gestión del ciclo de vida de la información

La gestión del ciclo de vida de la información ( ILM , por sus siglas en inglés) se refiere a una serie de estrategias destinadas a gestionar los sistemas de almacenamiento en dispositivos informáticos .

La gestión de la información (GII) es la práctica de aplicar ciertas políticas con el fin de lograr una gestión eficaz de la información . ^{[ 1 ]} Esta práctica se originó a partir de la gestión de información en formatos físicos como papel, microfilm , negativos, fotografías , grabaciones de audio y vídeo. ^{[ 2 ]} Se refiere a la gestión de la información de cualquier producto o proceso desde su inicio hasta su finalización, o hasta su ejecución. ^{[ 3 ] [ 4 ] [ 5 ]}

La gestión de la información (ILM, por sus siglas en inglés) abarca todas las etapas de un registro, desde su creación hasta su eliminación. Si bien suele asociarse a la información que cumple con la definición formal de registro (y, por lo tanto, se relaciona con la gestión de registros ), se aplica a todos los activos de información . Durante su existencia, la información puede designarse como registro si documenta una transacción comercial o satisface un requisito empresarial específico. En este sentido, la ILM forma parte del marco más amplio de la gestión de contenido empresarial .

El término «negocio» se utiliza en un sentido amplio, abarcando más que solo actividades comerciales y empresariales. Si bien muchos registros se refieren a operaciones comerciales, otros documentan eventos históricos o momentos significativos no relacionados con la actividad empresarial. Algunos ejemplos son los registros de nacimiento, defunción, médicos/de salud y educativos. La ciencia electrónica , por ejemplo, es un área donde la gestión integrada de registros (GIR) ha cobrado relevancia.

En 2004, la Storage Networking Industry Association , en nombre de las industrias de tecnología de la información (TI) y almacenamiento de información, intentó asignar una definición nueva y más amplia a la Gestión del Ciclo de Vida de la Información (GVI). Una definición publicada en octubre en la conferencia Storage Networking World en Orlando, Florida, declaró que "la GVI consiste en las políticas , los procesos, las prácticas y las herramientas utilizadas para alinear el valor comercial de la información con la infraestructura de TI más apropiada y rentable desde el momento en que se concibe la información hasta su disposición final". ^{[ 6 ]} En esta visión, la información se alinea con los procesos comerciales , a través de políticas de gestión y niveles de servicio asociados con aplicaciones, metadatos, información y datos.

La política de ILM abarca políticas de almacenamiento e información que guían los procesos de gestión. Estas políticas están determinadas por los objetivos y factores clave del negocio, integrándose en un marco de gobernanza y gestión de TI general ; procesos de control de cambios ; requisitos de disponibilidad del sistema y tiempos de recuperación ; y acuerdos de nivel de servicio (SLA). ^{[ 7 ]}

Los aspectos operativos de la gestión del ciclo de vida de la información (ILM) incluyen la copia de seguridad y la protección de datos ; la recuperación ante desastres , la restauración y el reinicio; el archivado y la retención a largo plazo; la replicación de datos ; y los procesos y procedimientos cotidianos necesarios para gestionar una arquitectura de almacenamiento.

Los aspectos de infraestructura de la gestión del ciclo de vida de la información (ILM) incluyen las arquitecturas lógicas y físicas, las aplicaciones que dependen de las plataformas de almacenamiento, la seguridad del almacenamiento y las limitaciones del centro de datos . En el ámbito de las aplicaciones, la relación entre estas y los requisitos de producción, prueba y desarrollo suele ser la más relevante para la ILM.

En la gestión de registros empresariales , se identifican cinco fases ^{[ 8 ]} como parte del ciclo de vida de los registros, junto con ciertas excepciones. Las fases son las siguientes:

• Creación y Recepción
• Distribución / Acceso
• Uso/Consumo
• Mantenimiento
• Disposición

La creación y la recepción se refieren a los registros en su punto de origen, que puede ser la creación de registros dentro de una organización o la recepción de información de fuentes externas. Estos registros incluyen correspondencia, formularios, informes, dibujos y entrada/salida de datos informáticos. ^{[ 9 ]}

La distribución/acceso se refiere a la gestión de la información después de que ha sido creada o recibida, incluyendo la distribución interna y externa, como registros que salen de la organización que documentan transacciones con terceros. ^{[ 10 ]}

El uso o consumo se produce después de la distribución interna e implica la aplicación de la información para respaldar decisiones comerciales, documentar acciones o servir para otros fines organizativos.

El mantenimiento incluye la gestión de registros, que comprende el archivo, la recuperación y la transferencia de información. El archivo implica organizar los datos en una secuencia estructurada y establecer un sistema para gestionarlos a lo largo de su vida útil dentro de la organización. Un archivo eficaz es fundamental para una recuperación y un uso eficientes, mientras que las malas prácticas de archivo pueden dificultar el acceso a la información. El proceso de transferencia abarca la respuesta a las solicitudes, la recuperación de datos de los registros y la concesión de acceso a los usuarios autorizados.

La disposición es el proceso de gestionar la información a la que se accede con poca frecuencia o que ha llegado al final de su período de retención. ^{[ 11 ]} Los registros utilizados con poca frecuencia pueden trasladarse a una “instalación de registros inactivos” hasta que cumplan su límite de retención. Aunque cierta información conserva valor a largo plazo, la mayoría de los registros pierden relevancia con el tiempo, alcanzando su máximo valor poco después de su creación. Los registros pasan entonces de activos a semiactivos y, finalmente, a inactivos. ^{[ 12 ]} Los períodos de retención se establecen mediante un calendario de retención específico de la organización, basado en requisitos reglamentarios, estatutarios y legales, necesidades empresariales y valor histórico o intrínseco. La información debe desecharse adecuadamente cuando ya no sea valiosa para proteger la privacidad y la confidencialidad.

Los registros a largo plazo son aquellos que tienen un valor continuo para una organización. Los períodos de retención pueden extenderse hasta 25 años o más, y algunos registros se designan como "indefinidos" o "permanentes". Sin embargo, debido a la impracticabilidad de dicha retención, la designación de "permanente" es poco común fuera de las agencias federales. ^{[ 8 ]} Los registros a largo plazo deben gestionarse para garantizar la accesibilidad constante, lo cual es relativamente sencillo con papel o microfilm, pero más complejo con los registros electrónicos. Los registros electrónicos requieren políticas de viabilidad de formato y accesibilidad de los soportes, ya que estos pueden degradarse u quedar obsoletos. La conversión y migración periódicas de los registros electrónicos ayudan a mantener la accesibilidad durante los períodos de retención requeridos.

Se producen excepciones al ciclo de vida típico con problemas no recurrentes ajenos a las operaciones rutinarias. Por ejemplo, cuando se requiere una retención legal, una retención por litigio o una congelación legal, un gestor de registros coloca una retención legal dentro del sistema de gestión de registros, impidiendo que los archivos afectados se programen para su disposición. ^{[ 13 ]}

• Normativa federal estadounidense sobre el descubrimiento de información almacenada electrónicamente (ESI, por sus siglas en inglés)