Hispanopedia WikiEl flujo de trabajo colaborativo es la convergencia del software social con el software de gestión de servicios (flujo de trabajo). Como su definición indica, el flujo de trabajo colaborativo se deriva tanto del software de flujo de trabajo como del software social, como el chat, la mensajería instantánea y la colaboración en documentos .
Definición
Para definir el flujo de trabajo colaborativo , podemos examinar las definiciones de sus componentes: los objetos de flujo de trabajo y de colaboración.
Flujo de trabajo
El flujo de trabajo es un conjunto de actividades (solicitudes de servicio, tareas) y las reglas que rigen su comportamiento a medida que pasan de un proveedor de servicios a otro hasta que se completa un proyecto.
Objetos de colaboración
Los objetos de colaboración incluyen reuniones basadas en la web, mensajería instantánea, wikis de gestión del conocimiento, documentos (ECM) y calendarios compartidos.
Meta
El objetivo del flujo de trabajo colaborativo es proporcionar ganancias de eficiencia sinérgicas a sus participantes (comunicación social y gestión de servicios) mediante:
- Mejorar la eficacia en tareas conjuntas eliminando las barreras de comunicación entre los miembros del equipo.
- Minimizar las barreras organizativas y los silos de información.
- Permitir que la interacción social en línea esté orientada a objetivos, estructurada y sea medible.
Idealmente, un flujo de trabajo colaborativo es un conjunto de tareas paralelas y secuenciales que dependen de la comunicación y la coordinación para lograr el resultado deseado.
Historia
El centro de datos
Antes de la década de 1980, todas las operaciones de TI se realizaban en el centro de datos. A menudo percibido como impersonal y monolítico, el centro de datos era una división corporativa que albergaba campos de ordenadores centrales que zumbaban suavemente en salas cerradas con suelo elevado. Los trabajadores consideraban esta sala de ordenadores aislada y con aire acondicionado como una torre de marfil inerte, gobernada por los guardianes de la información de la empresa.
El IBM PC
La introducción del IBM PC a principios de la década de 1980 impulsó un renacimiento de la informática. [ 1 ] El ordenador personal supuso un cambio de poder, pasando del centro de datos a los trabajadores del conocimiento (las personas que utilizaban los datos para prestar servicios en toda la empresa). Este cambio radical propició la democratización de la informática, pero a corto plazo derivó en un período de caos.
La democratización de la informática
La democratización de los recursos informáticos y el empoderamiento de los trabajadores del conocimiento fue un avance emocionante, pero inicialmente se prestó poca atención al caos que estaba provocando en el entorno laboral. El nuevo modelo carecía de estándares, estaba plagado de pruebas y errores, y requería un nivel de apoyo cada vez mayor. Este apoyo provenía no solo del departamento de informática, sino cada vez más de los propios compañeros de equipo. El apoyo entre pares, aunque no se reflejaba explícitamente en los estados financieros, provocó una alarmante caída en la productividad de los trabajadores.
Apoyo técnico
A principios de la década de 1990, estudios publicados por prestigiosas consultoras indicaban que las organizaciones gastaban una cantidad alarmante de dinero en soporte técnico informal y entre compañeros, aproximadamente el triple de lo que gastaban en hardware (cuando un PC IBM típico costaba unos 5000 dólares). Muchos directivos consideraban que la revolución de los PC se había descontrolado.
El servicio de asistencia
Fue en este contexto, y especialmente cuando las empresas comenzaron a implementar redes de área local, que nació el servicio de asistencia técnica moderno. El centro de datos corporativo había desaparecido y el vacío de poder resultante debía llenarse. Muchas empresas resolvieron sus problemas de gestión de datos estandarizando y automatizando procesos.
En el Reino Unido, la Oficina de Comercio del Gobierno creó ITIL . ITIL promovió prácticas estandarizadas en el despliegue y la gestión de los recursos de TI.
Modelos de flujo de trabajo sencillos
Los primeros servicios de asistencia técnica de la década de 1980 incorporaban modelos de flujo de trabajo sencillos: se reportaban los problemas, se asignaban, se dirigían a un técnico, se resolvían y luego se cerraban. A medida que la computación descentralizada maduró, las soluciones de flujo de trabajo personalizadas, como la gestión de cambios, la gestión de la configuración y la gestión de problemas, permitieron al departamento de TI centrarse en sus objetivos principales: resolver problemas e implementar nuevas aplicaciones de forma más rápida, fiable y sencilla. [ 2 ]
Las aplicaciones de flujo de trabajo aportaron a la empresa moderna lo que la cadena de montaje de Henry Ford aportó a la fabricación: mayor eficiencia, resultados uniformes y mayor rendimiento. [ 3 ]
La llegada del software social y del software para la colaboración social
Como ocurre con todas las nuevas tecnologías, el software social tuvo un largo periodo de gestación. Incluso antes de la adopción generalizada de Internet, el software social ya estaba madurando y afianzándose gracias a empresas como CompuServe y America Online. En poco tiempo, la gente participaba en grupos de interés, utilizaba el correo electrónico y los foros, y participaba en salas de chat.
