MoReq2

MoReq2 son las siglas de « Modelo de Requisitos para la Gestión de Registros Electrónicos», segunda versión. Consiste en una especificación formal de requisitos para un sistema genérico de gestión de registros electrónicos , acompañada de documentación de pruebas e información relacionada. Publicado en 2008 por la Comisión Europea , está diseñado para su uso en toda la Unión Europea , pero puede utilizarse en otros lugares. MoReq2 se considera generalmente un estándar de facto en Europa, pero no tiene estatus oficial como estándar.

La especificación MoReq2 está dirigida a usuarios y proveedores de sistemas y servicios de gestión de registros electrónicos, así como a educadores. Sus principales usos previstos son servir de base para las convocatorias de licitación (también conocidas como solicitudes de propuestas ) y como marco para guiar el desarrollo de nuevos sistemas de gestión de registros electrónicos. También puede utilizarse como base para la auditoría de sistemas o servicios de gestión de registros electrónicos existentes y como recurso para formadores académicos o comerciales.

Todos los componentes de MoReq2, así como las traducciones y los Capítulos Cero (véase más abajo), se pueden descargar gratuitamente desde el sitio web oficial de MoReq. ^{[ 1 ]} También están disponibles en otros sitios web. La especificación de requisitos también está disponible en formato impreso a través de la Comisión Europea como ISBN. 978-92-79-09772-0.

El MoReq original fue concebido a finales de la década de 1990 por el DLM Forum (un organismo europeo sin ánimo de lucro), tras el desarrollo y la publicación del US DoD 5015.2 por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos . ^{[ 2 ]} El MoReq tenía como objetivo cumplir la misma función que el 5015.2, a saber, describir un buen sistema de gestión de registros electrónicos; pero mientras que el 5015.2 fue diseñado específicamente para la comunidad de defensa de los Estados Unidos, el MoReq fue diseñado desde el principio para ser útil en toda la Unión Europea y en cualquier sector o industria. Por lo tanto, el 5015.2 y el MoReq difieren porque el primero es un estándar que define los comportamientos obligatorios de un sistema, mientras que el MoReq proporciona directrices que definen las capacidades de un buen sistema genérico, no todas las cuales tienen que ser obligatorias en un caso específico.

El desarrollo de la primera versión de MoReq fue financiado por la Comisión Europea y tuvo lugar durante el año 2000. MoReq fue desarrollado por un equipo de consultores con el apoyo de un consejo editorial de expertos internacionales. La especificación resultante, a la que se suele denominar (informalmente) MoReq1, ^{[ 3 ]} se publicó en 2001.

MoReq1 fue recibido con entusiasmo y fue objeto de aproximadamente una docena de traducciones y adaptaciones. ^{[ 4 ]} Sin embargo, su éxito no estuvo acompañado de ningún tipo de gobernanza o desarrollo; y no existía un programa de pruebas de conformidad con MoReq1. Esto impulsó al Foro DLM a iniciar el desarrollo de una actualización importante, que se conocería como MoReq2.

Tras la elaboración de un informe de estudio preliminar, ^{[ 5 ]} la Comisión Europea financió el desarrollo de MoReq2. El desarrollo fue realizado nuevamente por consultores, esta vez con el apoyo de paneles de revisores voluntarios, así como de un Consejo Editorial de expertos internacionales. Los paneles fueron seleccionados de:

• proveedores de software para sistemas de gestión de registros electrónicos;
• usuarios y potenciales usuarios del software;
• Archivos Nacionales;
• organismos profesionales y asociaciones comerciales.

Los panelistas voluntarios procedían de 35 países, y más de 100 contribuyeron activamente al proceso de revisión.

En marzo de 2010, el Foro DLM firmó un contrato para desarrollar una nueva versión de MoReq, que se conocería como MoReq2010; esta se publicó a mediados de 2011.

El Foro DLM lanzó un esquema de pruebas de conformidad en el verano de 2008. ^{[ 6 ]} Este esquema permite a los proveedores de sistemas de gestión de registros electrónicos presentar sus productos para pruebas de conformidad formales. Los proveedores pueden elegir cualquier centro de pruebas acreditado por el Foro DLM, y los resultados son aplicables en toda Europa. Las pruebas de conformidad requieren que se cumplan los requisitos básicos de MoReq2; a elección del proveedor, los requisitos de cualquier combinación de los 13 módulos opcionales. El primer producto de software que ha sido certificado por MoReq2 es ( Fabasoft Folio ). ^{[ 7 ] [ 8 ]} En este momento (junio de 2014) es el único en todo el mundo.

MoReq2 está diseñado específicamente como una actualización evolutiva de MoReq1. Además de especificar los requisitos funcionales para un buen sistema genérico de gestión de registros electrónicos, incluye:

• Requisitos no funcionales.
• 13 “módulos opcionales”, cada uno de los cuales define los requisitos para un conjunto de características que a menudo se requieren para una integración estrecha con la gestión de registros electrónicos, como la gestión de documentos (proporcionando así la base de una especificación para un Sistema de Gestión de Documentos y Registros Electrónicos ), fax , entorno de trabajo colaborativo y gestión de contenido .
• Un modelo de metadatos que define 345 elementos de metadatos necesarios para dar soporte a la funcionalidad definida en los requisitos funcionales.
• Documentación de prueba (datos de prueba, condiciones de prueba, resultados esperados, instrucciones) para permitir las pruebas de conformidad.
• Un esquema XML coherente con el modelo de metadatos.
• Texto explicativo, apéndices y referencias.

Además, la estructura MoReq2 permite a los países desarrollar "Capítulos Cero" específicos para cada país, idioma o región, que tengan en cuenta las diferencias lingüísticas, la legislación nacional y regional, las normas nacionales, etc.

El Foro DLM ha establecido una Junta de Gobernanza de MoReq para guiar el desarrollo futuro de MoReq. ^{[ 9 ]} La Junta tiene las siguientes responsabilidades:

• Gestionar el desarrollo continuo de MoReq.
• Gestionar el proceso de pruebas de cumplimiento.
• Promover el uso de MoReq2.
• Validación de traducciones y Capítulos Cero.
• Garantizar que el nombre y el logotipo de MoReq2 no se utilicen de forma inapropiada.

• Estándares de metadatos

• Sitio web oficial de MoReq
• Páginas de la Comisión Europea sobre MoReq
• Foro de DLM