Software de back office

El software de back-office para comercio minorista se utiliza para gestionar operaciones comerciales que no están relacionadas con esfuerzos de venta directa e interfaces que no son visibles para los consumidores. ^[1] Normalmente, los procesos comerciales gestionados con software de back-office incluyen alguna combinación de control de inventario , gestión de lista de precios , fabricación y gestión de la cadena de suministro (SCM). ^[2] El software de back-office es distinto del software de front-office, que normalmente se refiere al software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) utilizado para gestionar ventas, marketing y otras actividades centradas en el cliente. ^[3]

Las soluciones de software de back-office han evolucionado con la aparición del software como servicio (SaaS) basado en la nube. Varios proveedores de software de back-office ofrecen servicios basados ​​en la nube que simplifican y agilizan las funciones de gestión de back-office, en particular para empresas con múltiples ubicaciones. Estas plataformas simplificadas han proporcionado a las empresas una alternativa a la subcontratación de procesos empresariales (BPO), que implica delegar la gestión del back-office de una empresa a un proveedor de servicios externo. Con el software de back-office, las empresas pueden obtener información útil del sistema sin necesidad de tener conocimientos especializados.

El software de back-office basado en la nube proporciona la funcionalidad necesaria para gestionar numerosas funciones de back-office desde una única interfaz basada en la web. Se puede acceder a muchas plataformas de software de back-office desde dispositivos móviles y de escritorio, y son compatibles con software de contabilidad de back-office como Quickbooks .

Algunas de las opciones de funcionalidad del software de back-office más comunes incluyen:

• Gestión de inventario a nivel de artículo
• Gestión de caja registradora / gestión de punto de venta (POS)
• Gestión de libros de precios
• Gestión de programas de fidelización
• Promoción de ventas
• Previsión de ventas
• Intercambio de datos (por ejemplo, intercambio electrónico de datos (EDI))
• Procesamiento de facturas
• Monitoreo de indicadores clave de rendimiento (KPI) (por ejemplo, margen bruto , margen de beneficio )
• Gestión del flujo de trabajo
• Informes comerciales

Los franquiciadores utilizan soluciones de back-office basadas en la nube para la gestión de ventas, inventario y listas de precios. Los franquiciadores pueden controlar los precios del inventario, optimizar el suministro de inventario en función de las proyecciones, gestionar las promociones de toda la empresa y supervisar el rendimiento de las ventas en cada ubicación del franquiciado desde una plataforma centralizada.

Las empresas de las industrias de conveniencia y venta minorista utilizan software de back-office para gestionar el inventario e identificar oportunidades para mejorar los márgenes de ganancia manteniendo los artículos populares en stock, evitando el deterioro y la merma, así como reduciendo el exceso de existencias de artículos impopulares (ofreciendo descuentos y promociones, por ejemplo). El software permite a los operadores de tiendas de back-office pronosticar los niveles de inventario en función de los volúmenes de ventas y, por lo tanto, optimizar los índices de rotación de la tienda (la relación de cuántas veces se vende y reemplaza el inventario durante un período determinado). ^[4] Además, la medición de los datos de rendimiento del inventario permite a los operadores de tiendas comparar su rendimiento con los promedios publicados de la industria (por ejemplo, de la Asociación Nacional de Tiendas de Conveniencia ).

Aunque los índices de rotación dependen de factores relacionados con la demanda, como el grado de agrado de un producto, se pueden aumentar mediante una gestión administrativa eficiente. Por ejemplo, un estudio de caso que involucraba a un operador de tiendas de conveniencia con sede en Pittsburgh mostró que la empresa pudo lograr un índice de rotación promedio de 16,12 (en comparación con el promedio de 2013 de las tiendas de conveniencia de EE. UU. de 11,36) utilizando un software administrativo basado en la nube para la gestión de inventario. ^[5]

El software de back-office también puede utilizarse para tener en cuenta los efectos de la sustitución de la demanda y, posteriormente, determinar el nivel óptimo de inventario para cada artículo almacenado. Los investigadores han intentado predecir los aumentos en la demanda de artículos complementarios (resultantes de la sustitución de la demanda) utilizando un modelo probabilístico para seleccionar los niveles de inventario de artículos con el fin de maximizar el beneficio esperado. ^[6] Otro estudio empleó un modelo estocástico para optimizar el proceso de gestión de inventario en el minorista español Zara : el nuevo modelo aumentó las ventas en 275 millones de dólares (3-4%) en 2007 y Zara sigue utilizando el proceso para todos sus productos y en todas las ubicaciones minoristas. ^[7]

Según una investigación de IDC Industry Insights, más de la mitad de las pequeñas empresas de EE. UU. utilizan el software de Intuit ( Quickbooks ) para la contabilidad. ^[3] Pero con el crecimiento del mercado SaaS , ahora se están adoptando Quickbooks junto con otras opciones de contabilidad en línea emergentes, como Omega POS o Outright y Mint.com . Estas opciones son fáciles de usar, pero pueden tener una funcionalidad limitada en comparación con las soluciones de contabilidad de escritorio.

El software de contabilidad a menudo se integra o se conecta al software de back-office para la gestión de inventario para simplificar el intercambio de datos de la tienda entre los sistemas operativos y otros sistemas minoristas.

Los gerentes de la cadena de suministro utilizan software administrativo para hacer coincidir los datos de ventas con los datos de la cadena de suministro y agilizar los pedidos de productos. Todos los pasos de la gestión de la cadena de suministro (SCM), incluidas las compras, la conversión, el transporte, la distribución y la coordinación/colaboración de los socios, se pueden controlar mediante software administrativo. Se ha demostrado que este proceso de intercambio mejorado de información y agilización de la cadena de suministro reduce los costos de la cadena de suministro en un promedio del 2,2 % ^{[8] .}

Aunque el software de back-office reduce la probabilidad de que se produzcan imprecisiones en los registros de inventario, estas pueden producirse si no se realiza un seguimiento adecuado de los artículos cuando entran o salen del espacio comercial. Una forma de limitar el impacto de las imprecisiones en los registros es utilizar una red de creencias bayesiana del inventario físico ^[9] , creando una distribución de probabilidad que se actualiza a medida que se descubren imprecisiones en el inventario. La aplicación de los principios bayesianos a los inventarios puede evitar casos de congelamiento de inventario (cuando los niveles de inventario físico llegan a cero pero los registros indican lo contrario).

Existen muchas soluciones de RR.HH. basadas en la nube para la gestión de nóminas, el seguimiento de las planillas de horas y la contratación. El uso de software de RR.HH. basado en la nube para la gestión de nóminas es especialmente ventajoso porque el software suele tener información actualizada sobre las normas fiscales locales, que de otro modo requieren conocimientos fiscales especializados. Los departamentos de RR.HH. utilizan software administrativo para hacer coincidir la oferta laboral con la demanda en función de las previsiones de ventas.

• Control de inventario
• Software de gestión de inventario
• Gestión de stock
• Oficina administrativa