Formulario W-2

El formulario W-2 , cuyo nombre oficial es " Declaración de Salarios e Impuestos ", es un formulario tributario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que se utiliza en los Estados Unidos para informar los salarios pagados a los empleados y los impuestos federales retenidos de su salario. ^{[ 1 ]} Los empleadores están obligados a completar un formulario W-2 para cada empleado que reciba un salario, sueldo u otra compensación en el contexto de una relación laboral.

El formulario W-2 debe entregarse a los empleados antes del 31 de enero del año siguiente al año fiscal declarado, lo que les da tiempo suficiente para preparar sus declaraciones de impuestos antes de la fecha límite habitual del 15 de abril. Este formulario también se utiliza para declarar los impuestos FICA ante la Administración del Seguro Social (SSA). Por lo general, los empleadores deben presentar el formulario W-2, junto con el formulario W-3 , ante la SSA antes de finales de febrero.

La SSA transmite los datos pertinentes del Formulario W-2 al Servicio de Impuestos Internos (IRS) para fines de cumplimiento tributario. En los territorios de EE. UU., el formulario incluye un código territorial de dos letras, como W-2GU para Guam . Si se requieren correcciones, los empleadores pueden presentar el Formulario W-2c .

El uso del formulario ha dado lugar a la frase "empleados W-2" para referirse a aquellos que reciben el Formulario W-2, en contraste con los contratistas independientes y otros "trabajadores 1099" cuyos ingresos se declaran en el Formulario 1099. ^{[ 2 ]}

El formulario W-2 incluye información sobre sueldos y salarios, así como sobre los impuestos federales, estatales y otros impuestos que se retuvieron. Esta información la utiliza el empleado cuando completa su declaración de impuestos individual mediante el formulario 1040. ^{[ 3 ]}

Cuando un empleado prepara su declaración de impuestos individual para un año fiscal, el monto retenido del Formulario W-2 se resta del impuesto a pagar. Es posible recibir un reembolso del IRS si se retuvo más ingresos de los necesarios. ^{[ 3 ]}

Dado que el IRS recibe una copia del formulario W-2 del empleador, si el monto reportado en el W-2 no coincide con el monto reportado en el Formulario 1040, el IRS notará la discrepancia y podría rechazar el formulario. Además, si una persona no paga la cantidad requerida de impuestos, el IRS también lo sabrá. ^{[ 3 ]} De esta manera, el IRS utiliza el Formulario W-2 para rastrear la obligación tributaria de un empleado, y el formulario se ha convertido en una prueba formal de ingresos. La Administración del Seguro Social , los procedimientos judiciales y las solicitudes de ayuda financiera federal para la universidad utilizan el Formulario W-2 como prueba de ingresos. ^{[ 4 ]}

El empleado recibe tres copias impresas del Formulario W-2: una como registro personal, una para la declaración de impuestos federales y una para la declaración de impuestos estatales. ^{[ 4 ]} El Formulario W-2 debe adjuntarse a la declaración de impuestos individual; esto sirve para justificar las retenciones. ^{[ 3 ]}

Los empleados están obligados a declarar sus ingresos por sueldo, salario y propinas, incluso si no reciben un formulario W-2 por dichos ingresos.

El formulario W-2 debe ser completado por los empleadores y enviado por correo a los empleados antes del 31 de enero. La fecha límite para presentar los formularios W-2, ya sean electrónicos o en papel, ante la Administración del Seguro Social (SSA) también es el 31 de enero. ^{[ 6 ]}

Si se presentan más de 250 formularios W-2 durante el año, se requiere la presentación electrónica. ^{[ 7 ]}

El formulario consta de seis copias:

• Copia A: Presentada por el empleador a la Administración del Seguro Social. (Además, el empleador también debe presentar el Formulario W-3, que es un resumen de todos los Formularios W-2 completados, junto con todas las Copias A presentadas. El Formulario W-3 debe estar firmado por el empleador).
• Copia B: Debe enviarse al empleado y ser archivada por este junto con su declaración de impuestos federales sobre la renta.
• Copia C – Para ser enviada al empleado, quien deberá conservarla para sus registros.
• Copia D – Para ser conservada por el empleador, para sus registros.
• Copia 1: Debe presentarse junto con las declaraciones de impuestos sobre la renta estatales o locales del empleador (si las hubiera).
• Copia 2: Debe presentarse junto con la declaración de impuestos sobre la renta estatal o local del empleado (si corresponde).

