Sistema de gestión de la formación

Un sistema de gestión de la formación ( TMS ), software de gestión de la formación o sistema de gestión de recursos de formación ( TRMS ) es una aplicación de software para la administración, documentación, seguimiento e informes de programas de formación impartidos por instructores . ^{[ 1 ]} Lo utilizan principalmente los administradores de formación corporativa para gestionar y optimizar diversos aspectos de las actividades de formación, como el registro de sesiones, la administración de cursos y el seguimiento del cumplimiento. ^{[ 2 ]}

Un TMS puede funcionar como un sistema independiente o integrarse con otras soluciones empresariales, como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) y repositorios de registros de aprendizaje (LRS). ^{[ 3 ]} El objetivo de un TMS es optimizar y automatizar los procesos relacionados con la formación, mejorando la eficiencia y la eficacia general de la formación en la organización.

El objetivo principal de un TMS es gestionar los procesos administrativos relacionados con los programas de formación. Esto suele incluir la administración de las sesiones de formación impartidas por instructores , el seguimiento del progreso de los alumnos, la programación y gestión de los instructores y la elaboración de informes sobre los resultados de la formación.

Los sistemas TMS son fundamentales para las organizaciones que realizan programas de capacitación frecuentes, ya que ayudan a reducir los costos administrativos, mejorar la presentación de informes de cumplimiento y optimizar la experiencia del alumno. Las funcionalidades clave de las soluciones TMS suelen incluir:

• Registro de sesiones. Permite registrar, cancelar o transferir participantes a programas de capacitación, realizar un seguimiento del estado de los registros y gestionar las listas de espera.
• Administración de cursos y recursos. Elaboración de planes de estudio, gestión de calendarios de cursos y gestión de recursos como aulas de formación e instructores.
• Seguimiento e informes. Monitoreo del progreso de los alumnos y las fechas de vencimiento de los certificados, generación de informes de desempeño y análisis de la efectividad de la capacitación.
• Capacitación y gestión del cumplimiento. ^{[ 4 ]} Asegurar que los programas de capacitación cumplan con los requisitos reglamentarios, especialmente en industrias como la atención médica, la manufactura y las finanzas.
• Gestión financiera. ^{[ 5 ] [ 6 ]} Previsión presupuestaria, seguimiento de costes y facturación de cursos de pago.

Las soluciones TMS se pueden utilizar en diversos sectores, como el gubernamental, el sanitario, el financiero, el educativo y el manufacturero, entre otros. Se emplean con frecuencia para gestionar tanto los programas de formación interna de empleados como la formación de clientes externos.

Los TMS pueden complementarse con otras tecnologías de aprendizaje, como un sistema de gestión del aprendizaje para la administración del aprendizaje electrónico y la impartición de cursos. ^{[ 7 ] [ 8 ] [ 9 ]}

La mayoría de las soluciones TMS modernas se basan en la web, lo que proporciona a los usuarios un acceso sencillo desde cualquier lugar con conexión a internet. Inicialmente, muchas soluciones TMS se diseñaron para alojarse localmente en las instalaciones de las organizaciones, lo que requería que estas adquirieran una licencia e instalaran el software en sus propios servidores. Sin embargo, con la creciente adopción de tecnologías en la nube, muchos proveedores de TMS ahora ofrecen su software como Software como Servicio (SaaS) , con el alojamiento y el mantenimiento gestionados por el proveedor. ^{[ 10 ]}

• Almacén de registros de aprendizaje
• Sistema de información estudiantil