Sistema de información contable

Un sistema de información contable (SIC) es un sistema para recopilar, almacenar y procesar datos financieros y contables utilizados por quienes toman decisiones . Generalmente, un SIC es un método informático para el seguimiento de la actividad contable, en conjunto con recursos de tecnología de la información. Los informes financieros resultantes pueden ser utilizados internamente por la gerencia o externamente por otras partes interesadas, como inversionistas , acreedores y autoridades fiscales. Los sistemas de información contable están diseñados para respaldar todas las funciones y actividades contables, incluyendo auditoría , contabilidad financiera , contabilidad gerencial y tributaria . Los módulos de auditoría e informes financieros son los más utilizados en los sistemas de información contable.

Tradicionalmente, la contabilidad se basa exclusivamente en un enfoque manual. La experiencia y la habilidad de cada contador son cruciales en los procesos contables. Incluso el uso manual puede resultar ineficaz e ineficiente. Los sistemas de información contable (SIC) resuelven muchos de estos problemas. Los SIC permiten automatizar el procesamiento de grandes volúmenes de datos y generar información precisa y oportuna.

Los primeros sistemas de información contable se diseñaron para funciones de nómina en la década de 1970. Inicialmente, se desarrollaron internamente, ya que no existían soluciones empaquetadas. Estas soluciones eran costosas de desarrollar y difíciles de mantener. Por lo tanto, muchos profesionales de la contabilidad preferían el enfoque manual al informatizado. Hoy en día, los sistemas de información contable se venden con mayor frecuencia como paquetes de software preconfigurados de grandes proveedores como Microsoft, Sage Group, SAP y Oracle, donde se configuran y personalizan para adaptarse a los procesos de negocio de la organización . Las pequeñas empresas suelen utilizar paquetes de software de contabilidad de menor coste como Tally.ERP 9 , MYOB y QuickBooks. Las grandes organizaciones suelen optar por sistemas ERP. A medida que aumentó la necesidad de conectividad y consolidación entre otros sistemas empresariales, los sistemas de información contable se fusionaron con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) más grandes y centralizados. Anteriormente, con aplicaciones separadas para gestionar diferentes funciones empresariales, las organizaciones tenían que desarrollar interfaces complejas para que los sistemas se comunicaran entre sí. En un ERP, un sistema como un sistema de información contable se construye como un módulo integrado en un conjunto de aplicaciones que pueden incluir fabricación, cadena de suministro y recursos humanos. Estos módulos están integrados y pueden acceder a los mismos datos y ejecutar procesos de negocio complejos. Actualmente, los sistemas de información contable basados ​​en la nube son cada vez más populares tanto para pymes como para grandes organizaciones debido a sus menores costes. Con la adopción de estos sistemas, muchas empresas han eliminado puestos de contabilidad que requerían poca cualificación, así como tareas transaccionales y operativas.

Un sistema de información contable (SIC) suele seguir una arquitectura de múltiples niveles que separa la presentación al usuario, el procesamiento de la aplicación y la gestión de datos en capas distintas. La capa de presentación gestiona cómo se muestra y visualiza la información para los usuarios funcionales del sistema (a través de dispositivos móviles, navegadores web o aplicaciones cliente). Todo el sistema está respaldado por una base de datos centralizada que almacena todos los datos. Esto puede incluir datos transaccionales generados por los procesos comerciales principales (compras, inventario, contabilidad) o datos maestros estáticos a los que se hace referencia al procesar datos (registros de cuentas de empleados y clientes y configuraciones). A medida que se producen las transacciones, los datos se recopilan de los eventos comerciales y se almacenan en la base de datos del sistema, donde se pueden recuperar y procesar para obtener información útil para la toma de decisiones. La capa de aplicación recupera los datos brutos almacenados en la capa de registro de la base de datos , los procesa según la lógica comercial configurada y los pasa a la capa de presentación para mostrarlos a los usuarios. Por ejemplo, consideremos el departamento de cuentas por pagar al procesar una factura. Con un sistema de información contable, un empleado de cuentas por pagar ingresa la factura , proporcionada por un proveedor , en el sistema, donde luego se almacena en la base de datos. Cuando se reciben las mercancías del proveedor, se genera un recibo que se registra en el sistema de información contable (SIC). Antes de que el departamento de cuentas por pagar realice el pago, el sistema de procesamiento realiza una verificación triple, comparando automáticamente los importes de la factura con los del recibo y la orden de compra inicial. Una vez completada la verificación, se envía un correo electrónico al responsable de cuentas por pagar para su aprobación. Posteriormente, se genera un comprobante y se procede al pago al proveedor.

