Hispanopedia WikiEn el contexto de la archivística y la investigación archivística , un instrumento de descripción es una herramienta de organización, un documento que contiene metadatos detallados y procesados , así como otra información sobre una colección específica de documentos dentro de un archivo . Los instrumentos de descripción suelen consistir en un inventario documental y una descripción de los materiales, su origen y su estructura. [ 1 ] El instrumento de descripción de un fondo documental suele ser compilado por la entidad de origen de la colección, la entidad de procedencia o por un archivista durante el procesamiento archivístico , y puede considerarse el equivalente en archivística de un catálogo de biblioteca o un catálogo de colección de museo . El instrumento de descripción sirve para localizar información específica dentro de la colección. [ 2 ] El instrumento de descripción también puede ayudar al repositorio de archivos a gestionar sus materiales y recursos. [ 3 ]
La historia de los instrumentos de búsqueda refleja la historia de la información. Los antiguos sumerios tenían sus propios sistemas de índices para localizar registros burocráticos y administrativos. [ 4 ] Los instrumentos de búsqueda en los siglos XIX y XX eran documentos en papel, como listas o fichas . En el siglo XXI, se pueden crear en formatos electrónicos como hojas de cálculo o bases de datos. El formato estándar legible por máquina para los instrumentos de búsqueda de colecciones de manuscritos, ampliamente utilizado en Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Francia, Australia y otros países, es la Descripción Archivística Codificada ( ENAD) . [ 5 ]
Descripción general
Las guías de consulta constituyen una herramienta fundamental para la interacción de usuarios y archivistas con las colecciones de archivo. Freund y Toms señalan que las guías de consulta se convirtieron en el medio preferido de mediación del usuario con una colección, como resultado de la naturaleza impresa de la mayoría de los materiales históricos. Explican además que la guía de consulta en este formato impreso está diseñada para describir una sola colección o disposición de una procedencia similar . [ 6 ] Clayton McGehee argumenta que las guías de consulta se convirtieron en el medio preferido por los archivistas y depositarios para organizar sus colecciones porque les permitían controlar intelectual y físicamente los elementos que poseían. Los archivistas podían adquirir, dar de baja, editar y reorganizar materiales. Las guías de consulta podían reflejar estos cambios en la colección, pero también reflejaban que solo los archivistas estarían al tanto de dichos cambios. Las colecciones en papel con guías de consulta garantizaban que los usuarios tuvieran que depender del archivista para encontrar y utilizar los materiales. [ 7 ]
El contenido de los instrumentos de búsqueda puede variar según el tipo de material que se describe. Por lo general, un instrumento de búsqueda incluye una descripción del alcance de la colección, información biográfica e histórica relacionada con la misma, y restricciones sobre el uso o acceso a los materiales. [ 2 ] Los instrumentos de búsqueda pueden ser inventarios detallados que enumeran el contenido. También pueden incluir encabezamientos de materia extraídos de LCSH , AAT u otro vocabulario controlado , y pueden hacer referencias cruzadas a colecciones relacionadas en otros repositorios. Los elementos de datos esenciales para los instrumentos de búsqueda están definidos por el Consejo Internacional de Archivos [ 8 ] en la Descripción Archivística Estándar Internacional General ( ISAD(G) ). [ 9 ] Existen varias implementaciones nacionales de ISAD(G), como Describing Archives: A Content Standard , utilizada en los EE. UU.
Creación
El proceso de creación de un instrumento de descripción suele comenzar con la descripción del archivo. Por ejemplo, la Descripción Archivística Codificada (CASD ) requiere una descripción básica de la colección, una lista de términos de vocabulario controlado, información administrativa, información biográfica, alcance y contenido, organización, descripción de los componentes y otros datos descriptivos. [ 10 ] En ausencia de un estándar universal para instrumentos de descripción, [ 11 ] estos elementos se utilizan a menudo como base.
