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Gestión de eventos

Organizador de eventos Boda en un viñedo La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y el desarrollo de eventos personales o corporativos, ta...

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Organizador de eventos
Boda en un viñedo

La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y el desarrollo de eventos personales o corporativos, tanto pequeños como grandes, tales como festivales , conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones . Implica estudiar la marca, identificar su público objetivo , diseñar el concepto del evento y coordinar los aspectos técnicos antes de su lanzamiento. [ 1 ]

Actualmente, el sector de los eventos abarca desde los Juegos Olímpicos hasta desayunos de negocios. Numerosas industrias, celebridades, organizaciones benéficas y grupos de interés organizan eventos para promocionar su marca, establecer relaciones comerciales, recaudar fondos o celebrar logros.

El proceso de planificación y coordinación de un evento se conoce como organización de eventos e incluye la elaboración del presupuesto , la programación, la selección del lugar, la obtención de los permisos necesarios , la coordinación del transporte y el estacionamiento, la contratación de oradores o artistas, la decoración, la seguridad, el servicio de catering , la coordinación con proveedores externos y los planes de emergencia. Cada evento es diferente, por lo que el proceso de planificación y ejecución varía según el tipo de evento.

El /la organizador/a del evento es quien planifica y ejecuta el evento, responsabilizándose de los aspectos creativos, técnicos y logísticos. Esto incluye el diseño general del evento, la construcción de marca, la estrategia de marketing y comunicación, la producción audiovisual , la redacción del guion, la logística, la elaboración del presupuesto, la negociación y la atención al cliente.

Debido a las complejidades que implica, el amplio conjunto de conocimientos requeridos y el entorno que cambia rápidamente, la gestión de eventos se cita con frecuencia como una de las trayectorias profesionales más estresantes. [ 2 ]

Marketing y comunicación estratégicos

La gestión de eventos puede ser una herramienta de marketing y comunicación estratégica, utilizada por empresas de todos los tamaños. Las empresas pueden beneficiarse de los eventos promocionales como una forma de comunicarse con clientes actuales y potenciales. Por ejemplo, estos eventos con fines publicitarios pueden ser ruedas de prensa, eventos promocionales o lanzamientos de productos.

Los organizadores de eventos también pueden utilizar los medios de comunicación tradicionales para llegar a su público objetivo, con la esperanza de generar una cobertura mediática que alcance a miles o millones de personas. También pueden invitar a su público a sus eventos y contactarlos durante el evento en sí. [ 3 ]

Lugar para eventos

Un espacio para eventos puede estar ubicado en las instalaciones del propietario o en otro lugar. El organizador del evento es responsable de la organización, ya que coordina directamente con el propietario. Supervisará todos los aspectos del evento en el lugar. Algunas de las tareas mencionadas en la introducción pueden ser asumidas por el organizador, pero generalmente con un costo adicional.

Los eventos representan un riesgo sustancial de responsabilidad civil para los organizadores y los recintos. Por consiguiente, la mayoría de los recintos exigen a los organizadores que contraten un seguro de responsabilidad civil general, ya sea colectivo o específico para el evento, por un importe no inferior a 1.000.000 de dólares por incidente y 2.000.000 de dólares en total, que es el estándar del sector. [ 4 ] [ 5 ]

Los organizadores de eventos corporativos reservan espacios para celebrar reuniones de empresa, conferencias , eventos de networking, ferias comerciales , lanzamientos de productos, retiros de trabajo en equipo o sesiones de formación en un entorno más personalizado.

Gestión de riesgos y seguros

Los organizadores de eventos se enfrentan a una exposición considerable a pérdidas financieras derivadas de reclamaciones de responsabilidad civil, cancelaciones, daños a la propiedad y, cada vez más, incidentes cibernéticos. Por consiguiente, la gestión de riesgos se ha convertido en un componente fundamental de la planificación profesional de eventos. [ 6 ]