Una gran ventaja de los sistemas de información contable basados ​​en computadora es que automatizan y optimizan la generación de informes , desarrollan modelos avanzados y admiten la minería de datos. ^{[ 1 ]} La generación de informes es una herramienta fundamental para que las organizaciones vean con precisión información resumida y oportuna utilizada para la toma de decisiones y la presentación de informes financieros . El sistema de información contable extrae datos de la base de datos centralizada, los procesa y transforma y, finalmente, genera un resumen de esos datos como información que ahora puede ser fácilmente consumida y analizada por analistas de negocios, gerentes u otros responsables de la toma de decisiones. Estos sistemas deben garantizar que los informes sean oportunos para que los responsables de la toma de decisiones no actúen con información antigua e irrelevante y, en cambio, puedan actuar de manera rápida y efectiva basándose en los resultados del informe. La consolidación es una de las características distintivas de la generación de informes, ya que las personas no tienen que revisar una enorme cantidad de transacciones. Por ejemplo, al final del mes, un contador financiero consolida todos los comprobantes pagados ejecutando un informe en el sistema. La capa de aplicación del sistema proporciona un informe con el monto total pagado a sus proveedores para ese mes en particular. En el caso de grandes corporaciones que generan grandes volúmenes de datos transaccionales, la elaboración de informes, incluso con un sistema de información contable (SIC), puede llevar días o incluso semanas.

Tras la ola de escándalos corporativos de grandes empresas como Tyco International , Enron y WorldCom , se hizo especial hincapié en obligar a las empresas públicas a implementar controles internos sólidos en sus sistemas transaccionales. Esto se plasmó en ley con la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, que estipulaba que las empresas debían generar un informe de control interno que indicara quién era responsable de la estructura de control interno de la organización y describiera la eficacia general de dichos controles. ^{[ 2 ]} Dado que la mayoría de estos escándalos tenían su origen en las prácticas contables de las empresas, gran parte del énfasis de la Ley Sarbanes-Oxley se centró en los sistemas de información contable informatizados. Hoy en día, los proveedores de sistemas de información contable (SIC) destacan sus funciones de gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento normativo para garantizar que los procesos empresariales sean robustos y estén protegidos, y que los activos de la organización (incluidos los datos) estén seguros.

Muchas grandes empresas y pymes están adoptando en los últimos años sistemas de información contable basados ​​en la nube, que resultan rentables. Sin embargo, la mayoría de los sistemas contables automatizados existentes utilizan bases de datos típicas (DBF, MS SQL, MS Access, etc.). ^{[ 3 ]} En 2020, el 94 % de los encuestados utilizaba software contable. ^{[ 4 ]}

Si echamos la vista atrás, hace años, la mayoría de las organizaciones, incluso las más grandes, contrataban consultores externos, ya fuera del proveedor del software o consultores que comprendían la organización y que trabajaban para ayudar a seleccionar e implementar la configuración ideal, teniendo en cuenta todos los componentes.

Los pasos para implementar un sistema de información contable son los siguientes:

Análisis detallado de requisitos

En este proceso, se entrevista a todas las personas involucradas en el sistema. Se comprende a fondo el sistema actual, incluyendo sus problemas, y se recopila la documentación completa: transacciones, informes y preguntas que requieren respuesta. Se definen y documentan las necesidades de los usuarios que no están contempladas en el sistema actual. Los usuarios incluyen a todos, desde la alta dirección hasta el personal de entrada de datos. El análisis de requisitos no solo proporciona al desarrollador las necesidades específicas, sino que también ayuda a los usuarios a aceptar el cambio. Los usuarios que tienen la oportunidad de hacer preguntas y aportar ideas se muestran mucho más seguros y receptivos al cambio que aquellos que permanecen impasibles y no expresan sus inquietudes.

