Control de autoridad

En ciencias de la información , el control de autoridades es un proceso que organiza la información, por ejemplo en catálogos de bibliotecas , ^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ]} mediante el uso de una única y distintiva ortografía de un nombre (encabezado) o un identificador (generalmente persistente y alfanumérico ) para cada tema o concepto. La palabra autoridad en control de autoridades deriva de la idea de que los nombres de personas, lugares, cosas y conceptos están autorizados, es decir, están establecidos en una forma particular. ^{[ 4 ] [ 5 ] [ 6 ]} Estos encabezados o identificadores únicos se aplican de manera consistente en todos los catálogos que utilizan el archivo de autoridades correspondiente, ^{[ 7 ]} y se aplican para otros métodos de organización de datos como enlaces y referencias cruzadas . ^{[ 7 ] [ 8 ]} Cada entrada controlada se describe en un registro de autoridad en términos de su alcance y uso, y esta organización ayuda al personal de la biblioteca a mantener el catálogo y hacerlo fácil de usar para los investigadores. ^{[ 9 ]}

Los catalogadores asignan a cada tema —como autor, tema, serie o corporación— un identificador único o término de encabezado particular que luego se usa de manera consistente, única e inequívoca para todas las referencias a ese mismo tema, lo que elimina variaciones de diferentes ortografías, transliteraciones , seudónimos o alias . [ ^{10 ] El} encabezado único puede guiar a los usuarios a toda la información relevante, incluidos temas relacionados o ubicados en el mismo lugar . ^{[ 10 ]} Los registros de autoridad se pueden combinar en una base de datos y se denominan archivo de autoridad , y el mantenimiento y la actualización de estos archivos, así como los "vínculos lógicos" ^{[ 11 ]} a otros archivos dentro de ellos, es trabajo de los bibliotecarios y otros catalogadores de información. En consecuencia, el control de autoridad es un ejemplo de vocabulario controlado y de control bibliográfico .

Si bien en teoría cualquier información es susceptible de control de autoridad, como nombres personales y corporativos, títulos uniformes , nombres de series y temas, ^{[ 2 ] [ 3 ]} los catalogadores de bibliotecas suelen centrarse en los nombres de los autores y los títulos de las obras. Desde 1898, uno de los archivos de autoridad más utilizados a nivel mundial son los encabezamientos de materia de la Biblioteca del Congreso .

Con el paso del tiempo, la información cambia, lo que genera la necesidad de reorganización. Según una perspectiva, el control de autoridad no consiste en crear un sistema perfecto e impecable, sino más bien en un esfuerzo continuo por mantenerse al día con estos cambios e intentar aportar "estructura y orden" a la tarea de ayudar a los usuarios a encontrar información. ^{[ 9 ]}

• Mejor investigación . El control de autoridades ayuda a los investigadores a comprender un tema específico con menos esfuerzo desperdiciado. ^{[ 10 ]} Un catálogo/base de datos digital bien diseñado permite a un investigador consultar algunas palabras de una entrada para encontrar el término o frase ya establecido, lo que mejora la precisión y ahorra tiempo. ^{[ 12 ]}
• Hace que la búsqueda sea más predecible . ^{[ 13 ]} Puede usarse junto con la búsqueda por palabras clave usando "y", "no", "o" u otros operadores booleanos en un navegador web. ^{[ 11 ]} Aumenta las probabilidades de que una búsqueda determinada devuelva elementos relevantes. ^{[ 12 ]}
• Consistencia de los registros . ^{[ 14 ] [ 15 ] [ 16 ]}
• Organización y estructura de la información . ^{[ 10 ]}
• Eficiencia para los catalogadores . El proceso de control de autoridades no solo es de gran ayuda para los investigadores que buscan un tema específico para estudiar, sino que también puede ayudar a los catalogadores a organizar la información. Los catalogadores pueden usar los registros de autoridad al intentar categorizar nuevos elementos, ya que pueden ver qué registros ya han sido catalogados y, por lo tanto, evitar trabajo innecesario. ^{[ 10 ] [ 11 ]}
• Maximiza los recursos de la biblioteca . El control de autoridades ayuda a garantizar que las bibliotecas tengan un inventario preciso de sus materiales, de modo que, por ejemplo, no se realicen pedidos duplicados de un recurso que ya poseen. ^{[ 10 ]}
• Menos errores . Puede ayudar a detectar errores causados ​​por erratas o faltas de ortografía que a veces se acumulan con el tiempo, lo que se conoce como deterioro de la calidad . Estos errores pueden ser corregidos por el personal de la biblioteca o por software de limpieza automatizado. ^{[ 9 ] [ 17 ]}

