Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar , abreviadas como AR o C/C , ^{[ 1 ]} son ​​reclamaciones legalmente exigibles de pago que una empresa tiene por bienes suministrados o servicios prestados que los clientes han pedido pero no han pagado. El proceso de cuentas por cobrar incluye la incorporación de clientes, la facturación , los cobros, las deducciones, la gestión de excepciones y, finalmente, el registro de efectivo una vez recibido el pago.

Las cuentas por cobrar generalmente se presentan en forma de facturas emitidas por una empresa y entregadas al cliente para su pago dentro de un plazo acordado. Las cuentas por cobrar se muestran en el balance general como un activo . Son una de las transacciones contables relacionadas con la facturación a un cliente por los bienes y servicios que ha solicitado. Se distinguen de los pagarés , que son deudas creadas mediante instrumentos legales formales denominados pagarés . ^{[ 2 ]}

Las cuentas por cobrar pueden afectar la liquidez de una empresa.

Las cuentas por cobrar representan el dinero que las entidades adeudan a la empresa por la venta de productos o servicios a crédito. En la mayoría de las entidades comerciales, las cuentas por cobrar se gestionan normalmente mediante la generación de una factura y su envío por correo postal o electrónico al cliente, quien, a su vez, debe pagarla dentro de un plazo establecido, denominado condiciones de crédito ^{[ 3 ]} o condiciones de pago .

El equipo de cuentas por cobrar se encarga de recibir fondos en nombre de una empresa y aplicarlos a sus saldos pendientes. Los equipos de cobranza y caja forman parte del departamento de cuentas por cobrar. Mientras que el departamento de cobranza busca al deudor, el equipo de caja aplica los fondos recibidos. Las empresas buscan cobrar todas las facturas pendientes antes de que venzan. Para lograr un DSO más bajo y un mejor capital de trabajo , las organizaciones necesitan una estrategia de cobranza proactiva que se centre en cada cuenta.

Un ejemplo de plazo de pago común es Neto 30 días , lo que significa que el pago vence a los 30 días de la fecha de la factura. ^{[ 4 ]} . El deudor puede pagar antes de la fecha de vencimiento; las empresas pueden ofrecer un descuento por pronto pago. Otros plazos de pago comunes incluyen Neto 45, Neto 60 y 30 días al final del mes. El acreedor puede cobrar recargos o intereses si el importe no se paga antes de la fecha de vencimiento. En la práctica, los plazos suelen mostrarse como dos fracciones, donde el descuento y el período de descuento forman la primera fracción, y la letra 'n' y el plazo de pago forman la segunda fracción.

El registro de una cuenta por cobrar se realiza mediante una simple transacción contable. Sin embargo, el proceso de mantenimiento y cobro de los pagos de los saldos de las cuentas auxiliares de cuentas por cobrar puede ser una tarea a tiempo completo. Dependiendo del sector, los pagos de las cuentas por cobrar pueden recibirse hasta 10 o 15 días después de la fecha de vencimiento. Este tipo de prácticas de pago a veces se establecen por estándares del sector, políticas corporativas o debido a la situación financiera del cliente. ^{[ 5 ]}

Dado que no todas las deudas de los clientes se cobrarán, las empresas suelen estimar el importe y registrar una provisión para cuentas incobrables ^{[ 6 ]} , que aparece en el balance como una cuenta de contrapartida que compensa el total de cuentas por cobrar. Cuando las cuentas por cobrar no se pagan, algunas empresas las transfieren a agencias de cobranza o abogados especializados en cobranza que intentarán recuperar la deuda mediante la negociación de planes de pago, ofertas de acuerdo o la interposición de otras acciones legales.

Los anticipos pendientes forman parte de las cuentas por cobrar si una empresa recibe un pedido de sus clientes con condiciones de pago acordadas previamente. Dado que la facturación para reclamar los anticipos se realiza varias veces, este importe no se refleja en las cuentas por cobrar. Idealmente, dado que el pago anticipado se realiza dentro de un plazo acordado mutuamente, es responsabilidad del departamento de contabilidad generar periódicamente un estado de cuenta que muestre los anticipos por cobrar y proporcionarlo al departamento de ventas y marketing para su gestión. El pago de las cuentas por cobrar puede protegerse mediante una carta de crédito o un seguro de crédito comercial .

En el balance general de una empresa , las cuentas por cobrar representan el dinero que entidades externas le deben. Se clasifican como activos corrientes , siempre que su vencimiento se produzca dentro del plazo de un año calendario o ejercicio fiscal . Para registrar una venta a crédito, se debe debitar una cuenta por cobrar y acreditar una cuenta de ingresos. Cuando el cliente liquida su cuenta, se debita efectivo y se acredita la cuenta por cobrar en el asiento contable. El saldo final de las cuentas por cobrar en el balance de comprobación suele ser un débito.

Las organizaciones empresariales que se han vuelto demasiado grandes para realizar estas tareas manualmente (o las pequeñas que podrían hacerlo pero prefieren no hacerlo manualmente) generalmente utilizarán software de contabilidad en una computadora para realizar esta tarea.

Las empresas disponen de dos métodos para medir el valor neto de las cuentas por cobrar, que generalmente se calcula restando el saldo de una cuenta de provisión del saldo de la cuenta de cuentas por cobrar.

El primer método es el método de provisión , que establece una cuenta de contraactivo, provisión para cuentas incobrables o provisión para deudas incobrables , que tiene el efecto de reducir el saldo de las cuentas por cobrar. El importe de la provisión para deudas incobrables se puede calcular de dos maneras: (1) revisando cada deuda individualmente y decidiendo si es incobrable (una provisión específica); o (2) provisionando un porcentaje fijo (por ejemplo, 2 %) del total de deudores (una provisión general). La variación de la provisión para deudas incobrables de un año a otro se registra en la cuenta de gastos por deudas incobrables en el estado de resultados .

El método de provisión puede calcularse utilizando el método del estado de resultados, que se basa en un porcentaje de las ventas netas a crédito; el método del balance, que se basa en un cronograma de antigüedad en el que las deudas de cierta antigüedad se clasifican por riesgo; o una combinación de ambos.

El segundo método es el de cancelación directa . Es más sencillo que el método de provisión, ya que permite reducir las cuentas por cobrar a su valor neto realizable con un solo asiento contable. El asiento consistiría en debitar una cuenta de gastos por deudas incobrables y acreditar las cuentas por cobrar correspondientes en el libro mayor de ventas. El método de cancelación directa no está permitido según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados .

Los dos métodos no son mutuamente excluyentes, y algunas empresas tendrán una provisión para deudas dudosas, cancelando deudas específicas que saben que son incobrables (por ejemplo, si el deudor ha entrado en liquidación ).

Las empresas pueden utilizar sus cuentas por cobrar como garantía al obtener un préstamo ( financiamiento con garantía de activos ). También pueden venderlas mediante factoring . Los conjuntos o carteras de cuentas por cobrar pueden venderse a terceros mediante titulización .

Para efectos de declaración de impuestos, una provisión general para deudas incobrables no es una deducción permitida de las ganancias ^{[ 7 ]} ; una empresa solo puede obtener alivio para deudores específicos que se han vuelto morosos. Sin embargo, para efectos de información financiera, las empresas pueden optar por tener una provisión general contra deudas incobrables que sea consistente con su experiencia pasada de pagos de clientes para evitar sobreestimar los deudores en el balance general .

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