Hispanopedia WikiLa adopción masiva o el cambio directo se produce cuando se adopta un nuevo sistema de forma instantánea, sin ningún período de transición entre el sistema antiguo y el nuevo. [ 1 ] [ 2 ] [ 3 ]
Cuando se necesita implementar un nuevo sistema en una organización , existen tres formas diferentes de adoptarlo: la adopción masiva, la adopción por fases y la adopción paralela . En el caso de la adopción paralela, el sistema antiguo y el nuevo funcionan simultáneamente, de modo que todos los usuarios pueden familiarizarse con el nuevo sistema y, mientras tanto, realizar su trabajo con el antiguo. La adopción por fases implica que la adopción se llevará a cabo en varias etapas, de manera que, tras cada fase, el sistema estará un poco más cerca de su adopción completa. Con la adopción masiva, el cambio entre el uso del sistema antiguo y el del nuevo se produce en una sola fecha, lo que se conoce como cambio instantáneo del sistema. Todos comienzan a usar el nuevo sistema en la misma fecha y el antiguo deja de utilizarse a partir de ese momento.
La ventaja de una adopción integral radica en que el nuevo sistema no necesita ser compatible ni estar conectado con ningún sistema antiguo al que reemplaza. Esto simplifica significativamente el diseño del nuevo sistema, especialmente en una organización que opera con múltiples sistemas incompatibles. Sin embargo, este tipo de adopción conlleva mayores riesgos que otros, ya que ofrece menos oportunidades de aprendizaje, lo que requiere una mayor preparación. [ 1 ] Esta preparación se describirá a continuación, ilustrada con el modelo de procesos y datos de la adopción integral.
Implementación
Una vez que la dirección ha decidido utilizar el método de "big bang" y apoya los cambios necesarios para ello, puede comenzar el verdadero proceso de cambio. Este proceso comprende varios pasos: conversión del sistema, liberación de partes del sistema y capacitación de los futuros usuarios . [ 1 ]
Las actividades del proceso se explican en la tabla a continuación para mayor claridad. Los conceptos utilizados para ejecutar las actividades están en mayúsculas.
Convertir el sistema
En primer lugar, se necesita un plan para todo el proceso de adopción. El plan permite a los futuros usuarios saber qué sucederá y cuándo deben esperar ciertos cambios, lo que evita incertidumbres innecesarias y, por lo tanto, crea un mejor ambiente de trabajo. El plan también aclara cuándo se produce la adopción real y brinda a los futuros usuarios la oportunidad de prepararse para este cambio. [ 1 ] El modelo a continuación muestra que las actividades (en el recuadro gris) conducen a resultados (en los recuadros junto al recuadro gris) para poder tener un resultado parcial: el sistema convertido.
Cuando el plan está hecho y todos saben lo que se espera de ellos, puede comenzar el cambio técnico. Primero, los datos antiguos deben convertirse a un formato que pueda funcionar con los datos del nuevo sistema (Koop, Rooimans y de Theye, 2003). Luego, estos datos deben cargarse en el nuevo sistema, lo que da como resultado los llamados datos cargados. Estos datos cargados deben probarse para verificar la eficiencia de los datos y el nivel de comprensión de los futuros usuarios. Deben ejecutarse pruebas fuera de línea para verificar si el sistema y los usuarios pueden trabajar juntos. No solo se debe probar la eficiencia y la comprensión, sino que también se debe probar la validez para dejar claro el nivel de validación de los datos . [ 1 ] Si los datos no son válidos, la gerencia debe determinar los cambios nuevamente y la organización tendrá que preparar una forma diferente de ejecutar la adopción Big Bang.
Liberar partes del sistema
Si todos los datos son válidos, se pueden liberar partes separadas del sistema . La base de datos convertida a partir de la antigua debe liberarse para que los nuevos datos sean accesibles. A continuación, la aplicación producida debe liberarse para que también pueda utilizarse. La infraestructura del nuevo sistema también debe liberarse para que quede claro cómo será el sistema y cómo se conecta todo (Koop, Rooimans y de Theye, 2003). En esta fase, solo se liberan partes separadas, que aún no forman el nuevo sistema, sino solo partes del mismo. Todo esto ocurre fuera de línea: solo los desarrolladores del sistema lo ven, mientras que los usuarios siguen trabajando en el sistema antiguo. El modelo anterior muestra las actividades que debe ejecutar el controlador del sistema (en el recuadro gris) para obtener los resultados que conducen a la liberación de las partes. Si la liberación de las partes falla, la dirección debe determinar nuevos cambios (véase Adopción ; Preparar una organización para la adopción).
Capacitar a la organización en el uso del sistema.
Si el lanzamiento de las partes individuales tuvo éxito, el siguiente paso será preparar a los usuarios. Para poder introducir el nuevo sistema completo, es decir, para adoptarlo, todos los usuarios deben recibir capacitación sobre cómo trabajar con él. Sin grandes consecuencias para el nivel de producción de una organización, la capacitación de todos solo es posible si hay un grupo de personal experimentado que pueda asumir el trabajo diario de los usuarios que necesitan ser capacitados. Esto significa que para todas las personas que necesitan ser capacitadas, habrá personal disponible que pueda asumir el trabajo, por lo que no habrá una demora enorme en el trabajo. [ 1 ] El departamento de recursos humanos creará el grupo de personal experimentado (actividad en el recuadro gris) invitando a los solicitantes a formar parte de él. Luego se puede capacitar a los usuarios y se puede elaborar una lista de los usuarios capacitados, para que se pueda redactar un informe de preparación de usuarios.
