de longitud fija, de longitud variable o en formato XML etiquetado, o bien "imprime" el documento EDI recibido (para entornos EDI no integrados). El siguiente paso es convertir/transformar el archivo creado por el traductor a un formato que pueda importarse a los sistemas, aplicaciones o ERP de back-end de la empresa. Esto se puede lograr mediante un programa personalizado, un "mapeador" propietario integrado o un "mapeador" gráfico integrado basado en estándares, utilizando un lenguaje de transformación de datos estándar como XSLT . El último paso consiste en importar el archivo (o base de datos) transformado al sistema de gestión interna de la empresa.

Para un documento de salida, el proceso de EDI integrado consiste en exportar un archivo (o leer una base de datos) de los sistemas de información de la empresa y transformarlo al formato adecuado para el traductor. El software de traducción validará el archivo EDI enviado para garantizar que cumpla con el estándar acordado por los socios comerciales, lo convertirá al formato EDI (añadiendo los identificadores y las estructuras de control correspondientes) y lo enviará al socio comercial (utilizando el protocolo de comunicación adecuado).

Otro componente fundamental de cualquier software de traducción EDI es una auditoría completa de todos los pasos necesarios para transferir documentos comerciales entre socios. Esta auditoría garantiza el seguimiento de cada transacción (que en realidad es un documento comercial) para evitar su pérdida. En el caso de un minorista que envía una orden de compra a un proveedor, si esta se pierde en cualquier punto del proceso, las consecuencias son devastadoras para ambas empresas. El proveedor no puede cumplir con el pedido al no haberlo recibido, lo que supone una pérdida de negocio y un daño a la relación comercial con su cliente minorista. El minorista, por su parte, sufre una falta de existencias, lo que se traduce en pérdidas de ventas, una menor atención al cliente y, en definitiva, menores beneficios.

En la terminología EDI, "entrada" y "salida" se refieren a la dirección de transmisión de un documento EDI en relación con un sistema específico, no a la dirección de la mercancía, el dinero u otros elementos representados por el documento. Por ejemplo, un documento EDI que indica a un almacén que realice un envío de salida es un documento de entrada en relación con el sistema informático del almacén. Es un documento de salida en relación con el fabricante o distribuidor que lo transmitió.

EDI y otras tecnologías similares ahorran costes a las empresas al proporcionar una alternativa o sustitución a los flujos de información que requerirían una gran cantidad de interacción humana y documentos en papel. Incluso cuando se mantienen documentos en papel en paralelo con el intercambio EDI, por ejemplo, manifiestos de envío impresos, el intercambio electrónico y el uso de los datos de dicho intercambio reducen los costes de gestión asociados a la clasificación, distribución, organización y búsqueda de documentos en papel. EDI y tecnologías similares permiten a una empresa aprovechar las ventajas de almacenar y manipular datos electrónicamente sin el coste de la introducción manual. Otra ventaja de EDI es la oportunidad de reducir o eliminar los errores de introducción manual de datos , como los errores de envío y facturación, ya que EDI elimina la necesidad de volver a introducir los documentos en el destino. Una ventaja muy importante de EDI sobre los documentos en papel es la velocidad con la que el socio comercial recibe e incorpora la información a su sistema, lo que reduce considerablemente los tiempos de ciclo. Por este motivo, EDI puede ser un componente importante de un sistema de producción justo a tiempo . ^{[ 9 ]}

Un estudio publicado en 1996 por Kenneth Kahn y John T. Mentzer observó el uso de alianzas EDI entre empresas vinculadas dentro de una red de suministro , donde EDI facilitó un intercambio de información más transparente que el que era habitual entre empresas que solo compartían información estrictamente necesaria. Anticiparon el potencial de EDI para abarcar a todos los actores dentro de un canal de marketing , con beneficios en cada etapa de la cadena. ^{[ 10 ]}

Según un informe de Aberdeen Group de 2008, "Una comparación de la habilitación de proveedores en todo el mundo", solo el 34% de los pedidos de compra se transmitían electrónicamente en Norteamérica. En EMEA , el 36% de los pedidos se transmitían electrónicamente y en APAC , el 41%. El informe también indicaba que el coste medio de una solicitud de compra en papel para realizar un pedido era de 37,45 dólares en Norteamérica, 42,90 dólares en EMEA y 23,90 dólares en APAC. Con una solicitud de compra mediante EDI, los costes se reducían a 23,83 dólares en Norteamérica, 34,05 dólares en EMEA y 14,78 dólares en APAC. ^{[ 11 ]}

