Sistema de gestión de flujos de trabajo

Un sistema de gestión de flujos de trabajo ( WfMS o WFMS ) proporciona una infraestructura para la configuración, el rendimiento y la monitorización de una secuencia definida de tareas organizadas como una aplicación de flujo de trabajo .

Existen varios organismos internacionales de normalización en el ámbito de la gestión de flujos de trabajo :

• Coalición de Gestión de Flujos de Trabajo ^{[ 1 ]}
• Consorcio World Wide Web ^{[ 2 ]}
• Organización para el Avance de los Estándares de Información Estructurada ^{[ 3 ]}
• WS-BPEL 2.0 (centrado en la integración) y WS-BPEL4People (centrado en las tareas humanas), publicados por el organismo de normalización OASIS.

La base teórica subyacente de la gestión del flujo de trabajo es el concepto matemático de una red de Petri . ^{[ 4 ]}

Cada uno de los modelos de flujo de trabajo tiene tareas (nodos) y dependencias entre los nodos. Las tareas se activan cuando se cumplen las condiciones de dependencia.

WfMS permite al usuario definir diferentes flujos de trabajo para distintos tipos de tareas o procesos. Por ejemplo, en un entorno de fabricación, un documento de diseño podría enviarse automáticamente desde el diseñador al director técnico y, posteriormente, al ingeniero de producción. En cada etapa del flujo de trabajo, una persona o grupo es responsable de una tarea específica. Una vez completada la tarea, WfMS garantiza que las personas responsables de la siguiente tarea reciban la notificación y los datos necesarios para ejecutar su parte del proceso.

Los flujos de trabajo también pueden tener dependencias más complejas; por ejemplo, si un documento debe traducirse a varios idiomas, un gestor de traducciones podría seleccionar los idiomas y cada selección se activaría como una orden de trabajo para un traductor diferente. Solo cuando todos los traductores hayan completado sus respectivas tareas se activaría la siguiente tarea del proceso. Se trata de una gestión de procesos que abarca desde el nivel superior hasta el inferior.

WfMS también automatiza tareas redundantes y garantiza el seguimiento de las tareas incompletas. Un estándar clave que aborda las tareas humanas en los flujos de trabajo es el estándar WS-BPEL4People del organismo de normalización OASIS.

El sistema WfMS puede controlar los procesos automatizados, además de reemplazar las transferencias de órdenes en papel.

Por ejemplo, si los documentos de diseño mencionados anteriormente están disponibles en formato AutoCAD, pero el flujo de trabajo los requiere en formato Catia, un proceso automatizado implementaría la conversión antes de notificar a la persona responsable de la siguiente tarea. Este es el concepto de integración de aplicaciones empresariales .

WfMS también aparece en entornos de TI distribuidos, como la computación en malla o la computación en la nube . Estos sistemas tienen como objetivo gestionar la ejecución de varios procesos que pueden pertenecer a la misma aplicación, mientras que en muchos casos se utilizan como un medio para garantizar la calidad de servicio (QoS) ofrecida. ^{[ 5 ]}

Los sistemas de gestión de la fuerza laboral (WfMS) también pueden mejorarse mediante el uso de la infraestructura empresarial existente, como Microsoft Outlook u Office 365.

Los componentes o subsistemas de WfMS se pueden clasificar en las siguientes categorías:

• Sistema de enrutamiento (policías de tránsito)

Esta es la función básica de un WfMS. Facilita el enrutamiento del flujo de información o de documentos, transmitiendo la información de un elemento de trabajo al siguiente. Esta función no responderá en circunstancias excepcionales.

• Sistema de distribución (cox)

Esta función es una ampliación. Detecta circunstancias excepcionales y transmite la información a los puestos de trabajo designados. Mediante una asignación dinámica, puede asignar nuevas tareas a puestos con poca carga de trabajo para lograr la continuidad o el equilibrio de la misma dentro del flujo de trabajo.

• Sistema de coordinación (capataz)

Esta función coordina las actividades simultáneas para evitar conflictos de recursos o de prioridades.

• Sistema de agentes (trabajador)

Esta función realiza tareas automatizadas, liberando a la instancia en ejecución de operaciones que no requieren toma de decisiones.

• Sistema de asistencia (experto)

Esta función amplía las funciones anteriores a una instancia de ajuste de proceso y a propuestas de acciones adicionales. Los fundamentos implican métodos de inteligencia artificial .

Los sistemas de flujo de trabajo se pueden clasificar en las siguientes categorías según sus funcionalidades:

• Sistemas de flujo de trabajo centrados en la integración
• Sistemas de flujo de trabajo centrados en tareas humanas
• XCFG

• Software colaborativo#Herramientas de gestión (coordinación) colaborativa
• Flujo de trabajo