Intranet

Una intranet es una red informática para compartir información, facilitar la comunicación, utilizar herramientas de colaboración, sistemas operativos y otros servicios informáticos dentro de una organización, generalmente con acceso restringido a personas externas. ^{[ 1 ]} El término se utiliza en contraposición a las redes públicas, como Internet , pero utiliza la misma tecnología basada en el conjunto de protocolos de Internet . ^{[ 2 ]}

Una intranet a nivel de toda la organización puede constituir un punto central de comunicación y colaboración interna, y proporcionar un único punto de partida para acceder a recursos internos y externos. En su forma más simple, una intranet se establece con tecnologías para redes de área local (LAN) y redes de área amplia (WAN). ^{[ 3 ] [ 4 ] [ 5 ]} Muchas intranets modernas cuentan con motores de búsqueda , perfiles de usuario, blogs, aplicaciones móviles con notificaciones y planificación de eventos dentro de su infraestructura.

A veces se contrapone una intranet a una extranet . Mientras que una intranet generalmente está restringida a los empleados de la organización, a las extranets también pueden acceder clientes, proveedores u otras partes autorizadas. ^{[ 6 ]} Las extranets extienden una red privada a Internet con disposiciones especiales para autenticación, autorización y contabilidad ( protocolo AAA ).

Las intranets se utilizan cada vez más para ofrecer herramientas como la colaboración (para facilitar el trabajo en grupo y las teleconferencias), directorios corporativos, gestión de ventas y relaciones con los clientes , y gestión de proyectos . También se emplean como plataformas para el cambio de la cultura corporativa. Por ejemplo, un gran número de empleados que utilicen un foro de intranet para debatir temas clave podría generar nuevas ideas relacionadas con la gestión, la productividad, la calidad y otros asuntos corporativos. En intranets de gran tamaño, el tráfico web suele ser similar al de las páginas web públicas y se puede comprender mejor mediante el uso de software de análisis web para monitorizar la actividad general. Las encuestas a usuarios también mejoran la eficacia de la intranet.

Las grandes empresas permiten a los usuarios de su intranet acceder a internet pública mediante servidores firewall. Tienen la capacidad de filtrar los mensajes entrantes y salientes, manteniendo la seguridad intacta. Cuando una parte de la intranet se hace accesible a clientes y personas ajenas a la empresa, se convierte en parte de una extranet . Las empresas pueden enviar mensajes privados a través de la red pública utilizando cifrado / descifrado especial y otras medidas de seguridad para conectar una parte de su intranet con otra.

Los equipos de experiencia de usuario, redacción y tecnología de la intranet trabajan juntos para producir sitios web internos. Por lo general, las intranets son administradas por los departamentos de comunicaciones, recursos humanos o informática de las grandes organizaciones, o una combinación de estos.

Debido a la amplitud y variedad de contenido y al número de interfaces del sistema, las intranets de muchas organizaciones son mucho más complejas que sus respectivos sitios web públicos. Las intranets y su uso están creciendo rápidamente. Según el Intranet Design Annual 2007 de Nielsen Norman Group , el número de páginas en las intranets de los participantes promedió 200 000 entre 2001 y 2003, y aumentó a un promedio de 6 millones de páginas entre 2005 y 2007. ^{[ 7 ]}

Las intranets permiten a los usuarios localizar y consultar información con mayor rapidez, así como utilizar aplicaciones relevantes para sus funciones y responsabilidades. Mediante una interfaz web , los usuarios pueden acceder a los datos almacenados en cualquier base de datos que la organización desee poner a su disposición, en cualquier momento y  —conforme a las medidas de seguridad—  desde cualquier lugar de las estaciones de trabajo de la empresa. Esto aumenta la capacidad de los empleados para realizar su trabajo con mayor rapidez, precisión y con la seguridad de contar con la información correcta. Además, contribuye a mejorar los servicios que se ofrecen a los usuarios.

Mediante la hipermedia y la tecnología web, la publicación web permite mantener y acceder fácilmente a información corporativa compleja, como manuales de empleados, documentos de beneficios, políticas de la empresa, estándares comerciales, noticias e incluso capacitación. Todos estos documentos pueden consultarse en toda la empresa utilizando estándares comunes de Internet (archivos Acrobat, Flash y aplicaciones CGI). Dado que cada unidad de negocio puede actualizar la versión en línea de un documento, la versión más reciente suele estar disponible para los empleados que utilizan la intranet. Las intranets también se utilizan como plataforma para desarrollar e implementar aplicaciones que apoyen las operaciones y decisiones empresariales en toda la red corporativa interconectada.

La información es fácilmente accesible para todos los usuarios autorizados, lo que facilita la colaboración. La posibilidad de comunicarse en tiempo real mediante herramientas integradas de terceros, como la mensajería instantánea, fomenta el intercambio de ideas y elimina los obstáculos a la comunicación, lo que contribuye a aumentar la productividad de la empresa.

Las intranets pueden servir como herramientas poderosas para la comunicación (por ejemplo, a través de chat, correo electrónico o blogs) dentro de una organización sobre iniciativas estratégicas verticales con alcance global. El tipo de información que se puede transmitir fácilmente es el propósito de la iniciativa y lo que busca lograr, quién la impulsa, los resultados obtenidos hasta la fecha y con quién contactar para obtener más información. Al proporcionar esta información en la intranet, el personal puede mantenerse al día con el enfoque estratégico de su organización. Por ejemplo, cuando Nestlé tenía varias plantas procesadoras de alimentos en Escandinavia , su sistema de soporte central tenía que gestionar una gran cantidad de consultas a diario. ^{[ 8 ]} Cuando Nestlé decidió invertir en una intranet, rápidamente se percató del ahorro. Gerry McGovern afirma que el ahorro derivado de la reducción de llamadas de consulta fue sustancialmente mayor que la inversión en la intranet.

