Gestión de instalaciones

La gestión de instalaciones se divide en dos categorías principales:

1. Gestión integral de instalaciones (Hard FM) , que se refiere a la gestión de la infraestructura física, incluyendo climatización, fontanería, iluminación y mantenimiento.
2. Soft FM , que se refiere a los servicios que apoyan a los ocupantes, incluyendo limpieza, catering, seguridad y montaje de eventos. ^{[ 4 ]}

Según la IFMA: "La gestión de instalaciones (FM) es la práctica de coordinar el espacio físico de trabajo con las personas y el trabajo de la organización. Integra los principios de la administración de empresas, la arquitectura y las ciencias del comportamiento y la ingeniería". ^{[ 9 ]} En un análisis global de tareas laborales de 2017, ^{[ 10 ]} la IFMA identificó once competencias de gestión de instalaciones como:

• liderazgo y estrategia
• operaciones y mantenimiento
• finanzas y negocios
• gestión ambiental y sostenibilidad
• gestión de proyectos
• Factores humanos y ergonomía
• administración inmobiliaria y de propiedades
• gestión de instalaciones y tecnología
• gestión de riesgos
• comunicación
• calidad y rendimiento

El Instituto de Gestión de Instalaciones y Lugares de Trabajo , anteriormente Instituto Británico de Gestión de Instalaciones, ^{[ 11 ]} adoptó la definición europea y, a través de su marco de cualificaciones acreditado, ofrece un plan de estudios de trayectoria profesional que abarca desde el nivel de finalización de la escuela hasta el nivel de maestría , alineado con el marco de cualificaciones europeas.

La gestión de instalaciones (FM) también puede abarcar actividades distintas a los servicios empresariales: estas se denominan funciones no esenciales y varían de un sector empresarial a otro. La FM también está sujeta a una continua innovación y desarrollo, bajo la presión de reducir costes y añadir valor a la actividad principal de las organizaciones clientes, tanto públicas como privadas. ^{[ 12 ]}

La gestión de instalaciones se apoya en la educación, la formación y las cualificaciones profesionales, a menudo coordinadas por institutos, universidades y asociaciones especializadas en gestión de instalaciones. Existen programas de grado tanto de pregrado como de posgrado. La gestión de instalaciones ^{[ 13 ]} es una disciplina académica reconocida desde la década de 1990. Los primeros trabajos de investigación en gestión de instalaciones en Europa se iniciaron en universidades del Reino Unido, los Países Bajos y los países nórdicos, donde las academias financiaron centros de investigación y comenzaron a establecer cursos de licenciatura, máster y doctorado.

Entre los primeros centros de investigación europeos en gestión de instalaciones se encuentran el Centre for Facilities Management (CFM), fundado en Glasgow en 1990; el Centre for People and Buildings de la Universidad Tecnológica de Delft ; y Metamorphose de la Universidad Noruega de Ciencia y Tecnología. La Facultad de Arquitectura de la Universidad de Moratuwa en Sri Lanka ofrece una licenciatura en Gestión de Instalaciones desde 2006. ^{[ 14 ]}

En 2018, 50 universidades e instituciones de investigación estuvieron representadas en EUROFM. ^{[ 15 ]} La Asociación Alemana de Gestión de Instalaciones (GEFMA) ha certificado 16 programas de estudio y cursos de FM en universidades y universidades de ciencias aplicadas en Alemania. ^{[ 16 ]}

A partir de 2021, IFMA acredita programas de grado universitario en Estados Unidos, Sri Lanka, Corea del Sur, Singapur, Alemania, Suecia, Hong Kong, Irlanda y los Países Bajos. ^{[ 17 ]}

Una responsabilidad fundamental de la gestión de instalaciones es apoyar el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con el entorno construido, incluyendo la salud y seguridad ocupacional, las normas de construcción, el control de acceso y las normas contra incendios, y la gestión de los riesgos relacionados. ^{[ 18 ] [ 22 ] [ 23 ]}

Las responsabilidades en materia de seguridad contra incendios suelen incluir la organización de la inspección, las pruebas y el mantenimiento de los sistemas de protección contra incendios y de seguridad de las personas, así como el mantenimiento de los registros necesarios cuando corresponda. ^{[ 18 ] [ 22 ]}

Las responsabilidades de seguridad suelen incluir el mantenimiento de medidas de seguridad física, como sistemas de control de acceso y equipos de vigilancia; los modelos de dotación de personal para la vigilancia pueden gestionarse por separado según la organización. ^{[ 18 ]}

Los administradores de instalaciones supervisan las operaciones y el mantenimiento de los edificios para garantizar que las instalaciones sean seguras, fiables y adecuadas para su propósito. Esto puede incluir el mantenimiento preventivo planificado, las reparaciones correctivas, las inspecciones reglamentarias y el monitoreo del rendimiento de los servicios del edificio, como los sistemas de climatización, electricidad y fontanería. ^{[ 23 ] [ 20 ]}

Muchas organizaciones planifican, programan y documentan el mantenimiento y la prestación de servicios utilizando sistemas digitales como sistemas de gestión de mantenimiento informatizados (CMMS) o plataformas de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM). ^{[ 4 ]}

Los administradores de instalaciones también pueden coordinar los servicios en el lugar de trabajo que apoyan a los ocupantes y las operaciones diarias. Dependiendo de la organización, esto puede incluir limpieza, mantenimiento de jardines, gestión de residuos, catering, recepción y servicios de seguridad, que a menudo se subcontratan o se prestan mediante acuerdos mixtos de personal interno y subcontratado. ^{[ 1 ] [ 20 ]}

Muchas organizaciones de gestión de instalaciones utilizan un servicio de asistencia técnica como punto de contacto único para problemas de edificios y solicitudes de servicio. Las solicitudes suelen clasificarse y priorizarse, y luego se derivan al personal interno o a proveedores contratados para su resolución y seguimiento. ^{[ 4 ]}

Los administradores de instalaciones a menudo contribuyen a la preparación para emergencias, la respuesta y recuperación ante incidentes, y la planificación de la continuidad del negocio relacionada con el entorno construido y los sistemas críticos del edificio. ^{[ 21 ] [ 24 ]}

La asignación de espacios, los estándares de los lugares de trabajo y los traslados, ampliaciones y modificaciones son funciones comunes de las instalaciones, especialmente en entornos de oficinas y campus. Este trabajo puede implicar la coordinación de diseños, la adaptación al crecimiento o la reconfiguración, y garantizar que los lugares de trabajo cumplan con los requisitos pertinentes, como la seguridad contra incendios, la accesibilidad, la ventilación, la iluminación y las instalaciones de bienestar. ^{[ 20 ] [ 1 ] [ 18 ]}