Hispanopedia WikiLa gestión de la fuerza laboral del proyecto es la práctica de combinar la coordinación de todos los elementos logísticos de un proyecto a través de una única aplicación de software (o motor de flujo de trabajo ). Esto incluye la planificación y el seguimiento de cronogramas e hitos, costos e ingresos, asignación de recursos, así como la gestión general de estos elementos del proyecto. La eficiencia se mejora al eliminar procesos manuales, como el seguimiento mediante hojas de cálculo [ 1 ] para monitorear el progreso del proyecto. También permite actualizaciones de estado de un vistazo e idealmente se integra con las aplicaciones heredadas existentes para unificar proyectos en curso, planificación de recursos empresariales (ERP) y objetivos organizacionales más amplios. [ 2 ] Hay muchos elementos logísticos en un proyecto. Diferentes miembros del equipo son responsables de gestionar cada elemento y, a menudo, la organización puede tener un mecanismo para gestionar también algunas áreas logísticas.
Al coordinar estos diversos componentes de la gestión de proyectos , la gestión de personal y las finanzas a través de una única solución, se simplifica el proceso de configuración y modificación de los detalles del proyecto y del personal.
Introducción
[ 3 ] Un sistema de gestión de personal para proyectos define las tareas y los puestos del proyecto, y asigna personal a dichos puestos. Las tareas y los puestos del proyecto se correlacionan para asignar un puesto responsable, o incluso varios, para completar cada tarea. Dado que cada puesto puede asignarse a una persona específica, se pueden tener en cuenta sus cualificaciones y disponibilidad al determinar la asignación. Al asociar las tareas y los puestos del proyecto, un gerente puede controlar mejor la asignación del personal y completar el proyecto de manera más eficiente.
En la gestión de personal para proyectos, se trata de administrar todos los aspectos logísticos de un proyecto o una organización mediante una aplicación de software. Generalmente, este software cuenta con un motor de flujo de trabajo definido. Por lo tanto, todos los procesos logísticos se llevan a cabo dentro de dicho motor.
Acerca de
Campo técnico
Esta invención se refiere a sistemas y métodos de gestión de proyectos, más particularmente a un sistema y método basado en software para la gestión de proyectos y personal. [ 4 ]
Uso del software
Gracias al uso del software, todas las tareas de gestión del flujo de trabajo del proyecto se pueden automatizar por completo, liberando a los gestores de proyectos de numerosas responsabilidades. Esto se traduce en una alta eficiencia en la gestión del proyecto, especialmente en lo que respecta al seguimiento. Además de diversos mecanismos de seguimiento, el software de gestión de la fuerza laboral del proyecto también ofrece un panel de control para el equipo. A través de este panel, el equipo puede visualizar de un vistazo el progreso general de los elementos del proyecto.
En la mayoría de los casos, el software de gestión de personal para proyectos puede funcionar con los sistemas de software heredados existentes, como los sistemas ERP (planificación de recursos empresariales). Esta fácil integración permite a la organización utilizar una combinación de sistemas de software para fines de gestión. [ 5 ]
Fondo
Una buena gestión de proyectos es un factor clave para el éxito de un proyecto. Un proyecto puede considerarse como un conjunto de actividades y tareas diseñadas para alcanzar un objetivo específico de la organización, con requisitos de rendimiento y calidad concretos, y cumpliendo con las limitaciones de tiempo y presupuesto. La gestión de proyectos se refiere a la administración de las actividades que conducen a la finalización exitosa de un proyecto. Además, se centra en plazos y objetivos definidos. Se pueden utilizar diversas herramientas para facilitar esta tarea, así como la evaluación del proyecto.
La gestión de proyectos puede utilizarse para planificar los recursos y capacidades del personal. El proyecto puede vincularse a los elementos del ciclo de vida de los servicios profesionales y acompañarlos desde la oportunidad, pasando por la cotización, el contrato, el registro de tiempo y gastos, la facturación, las actividades de fin de período, hasta el informe final. Naturalmente, el proyecto se vuelve aún más detallado a medida que avanza en este ciclo. [ 6 ]
Para cualquier proyecto, se deben definir varias tareas. Estas tareas describen las actividades y fases que deben realizarse, como la creación de diseños, la personalización y las pruebas. Se necesita un sistema que permita correlacionar los puestos del proyecto con las tareas. Los puestos del proyecto describen roles como gerente de proyecto, consultor, probador, etc. Generalmente, los puestos se organizan de forma lineal dentro del proyecto. Al correlacionar las tareas con los puestos del proyecto, se pueden considerar las cualificaciones y la disponibilidad del personal asignado a dichos puestos.