A veces, dentro de un catálogo, existen diversos nombres u ortografías para una misma persona o tema. ^{[ 10 ] [ 13 ]} Esta variación puede hacer que los investigadores pasen por alto información relevante. Los catalogadores utilizan el control de autoridad para agrupar materiales que lógicamente pertenecen juntos, pero que se presentan de manera diferente. Los registros se utilizan para establecer títulos uniformes que agrupan todas las versiones de una obra determinada bajo un único encabezado, incluso cuando dichas versiones se publican con diferentes títulos. Con el control de autoridad, un único nombre preferido representa todas las variaciones e incluirá diferentes variaciones, ortografías y errores ortográficos, variantes en mayúsculas y minúsculas, fechas diferentes, etc. Por ejemplo, en Wikipedia, la primera esposa de Carlos III se describe con un artículo titulado Diana, Princesa de Gales, así como con numerosos otros descriptores, por ejemplo, Princesa Diana , pero tanto Princesa Diana como Diana, Princesa de Gales describen a la misma persona, por lo que todos redirigen al mismo artículo principal; en general, todos los registros de autoridad eligen un título como el preferido para mantener la coherencia. En un catálogo de biblioteca en línea, varias entradas podrían verse como las siguientes: ^{[ 2 ] [ 3 ]}

1. Diana. (1)
2. Diana, Princesa de Gales. (1)
3. Diana, Princesa de Gales, 1961–1997. (13)
4. Diana, Princesa de Gales 1961–1997. (1)
5. Diana, Princesa de Gales, 1961–1997. (2)
6. DIANA, PRINCESA DE GALES, 1961–1997. (1)

Estos términos describen a la misma persona. En consecuencia, el control de autoridades reduce estas entradas a una única entrada o encabezado oficialmente autorizado, a veces denominado punto de acceso : Diana, Princesa de Gales, 1961–1997. ^{[ 18 ]}

Generalmente, las bibliotecas de distintos países utilizan diferentes encabezamientos e identificadores de archivos de autoridad, lo que puede generar confusión. Sin embargo, existen diferentes enfoques internacionales para intentar mitigarla. Un ejemplo de esta iniciativa es el Archivo Virtual Internacional de Autoridades (VIAF) , un proyecto colaborativo que busca proporcionar un único encabezamiento para cada tema. Su objetivo es estandarizar la información de distintos archivos de autoridad de todo el mundo, como el Archivo Integrado de Autoridades (GND), mantenido y utilizado de forma cooperativa por numerosas bibliotecas de países de habla alemana y la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos . La idea es crear un único archivo virtual de autoridad a nivel mundial. Por ejemplo, el identificador de la Princesa Diana en el GND es 118525123 (nombre preferido: Diana <Gales, Princesa> ), mientras que la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos utiliza el término Diana, Princesa de Gales, 1961–1997 ; otros archivos de autoridad ofrecen otras opciones. El identificador VIAF para todas estas variantes es 107032638 , un número común que las representa. ^{[ 18 ]}

La Wikipedia en inglés prefiere el término "Diana, Princesa de Gales", pero al final del artículo sobre ella hay enlaces a varios proyectos de catalogación internacionales a modo de referencia.

A veces, dos autores diferentes han sido publicados bajo el mismo nombre. ^{[ 10 ]} Esto puede ocurrir si hay un título que es idéntico a otro título o a un título colectivo uniforme. ^{[ 10 ]} Esto también puede causar confusión. Los diferentes autores pueden distinguirse correctamente entre sí, por ejemplo, añadiendo una inicial del segundo nombre a uno de los nombres; además, se puede añadir otra información a una entrada para aclarar el tema, como el año de nacimiento, el año de fallecimiento, el rango de años de actividad como 1918-1965 cuando la persona floreció , o un breve epíteto descriptivo. Cuando los catalogadores encuentran diferentes temas con encabezamientos similares o idénticos, pueden desambiguarlos utilizando el control de autoridad.