Componentes
La Descripción básica , la Descripción general de la colección o la Información resumida suelen ser la primera sección de una guía de consulta, y contienen información sobre el creador de la colección, el espacio físico que ocupa en el archivo, el rango de fechas y un resumen de sus documentos. [ 12 ] Una Nota biográfica/histórica describe una colección desde la perspectiva del período en que fue creada, proporcionando información de contexto sobre una persona u organización. También puede describir la historia de la colección. La nota de Alcance y contenido explica brevemente la procedencia de la colección, su organización y rango de fechas, y en general qué tipo de materiales contiene: cartas, informes, fotografías, audio/video, etc.
La sección Acceso y uso contiene información sobre el uso de la colección, como los términos de acceso y las restricciones. Los aspectos de uso que pueden afectar a los investigadores incluyen los acuerdos con los donantes que restringen el acceso, la información sobre derechos de autor, el historial de propiedad de la colección, cualquier otro formato disponible y si la colección acepta nuevas incorporaciones. La sección Información adicional contiene detalles sobre materiales relacionados, el idioma, las instrucciones de citación, los patrocinadores y la fecha de procesamiento. Los términos de búsqueda suelen ser una lista de encabezamientos de materia, nombres de personas, empresas o familias, encabezamientos geográficos y términos de género relacionados con el contenido de la colección.
La organización es la manera en que se ha ordenado la colección (generalmente de acuerdo, en la medida de lo posible, con su orden original ). Los niveles jerárquicos de organización suelen estar compuestos por grupos de registros que contienen series , las cuales a su vez contienen cajas, carpetas y elementos. [ 13 ]
La Lista de Contenido es una lista de los materiales de la colección hasta el nivel de caja y carpeta. [ 14 ] Las descripciones de las series contienen el título, las fechas de cobertura y una breve descripción del contenido de cada serie. Las descripciones de las series también pueden incluir la gama de contenedores, una declaración del tipo de organización y una nota sobre cualquier restricción para cada serie (por ejemplo, un embargo de acceso público durante un período determinado por razones de confidencialidad).
Digitalización y herramientas de búsqueda
Descripción de archivo codificada
La Descripción Archivística Codificada (EAD) se creó en 1998 para el uso de instrumentos de búsqueda en un entorno en línea. Su creación permitió establecer un estándar nacional coherente en los EE. UU. para la terminología de los instrumentos de búsqueda. [ 15 ]
Candida Fenton escribe: «La Definición de Tipo de Documento de Descripción Archivística Codificada (EAD DTD) es un estándar de codificación no propietario que especifica la estructura de una guía de búsqueda archivística electrónica. El estándar se desarrolló en respuesta al creciente papel de las redes en el acceso a la información que describe los fondos de archivo y para permitir el intercambio de registros entre repositorios». [ 16 ]
Sin embargo, el formato jerárquico de los instrumentos de búsqueda EAD ha causado cierta controversia entre los usuarios, ya que los archiveros han señalado que perpetúa las mismas confusiones con respecto a los instrumentos de búsqueda para los usuarios. [ 17 ]
Interacción con el usuario y herramientas de búsqueda
Freund y Toms afirmaron que, a medida que las colecciones se vuelven digitalmente accesibles con mayor frecuencia, ya no se puede esperar que los archiveros asistan a los usuarios en cada una de sus necesidades. [ 6 ] Clayton McGehee expresó su preocupación por la falta de interacción entre los instrumentos de búsqueda de diferentes bibliotecas y repositorios. Argumentó que, para mantenerse al día con el rápido intercambio y difusión de información, los instrumentos de búsqueda deben interactuar con las bibliotecas digitales. Laura Farley argumentó que ambas preocupaciones sobre la velocidad de cambio de la información y la necesidad de adaptación podrían complementarse agregando anotaciones de los usuarios a los instrumentos de búsqueda en línea. Farley también señaló que las contribuciones de los usuarios pueden ayudar a los archiveros a resaltar elementos útiles que no están indicados en el instrumento de búsqueda existente. Ella concluye que
Las herramientas de búsqueda participativas en línea con anotaciones de los usuarios son viables para un repositorio de cualquier tamaño y presupuesto, y darán como resultado recursos más completos para usuarios y archiveros... Para tener éxito en llegar a los usuarios, los archiveros deben abrirse a nuevas colaboraciones con diversas comunidades más allá del mundo académico, renunciando al papel de guardianes de los registros e invitando a una comunicación abierta con los usuarios. [ 18 ]
Véase también
Notas a pie de página
- ↑ "Guías de búsqueda para colecciones de archivos y manuscritos | Colecciones raras y de manuscritos" . rare.library.cornell.edu . Consultado el 25 de marzo de 2018 .