Cobertura de responsabilidad civil

El seguro de responsabilidad civil general, a menudo llamado "responsabilidad civil de eventos" o, en la práctica profesional francesa, responsabilité civile organisateur (RC organisateur), cubre las lesiones corporales, los daños a la propiedad y las pérdidas consecuentes causadas a terceros durante un evento. La mayoría de los recintos profesionales exigen a los organizadores que cuenten con una cobertura mínima de responsabilidad civil general de 1.000.000 USD por incidente y 2.000.000 USD en total, lo que se ha convertido en el estándar de la industria. [ 7 ] [ 8 ] El análisis legal de los grandes eventos deportivos señala que las pólizas de responsabilidad civil para grandes concentraciones públicas cubren tanto la exposición de primera parte como la de terceros, con una cobertura estructurada en torno a las actividades específicas y el tamaño de la audiencia del evento. [ 9 ]

Cancelación e interrupción de la actividad comercial

El seguro de cancelación indemniza a los organizadores por los gastos irrecuperables (depósitos, costos de producción y honorarios contractuales) cuando un evento debe posponerse o cancelarse por causas ajenas al control del organizador, como condiciones climáticas adversas, prohibiciones gubernamentales o la indisponibilidad de artistas clave. Una encuesta realizada en 2020 a organizadores de eventos profesionales por la Professional Convention Management Association (PCMA) reveló que menos de la mitad de los encuestados contaban con una cobertura de cancelación suficiente para cubrir las pérdidas sufridas durante interrupciones a gran escala, lo que evidencia una brecha persistente entre las necesidades de cobertura y la adopción real. [ 10 ] Las primas para la cobertura de cancelación generalmente se calculan como un porcentaje del presupuesto asegurado, y varían según el tipo de evento, la exposición al aire libre y el valor de los artistas o ponentes contratados. [ 11 ]

Productos paramétricos

Una categoría emergente de cobertura para eventos utiliza estructuras de seguros paramétricos en las que el pago se activa automáticamente por un parámetro medible predefinido, como la velocidad del viento, la precipitación por encima de un umbral o una orden de prohibición oficial, en lugar de por un proceso convencional de evaluación de pérdidas. Los conciertos y eventos deportivos han sido pioneros en la adopción de estos productos para abordar el riesgo de cancelación relacionado con el clima, ya que las pólizas paramétricas ofrecen pagos más rápidos y menores costos administrativos que los contratos de indemnización tradicionales. [ 12 ]

Sostenibilidad

La gestión de eventos sostenibles (también conocida como ecologización de eventos) es el proceso utilizado para producir un evento con especial atención a los aspectos ambientales, económicos y sociales. [ 13 ] La sostenibilidad en la gestión de eventos incorpora la toma de decisiones social y ambientalmente responsables en la planificación, organización, ejecución y participación en un evento. Implica incluir principios y prácticas de desarrollo sostenible en todos los niveles de la organización del evento y tiene como objetivo garantizar que un evento se celebre de manera responsable. Representa el conjunto total de intervenciones en un evento y debe realizarse de manera integrada. La ecologización de eventos debe comenzar desde el inicio del proyecto y debe involucrar a todos los actores clave, como clientes, organizadores, sedes, subcontratistas y proveedores. [ 14 ] Un estudio reciente muestra que la tendencia de trasladar eventos de presenciales a virtuales e híbridos puede reducir la huella de carbono en un 94 % (virtual) y en un 67 % (modo híbrido con una tasa de participación presencial superior al 50 % debido a las compensaciones entre la huella de carbono per cápita y el nivel de participación presencial). [ 15 ]

Tecnología

Las empresas de software para la gestión de eventos proporcionan a la planificación de eventos herramientas de software para gestionar muchas actividades comunes, como el registro de delegados, la reserva de hoteles, la reserva de viajes o la asignación de espacio en la zona de exposiciones.