Beneficios de la gestión de proyectos
[ 7 ] Una buena gestión de proyectos debería:
- Reducir la probabilidad de que un proyecto fracase.
- Garantizar un nivel mínimo de calidad y que los resultados cumplan con los requisitos y expectativas.
- Libera a otros miembros del personal para que se centren en su área de trabajo y aumenta la eficiencia tanto en el proyecto como dentro de la empresa.
- Simplifica y facilita las cosas para el personal con un único punto de contacto que gestione todo el proyecto.
- Fomentar una comunicación constante entre el personal y los proveedores.
- Mantenga los costos, los plazos y los recursos dentro del presupuesto.
Motor de flujo de trabajo
En lo que respecta a la gestión de personal para proyectos, se trata de administrar todos los aspectos logísticos de un proyecto o una organización mediante una aplicación de software. Generalmente, este software cuenta con un motor de flujo de trabajo integrado. Por lo tanto, todos los procesos logísticos se llevan a cabo dentro de dicho motor.
Los tipos de tareas habituales y más comunes que maneja un software de gestión de personal de proyectos o un motor de flujo de trabajo similar son:
Planificación y seguimiento de los cronogramas e hitos del proyecto.
El seguimiento regular del cronograma de su proyecto puede proporcionar indicios tempranos de posibles problemas de coordinación de actividades, conflictos de recursos y posibles sobrecostos. Para supervisar el desempeño del cronograma, recopilar información y evaluarla garantiza la precisión del proyecto. [ 8 ]
El cronograma del proyecto describe el resultado previsto y los requisitos para su finalización. En el cronograma, debemos incluir todos los recursos involucrados, así como las limitaciones de costos y tiempo, mediante una estructura de desglose del trabajo (EDT). La EDT describe todas las tareas y las divide en entregables específicos. [ 9 ]
Seguimiento de los aspectos de costos e ingresos de los proyectos
La importancia de realizar un seguimiento de los costes reales y del uso de los recursos en los proyectos depende de la situación específica de cada proyecto.
El seguimiento de los costos reales y el uso de recursos es un aspecto esencial de la función de control del proyecto. [ 10 ]
Utilización y seguimiento de los recursos
La rentabilidad organizacional está directamente relacionada con la eficiencia de la gestión de proyectos y la utilización óptima de los recursos. En resumen, las organizaciones que tienen dificultades con una o ambas de estas competencias clave suelen experimentar sobrecostos, retrasos en los plazos y clientes insatisfechos. [ 11 ]
El enfoque de la gestión de proyectos es el análisis del desempeño del proyecto para determinar si es necesario un cambio en el plan de las actividades restantes del proyecto para lograr los objetivos del proyecto. [ 12 ]
Otros aspectos de la gestión de proyectos
Gestión de riesgos del proyecto
La identificación de riesgos consiste en determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentar las características de cada uno.
Gestión de la comunicación del proyecto
La gestión de la comunicación del proyecto se refiere a cómo se lleva a cabo la comunicación durante el transcurso del proyecto.
Gestión de la calidad del proyecto
De nada sirve completar un proyecto dentro del plazo y presupuesto establecidos si el producto final es de mala calidad. El director del proyecto debe asegurarse de que el producto final cumpla con las expectativas de calidad de las partes interesadas. Esto se logra mediante:
- Planificación de la calidad: Identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto y determinar cómo cumplirlos.
- Control de calidad : Evaluar periódicamente el rendimiento general del proyecto para garantizar que este cumpla con los estándares de calidad pertinentes.
- Control de calidad: Supervisar los resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con los estándares de calidad pertinentes e identificar formas de eliminar las causas del bajo rendimiento.
Gestión de personal de proyectos frente a gestión tradicional
Hay tres diferencias principales entre la gestión de la fuerza laboral del proyecto y las disciplinas y soluciones tradicionales de gestión de proyectos y gestión de la fuerza laboral : [ 14 ]
Impulsado por el flujo de trabajo
Todos los procesos del proyecto y de la fuerza laboral se diseñan, controlan y auditan mediante un motor de flujo de trabajo gráfico integrado. Los usuarios pueden diseñar, controlar y auditar los diferentes procesos involucrados en el proyecto. El flujo de trabajo gráfico resulta muy atractivo para los usuarios del sistema y les permite comprender claramente el funcionamiento del motor de flujo de trabajo. [ 15 ]
Estructuras organizativas y de desglose del trabajo
La gestión de la fuerza laboral del proyecto proporciona estructuras organizativas y de desglose del trabajo para crear, gestionar e informar sobre jerarquías funcionales y de aprobación, y para realizar un seguimiento de la información en cualquier nivel de detalle. Los usuarios pueden crear, gestionar, editar e informar sobre las estructuras de desglose del trabajo. Estas estructuras tienen diferentes niveles de abstracción, por lo que la información se puede rastrear en cualquier nivel. Generalmente, la gestión de la fuerza laboral del proyecto cuenta con jerarquías de aprobación. Cada flujo de trabajo creado pasa por varios registros antes de convertirse en un estándar organizativo o del proyecto. Esto ayuda a la organización a reducir las ineficiencias del proceso, ya que es auditado por múltiples partes interesadas. [ 16 ]
Procesos interconectados de proyectos, personal y finanzas
A diferencia de los sistemas tradicionales de gestión de proyectos, personal y facturación, que están desconectados y se centran únicamente en el seguimiento de proyectos de TI, costes internos de personal o proyectos facturables, Project Workforce Management está diseñado para unificar la coordinación de todos los procesos de proyectos y personal, ya sean internos, compartidos (TI) o facturables.