Una formación deficiente puede tener consecuencias negativas para una organización, como ilustra el caso de FoxMeyer (Scott, Vessey, 2000). Esta empresa utilizó el método de implementación masiva para un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Se impartió una formación inadecuada, se asumió que los usuarios ya tenían suficiente conocimiento del sistema y se enseñaron habilidades incorrectas. Dow Corning también tuvo grandes problemas para adquirir las habilidades necesarias durante su implementación masiva de ERP (Scott, Vessey, 2000). El uso de un nuevo sistema exige diversas habilidades y conocimientos, que en muchos casos parecen ser subestimados por quienes gestionan la transición.
Técnicas
Existen diversas técnicas para implementar un nuevo sistema. La fase de adopción es solo una parte de la implementación completa. Regatta (Koop, Rooimans y de Theye, 2003) es, por ejemplo, un método desarrollado para implementar sistemas. Este método, desarrollado por Sogeti, trata la transición como un proyecto y se centra en varias etapas del mismo, como la fase de preparación para la adopción y la aceptación del método de implementación. SAP Implementation es otra técnica especializada en la implementación y adopción del software de SAP AG , que se divide en varias técnicas.
Riesgos
Debido a la inmediatez del cambio, todo debe realizarse en un plazo fijo. Esta operación conlleva riesgos. Es posible que la organización no esté preparada, que se utilice un conjunto de datos incorrecto o que el sistema de información se bloquee por falta de experiencia y problemas iniciales. Asimismo, un método de respaldo inadecuado puede representar un riesgo al implementar un sistema mediante el método Big Bang (Koop, Rooimans y de Theye, 2003).
Mercado bursátil del Reino Unido, década de 1980
En 1986, la Bolsa de Valores de Londres cerró el viernes por la noche y todos los ordenadores se encendieron el lunes siguiente por la mañana. [ 4 ] [ 5 ] Se ha alegado que esto causó grandes pérdidas.
Dow Corning
Dow Corning utilizaba anteriormente sistemas centrados en departamentos específicos. La dirección decidió convertirse en una empresa verdaderamente global que utilizaría un único sistema de información: un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Para adoptar este nuevo sistema ERP, optaron por una implementación integral y dedicaron considerable tiempo y esfuerzo a reevaluar sus procesos de negocio. La empresa estaba preparada para la adopción y, antes de implementar el nuevo sistema en toda la organización global, realizó tres pruebas piloto. (Scott, Vessy, 2000)
Dow Corning supervisó el progreso constantemente y tomó decisiones para garantizar el cumplimiento de los plazos. Esto solo fue posible gracias a la retroalimentación y una buena comunicación. (Scott, Vessey, 2000)
Otra estrategia arriesgada consiste en centrarse únicamente en el resultado, sin considerar cómo lograrlo, y subestimar el proceso de aprendizaje de los usuarios. Planificar el aprendizaje o la adquisición de conocimientos es muy difícil, aunque estos son necesarios para llevar a cabo una transformación radical.
FoxMeyer
FoxMeyer adoptó un sistema ERP con un ambicioso software de automatización de almacenes, utilizando la adopción masiva para obtener una ventaja competitiva. Sin embargo, la dirección de FoxMeyer parecía excesivamente optimista y con expectativas poco realistas: el cambio era demasiado grande y drástico. Esto generó una gran presión laboral para que todos los empleados cumplieran con los plazos de entrega. Por lo tanto, las expectativas poco realistas de la dirección también representan un riesgo (Scott, Vessy, 2000).
FoxMeyer no logró la comunicación ni la atención necesarias para brindar retroalimentación rápida y efectiva. En cambio, intentaron minimizar los problemas ignorándolos y ofrecieron críticas desalentadoras, lo que resultó en una retroalimentación ambigua. Esto obstaculizó el aprendizaje organizacional , algo fundamental durante un cambio organizacional. Por lo tanto, la mala comunicación y la retroalimentación ambigua también representan riesgos al adoptar un sistema radical (Scott, Vessey, 2000).
Véase también
Referencias
- 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Eason , 1988
- ↑ Copley, Steve. "Implementación del nuevo sistema" . IGCSE TIC . Consultado el 13 de agosto de 2011 .
- ↑ Wainwright, Stewart (2009). IGCSE y O Level Computer Studies and Information Technology . Cambridge University Press. pág. 29.
- ↑ "Cómo la tecnología ha influido en el mercado de valores. – Computers in the City" . www.citc.it. 18 de septiembre de 2015. Consultado el 19 de junio de 2017 .
- ↑ "Noticias de hoy" .
- Eason, K. (1988) Tecnología de la información y cambio organizacional , Taylor & Francis.
- Koop, R., Rooimans R. y de Theye, M. (2003) Regatta: ICT-implementaties als uitdaging voor een vier-met-stuurman , SDU Uitgeverij. ISBN 90-440-0575-8.
- Scott, JE, Vessey, I. (2000) "Implementación de sistemas de planificación de recursos empresariales: el papel del aprendizaje a partir del fracaso", Fronteras de los sistemas de información , vol. 2(2), págs. 213–232.
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