Automatización de documentos

La automatización de documentos (también conocida como ensamblaje de documentos ) consiste en el diseño de sistemas y flujos de trabajo que facilitan la creación de documentos electrónicos . Estos incluyen sistemas basados ​​en lógica que utilizan segmentos de texto o datos preexistentes para ensamblar un nuevo documento. Este proceso se utiliza cada vez más en ciertos sectores para ensamblar documentos legales, contratos y cartas. Los sistemas de automatización de documentos también pueden utilizarse para automatizar todo el texto condicional, el texto variable y los datos contenidos en un conjunto de documentos.

Los sistemas de automatización permiten a las empresas minimizar la introducción de datos, reducir el tiempo dedicado a la revisión y disminuir los riesgos asociados al error humano . Otros beneficios incluyen: ahorro de tiempo y dinero gracias a la reducción del manejo de papel, la carga, el almacenamiento, la distribución, el franqueo/envío, los faxes, el teléfono, la mano de obra y el desperdicio de documentos.

Las funciones básicas consisten en reemplazar el llenado manual de documentos repetitivos con sistemas basados ​​en plantillas, donde el usuario responde preguntas de entrevista o ingresa datos en una pantalla generada por software. La información recopilada luego completa el documento para formar un primer borrador. ^{[ 1 ]} Los sistemas de automatización de documentos más avanzados de hoy en día permiten a los usuarios crear sus propios datos y reglas (lógica) sin necesidad de programación.

Si bien el software de automatización de documentos se utiliza principalmente en los sectores legal , de servicios financieros y de gestión de riesgos , puede emplearse en cualquier sector que genere documentos basados ​​en transacciones. Un buen ejemplo de su aplicación se encuentra en los documentos de hipotecas comerciales . Una transacción hipotecaria comercial típica puede incluir varios documentos, entre ellos:

• pagaré
• indemnización ambiental
• escritura de fideicomiso
• hipoteca
• garantía

Algunos de estos documentos pueden contener entre 80 y 100 páginas, con cientos de párrafos y elementos de datos opcionales. El software de automatización de documentos tiene la capacidad de completar automáticamente las variables correctas del documento según los datos de la transacción. Además, algunos programas de automatización de documentos permiten crear un conjunto de documentos donde todos los documentos relacionados se encapsulan en un solo archivo, lo que facilita y agiliza las actualizaciones y la colaboración.

También se pueden utilizar aplicaciones de software más sencillas y fáciles de aprender para automatizar la preparación de documentos, sin una complejidad excesiva. Por ejemplo, Pathagoras se presenta como un sistema de creación de documentos de "texto plano, sin campos". Los gestores del portapapeles permiten al usuario guardar fragmentos de texto de uso frecuente, organizarlos en grupos lógicos y acceder a ellos rápidamente para pegarlos en los documentos finales.

En logística se utilizan numerosos documentos , como facturas , albaranes (manifiestos), listas de contenido, tickets de picking, formularios / informes de acuse de recibo de diversos tipos (por ejemplo, MSDS , mercancías dañadas, devoluciones, detallados/resumen, etc.), importaciones / exportaciones , entregas , conocimientos de embarque (BOL), etc. Estos documentos suelen constituir los contratos entre el consignatario y el remitente , por lo que son de vital importancia para ambas partes y para cualquier intermediario, como una empresa de logística de terceros (3PL) y los gobiernos . La gestión documental en logística , gestión de la cadena de suministro y centros de distribución se realiza normalmente de forma manual o semiautomática mediante escáneres de código de barras , software e impresoras láser de sobremesa . Algunos fabricantes ofrecen sistemas de automatización documental de alta velocidad que comparan automáticamente el documento impreso con el pedido e insertan o aplican automáticamente una funda /bolsa en el contenedor de envío (frecuentemente una bolsa de polietileno flexible o un contenedor rígido de cartón ondulado ). A continuación, encontrará enlaces a vídeos de sitios web externos que muestran estos sistemas de automatización documental. La protección de la privacidad y la prevención del robo de identidad son preocupaciones importantes, especialmente con el auge del comercio electrónico , las compras por internet y los canales de venta online (otras referencias anteriores son las compras por catálogo y correo ), lo que hace más importante que nunca garantizar que el documento correcto se asocie siempre al pedido o envío correcto. El software que genera documentos incluye: ERP , WMS , TMS , middleware heredado y la mayoría de los paquetes de contabilidad.