Una tendencia reciente en tecnología para eventos es el uso de aplicaciones móviles . Esta tecnología está avanzando y permite a los profesionales de eventos simplificar y gestionar eventos complejos y sencillos de manera más eficaz. [ 16 ] Las aplicaciones móviles tienen una amplia gama de usos. Se pueden utilizar para almacenar información relativamente estática, como la agenda, las biografías de los ponentes y las preguntas frecuentes. También pueden fomentar la participación e interacción del público mediante herramientas interactivas como votaciones/encuestas en directo, el envío de preguntas a los ponentes durante las sesiones de preguntas y respuestas, o la creación de "nubes de palabras" interactivas en directo. Los organizadores de eventos también pueden utilizar las aplicaciones móviles como medio de comunicación. Estas aplicaciones contribuyen a mejorar el resultado general de los eventos y también ayudan a eliminar gran parte del trabajo tedioso de los organizadores. [ 17 ] Los organizadores pueden comunicarse con los participantes mediante alertas, notificaciones y mensajes push. También se pueden utilizar para recopilar comentarios de los participantes mediante encuestas integradas en la aplicación. Algunas aplicaciones móviles para eventos pueden ayudar a los participantes a interactuar entre sí, con los patrocinadores y con los organizadores gracias a su funcionalidad de redes integrada.

Educación

Cada vez son más las universidades que ofrecen formación en gestión de eventos, tanto en forma de certificados como de títulos de grado o posgrado.

El Rosen College of Hospitality Management de la Universidad de Florida Central ofreció la primera licenciatura en Gestión de Eventos a partir de 2006. [ 18 ] [ 19 ] El programa aprovecha la formación básica en hostelería , que abarca operaciones de alojamiento, turismo, servicios al huésped, contabilidad y marketing, así como la gestión de eventos, que incluye ventas, promoción, tecnología, diseño, gestión de riesgos y catering, con asignaturas optativas disponibles para intereses específicos, como cruceros , discotecas , vino o ferias comerciales . [ 20 ] Otros programas de grado que no ofrecen un título completo suelen ofrecer concentraciones, como la Universidad de Nueva York , que ofrece una licenciatura en Gestión Hotelera y Turística con una concentración en gestión de eventos. [ 21 ] La Universidad de Florida también ofrece un programa similar. [ 22 ]

Debido al número limitado de programas de licenciatura disponibles, no es raro que los organizadores de eventos obtengan sus títulos en administración de empresas , marketing o relaciones públicas . Para complementar su formación, quienes se interesan en la organización de eventos suelen obtener una o más certificaciones que les permiten especializarse en campos específicos. Algunas de las certificaciones disponibles son:

Véase también

Referencias

  1. ↑ Ramsborg, GC; B Miller, D Breiter, BJ Reed y A Rushing (eds.), Gestión profesional de reuniones: Estrategias integrales para reuniones, convenciones y eventos , 2008, 5.ª ed., Kendall/Hunt Publishing, Dubuque, Iowa. ISBN 0-7575-5212-9
  2. ↑ "Los 10 trabajos más y menos estresantes de Estados Unidos" . www.cbsnews.com . 7 de marzo de 2019. Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  3. ↑ Schivinski, Bruno; Langaro, Daniela; Shaw, Christina (2019). "La influencia de la comunicación en redes sociales en las actitudes y las intenciones de comportamiento de los consumidores con respecto a los eventos patrocinados por marcas". Event Management . 23 (6): 835– 853. doi : 10.3727/152599518x15403853721268 . hdl : 10071/19989 . S2CID 150200949 . 
  4. ↑ "Cuándo y por qué necesita un seguro para eventos" . BizBash . 6 de diciembre de 2007. Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  5. ↑ Bonner, Marianne. "¿Deberías comprar cobertura para eventos especiales?" . The Balance Small Business . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  6. ↑ Bowdin, Glenn; Allen, Johnny; O'Toole, William; Harris, Rob; McDonnell, Ian (2011). Gestión de eventos (3.ª ed.). Oxford: Elsevier/Butterworth-Heinemann. pp. 348–352 . ISBN   978-0-08-096678-6.
  7. ↑ "Cuándo y por qué necesita un seguro para eventos" . BizBash . 6 de diciembre de 2007. Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  8. ↑ Bonner, Marianne. "¿Deberías comprar cobertura para eventos especiales?" . The Balance Small Business . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  9. ↑ Pasich, Kirk; Yakovee, Valerie (2006). "Aspectos legales de la gestión de grandes eventos deportivos: Parte I: Gestión de riesgos: Cobertura de seguros por interrupción de la actividad y cancelación de eventos". Entertainment and Sports Lawyer . 24 (1). American Bar Association: 1–12 .
  10. ↑ Russell, M. (2020). La encuesta de PCMA sobre seguros de cancelación de eventos revela deficiencias (Informe). Asociación Profesional de Gestión de Convenciones.
  11. ↑ Tomic, Katarina (2023). «El impacto de la pandemia de Covid-19 en la industria del deporte y los seguros deportivos». Covid-19 y seguros . Cham: Springer. pp. 113–136 . doi : 10.1007/978-3-031-17054-2 . ISBN  978-3-031-17053-9.
  12. ↑ Jerry, Robert H. (2023). «Comprender los seguros paramétricos: una herramienta potencial para ayudar a gestionar el riesgo pandémico». Covid-19 y los seguros . Cham: Springer. pp. 45–67 . doi : 10.1007/978-3-031-17054-2_3 . ISBN  978-3-031-17053-9.
  13. ↑ " ISO 20121 - Eventos sostenibles ", ISO (www.iso.org), consultado el 30/05/2014
  14. ↑ "Organizando un evento ecológico" . WWF .
  15. ↑ Tao, Yanqiu; Steckel, Debbie; Klemeš, Jiří Jaromír; You, Fengqi (2021-12-16). "La tendencia hacia las conferencias virtuales e híbridas puede ser una estrategia eficaz de mitigación del cambio climático" . Nature Communications . 12 (1): 7324. Bibcode : 2021NatCo..12.7324T . doi : 10.1038/s41467-021-27251-2 . ISSN 2041-1723 . PMC 8677730. PMID 34916499 .   
  16. ↑ Cobanoglu, Cihan; Dogan, Seden; Berezina, Katerina; Collins, Galen (2021). Tecnología de la información en hostelería y turismo . Vol. 17. p. 7. doi : 10.5038/9781732127593 . ISBN   9781732127593. S2CID 238010417 . Consultado el 8 de marzo de 2023 . 
  17. ↑ Mehrotra, Anupam; Lobo, Johanna (2020). La tecnología impulsa la industria de la gestión de eventos al siguiente nivel . pág. 4. doi : 10.1109/ICRITO48877.2020.9198025 . ISBN  978-1-7281-7016-9. S2CID 221846042 . Consultado el 8 de marzo de 2023 . 
  18. ↑ Bottorff, Tim (2018). "Un programa de hostelería como ningún otro: una breve historia del Rosen College of Hospitality Management de la UCF" (PDF) . Universidad de Florida Central .
  19. ↑ "Lo que necesitas saber sobre las nuevas titulaciones en gestión de eventos" . BizBash . 21 de noviembre de 2017. Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  20. ↑ "Programa: Gestión de Eventos (BS) - Universidad de Florida Central - Acalog ACMS™" . ucf.catalog.acalog.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  21. ↑ "Licenciatura en Administración Hotelera y Turística" . www.sps.nyu.edu . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  22. ↑ "Gestión de Turismo, Eventos y Recreación < Universidad de Florida" . catalog.ufl.edu . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  23. ↑ "Events Industry Council > CMP > Acerca de CMP" . www.eventscouncil.org . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  24. ↑ "Programa de formación Certificado en Gestión de Exposiciones® (CEM)" . IAEE . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  25. ↑ "CTSM - Certified Trade Show Marketer" . www.exhibitoronline.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  26. ↑ "Certificado en Gestión de Reuniones (CMM) - Planificación de Reuniones | MPI" . MPIWeb . Archivado del original el 28/12/2020 . Consultado el 27/11/2019 .
  27. ↑ "Obtén la certificación" . NACE - Asociación Nacional de Catering y Eventos . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  28. ↑ "Conviértete en un CED - Diseñador de Eventos Certificado" . Event Design Collective . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  29. ↑ "Profesional Certificado en Eventos Especiales (CSEP)" . www.ileahub.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
  30. ↑ "Instituto de Gestión de Proyectos" .
  • Bowdin, Glenn; Johnny Allen, William O'Toole, Rob Harris, Ian McDonnell. Gestión de eventos (Events Management S.) ISBN 0-7506-6533-5
  • Goldblatt, Joe. Gestión global de eventos del siglo XXI (Serie de gestión de eventos de Wiley) ISBN 0-471-39687-7
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