Los empleadores deben enviar las copias B, C, 1 y 2 a sus empleados generalmente antes del 31 de enero del año siguiente al año fiscal al que se refiere el Formulario W-2, lo que les da a estos contribuyentes aproximadamente dos meses y medio antes de la fecha límite para la declaración de impuestos sobre la renta del 15 de abril. El Formulario W-2, junto con el Formulario W-3, generalmente debe ser presentado por el empleador ante la Administración del Seguro Social antes de finales de febrero.

Las presentaciones tardías dentro de los 30 días posteriores a la fecha límite conllevan una multa de $30 por formulario. Después de 30 días pero antes del 1 de agosto, la multa aumenta a $60 por formulario (con un límite máximo de entre $200 y $500, según el tamaño de la empresa). Después del 1 de agosto, la multa aumenta a $100 por formulario (con un límite máximo de entre $500 y $1500, según el tamaño de la empresa). ^{[ 10 ]}

La multa por un solo formulario W-2 incorrecto es de $250 por beneficiario (con un límite anual de $3 millones); esto significa que un solo formulario W-2 incorrecto, tanto para el empleador como para el IRS, conlleva una multa de $500. La multa por no presentarlo intencionalmente es de $500. ^{[ 11 ]}

Existen sanciones adicionales por formularios ilegibles y por la presentación en papel incluso después del límite de 250 formularios. ^{[ 10 ]}

El uso del Formulario W-2 fue establecido por la Ley de Pago de Impuestos Corrientes de 1943 como parte de un esfuerzo por retener ingresos en origen. Los primeros Formularios W-2 se emitieron a los empleados en 1944. ^{[ 4 ]}

En 1965, el nombre del formulario cambió de "Declaración de retención de impuestos" a "Declaración de sueldos e impuestos" (nombre actual). ^{[ 4 ]}

En 1978, la apariencia del formulario cambió a su estilo moderno de casillas numeradas. ^{[ 4 ]}

Al igual que el código tributario estadounidense y otros formularios (como el 1040 ), el formulario W-2 se ha vuelto más complejo con el tiempo. ^{[ 4 ]}

La multa por formularios incorrectos se incrementó en 2015. ^{[ 12 ]}

En marzo de 2016, el IRS emitió una alerta sobre un nuevo tipo de ataque de phishing por correo electrónico que intenta engañar al personal de recursos humanos, contabilidad o nómina para que revelen la información W-2 de todos los empleados de una empresa, ^{[ 13 ]} presumiblemente con la intención de usarla en el robo de identidad relacionado con impuestos , que el IRS define como "...cuando alguien usa su número de Seguro Social robado para presentar una declaración de impuestos reclamando un reembolso fraudulento". ^{[ 14 ]} Esto puede darle a un ciberdelincuente suficiente información para presentar fraudulentamente una declaración de impuestos en nombre de la víctima y dirigir el reembolso de impuestos a la cuenta bancaria del ciberdelincuente. Este esquema de phishing se caracteriza particularmente por el uso de spear-phishing (correos electrónicos enviados a personas específicas ) y suplantación de identidad por correo electrónico para hacerse pasar por un ejecutivo de la empresa que solicita la información W-2, aumentando así la urgencia de la respuesta y tomando por sorpresa al personal de nómina:

• "¿Podría enviarme la lista actualizada de empleados con todos los detalles (nombre, número de la seguridad social, fecha de nacimiento, domicilio, salario)?"
• "Por favor, envíenme el formulario W-2 individual de 2015 (en formato PDF) y el resumen de ingresos de todos los empleados de nuestra empresa que figuren en dicho formulario para una revisión rápida."
• "Quiero que me envíes la lista de copias del formulario W-2 con las declaraciones de sueldo e impuestos de los empleados correspondientes al año 2015. Las necesito en formato PDF; puedes enviarlas como archivo adjunto. Por favor, prepara las listas y envíamelas por correo electrónico lo antes posible."

Grandes empresas como Snap Inc. , ^{[ 15 ]} Mansueto Ventures , ^{[ 16 ]} y Seagate ^{[ 17 ]} fueron víctimas de este esquema de phishing a principios de marzo de 2016.

Quienes trabajan en la industria de la ciberseguridad clasifican este esquema de phishing como un tipo de fraude del CEO, mientras que las Divisiones de Operaciones Criminales, Cibernéticas e Internacionales del FBI lo clasifican como un tipo de " compromiso de correo electrónico empresarial " o BEC. ^{[ 18 ]}

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