La última generación de responsables de la toma de decisiones ha adoptado los medios de comunicación y colaboración social surgidos de iniciativas populares como los grupos de interés y Wikipedia. Por ello, las empresas han reconocido el valor colaborativo del software social y han comenzado a integrarlo en sus estructuras informáticas existentes.
Atributos de un sistema de gestión de flujo de trabajo colaborativo
Los atributos de un sistema de gestión de flujo de trabajo colaborativo incluyen:
- Colaboración para lograr objetivos o tareas definidas.
- Gestión de un objetivo, tarea o proyecto colaborativo de principio a fin.
- Integración de objetos de colaboración y flujo de trabajo dentro de un marco seguro para aplicaciones empresariales.
- Infraestructura de proyectos y tareas que permite realizar el trabajo de forma organizada (a diferencia del software puramente social).
- Asignación de tareas a equipos o individuos en función de sus habilidades.
- Proyectos ad hoc que trascienden los límites organizativos y minimizan los silos de información.
Diferencias entre el software de colaboración social y el software de flujo de trabajo colaborativo.
La diferencia fundamental entre el software de colaboración social y el software de flujo de trabajo colaborativo radica en que este último se caracteriza por objetivos, actividades y resultados bien definidos. El flujo de trabajo colaborativo, si bien incorpora muchas de las herramientas que componen la colaboración social, también se basa en:
- Infraestructuras de proyectos y tareas
- Control de acceso basado en roles (RBAC) [ 4 ]
- Reglas de negocio para controlar las capacidades del flujo de trabajo
Cómo funciona
El flujo de trabajo colaborativo implica: [ 5 ]
- La integración de objetos colaborativos (software social) con la gestión del flujo de trabajo.
- La transferencia de información, documentos, tareas u objetos de un paso al siguiente.
- Múltiples participantes trabajando para alcanzar un objetivo predefinido, tanto en paralelo como de forma secuencial.
- Colaboración a través de los límites organizacionales [ 6 ]
- Colaboración orientada a proyectos y a tareas
En el lugar de trabajo
Con un flujo de trabajo colaborativo, los gerentes pueden supervisar un proyecto completo utilizando tanto métodos tradicionales (diseño de proyectos, informes y paneles de control) como herramientas de colaboración (chat web, mensajería instantánea, gestión de documentos, alertas y calendarios compartidos). Gracias al control de acceso basado en roles (RBAC), los equipos ad hoc pueden colaborar en proyectos especiales dentro de las estructuras departamentales tradicionales.
Fases de implementación
Las fases de implementación de flujos de trabajo colaborativos incluyen:
- Planificación y configuración
- Instanciación de proyecto/tarea
- Ejecución
Planificación y configuración
- Diseñar un modelo de la jerarquía organizacional
- Asignar miembros a equipos de habilidades (posiblemente entre diferentes departamentos de la organización).
- Utilice el control de acceso basado en roles (RBAC) para definir quién puede acceder a qué parte del sistema y en qué capacidad.
- Desarrollar carpetas de cola basadas en habilidades para facilitar el reenvío del trabajo, de modo que los miembros del equipo adecuados puedan acceder a él y realizar las tareas requeridas.
- Utilice plantillas de proyectos multitarea, como los procedimientos de incorporación de empleados, para facilitar la rápida implementación de procesos estándar, evitando reinventar la rueda y promoviendo resultados uniformes.
- Aplique reglas de negocio para regular el flujo de trabajo mediante la creación de alertas, el inicio de cambios automáticos en el flujo de trabajo y la emisión de comunicaciones en respuesta a condiciones predefinidas.
Instanciación de proyecto/tarea
- Instancie el proyecto/tarea manualmente a partir de una plantilla o automáticamente mediante una regla de negocio.
- Especificar los resultados requeridos y establecer las prioridades.
- En función de las habilidades requeridas, dirija las tareas a las carpetas de cola adecuadas para su procesamiento.
Ejecución
- Trabaja en la tarea mientras registras las actividades de la misma.
- Etiquete los documentos, agréguelos a la tarea, revíselos y actualícelos según sea necesario.
- Programe reuniones y citas de equipo relacionadas con la tarea según sea necesario, y el contenido y los resultados formarán parte del historial de documentación de la tarea.
Los miembros del equipo se comunican en línea entre sí a través de software social, con la ayuda de herramientas de gestión de documentos y calendarios compartidos.
Retorno de la inversión (ROI) para software de colaboración social
Las herramientas de software de colaboración social aún no han demostrado su valía, ya que carecen de estructura y orientación a objetivos. Necesitan la definición de objetivos, compromisos, plazos y métricas de rendimiento para alinearse con los objetivos de productividad de los componentes del flujo de trabajo. Hasta que estas limitaciones se adopten a nivel empresarial, los beneficios de las redes sociales seguirán siendo meramente anecdóticos.
