Continuidad digital

La continuidad digital es la capacidad de mantener la información digital de un creador de tal manera que siga estando disponible, según se necesite, a pesar de los cambios en la tecnología digital. ^{[ 1 ]} Se centra en asegurar que la información sea completa, esté disponible y, por lo tanto, sea utilizable. Las actividades relacionadas con la gestión de la continuidad digital incluyen la gestión de la información , la evaluación de riesgos de la información y la gestión de entornos técnicos, incluida la conversión de formatos de archivo . La gestión de la continuidad digital es particularmente importante para las organizaciones que tienen el deber de mantener la rendición de cuentas y actuar de manera transparente y legal, como los gobiernos y las empresas de infraestructura. ^{[ 2 ]} La continuidad digital también es un tema importante para las organizaciones responsables de mantener repositorios de información en formato digital a lo largo del tiempo, como los archivos y las bibliotecas. ^{[ 3 ]}

El enfoque de la continuidad digital difiere del de la preservación digital y la continuidad del negocio . Si bien existe cierta superposición entre estas áreas, deben tratarse como cuestiones relacionadas pero separadas. La continuidad del negocio se centra en asegurar que las funciones empresariales críticas estén disponibles para clientes, proveedores, reguladores y otras entidades que deban tener acceso a dichas funciones. La preservación digital se centra en estrategias y requisitos a largo plazo para almacenar información digital con el fin de estabilizar la colección de registros digitales. ^{[ 4 ]} La continuidad digital se refiere a la capacidad de hacer que la información digital sea continuamente utilizable durante el tiempo que sea necesario. Lo que constituye utilizable será diferente según las necesidades de cada organización. Para los fines de la continuidad digital, los Archivos Nacionales creen que la información digital es utilizable cuando se puede: ^{[ 5 ]}

• encontrarlo cuando sea necesario
• ábrelo cuando sea necesario
• trabajar con él de la manera necesaria
• comprender qué es y de qué se trata
• Confía en que es lo que dice ser.

Los Archivos Nacionales del Reino Unido iniciaron en 2007 un proyecto de continuidad digital para uso público. El proyecto se basa en un proceso de cuatro etapas para gestionar la información digital de forma eficaz en las organizaciones:

• Paso 1: Plan de acción: Todos los empleados de la organización deben estar al tanto del proyecto de continuidad digital y comprender qué implica la continuidad digital para la información que generan. Este paso también incluye evaluar las prácticas laborales existentes para garantizar que quienes trabajan dentro del sistema tengan el potencial para brindar continuidad.
• Paso 2: Defina sus requisitos de continuidad digital: Asegúrese de contar con un sistema eficaz de gestión de registros para que se comprenda qué información debe conservarse y cómo se utilizará a lo largo del tiempo, independientemente de los cambios.
• Paso 3: Evaluar y gestionar los riesgos para la continuidad digital: Este paso implica una evaluación de riesgos para la continuidad digital que destaca las áreas problemáticas. Esto puede incluir la identificación de formatos de archivo en uso que son susceptibles de quedar obsoletos. Identificar los riesgos ayudará a mitigar los problemas potenciales.
• Paso 4: Mantener la continuidad digital: Este paso garantiza que su organización podrá seguir utilizando la información digital que produce en el futuro, incluso ante cambios tecnológicos. Esto implica integrar el concepto de continuidad digital en los procesos de negocio existentes. ^{[ 6 ]}

En Archives New Zealand , el proyecto de continuidad digital se denomina Plan de Acción para la Continuidad Digital . El proyecto de Archives New Zealand se centra en garantizar que la información digital esté disponible en el futuro, que siga siendo auténtica y fiable, y que el público tenga acceso continuo mediante un enfoque proactivo para el mantenimiento de la información digital. ^{[ 7 ]}

La Coalición para la Preservación Digital (DPC), que se ocupa de cuestiones de preservación digital, incluida la continuidad digital, ha publicado informes que abogan por la evaluación de las necesidades de preservación digital en el Reino Unido y ha sido consultada en la creación del Plan de Acción de Continuidad Digital en Archives New Zealand. ^{[ 7 ] [ 8 ]} Los Archivos Nacionales también son miembros de la DPC.

Otros proyectos de continuidad digital están en marcha en el Gobierno de la Asamblea de Gales en colaboración con la Universidad de Gales, Newport ., ^{[ 9 ]} y la Biblioteca Nacional de Australia . ^{[ 10 ]}