Sistema electrónico de gestión de documentos y registros

El sistema electrónico de gestión de documentos y registros ( EDRMS , por sus siglas en inglés) es un tipo de sistema de gestión de contenido y se refiere a la combinación de las tecnologías de los sistemas de gestión de documentos y de gestión de registros como un sistema integrado.

Por lo general, los sistemas consideran que un documento o archivo está en proceso hasta que haya sido revisado, aprobado, bloqueado y (posiblemente) publicado, momento en el que quedará disponible para su uso. La versión del formulario que se guarda con el contenido del usuario se convertirá en un registro formal dentro de la organización .

Una vez que un documento adquiere la categoría de registro, la organización puede aplicar políticas de retención basadas en las mejores prácticas o en la legislación vigente, que establecen cómo se desarrollará la segunda mitad del ciclo de vida del registro . Esto generalmente implica su retención (y protección contra modificaciones) hasta que ocurran ciertos eventos relacionados con el registro que desencadenen la aplicación del calendario de disposición final . Finalmente, normalmente en un plazo determinado tras estos eventos, el registro se destruye .

Diversos proveedores de software ofrecen estos sistemas a nivel empresarial (es decir, orientados a gestionar todos los documentos y registros dentro de una empresa). ^{[ 1 ]}

Históricamente, estos proveedores han ofrecido sistemas de gestión electrónica de documentos y han adquirido empresas más pequeñas del sector. La fluidez de la integración y la finalidad original del componente de gestión de registros, que es administrar documentos electrónicos, suelen determinar la complejidad de la implementación y, potencialmente, del uso del sistema final.

• Gestión de procesos de negocio (BPM)
• Gestión de casos y gestión de asuntos
• Gestión de contenido empresarial (ECM)
• Exploración
• Gestión de contenido web (WCM)

Entre las organizaciones profesionales destacadas en materia de documentos y registros se incluyen:

• Asociación de Gestores y Administradores de Documentos (ARMA International)
• Instituto de Gestores de Registros Certificados (ICRM)
• Sociedad de Gestión de Información y Registros (IRMS)