El mundo como mesa de servicio
Las economías industrializadas cuentan con un sector de servicios de enorme importancia. Cada año, la lista Fortune 500 de empresas de servicios sigue creciendo, mientras que la lista de empresas manufactureras se reduce.
Las empresas manufactureras ahora mantienen importantes servicios, como marketing, atención al cliente, asistencia técnica y asesoría legal. Fabrican los productos físicos en el extranjero y desarrollan los servicios en su país de origen. Al combinar servicios con productos, han obtenido grandes beneficios, ofreciendo paquetes como planes de protección para televisores o contratos telefónicos de dos años con teléfonos inteligentes gratuitos. Los consumidores han expresado opiniones encontradas sobre el valor de estos paquetes de servicios.
En cada temporada electoral, se habla mucho de traer de vuelta la manufactura a Estados Unidos. Más allá de la retórica, el mayor valor añadido ya no reside en los productos, sino en los servicios (excepto en la manufactura altamente especializada y técnica). Por lo tanto, las organizaciones obtendrán una ventaja competitiva si continúan fabricando en el extranjero, al tiempo que producen servicios complementarios en el país.
En definitiva, todas las organizaciones se prestan servicios mutuamente. Para obtener y mantener una ventaja competitiva global, las empresas necesitan ofrecer mejores servicios a menor coste. En un mundo tecnológicamente complejo, esto implica emplear tanto herramientas colaborativas como un marco procedimental para ofrecer mayor valor a un precio competitivo.
Para ser eficaz, la solución de flujo de trabajo colaborativo empresarial debe incluir:
- Un sistema de apoyo orientado a objetivos para proyectos y tareas.
- Una red de seguridad que permite a las personas colaborar más allá de los límites organizacionales y corporativos, manteniendo la confidencialidad.
- El control de acceso basado en roles (RBAC) proporciona a los miembros del equipo acceso a tareas, documentos y elementos del calendario específicos.
- Herramientas de comunicación para promover el trabajo en equipo dentro de la infraestructura del proyecto/tarea.
- Gestión documental que permite a múltiples usuarios coordinar tareas y flujos de trabajo.
- Comunicación a través de LAN, WAN, web y dispositivos móviles.
El flujo de trabajo colaborativo promete optimizar los procesos empresariales mediante la integración de herramientas de colaboración. Si se utiliza correctamente, tiene el potencial de mejorar el servicio, la productividad y la eficiencia al reducir los silos de información y disminuir los obstáculos empresariales tradicionales relacionados con el tiempo, el espacio y la estructura organizativa.
Véase también
Referencias
- ↑ Turner, Amy-Mae (12 de agosto de 2011). "Ordenadores personales: una historia del hardware que cambió el mundo" . Mashable .
- ↑ "CEITON - Introducción al flujo de trabajo" .
- ↑ "CEITON - Perfil" .
- ↑ Russell, Duncan J.; Peter M. Dew; Karim Djemame (2007). "Un sistema de flujo de trabajo colaborativo seguro basado en servicios" . International Journal of Business Process Integration and Management . 2 (3): 230– 244. doi : 10.1504/IJBPIM.2007.015497 .
- ↑ Igal Hauer (mayo de 2012). Flujo de trabajo colaborativo: software social con una misión
- ↑ Schaffers, Hans; et al. (2007). "Web". Conferencia Internacional sobre Emprendimiento Concurrente .
- Programación informática y flujo de trabajo creativo
- Aplicación Podio: Ejemplo de software de flujo de trabajo colaborativo
- Citrix adquiere la aplicación Podio (rentabilidad del software de flujo de trabajo colaborativo)
- Software de flujo de trabajo de colaboración de código abierto
Lecturas adicionales
- Held, Marcus; Wolfgang Blochinger (2009). "Diseño de flujo de trabajo colaborativo estructurado". Future Generation Computer Systems . 25 (6): 638– 653. doi : 10.1016/j.future.2008.12.005 .
- Ling, Zhang (2009). "Diseño de un sistema de flujo de trabajo colaborativo basado en el modelo de estado UML". Foro Internacional sobre Tecnología y Aplicaciones de la Informática : 235–238 .
- Zhao, J. Leon; Henry H. Bi; Hsinchun Chen (23 de junio de 2003). "Gestión colaborativa del flujo de trabajo para el análisis interinstitucional de delitos". Primer Simposio NSFNIJ de Informática de Inteligencia y Seguridad ISI 2003 Tucson AZ EE. UU. 23 de junio de 2003 Actas : 958.
- Schmidt, Rainer; Selmin Nurcan (2009). «BPM y software social». Talleres de gestión de procesos de negocio . Notas de clase sobre procesamiento de información empresarial. Vol. 17. págs. 649–658 . doi : 10.1007/978-3-642-00328-8_65 . ISBN 978-3-642-00327-1.
- Colaboración
- Tecnología de flujo de trabajo