Existen algunas barreras para la adopción del intercambio electrónico de datos (EDI). Una de las más importantes es el cambio en los procesos de negocio que conlleva. Los procesos actuales, basados ​​en el manejo de papel, podrían no ser adecuados para el EDI y requerirían modificaciones para automatizar el procesamiento de documentos. Por ejemplo, una empresa podría recibir la mayor parte de sus mercancías mediante envíos urgentes (de 1 o 2 días) y todas sus facturas por correo postal. Por lo tanto, el proceso actual podría asumir que las mercancías se reciben antes que la factura. Con el EDI, la factura se enviará normalmente cuando se envíen las mercancías, lo que requerirá un proceso que gestione un gran número de facturas cuyos productos aún no se hayan recibido.

Otra barrera importante es el costo en tiempo y dinero de la configuración inicial. Los gastos preliminares y el tiempo que conlleva la implementación, la personalización y la capacitación pueden ser costosos. Es fundamental seleccionar el nivel de integración adecuado para satisfacer las necesidades del negocio. Para una empresa con relativamente pocas transacciones con socios basados ​​en EDI, puede ser conveniente implementar soluciones económicas de impresión y lectura, donde el formato EDI se imprime en un formato legible para humanos y las personas, en lugar de las computadoras, responden a la transacción. Otra alternativa son las soluciones EDI externalizadas proporcionadas por empresas de servicios EDI. Para otras empresas, la implementación de una solución EDI integrada puede ser necesaria a medida que el aumento en los volúmenes de transacciones, impulsado por EDI, las obliga a reimplementar sus procesos de negocio de procesamiento de pedidos.

El principal obstáculo para una implementación exitosa de EDI radica en la percepción que muchas empresas tienen sobre su naturaleza. Muchos lo ven desde una perspectiva técnica, considerándolo un formato de datos; sin embargo, sería más preciso adoptar la perspectiva empresarial, entendiendo a EDI como un sistema para intercambiar documentos comerciales con entidades externas e integrar los datos de dichos documentos en los sistemas internos de la empresa. Las implementaciones exitosas de EDI consideran el impacto que la información generada externamente tendrá en sus sistemas internos y validan la información comercial recibida. Por ejemplo, permitir que un proveedor actualice el sistema de cuentas por pagar de un minorista sin los controles adecuados pondría a la empresa en un riesgo significativo. Las empresas que se inician en la implementación de EDI deben comprender el proceso empresarial subyacente y aplicar un criterio adecuado.

En EDI se utilizan varios mecanismos para el acuse de recibo , es decir, para notificar al remitente que se recibió una transacción entrante y que el destinatario la procesó: ^{[ 12 ]}

• Estado de la comunicación: indica que la transmisión se ha completado.
• MDN (Notificación de Disposición del Mensaje): solo en AS2, indica que el mensaje es legible.
• Acuse de recibo funcional: normalmente "997" en ANSI o "CONTRL" en EDIFACT, que indican que el contenido del mensaje se ha verificado con respecto a su plantilla y que informan si la transacción se ha registrado en el sistema electrónico del receptor.
• Confirmación a nivel empresarial: el indicador final muestra si el receptor acepta o no la transacción.

• AS1 (redes) – Protocolo de red para datos entre empresas 
• AS2 – Protocolo de red para datos entre empresas 
• AS3 (redes) – Protocolo de red para datos entre empresas 
• AS4 – Protocolo de red para datos entre empresas 
• Sistema de Recuperación de Gastos y Costos (ECRS) : subconjunto de páginas de "extracción, transformación y carga" que muestran breves descripciones de los destinos de redireccionamiento. 
• Extraer, transformar, cargar : procedimiento en informática. 
• Estándar de Intercambio Electrónico de Datos Legales
• Estándares de datos marítimos

• Gengeswari, K. y Abu Bakar Abdul Hamid (2010). "Integración del intercambio electrónico de datos: una revisión", Jurnal Kemanusiaan , ISSN 1675-1930 
• Notto, Ralph W. «Desafío y consecuencia: Impulsando el cambio hacia el comercio electrónico», Fenestra Books. 2005 , ISBN 158736414X

• "Contratación electrónica: la integración electrónica de datos alcanza la madurez" Archivado el 14 de mayo de 2021 en Wayback Machine – Artículo de Finance Director Europe Journal