Una forma habitual de garantizar el control de autoridad en un catálogo bibliográfico es establecer un índice independiente de registros de autoridad, que se relaciona con los encabezamientos utilizados en el catálogo principal y los rige. Este índice independiente se conoce a menudo como «archivo de autoridad». Contiene un registro indexable de todas las decisiones tomadas por los catalogadores de una biblioteca determinada (o, como ocurre cada vez más, un consorcio de catalogación), que los catalogadores consultan al tomar o revisar decisiones sobre los encabezamientos. Como resultado, los registros contienen documentación sobre las fuentes utilizadas para establecer un encabezamiento preferido en particular y pueden contener información útil descubierta durante la investigación del encabezamiento. ^{[ 17 ]}

Si bien los archivos de autoridad proporcionan información sobre un tema en particular, su función principal no es brindar información, sino organizarla. ^{[ 17 ]} Contienen información suficiente para establecer que un autor o título determinado es único, pero eso es todo; la información irrelevante pero interesante generalmente se excluye. Aunque las prácticas varían internacionalmente, los registros de autoridad en el mundo angloparlante generalmente contienen la siguiente información:

• Los encabezados muestran el título preferido, elegido como la versión oficial y autorizada. Es importante que el encabezado sea único; si existe un conflicto con un encabezado idéntico, se deberá elegir uno de los dos.

  Dado que los encabezados funcionan como puntos de acceso, es importante asegurarse de que sean distintos y no entren en conflicto con las entradas existentes. Por ejemplo, el novelista inglés William Collins (1824-1889), cuyas obras incluyen La piedra lunar y La mujer de blanco, es más conocido como Wilkie Collins. Los catalogadores deben decidir con qué nombre es más probable que el público busque información y si deben usar una referencia de «véase también» para enlazar con formas alternativas del nombre de una persona .

  — Mason, MK, Propósito del trabajo de autoridad y archivos ^{[ 20 ]}

• Las referencias cruzadas son otras formas del nombre o título que pueden aparecer en el catálogo e incluyen:
  1. Las referencias son formas del nombre o título que describen el tema, pero que se han omitido o dejado de usar en favor de la forma de encabezado autorizada.
  2. Las referencias « véase también» remiten a otras formas del nombre o título que también están autorizadas. Estas referencias suelen aludir a formas anteriores o posteriores del nombre o título.
• La(s) declaración(es) de justificación es(son) una breve descripción que hace el catalogador sobre las fuentes de información específicas que utiliza para determinar las formas autorizadas y las obsoletas. A veces, esto implica citar el título y la fecha de publicación de la fuente, la ubicación del nombre o título en dicha fuente y la forma en que aparece en ella.

Por ejemplo, el escritor irlandés Brian O'Nolan , que vivió de 1911 a 1966, escribió bajo muchos seudónimos , como Flann O'Brien y Myles na Gopaleen. Los catalogadores de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos eligieron una forma —«O'Brien, Flann, 1911–1966»— como encabezado oficial. ^{[ 21 ]} El ejemplo contiene los tres elementos de un registro de autoridad válido: el primer encabezado, O'Brien, Flann, 1911–1966, es la forma del nombre que la Biblioteca del Congreso eligió como autorizada. En teoría, cada registro en el catálogo que representa una obra de este autor debería tener esta forma del nombre como encabezado de autor. Lo que sigue inmediatamente debajo del encabezado que comienza con Na Gopaleen, Myles, 1911–1966 son las referencias de véase . Estas formas del nombre del autor aparecerán en el catálogo, pero solo como transcripciones y no como encabezados. Si un usuario consulta el catálogo con una de estas variantes del nombre del autor, recibirá la respuesta: «Véase O'Brien, Flann, 1911–1966». Existe otra variante ortográfica del nombre Gopaleen: «Na gCopaleen, Myles, 1911–1966» incluye una C adicional , ya que el autor también empleó la ortografía irlandesa no anglicizada de su seudónimo, en la que la C mayúscula indica la raíz correcta, mientras que la g precedente señala su pronunciación en contexto. Por lo tanto, si un usuario de la biblioteca encuentra esta variante ortográfica, se le dirigirá al mismo autor. Las referencias «Véase también» , que remiten de un encabezamiento autorizado a otro, son extremadamente raras en los registros de autoridad de nombres personales, aunque suelen aparecer en los registros de autoridad de nombres de entidades corporativas. Las últimas cuatro entradas de este registro, que comienzan con His At Swim-Two-Birds ... 1939, constituyen la justificación de esta forma particular del nombre: apareció de esta forma en la edición de 1939 de la novela del autor At Swim-Two-Birds , mientras que los otros seudónimos del autor aparecieron en publicaciones posteriores.

Elegir un único nombre oficial que represente todas las variantes de un nombre suele ser una tarea compleja, dado que una persona puede haber cambiado legalmente su nombre o utilizado diversos nombres legales a lo largo de su vida, así como apodos, seudónimos, nombres artísticos u otros nombres alternativos. Resulta especialmente difícil elegir un único nombre oficial para personas cuyos nombres tienen connotaciones políticas o sociales controvertidas, ya que la elección de dicho nombre podría interpretarse como un respaldo a la ideología política o social asociada.