Diseño de sistemas (síntesis)

El análisis se revisa minuciosamente y se crea un nuevo sistema. El sistema que lo rodea suele ser el más importante. ¿Qué datos deben ingresarse al sistema y cómo se gestionarán? ¿Qué información debe salir del sistema y cómo se formateará? Si sabemos qué información debe salir, sabemos qué debemos ingresar al sistema. El programa que seleccionemos deberá gestionar el proceso adecuadamente. El sistema se construye con archivos de control, registros maestros de muestra y la capacidad de realizar procesos de forma experimental. El sistema está diseñado para incluir controles internos apropiados y proporcionar a la gerencia la información necesaria para tomar decisiones. El objetivo de un sistema de información contable es proporcionar información relevante, significativa, confiable, útil y actualizada. Para lograrlo, el sistema está diseñado para que las transacciones se registren a medida que ocurren (ya sea manualmente o electrónicamente) y la información esté disponible de inmediato en línea para la gerencia.

Una vez diseñado el sistema, se crea una solicitud de propuestas (RFP) que detalla los requisitos y el diseño fundamental. Se solicita a los proveedores que respondan a la propuesta, que realicen demostraciones del producto y que respondan específicamente a las necesidades de la organización. Idealmente, el proveedor deberá proporcionar archivos de control, registros maestros de muestra y demostrar cómo se procesan las transacciones para obtener la información que la gerencia necesita para tomar decisiones. La RFP para la infraestructura de tecnología de la información se realiza después de la selección del software, ya que este generalmente tiene requisitos específicos de infraestructura. En ocasiones, tanto el software como la infraestructura se seleccionan del mismo proveedor. De lo contrario, la organización debe asegurarse de que los proveedores colaboren sin buscar culpables cuando surja algún problema con el software o la infraestructura.

Documentación

Durante el diseño del sistema, se documenta. Esta documentación incluye la documentación del proveedor y, lo que es aún más importante, los procedimientos o instrucciones detalladas que ayudan a los usuarios a gestionar cada proceso específico de la organización. La mayoría de la documentación y los procedimientos están disponibles en línea, y resulta útil que las organizaciones puedan complementar las instrucciones de ayuda proporcionadas por el proveedor del software. La documentación y los procedimientos suelen considerarse un aspecto secundario, pero constituyen la garantía y la herramienta utilizada durante las pruebas y la capacitación previas al lanzamiento. La documentación se prueba durante la capacitación para que, al lanzar el sistema, no haya dudas sobre su funcionamiento y los usuarios se sientan seguros con el cambio.

Pruebas

Antes del lanzamiento, todos los procesos se prueban de principio a fin, utilizando la documentación como herramienta para garantizar que estén completamente documentados y que los usuarios puedan seguir los procedimientos fácilmente: saben que funcionan y que los procedimientos se seguirán de forma consistente. Los informes se revisan y verifican para evitar errores de entrada y salida. Esto se realiza en un sistema de prueba que aún no contiene datos reales. La mayoría de las organizaciones lanzan sistemas antes de realizar pruebas exhaustivas, lo que aumenta la frustración de los usuarios finales cuando los procesos no funcionan. La documentación y los procedimientos pueden modificarse durante este proceso. Todas las transacciones identificadas deben probarse durante esta etapa. Todos los informes e información en línea deben verificarse y rastrearse mediante el registro de auditoría para que la gerencia tenga la seguridad de que las transacciones se gestionarán de forma consistente y que la información es fiable para la toma de decisiones.

Capacitación

Antes del lanzamiento, todos los usuarios deben recibir capacitación sobre los procedimientos. Esto implica que un instructor utilice los procedimientos para mostrar a cada usuario cómo realizarlos. Los procedimientos suelen actualizarse durante la capacitación, ya que los usuarios describen sus circunstancias particulares y el diseño se modifica con esta información adicional. Posteriormente, el usuario realiza el procedimiento con el instructor y la documentación. Luego, lo realiza solo con la documentación. Finalmente, el usuario continúa por su cuenta con el apoyo, ya sea presencial o telefónico, del instructor u otro miembro del equipo de soporte. Esto se realiza antes de la conversión de datos.

Conversión de datos

Se desarrollan herramientas para convertir los datos del sistema actual (documentados en el análisis de requisitos) al nuevo sistema. Los datos se transfieren de un sistema a otro y se crean archivos de datos compatibles con las herramientas desarrolladas. La conversión se prueba y verifica exhaustivamente antes de su finalización. Se realiza una copia de seguridad para poder reiniciar el proceso si fuera necesario.

