Sistema de gestión de colecciones

Gestionar y documentar la información y las tareas relacionadas con los objetos que ingresan al museo, incluidos los registros de adquisición o préstamo, los recibos, el registro del motivo del depósito del objeto y el registro de la devolución del objeto a su propietario.

La gestión y documentación de los objetos añadidos a la colección de la institución, incluyendo números de acceso , números de catálogo, nombre o título del objeto, fecha de adquisición, método de adquisición y transferencia de titularidad. Existen muchos sistemas de numeración de acceso diferentes, y un CMS debería permitir a la institución utilizar su sistema de numeración existente. ^{[ 16 ]}

Identificación de los objetos sobre los que la institución tiene responsabilidad legal, incluidos los objetos prestados y los que no han sido catalogados. La información registrada incluye la ubicación y el estado del objeto.

Registros de la ubicación actual y pasada de un objeto dentro de las instalaciones de la institución, de manera que se pueda localizar, incluyendo las fechas de traslado y las autorizaciones para dicho traslado.

Información que describe e identifica los objetos, incluyendo el creador/fabricante/artista, la(s) fecha(s) de creación, el lugar de creación, la procedencia, la historia del objeto, la investigación realizada sobre el objeto y las conexiones con otros objetos.

La gestión de la información sobre la conservación de un objeto “desde una perspectiva de curaduría y gestión de colecciones ”, incluyendo solicitudes de conservación, registros de exámenes, informes de estado, registros de acciones preventivas e historiales de tratamiento. ^{[ 17 ]}

Gestión de la información relativa a las posibles amenazas a los objetos de las colecciones, incluida la documentación de amenazas específicas, los registros de medidas preventivas, los planes y procedimientos de emergencia y los contactos de emergencia.

Documentación sobre las necesidades de seguro de los objetos bajo la responsabilidad de la institución (incluidos los prestados), así como su valor monetario a efectos de seguro. Esto puede incluir los nombres y datos de contacto de los tasadores, así como el historial de tasaciones.

Gestión de la exposición o exhibición de un objeto, incluyendo su historial y la documentación de la investigación realizada sobre el mismo. Los sistemas de gestión de colecciones más avanzados pueden presentar información del sistema en el sitio web del museo o en una exposición virtual.

Gestión de objetos que salen de las instalaciones de la institución y se trasladan a una ubicación diferente, incluyendo información de ubicación, notas de embalaje, dimensiones de las cajas, autorizaciones, información aduanera y documentación de los medios de transporte (incluida la información del servicio de mensajería). ^{[ 18 ]}

Gestionar la transferencia temporal de la responsabilidad de un objeto del museo a otra institución o viceversa, incluyendo los acuerdos de préstamo, el historial de préstamos, los registros de costes y pagos, las listas de embalaje, la información sobre el lugar de exposición, los informes de las instalaciones y los registros de préstamos vencidos.

Gestión y documentación de los objetos que se dan de baja y abandonan la colección de la institución, ya sea por transferencia, venta, intercambio o destrucción/pérdida, incluyendo la transferencia de titularidad, los registros de aprobación y el motivo de la eliminación. ^{[ 19 ]}

Un sistema de gestión de colecciones debe poder almacenar, editar, eliminar, acceder a los datos mediante consultas, ordenarlos y generar informes. ^{[ 20 ]} Los datos se almacenan en tablas y se introducen en el sistema (y a veces se editan) mediante formularios. Las consultas son búsquedas que permiten recuperar datos específicos del sistema, y ​​los informes son el medio por el cual se muestran o imprimen los resultados de una consulta. ^{[ 21 ]}

Un CMS eficiente, al igual que una buena base de datos relacional, no debería tener registros duplicados ni requerir que la misma información se registre en más de un lugar del sistema. Al mismo tiempo, el sistema debería ser lo suficientemente flexible para acomodar más datos a medida que las colecciones se expanden. ^{[ 22 ]} El usuario también debe comprender que no toda la información debe ingresarse en un Sistema de Gestión de Colecciones; por ejemplo, información compleja como dimensiones y medidas complicadas. Algunas instituciones pueden no querer registrar información confidencial, como información privada de donantes, en un CMS y, en cambio, mantenerla en un archivo manual o en un archivo digital seguro separado, con punteros a la ubicación del archivo registrados en el CMS. ^{[ 23 ]} Sin embargo, otros argumentan que dicha información confidencial debería registrarse en el CMS para protegerla en caso de un desastre donde los archivos manuales podrían destruirse.

Un CMS debe contar con un proceso integrado de copia de seguridad y recuperación para proteger los datos no solo contra fallas de equipo y desastres, sino también contra errores humanos, que pueden provocar la pérdida o corrupción de datos. Se deben almacenar copias redundantes de la información en múltiples ubicaciones, y el proceso de copia de seguridad puede automatizarse. ^{[ 24 ]}

Debido a que un sistema informatizado “exige un grado mucho mayor de precisión en el uso del lenguaje para la catalogación y la recuperación de datos que un sistema manual”, se deben aplicar estándares de datos y metadatos en un Sistema de Gestión de Colecciones. ^{[ 25 ]} Los estándares de datos proporcionan reglas sobre cómo se introduce la información en el sistema, y ​​los datos introducidos de forma coherente permiten una recuperación de información más precisa y un intercambio de datos más sencillo entre diferentes sistemas. ^{[ 26 ]}