Una alternativa al uso de encabezados autorizados es la idea de control de acceso , donde varias formas de un nombre se relacionan sin el respaldo de una forma en particular. ^{[ 22 ]}

Antes de la llegada de los catálogos digitales de acceso público en línea e Internet, los departamentos de catalogación de cada biblioteca se encargaban generalmente de crear y mantener sus ficheros de autoridades. Naturalmente, existían diferencias considerables entre los ficheros de autoridades de las distintas bibliotecas. Durante los primeros años de la historia de las bibliotecas, se aceptaba generalmente que, siempre que el catálogo de una biblioteca fuera internamente coherente, las diferencias entre los catálogos de distintas bibliotecas no tenían mayor importancia.

A medida que las bibliotecas se adaptaron mejor a las necesidades de los investigadores y comenzaron a interactuar más entre sí, se reconoció el valor de las prácticas de catalogación estandarizadas. Con la llegada de las tecnologías de bases de datos automatizadas, los catalogadores comenzaron a establecer consorcios cooperativos, como OCLC y RLIN en Estados Unidos , en los que los departamentos de catalogación de bibliotecas de todo el mundo aportaban y obtenían sus registros de una base de datos compartida. Este desarrollo impulsó la necesidad de establecer estándares nacionales para el trabajo de catalogación de autoridades.

En Estados Unidos, la principal organización encargada de mantener los estándares de catalogación en lo que respecta al trabajo de autoridad opera bajo los auspicios del Programa de Catalogación Cooperativa de la Biblioteca del Congreso . Se le conoce como Programa Cooperativo de Autoridades de Nombres , o Autoridad NACO. ^{[ 23 ]}

Existen diversos estándares que utilizan diferentes acrónimos.

• Estándares MARC para registros de autoridad en formato legible por máquina. ^{[ 24 ]}
• El Esquema de Descripción de Autoridades de Metadatos (MADS, por sus siglas en inglés) es un esquema XML para un conjunto de elementos de autoridad que se puede utilizar para proporcionar metadatos sobre agentes (personas, organizaciones), eventos y términos (temas, geográficos, géneros, etc.).
• Contexto de archivo codificado , un esquema XML para registros de autoridad que se ajusta a ISAAR .

• Sistemas y autoridades de identificación jurídica de la personalidad (identificadores personales):
  • serey (CPF) – Registro de Autoridad Archivística Estándar Internacional para Entidades Corporativas, Personas y Familias. ^{[ 25 ]} Publicado por el Consejo Internacional de Archivos ^{[ 26 ]}
  • ISNI – Identificador Internacional Normalizado de Nombres
    • ORCID – Identificador Abierto de Investigador y Colaborador , un subconjunto del ISNI , para identificar de forma única a autores científicos y otros autores académicos .
    • DAI – Identificación Digital de Autor , otro subconjunto de ISNI .
  • GRID – Base de datos global de identificadores de investigación
  • GND – Archivo Integrado de Autoridades ( Gemeinsame Normdatei ), archivo de autoridades para nombres propios, entidades corporativas y encabezamientos de materia.
  • KANTO – Datos del Agente Nacional ( finaf ), archivo de autorización para personas físicas y jurídicas.
  • LCCN – Número de control de la Biblioteca del Congreso
  • Biblioteca Nacional de la Dieta ( NDL)
  • VIAF – Archivo Virtual Internacional de Autoridades , una recopilación de archivos de autoridades centrados actualmente en nombres de personas físicas y jurídicas.
  • WorldCat/identidades
• Sistemas y autoridades de identificación de objetos bibliográficos :
  • DOI – Identificador de objeto digital
  • urn:lex , para identificadores de documentos legales , controlados por las autoridades legales locales .
  • ISBN – Número Internacional Normalizado del Libro
  • ISSN – Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas
• Otros sistemas de identificación (para entidades con nombre genérico ) y autoridades:
  • Geonombres
  • TGN – Tesauro Getty de nombres geográficos

• Tarjeta de vídeo
• Dublin Core

• Identificador persistente
• Sistemas de organización del conocimiento
• Sistemas de clasificación de bibliotecas :
  • Clasificación Decimal Dewey
  • Clasificación de la Biblioteca del Congreso
• Ontología (ciencia de la información)
• Servicios de propiedad exclusiva
  • ID de investigador
• Autoridad de registro
• Sistema Simple de Organización del Conocimiento (SKOS)