Lanzamiento

El sistema se implementa únicamente después de completar todos los pasos anteriores. Toda la organización está al tanto de la fecha de lanzamiento. Idealmente, el sistema actual se conserva y, a menudo, se ejecuta en paralelo hasta que el nuevo sistema esté en pleno funcionamiento. Sin embargo, con el software comercial actual, utilizado por miles de empresas y cuya eficacia está ampliamente demostrada, no suele realizarse la ejecución en paralelo, obligatoria con el software diseñado a medida para una empresa. Esto solo es cierto si se sigue el proceso descrito, el sistema está completamente documentado y probado, y los usuarios reciben capacitación antes del lanzamiento.

Herramientas

Existen recursos en línea que pueden ayudar en la planificación estratégica de los sistemas de información contable. Los sistemas de información y los formularios financieros ayudan a determinar las necesidades específicas de cada organización, así como a asignar responsabilidades a los responsables involucrados. ^{[ 5 ]}

Apoyo

Los usuarios finales y los gerentes cuentan con soporte continuo disponible en todo momento. Las actualizaciones del sistema siguen un proceso similar y todos los usuarios son informados detalladamente de los cambios, se actualizan de manera eficiente y reciben capacitación.

Muchas organizaciones optan por limitar el tiempo y el dinero invertidos en el análisis, el diseño, la documentación y la capacitación, y pasan directamente a la selección e implementación del software. Si se realiza un análisis detallado de los requisitos y se le dedica el tiempo suficiente, la implementación y el soporte continuo serán mínimos. Las organizaciones que omiten los pasos necesarios para garantizar que el sistema satisfaga sus necesidades suelen terminar con usuarios finales frustrados, un soporte costoso e información desactualizada o incorrecta. Peor aún, estas organizaciones construyen el sistema tres veces en lugar de una.

Los sistemas de información contable se caracterizan por la gran cantidad de enfoques y metodologías diferentes que han surgido en los últimos 50 años. Debido a las restricciones y debilidades de los modelos anteriores, cada nuevo modelo ha evolucionado. Curiosamente, tras la creación de la técnica más reciente, los modelos más nuevos o recientes no eliminan ni reemplazan instantáneamente la técnica anterior. Sin embargo, varias generaciones y sistemas similares coexisten en diferentes instituciones, organizaciones y grupos, e incluso dentro de una misma institución. De igual manera, el inspector actualizado debe conocer las características de funcionamiento de todos los enfoques de sistemas de información contable que probablemente encontrará. Actualmente, se pueden identificar cuatro enfoques que han evolucionado durante los últimos 50 años. ^{[ 6 ]}

• Modelo de proceso manual
• Modelo de archivo plano
• Sistema de modelo de base de datos
• Modelo REA (Recurso, Evento y Agentes)

Muchos profesionales de los sistemas de información contable (SIC) trabajan para consultoras, grandes corporaciones, aseguradoras, empresas financieras, agencias gubernamentales y firmas de contabilidad pública, entre otros tipos de compañías. Con el avance tecnológico, la práctica contable tradicional evolucionará hacia la práctica de los sistemas de información contable. Tanto las organizaciones profesionales de contabilidad como las de tecnología de la información están trabajando en las nuevas direcciones de los programas contables y las prácticas del sector. Los auditores de sistemas son una de las opciones más demandadas en las últimas dos décadas; se encargan de analizar los controles, el procesamiento de datos, la integridad de los datos, el funcionamiento general, el mantenimiento, la seguridad y otros aspectos de todo tipo de sistemas de información utilizados por las empresas. Algunos puestos de trabajo en este campo incluyen gerente financiero, examinador financiero y director financiero. Otros puestos incluyen analista de sistemas informáticos, gerente de sistemas de información informática o ingeniero o programador de software especializado en software financiero.

Existen asociaciones industriales que ofrecen certificaciones relacionadas con el área de Sistemas de Información Contable (SIC), entre las que se incluyen CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE y CITP.

• Software de contabilidad
• Comparación de software de contabilidad
• Lista de paquetes de software ERP
• Cuentas finales