Resumen
Un sistema de gestión de personal para proyectos define las tareas y los puestos del proyecto, y asigna personal a dichos puestos. Las tareas y los puestos del proyecto se correlacionan para asignar uno o más puestos responsables de completar cada tarea. Dado que cada puesto puede asignarse a una persona específica, se pueden considerar sus cualificaciones y disponibilidad al determinar la asignación. Al correlacionar las tareas y los puestos del proyecto, un gerente puede controlar mejor la asignación del personal y completar los proyectos de manera más eficiente. [ 17 ]
La gestión del flujo de trabajo del proyecto es uno de los mejores métodos para gestionar los diferentes aspectos del mismo. Si el proyecto es complejo, la gestión del personal puede resultar más eficaz.
Para proyectos sencillos u organizaciones pequeñas, la gestión del flujo de trabajo puede no aportar mucho valor, pero para proyectos más complejos y grandes organizaciones, gestionar dicho flujo marcará una gran diferencia. Esto se debe a que las organizaciones o proyectos pequeños no tienen una carga de trabajo significativa en lo que respecta a la gestión de procesos. Existen muchas soluciones para la gestión del personal de proyectos, pero muchas organizaciones prefieren adoptar soluciones únicas.
Por lo tanto, la organización contrata a empresas de desarrollo de software para que les desarrollen sistemas personalizados de gestión del flujo de trabajo de proyectos. Esto ha demostrado ser la forma más adecuada de obtener el mejor sistema de gestión de personal para proyectos.
Literatura
- Melik, Rudolf (2007). El auge de la fuerza laboral por proyectos . Nueva York, NY: Willey. ISBN 978-0-470-12430-7.
Referencias
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- ↑ Rudolf Melik (2007). "El auge de la fuerza laboral de proyectos" . Wiley: Nueva York, NY . Recuperado el 30 de octubre de 2009 .
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- ↑ Gestión de personal de proyectos. Campo técnico. Consultado el 4 de noviembre de 2015.
- ↑ Uso de software para la gestión de la fuerza laboral de proyectos , consultado el 4 de noviembre de 2015.
- ↑ Antecedentes de la gestión de personal de proyectos , consultado el 4 de noviembre de 2015.
- ↑ Migrator (19 de enero de 2012). "Las ventajas de la gestión de proyectos y cómo puede ayudar a su negocio" . nibusinessinfo.co.uk . Consultado el 4 de noviembre de 2015 .
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- ↑ "¿Por qué realizar un seguimiento de los costos reales y el uso de recursos en los proyectos?" . www.projecttimes.com . 19 de febrero de 2008 . Consultado el 4 de noviembre de 2015 .
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- ↑ "Guía de gestión de proyectos: cómo gestionar un proyecto | TeamGantt" . teamgantt.com . Consultado el 4 de noviembre de 2015 .
- ↑ Rudolf Melik (2007). El auge de la fuerza laboral de proyectos . Wiley: Nueva York, NY. ISBN 9780470179666. Consultado el 4 de noviembre de 2015 .
- ^ Müller, Dominic; Reichert, Manfred; Herbst, Joachim (4 de septiembre de 2006). Eder, Johann; Dustdar, Schahram (eds.). Flexibilidad de estructuras de procesos basadas en datos . Apuntes de conferencias sobre informática. Springer Berlín Heidelberg. págs. 181-192 . CiteSeerX 10.1.1.683.197 . doi : 10.1007/11837862_19 . ISBN 978-3-540-38444-1.
- ↑ "Estructura de desglose organizacional" . www.successful-project-management.com . Consultado el 4 de noviembre de 2015 .
- ↑ Resumen de gestión de personal de proyectos , consultado el 4 de noviembre de 2015.
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