Adopción de software

En informática, la adopción significa la transferencia (conversión) entre un sistema antiguo y un sistema nuevo dentro de una organización (o, en términos más generales, por parte de cualquier persona).

Si una empresa trabaja con un sistema de software antiguo , es posible que desee utilizar un sistema nuevo que sea más eficiente, tenga mayor capacidad de procesamiento, etc. En ese caso, es necesario adoptar un nuevo sistema, tras lo cual los usuarios podrán utilizarlo.

Existen diversas estrategias de adopción que se pueden utilizar para implementar un sistema en una organización. Las principales son la adopción integral , la adopción paralela y la adopción por fases . El término "big bang" es una metáfora de la teoría cosmológica del mismo nombre , según la cual el origen del cosmos se produjo en un momento puntual. Esto también se aplica al enfoque de adopción integral, en el que se supone que el nuevo sistema se adopta por completo en una sola fecha. En el caso de la adopción paralela, el sistema antiguo y el nuevo se ejecutan inicialmente en paralelo, de modo que todos los usuarios puedan familiarizarse con el nuevo sistema, pero aún puedan realizar su trabajo utilizando el antiguo si así lo desean o lo necesitan. La adopción por fases implica que la adopción se lleva a cabo en varias etapas, de manera que, tras cada fase, el sistema se acerca un poco más a su plena adopción por parte de la organización.

La estrategia de adopción debe seleccionarse antes de que comience, y se elige en función de los objetivos que se pretenden alcanzar y del tipo de sistema que se va a implementar. Los tres tipos de adopción —implementación masiva, adopción paralela y adopción por fases— abarcan desde un cambio instantáneo hasta una estrategia en la que los usuarios comienzan a utilizar el nuevo sistema progresivamente durante un período determinado (que puede ser de semanas, meses o incluso años).

La selección real se realiza priorizando los objetivos a alcanzar y luego comparando una estrategia con ellos (Eason, 1988). Eason define los siguientes objetivos:

• Posible necesidad de una “masa crítica” para que el sistema funcione.

Si se necesita, o podría necesitarse, una gran masa crítica para que el sistema funcione eficazmente (por ejemplo, debido a efectos de red ), una estrategia de "big bang" podría ser la solución. (Rogers, 1995)

• Es necesario controlar los riesgos, si estos están involucrados.

Minimizar los riesgos para el funcionamiento continuo de la organización puede ser muy importante. Las implementaciones paralelas y por fases podrían ayudar a controlar estos riesgos, según la situación.

• Necesidad de facilitar el cambio.

La organización debe estar preparada para la transición. Los preparativos sociotécnicos, como las sesiones de capacitación y los escenarios predefinidos, deben estar claros.

• Ritmo de cambio

Si el nuevo sistema está diseñado para abordar nuevos requisitos, como la reingeniería de procesos de negocio , la velocidad a la que la organización está cambiando a los nuevos procesos o tratando de cumplir con otros nuevos requisitos.

• Necesidades de diseño local

Es posible que sea necesario ajustar el sistema a las necesidades de los usuarios. En ese caso, la estrategia elegida debe ofrecer la posibilidad de hacerlo.

Tabla Matriz de razonamiento

La selección real de la estrategia de adopción depende de muchos más factores que estos objetivos, pero estos crean una ventana para elegir uno de los tipos. Otros criterios se denominan variables (Gallivan, 1996). Gallivan sugiere que los tipos de adopción apropiados dependen de:

Capacidad de innovación de los individuos. Atributos de quienes van a adoptar la innovación/el sistema.

¿Qué tipo de innovación es? ¿Es una innovación de proceso o de producto?

Atributos de la innovación en sí misma: preparación, comunicabilidad y divisibilidad.

La complejidad de la implementación. ¿Qué tan compleja es la implementación o cuál es su alcance?

Estas variables son de un nivel superior a los criterios de Eason y deben tratarse como tales. Basándonos en la tabla 1 y en las variables de nivel superior mencionadas por Gallivan, se puede seleccionar la estrategia más adecuada.

Figura 1: Proceso de preparación de la organización

Para preparar a la organización para la adopción del nuevo sistema, es necesario determinar los cambios que se producirán. Esto es fundamental para contar con un plan o una visión general de la transición, y se puede lograr mediante la creación de requisitos para el sistema. Una vez que la dirección ha determinado los requisitos en un informe de cambios, debe llegar a un acuerdo para poder avanzar con el proceso de cambio. Si no hay acuerdo, la dirección debe discutir los requisitos repetidamente hasta que se llegue a un consenso. Si se alcanza el acuerdo y se firma el contrato correspondiente, la organización puede dar los siguientes pasos. Así, se puede preparar la fase de pruebas, en la que se verificará la validez de los datos que se utilizarán y se realizarán ensayos (Eason, 1988).

Paralelamente, se recomienda encarecidamente elaborar un plan integral de adopción por parte de los usuarios, en colaboración con la empresa y los usuarios afectados. Este plan debe contemplar todas las comunicaciones previas y posteriores al lanzamiento del sistema; la formación y documentación para los usuarios; cualquier iniciativa de marketing interno que se lleve a cabo para impulsar la adopción, como la imagen de marca del sistema o la distribución de artículos promocionales; así como la asistencia técnica durante el lanzamiento (por ejemplo, un horario de atención al cliente ampliado o una línea directa, e identificación de contactos clave para cada área de negocio afectada).

• Eason, K. (1988) Tecnología de la información y cambio organizacional, Nueva York: Taylor and Francis
• Gallivan, MJ, (1996) Estrategias para la implementación de nuevos procesos de software: una evaluación de un marco de contingencia, SIGCPR/SIGMIS '96, Denver, Colorado
• Rogers, EM (1995), Difusión de innovaciones, Nueva York: Free Press
• Dodson, J. (2011), 4 paradas para navegar por la traicionera autopista de la adopción de software empresarial, Washington