Diario de mensajes electrónicos

El registro de mensajes electrónicos es el proceso de conservar información relacionada con mensajes electrónicos. En este contexto, los mensajes electrónicos se definen como cualquier tipo de estructura de datos de comunicación electrónica. Históricamente, esto incluía el correo electrónico , pero también puede incluir mensajes instantáneos , mensajes de audio (como los de VoIP ), mensajes de texto , mensajes de fax u otras estructuras de datos de protocolos de colaboración de usuarios . A partir de 2005, los mensajes electrónicos comenzaron a incluir redes sociales con contenido generado por el usuario, como blogs, foros de discusión, publicaciones, chats, tuits, podcasts, pines, imágenes digitales, archivos de vídeo y audio. Existen varias variantes de implementación que modifican cuándo, qué y cómo se conserva la información. ^{[ 1 ] [ 2 ]}

El archivo de mensajes electrónicos se ha convertido en una preocupación en la sociedad moderna, ya que las regulaciones y los requisitos de cumplimiento para las empresas se han vuelto más frecuentes con leyes importantes del Congreso, como la Ley Sarbanes-Oxley . Otras áreas de cumplimiento preocupantes son las relacionadas con la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC) 17a-4, la NASD 3010, la HIPAA , la Ley de Protección de Datos y la Ley Patriota . ^{[ 2 ]} Varias grandes corporaciones perdieron cantidades significativas de dinero debido a su incumplimiento de estos requisitos. Morgan Stanley fue condenada a pagar 1450 millones de dólares y Merrill Lynch recibió una multa de 2,5 millones de dólares por su incapacidad para reproducir transmisiones de correo electrónico. Debido a la creciente preocupación por repercusiones similares, las grandes corporaciones están implementando el registro de mensajes electrónicos para cumplir con los requisitos de cumplimiento. ^{[ 3 ]}

Un sistema de comunicación reconoce e identifica cualquier mensaje nuevo, ya sea entrante o saliente. A continuación, crea un registro que contiene la información extraída de dicho mensaje. Este registro se procesa para su almacenamiento mientras el mensaje original se procesa normalmente. Posteriormente, durante una auditoría , los revisores pueden buscar y analizar los registros almacenados. El registro de correo electrónico se realiza normalmente en el servidor de correo . ^{[ 1 ] [ 2 ]}

El mensaje de registro contiene, como mínimo, la siguiente información: una copia del contenido del mensaje original, metadatos relacionados como la hora, la fecha y las personas involucradas en la comunicación. Puede incluirse información adicional, como la ubicación física del remitente o destinatario(s) del mensaje, un identificador informático del remitente o destinatario(s) del mensaje, o la clase o categoría del mensaje. El mensaje de registro debe mantener el mismo formato de transporte que el mensaje original para poder utilizar la infraestructura de comunicación existente. Por ejemplo, un mensaje de registro por correo electrónico será, en sí mismo, un correo electrónico que contiene la información del registro como archivos adjuntos o en el cuerpo del mensaje, y puede estar en formato MIME . ^{[ 1 ] [ 2 ]}

• Para el registro en tiempo real , el mensaje del registro se envía para su posterior procesamiento al mismo tiempo que se envía el mensaje electrónico propiamente dicho. Para el registro periódico, el mensaje del registro se almacena en un área de almacenamiento local segura antes de archivarse a nivel empresarial periódicamente, normalmente fuera del horario laboral. El procesamiento de los mensajes del registro tras su creación también varía. Un mensaje del registro puede reenviarse en tiempo real directamente a un sistema de archivo y almacenamiento, donde cualquier sistema de almacenamiento puede procesarlo. Alternativamente, un mensaje del registro puede reenviarse en tiempo real a un buzón de registro y luego recuperarse de dicho buzón mediante extracciones periódicas al sistema de archivo, donde cualquier sistema de archivo procesaría el resto. ^{[ 2 ]}
• El registro selectivo basado en reglas también es bien conocido y utilizado. Con este método, los mensajes electrónicos se registran solo si cumplen con un conjunto específico de reglas creadas por un administrador, posiblemente relacionadas con remitentes/destinatarios específicos, palabras clave o asuntos del mensaje. ^{[ 1 ]}
• Cuando un mensaje de registro utiliza el mismo formato de transporte que las comunicaciones normales, se puede usar la misma infraestructura para transportarlo a un destino preferido. En tales casos, los mensajes de registro deben contener un identificador que indique que se trata de un mensaje de registro y no de una comunicación normal. Esto evitará que se produzcan bucles de registro cuando se utilicen varios servidores de correo, ya que un segundo servidor podría recibir el mensaje antes de que llegue al destino de almacenamiento del registro. ^{[ 4 ]}

El registro de mensajes se refiere a la captura de información sobre un mensaje electrónico mientras está en tránsito. Un administrador del sistema o un agente de cumplimiento debe definir qué mensajes y qué tipo de información se captura. El mensaje registrado debe estar cifrado y los usuarios no deben tener acceso a su propio archivo de mensajes registrados. ^{[ 1 ]} El archivado, por otro lado, se dedica principalmente a realizar copias de seguridad de las comunicaciones o a trasladarlas de su ubicación original a una ubicación externa. El archivado generalmente no se realiza mientras el mensaje electrónico está en tránsito y los usuarios pueden tener acceso a sus propios mensajes archivados. Sin embargo, el sistema de registro de mensajes puede utilizarse como interfaz de comunicación con el sistema de archivado. ^{[ 2 ]}

• Descubrimiento electrónico
• Lista de archivado de correo