Los tres tipos de estándares de datos son estructura, contenido y valor:

• Los estándares de estructura de datos describen los campos y categorías de información (a veces llamados elementos) necesarios para identificar un objeto. En un CMS de museo, estos campos suelen incluir el número de acceso, el título/nombre del objeto, el fabricante/creador, el lugar de creación/origen, la fecha de creación, las dimensiones, el material y la fuente del objeto (por ejemplo, el nombre del donante o vendedor). ^{[ 27 ]} Ejemplos de estándares de estructura de datos ampliamente utilizados para objetos culturales son el Conjunto de Elementos de Metadatos Dublin Core (DC), las Categorías para la Descripción de Obras de Arte (CDWA), los formatos MARC , los conjuntos de elementos de la Catalogación de Objetos Culturales (CCO) y las Categorías Principales de la VRA ( Visual Resources Association ). ^{[ 28 ]}
• Los estándares de contenido de datos proporcionan directrices para el formato de la información que se introduce en los campos, “controlando la sintaxis, el estilo, la gramática y las abreviaturas” que deben utilizarse. ^{[ 29 ]} Ejemplos de estándares de contenido de datos utilizados en instituciones que recopilan objetos culturales incluyen Catalogación de Objetos Culturales (CCO) y Descripción de Archivos: Un Estándar de Contenido (DACS).
• Los estándares de valores de datos proporcionan los términos y el vocabulario preferidos que se deben usar en los campos, a menudo en forma de listas de autoridades , léxicos, diccionarios de datos y tesauros. Algunos ejemplos son el Getty's Art and Architecture Thesaurus (AAT) y el Thesaurus of Geographic Names (TGN), Nomenclature 4.0 for Museum Cataloguing e Iconclass . ^{[ 30 ]}

Si bien la mayoría de estos estándares de datos se aplican a la catalogación y descripción de objetos culturales, también se están realizando esfuerzos para crear estándares de datos para colecciones de historia natural. Basado en Dublin Core, el estándar Darwin Core (DwC) es un estándar de estructura de datos para información sobre biodiversidad cuyo “glosario de términos” son los “campos” y “elementos” necesarios para catalogar especímenes y muestras biológicas y de historia natural. ^{[ 31 ]}

Reconociendo la importancia de los estándares de datos para muchos usuarios, algunos desarrolladores anuncian que sus sistemas de gestión de colecciones cumplen con ciertos estándares. Por ejemplo, el CMS del Museo Adlib está “certificado como compatible con SPECTRUM por Collections Trust” y “también incorpora otros estándares internacionales como las directrices ' CIDOC ' y Getty 'Object ID'”. ^{[ 32 ]}

Un Sistema de Gestión de Colecciones debe contar con medidas de seguridad que garanticen que solo las personas autorizadas puedan ingresar, editar o ver la información contenida en el sistema. ^{[ 33 ]} Sin embargo, existe una creciente demanda de acceso público a parte de la información sobre las colecciones y los objetos contenidos en el SGC, lo que contribuye a cumplir la misión del museo de educar al público y demostrar que los objetos bajo custodia pública se utilizan en beneficio del público, al tiempo que anima al personal de colecciones a apoyar la gestión básica de las colecciones, asegurando que la información sobre el objeto sea precisa antes de hacerse pública. ^{[ 34 ]} El sistema debe permitir al público realizar y refinar búsquedas de la información públicamente accesible en el sistema. ^{[ 35 ]}

Un CMS también debería permitir al personal de colecciones administrar información sobre los derechos de reproducción de los objetos de los que la institución es responsable, incluyendo el tipo de esquema de derechos de autor que se aplica (por ejemplo, derechos de autor de EE. UU. o licencia Creative Commons ), la propiedad de los derechos de autor y las marcas de agua digitales. ^{[ 36 ]}

La instalación local  del software CMS en un ordenador independiente puede permitir el acceso más rápido a los datos, pero también ofrece un acceso más limitado, además de una alta responsabilidad de mantenimiento y de que el protocolo de copia de seguridad de los datos recae en el museo. Un CMS instalado en una red local puede permitir un acceso más amplio dentro del museo. ^{[ 40 ]}

Un CMS como plataforma de software como servicio (SaaS) es un software instalado en línea y accesible a través de la web desde un ordenador con conexión a internet. La responsabilidad del mantenimiento recae en la empresa, que generalmente se encarga de las copias de seguridad. Sin embargo, el acceso a los datos puede ser lento, dependiendo de la conexión. ^{[ 40 ] [ 41 ]}

Software de código abierto

Software cuya licencia permite publicar su código fuente y ponerlo a disposición del público, lo que posibilita que cualquier persona copie, modifique y redistribuya el código fuente sin pagar regalías ni tarifas. Los usuarios y desarrolladores tienen acceso a las funcionalidades de diseño principales. Esto les permite modificar o agregar características al código fuente y redistribuirlo. ^{[ 42 ] [ 40 ]}

Software de código cerrado

Software que implica el uso de restricciones sobre lo que se puede hacer con el software y la restricción del acceso al código fuente original. El usuario final compra el derecho a usar el software. Por ello, el código fuente del software de código cerrado se considera un secreto comercial para sus fabricantes. ^{[ 43 ]}