- 1 2 "guía de consulta | Sociedad de Archivistas Americanos" . www2.archivists.org . Consultado el 1 de abril de 2018 .
- ↑ "guía de consulta | Sociedad de Archivistas Americanos" . www2.archivists.org . Consultado el 15 de abril de 2019 .
- ↑ "¡Descubra las herramientas de búsqueda!" . Blog de la Biblioteca y Archivos de Canadá . 28 de febrero de 2012 . Consultado el 1 de abril de 2018 .
- ↑ "Desarrollo de la DTD de descripción de archivo codificada (sitio oficial de EAD, Biblioteca del Congreso)" . loc.gov . Consultado el 1 de abril de 2018 .
- 1 2 Freund, Luanne; Toms, Elaine G. (abril de 2016). "Interacting with Archival Finding Aids: Interacting with Archival Finding Aids". Journal of the Association for Information Science and Technology . 67 (4): 994– 1008. doi : 10.1002/asi.23436 . hdl : 10.1002/asi.23436 .
- ↑ McGahee, Clayton (marzo de 2018). "Cómo hacer accesibles las colecciones especiales a los usuarios: instrumentos de búsqueda". Revista Internacional de Información Jurídica . 46 (1): 31– 38. doi : 10.1017/jli.2018.2 . ISSN 0731-1265 .
- ↑ "Consejo Internacional de Archivos |" . ica.org . Consultado el 1 de abril de 2018 .
- ↑ "ISAD(G): Descripción Archivística Estándar Internacional General, Segunda edición | Consejo Internacional de Archivos" . 18 de agosto de 2010. Archivado del original el 18 de agosto de 2010. Consultado el 1 de abril de 2018 .
- ↑ "Mejores prácticas de LC EAD en la Biblioteca del Congreso (Ayudas de búsqueda)" . loc.gov . Consultado el 23 de abril de 2018 .
- ↑ "Estándares para la descripción archivística: Capítulo 5" . archivists.org . Consultado el 5 de abril de 2018 .
- ↑ Harmeyer, Neal. "Guías de biblioteca: Fuentes primarias en archivos y colecciones especiales: Cómo leer una guía de consulta" . guides.lib.purdue.edu . Consultado el 19 de abril de 2018 .
- ↑ "niveles de organización | Sociedad de Archivistas Americanos" . www2.archivists.org . Consultado el 20 de octubre de 2018 .
- ↑ Harmeyer, Neal. "Guías de biblioteca: Fuentes primarias en archivos y colecciones especiales: Cómo leer una guía de consulta" . guides.lib.purdue.edu . Consultado el 5 de abril de 2018 .
- ↑ McGahee, Clayton (2018). "Facilitar el acceso de los usuarios a las colecciones especiales: instrumentos de búsqueda". Revista Internacional de Información Jurídica . 46 (1): 31– 38. doi : 10.1017/jli.2018.2 . ISSN 0731-1265 .
- ↑ Fenton, Candida (2010). "Uso de vocabulario controlado y tesauros en las guías de búsqueda en línea del Reino Unido". Journal of the Society of Archivists . 31 (2): 187– 205. doi : 10.1080/00379816.2010.506792 . ISSN 0037-9816 .
- ↑ Scheir, Wendy (2006). "Primera entrada: informe de un estudio exploratorio cualitativo sobre la experiencia de usuarios novatos con herramientas de búsqueda en línea". Journal of Archival Organization . 3 (4): 49– 85. doi : 10.1300/j201v03n04_04 . ISSN 1533-2748 .
- ↑ Farley, Laura (27 de mayo de 2015). El instrumento de búsqueda participativo y el archivero: cómo las anotaciones de los usuarios están cambiando el rol de todos . OCLC 913171735.
Enlaces externos
- Secciones de una guía de consulta de la Universidad de Purdue
- Ciencia de los archivos