Los usuarios pueden ver información y datos a través de un navegador web en lugar de mantener documentos físicos como manuales de procedimientos, listas telefónicas internas y formularios de solicitud. Esto puede ahorrarle dinero a la empresa en impresión, duplicación de documentos y el impacto ambiental, así como en los costos generales de mantenimiento de documentos. Por ejemplo, la empresa de gestión de recursos humanos PeopleSoft "obtuvo importantes ahorros de costos al trasladar los procesos de RR. HH. a la intranet". ^{[ 8 ]} McGovern continúa diciendo que el costo manual de la inscripción en beneficios fue de US$109.48 por inscripción. "Trasladar este proceso a la intranet redujo el costo por inscripción a US$21.79; un ahorro del 80 por ciento". Otra empresa que ahorró dinero en informes de gastos fue Cisco . "En 1996, Cisco procesó 54,000 informes y el monto procesado fue de USD19 millones". ^{[ 8 ]}

Muchas empresas imponen especificaciones informáticas que, a su vez, permiten a los desarrolladores de intranets crear aplicaciones que solo necesitan funcionar en un navegador, evitando así problemas de compatibilidad entre navegadores. Poder dirigirse específicamente al usuario es una gran ventaja. Dado que las intranets son específicas para cada usuario (requieren autenticación de base de datos/red antes del acceso), los usuarios saben con exactitud con quién interactúan y pueden personalizar su intranet según su rol (puesto, departamento) o persona ("¡Felicidades, Jane, por tu tercer año en nuestra empresa!").

Dado que la "participación en la toma de decisiones " es uno de los principales impulsores del compromiso de los empleados , ^{[ 9 ]} ofrecer herramientas (como foros o encuestas) que fomenten la colaboración entre pares y la participación de los empleados puede hacer que los empleados se sientan más valorados e involucrados.

La mayoría de las organizaciones destinan recursos considerables a la planificación e implementación de su intranet, ya que es de importancia estratégica para el éxito de la organización. Parte de la planificación incluiría temas como determinar el propósito y los objetivos de la intranet, ^{[ 10 ] [ 11 ]} identificar a las personas o departamentos responsables de la implementación y la gestión, y diseñar planes funcionales, maquetaciones y diseños de página.

El personal adecuado también se encargaría de organizar los cronogramas de implementación y la eliminación gradual de los sistemas existentes, a la vez que definiría e implementaría la seguridad de la intranet y garantizaría que se mantuviera dentro de los límites legales y otras restricciones. Para obtener un producto final de alto valor, los planificadores de sistemas deberían determinar el nivel de interactividad deseado (por ejemplo, wikis , formularios en línea).

Los planificadores también pueden considerar si la introducción de nuevos datos y la actualización de los existentes se controlarán de forma centralizada o se descentralizarán. Estas decisiones se suman a las consideraciones de hardware y software (como los sistemas de gestión de contenido ), los problemas de participación (como el buen gusto, el acoso y la confidencialidad) y las funcionalidades que se deben admitir. ^{[ 12 ]}

Las intranets suelen ser sitios estáticos; funcionan como una unidad compartida que ofrece documentos almacenados centralmente junto con artículos o comunicaciones internas (a menudo unidireccionales). Al recurrir a empresas especializadas en intranets «sociales», las organizaciones están empezando a considerar cómo sus intranets pueden convertirse en un «centro de comunicación» para todo su equipo. La implementación real incluiría pasos como obtener el apoyo y la financiación de la alta dirección, ^{[ 13 ]} realizar un análisis de requisitos empresariales e identificar las necesidades de información de los usuarios.

Desde la perspectiva técnica, sería necesaria una instalación coordinada del servidor web y la red de acceso de usuarios , las aplicaciones de usuario/cliente requeridas y la creación de un marco de documentos (o plantilla) para el contenido que se alojará. ^{[ 14 ]}

El usuario final debería participar en las pruebas y la promoción del uso de la intranet de la empresa, posiblemente mediante una metodología de adopción paralela o un programa piloto. A largo plazo, la empresa debería realizar mediciones y evaluaciones continuas, incluyendo comparaciones con otros servicios de la empresa. ^{[ 15 ] [ 16 ]}

Algunos aspectos no son estáticos.

Una red privada empresarial es una red informática construida por una empresa para interconectar sus diferentes sedes (como centros de producción, oficinas y tiendas) con el fin de compartir recursos informáticos.

A partir de la digitalización de las redes de telecomunicaciones, iniciada en la década de 1970 en Estados Unidos por AT&T, ^{[ 17 ]} e impulsada por el aumento en la disponibilidad y la demanda de sistemas informáticos, las redes empresariales se han construido durante décadas sin necesidad de añadirles el término " privadas" . Estas redes operaban sobre redes de telecomunicaciones y, al igual que en las comunicaciones de voz, se esperaba y se garantizaba cierto grado de seguridad y confidencialidad.

Pero con la llegada de Internet en la década de 1990 surgió un nuevo tipo de red: las redes privadas virtuales (VPN) , construidas sobre esta infraestructura pública y que utilizaban cifrado para proteger el tráfico de datos de las escuchas ilegales. Por ello, ahora se suele hablar de redes privadas empresariales para aclarar que se trata de redes privadas, a diferencia de las redes públicas.

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