Reservas para proyectos de interés común

Las reservas para desarrollos de interés común son fondos ( reservas ) recaudados para el mantenimiento a largo plazo o la sustitución de las áreas comunes en un desarrollo de interés común (CID). ^{[ 1 ]} Los fondos se acumulan hasta que se necesitan para tal fin.

En un desarrollo de interés común, los fondos son administrados por una junta directiva elegida por la asociación de propietarios entre los propietarios existentes. La junta cumple con sus funciones de acuerdo con los estatutos, condiciones y restricciones . Tal como se estipula en los estatutos, la junta es responsable de elaborar los presupuestos para las cuotas de mantenimiento que se cobrarán a los propietarios.

Un estudio de reservas es un esfuerzo coordinado entre la administración de la HOA, la junta directiva, contratistas/proveedores, diseñadores de interiores, arquitectos, ingenieros, contadores, asesores de inversión y, en ocasiones, prestamistas para elaborar un plan de reservas general. El proceso comienza con la identificación de los elementos individuales de las áreas comunes (o elementos de reserva) que deben reservarse en el análisis del estudio de reservas. ^{[ 2 ]}

Existe una prueba estandarizada de cuatro partes para determinar si un activo es apropiado para su designación como reserva:

1. El activo debe ser responsabilidad del mantenimiento de un área común.
2. El activo debe tener una vida útil
3. El activo debe tener una vida útil restante predecible.
4. El activo debe estar por encima de un umbral mínimo de coste.

Una vez identificados los artículos de reserva y establecidos como la lista de componentes de reserva, los profesionales mencionados anteriormente determinarán la siguiente información para cada artículo:

1. Descripción del proyecto (por ejemplo, "pintar valla" o "reemplazar valla")
2. Descripción/cantidad
3. Vida útil
4. Vida útil restante
5. Costo de reemplazo actual

Información adicional útil como:

1. Base de costos (costo actual por yardas cuadradas, pies lineales, unidad, etc.)
2. Flete y mano de obra (costos de recepción e instalación)
3. Valor residual (valor estimado del artículo al ser reemplazado, si corresponde)
4. Fecha de puesta en servicio o fecha del último mantenimiento o reemplazo.

A partir de esto, se crea un plan financiero de reserva y un presupuesto para determinar el monto que se cobrará a los propietarios en concepto de cuotas de mantenimiento.

Dado que el órgano rector tiene la responsabilidad de mantener y proteger los activos de la asociación, es importante que existan reservas de efectivo disponibles en caso de que se necesiten reparaciones o reemplazos importantes. ^{[ 3 ]} La forma más equitativa es un proceso mediante el cual los activos financieros (fondos de reserva) se acumulan con el tiempo a medida que los activos físicos (componentes fijos) se desgastan. ^{[ 4 ] [ 5 ]}

La insuficiencia de fondos de reserva podría generar dificultades financieras para la asociación. ^{[ 6 ]} Es posible que no se cubran las reparaciones importantes ni los gastos imprevistos, lo que supondría una carga para los propietarios. La falta de fondos de reserva podría resultar en la imposición de cuotas extraordinarias o préstamos, lo que afectaría la estabilidad financiera de la comunidad y el valor de las propiedades. ^{[ 7 ] [ 8 ] [ 9 ]}

Uno de los mayores desafíos para el análisis y la presentación de informes de reservas (fondos e instalaciones) siempre ha sido el sector de la multipropiedad/propiedad compartida/alquileres vacacionales. ^{[ 10 ]} Por lo general, casi dos tercios del costo total de reemplazo/mantenimiento de una propiedad en particular se asocian con los interiores de los apartamentos, y el resto con las instalaciones de las áreas comunes. Es fundamental que los asesores de reservas planifiquen con anticipación para la mayoría de las propiedades de este tipo, o el proceso puede volverse inmanejable.

Todas las asociaciones, independientemente de su tamaño, deben preparar un estudio de reservas, a menos que el costo total de reemplazo sea inferior al 50 % del presupuesto bruto de la asociación, excluyendo la cuenta de reserva de la asociación para el período. El fondo de reserva se destina a la reparación, reemplazo, restauración o mantenimiento de los componentes principales del área general. ^{[ 11 ] [ 12 ]}