Oficina sin papel

Una oficina sin papel es un entorno laboral donde se elimina o reduce considerablemente el uso de papel . Esto se logra digitalizando documentos y otros papeles, un proceso conocido como digitalización . Quienes defienden esta práctica afirman que eliminar el papel permite ahorrar dinero, aumentar la productividad , ahorrar espacio, facilitar la documentación y el intercambio de información , proteger la información personal y contribuir al cuidado del medio ambiente . Este concepto también puede aplicarse a las comunicaciones fuera de la oficina.

El concepto de "mundo sin papel" fue un eslogan publicitario que pretendía describir la oficina del futuro . Se vio facilitado por la popularización de terminales de computadora con pantalla de video, como la IBM 2260 de 1964. Una predicción temprana de la oficina sin papel se hizo en un artículo de Business Week de 1975. ^{[ 1 ]} La idea era que la automatización de la oficina haría que el papel fuera redundante para tareas rutinarias como el registro y la contabilidad , y cobró importancia con la introducción de la computadora personal . Si bien la predicción de una PC en cada escritorio fue notablemente profética, la "oficina sin papel" no lo fue.

En 1983, Micronet, Inc. intentó registrar la frase "The Paperless Office" como marca comercial, pero abandonó esta solicitud en 1984. ^{[ 2 ]}

En 2019, un analista de Nueva Zelanda sugirió que un objetivo más apropiado para una oficina podría ser reducir el uso de papel en lugar de eliminarlo por completo. ^{[ 3 ]}

En 2022, el director ejecutivo de Foxit promocionó la visión de su empresa sobre la "oficina sin papel" como una solución con ventajas tanto económicas como de sostenibilidad . ^{[ 4 ]}

Según una estimación, el uso mundial de papel de oficina se duplicó con creces entre 1980 y 2000. ^{[ 5 ]} Esto se atribuyó a la mayor facilidad de producción de documentos y al uso generalizado de la comunicación electrónica , ^{[ 5 ] [ 6 ]} lo que dio como resultado que los usuarios recibieran grandes cantidades de documentos impresos.

En 2014, un analista en los EE. UU. afirmó que "en realidad estamos acelerando nuestro uso de papel, con una tasa de crecimiento anual de la cantidad de papel producido por la empresa promedio del 25%. Se estima que cada día se hacen mil millones de fotocopias ". ^{[ 7 ]}

En 2024, la EPA de EE. UU . estimó que "el estadounidense promedio usa más de 700 libras de papel cada año, la cifra de uso de papel per cápita más alta del mundo. En los últimos 20 años, el uso de productos de papel en EE. UU. alcanzó los 208 millones de toneladas (frente a los 92 millones), lo que representa un crecimiento del 126 %". ^{[ 8 ]}

Algunos argumentan que el papel siempre tendrá un lugar porque ofrece usos diferentes a los de las pantallas, por ejemplo, al ser más accesible de forma fiable. ^{[ 9 ] [ 10 ]}

En Estados Unidos, durante el período 2005-2020, las emisiones de gases de efecto invernadero de alcance 1 y 2 por cada tonelada de producción de "papel y productos de madera" disminuyeron un 24,1 %. ^{[ 11 ]} Se prevén mejoras adicionales significativas en la intensidad de carbono de la industria del papel y los productos de madera para 2030. ^{[ 12 ]}

En 2024, la EPA de EE. UU. afirmó que "Existen impactos ambientales y en la salud pública derivados del uso del papel. La industria de la pulpa y el papel es el quinto mayor consumidor de energía, representando el 4 % del consumo energético mundial. La proporción de papel en los residuos sólidos municipales, en peso, es del 35 %". ^{[ 8 ]}

En 2003, el Instituto Internacional para el Medio Ambiente y el Desarrollo señaló que «Existen dos posturas radicalmente opuestas sobre el consumo [de papel]. En general, las empresas argumentan que el uso del papel puede hacerse ambientalmente eficiente y que no debería haber límites para su consumo. Los grupos ambientalistas y sociales, por otro lado, argumentan que dicha ecoeficiencia puede ser útil, pero no será suficiente para responder a algunas de las demandas morales de explotación limitada de los recursos naturales del mundo». ^{[ 6 ]}

Un entorno de trabajo sin papel requiere una infraestructura de componentes electrónicos que permita la producción, transmisión y almacenamiento de información. ^{[ 13 ]} La industria que produce estos componentes es uno de los sectores menos sostenibles y más dañinos para el medio ambiente del mundo. ^{[ 14 ]} El proceso de fabricación de hardware electrónico implica la extracción de metales preciosos y la producción de plástico a escala industrial. ^{[ 15 ]} La transmisión y el almacenamiento de datos digitales se facilitan mediante centros de datos , que consumen cantidades significativas del suministro eléctrico del país anfitrión. ^{[ 16 ]}

La necesidad de papel se elimina mediante el uso de sistemas en línea, como reemplazar las fichas y los roodex con bases de datos , las cartas mecanografiadas y los faxes con correo electrónico , y los libros de referencia con internet . ^{[ 17 ]} La Ley E-Sign de 2000 en los Estados Unidos dispuso que un documento no puede ser rechazado por la existencia de una firma electrónica y obligó a todas las empresas a aceptar firmas digitales en los documentos. Muchos sistemas de gestión documental incluyen la capacidad de leer documentos mediante reconocimiento óptico de caracteres y utilizar esos datos dentro del marco del sistema de gestión documental. Si bien esta tecnología es esencial para lograr una oficina sin papel ^{[ 17 ]} no aborda los procesos que generan papel en primer lugar.

A medida que la concienciación sobre el robo de identidad y las filtraciones de datos se generalizó, se promulgaron nuevas leyes y regulaciones que obligan a las empresas que gestionan o almacenan información personal a proteger adecuadamente esos documentos. Algunos han argumentado que los sistemas de oficina sin papel son más fáciles de proteger que los archivadores tradicionales , porque se puede rastrear el acceso individual a cada documento. ^{[ 18 ]}

Consulte el apartado Preservación digital para obtener información sobre los problemas relacionados con el almacenamiento de archivos de documentos digitalizados.

• Ley de Reducción de Trámites Administrativos de EE. UU. (1980)
• Respaldo
• Negocios sostenibles
• Economía de la digitalización

• Sellen, Abigail J.; Harper, Richard HR (2001), El mito de la oficina sin papel , Cambridge , Massachusetts, Estados Unidos: The MIT Press , ISBN 0-262-19464-3- Analiza las limitaciones de la oficina sin papel y el valioso papel que puede desempeñar el papel para los trabajadores del conocimiento .
• Gladwell, Malcolm (25 de marzo de 2002), "La vida social del papel" , The New Yorker

• La oficina sin papel: ¿sueño o realidad? Inteligencia de mercado de AIIM