Varios proyectos de investigación han analizado la estandarización y automatización más amplias de los documentos en la industria del transporte de mercancías . ^{[ 2 ] [ 3 ]}

La tecnología de automatización puede utilizarse en la producción de documentos legales, como contratos de trabajo y documentos de planificación patrimonial, posiblemente mediante una interfaz en línea o un árbol de decisiones. ^{[ 4 ]} En los grandes bufetes de abogados, los sistemas de ensamblaje de documentos se utilizan a menudo para sistematizar el trabajo, por ejemplo, mediante la creación de hojas de términos complejas y los primeros borradores de acuerdos de crédito. ^{[ 5 ] [ 6 ]}

Con la liberalización del mercado de servicios legales del Reino Unido, impulsada por la Ley de Servicios Legales de 2007 ^{[ 7 ],} las grandes instituciones han ampliado sus servicios para incluir asistencia legal para sus clientes. ^{[ 8 ] [ 9 ]} La mayoría de estas empresas utilizan algún elemento de tecnología de automatización de documentos para proporcionar servicios de documentos legales a través de la web. ^{[ 10 ]} Esto se ha visto como un presagio de una tendencia hacia la mercantilización, donde tecnologías como la automatización de documentos dan como resultado servicios legales de alto volumen y bajo margen que se "empaquetan" y se ofrecen a un público masivo. ^{[ 11 ] [ 12 ] [ 13 ]}

Los primeros enfoques técnicos para el ensamblaje de documentos legales implicaban la combinación de la lógica de la inteligencia artificial con interfaces de usuario estándar. Para la presentación de grandes volúmenes de documentos regulatorios, el Administrador de Presentación Inteligente (INTELLIFM) de 1999 utilizaba una arquitectura distribuida donde los primeros sistemas de IA (mediante reglas Prolog) servían como motor lógico para automatizar la publicación y el llenado de formularios legales. ^{[ 14 ]}

En algunos casos, la automatización de documentos utiliza inteligencia artificial o software de modelos de lenguaje complejos (LLM, por sus siglas en inglés), plantillas y reglas para crear, componer y gestionar documentos con una mínima intervención humana.

Esto elimina las tareas repetitivas en la redacción de contratos u otras funciones como la elaboración de informes o la creación de facturas, liberando tiempo valioso y recursos administrativos, y facilitando la escalabilidad en operaciones a gran escala, lo que garantiza la coherencia y la precisión en todos los trabajos. Esto también se aplica a un lenguaje uniforme o consistente, cláusulas aprobadas y un formato adecuado para los documentos, lo que reduce el error humano ^{[ 15 ]} y facilita el cumplimiento de los marcos regulatorios establecidos.

Aunque las ventajas de usar la automatización de documentos son enormes, aún presenta importantes obstáculos de implementación. Por ejemplo, ^{[ 16 ]} los trabajadores remotos y sus respectivos clientes necesitan una inversión inicial para crear plantillas, reglas operativas, integración de datos y también recibir la capacitación suficiente para garantizar la compatibilidad entre máquinas y trabajadores humanos.

Además, la dependencia excesiva de los modelos generativos aumenta el riesgo de imprecisiones en el contenido en múltiples resultados, particularmente en asuntos legales complejos ^{[ 17 ]} o en contextos, y obliga a los líderes empresariales a dedicar una cantidad considerable de tiempo a confirmar la fiabilidad y precisión de un documento. Asimismo, cuando se utiliza IA o LLM para crear un documento, existe la posibilidad de que se produzcan errores, se genere contenido inconsistente y se proporcione información inexacta en contextos más complejos o técnico-legales, lo que requiere una revisión humana considerable. En algunos sectores, las preocupaciones se extienden a la precisión y el posible sesgo científico y la seguridad de los datos del documento generado.

Las pólizas y certificados de seguro, según el tipo, pueden tener cientos de páginas e incluir información específica sobre el asegurado. Tradicionalmente, estos paquetes de documentos se creaban mediante: a) la redacción de cartas a mano alzada, b) la adición de folletos preimpresos, c) la edición de plantillas y d) la personalización de gráficos con la información requerida. Posteriormente, se ordenaban e insertaban manualmente todos los documentos en un solo paquete y se enviaban por correo al asegurado. Los distintos documentos incluidos en un paquete podían ser de los siguientes tipos:

• Carta de bienvenida
• Contrato
• Certificado
• Documentos de política específicos de cada estado
• Listado de artículos asegurados y montos de los seguros
• Enmiendas
• Jinetes
• tarjeta de identificación
• Información de la empresa
• Material de marketing (otros productos)
• Datos

La elaboración de un solo paquete puede requerir mucho trabajo. En la mayoría de los sistemas de administración de políticas, el sistema genera una declaración de política como punto de partida, pero es posible que deba personalizarse y complementarse con otros materiales necesarios.

• Composición del documento
• Modelado de documentos
• Procesador de documentos
• Procesador de plantillas
• Documento de cambio de rumbo